Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/691-49-030 Sissel Helen Hultgren 18.10.2013 Særutskrift: Ny politisk organisering fra 1.1.2014 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 68/13 19.11.2013 Lokalstyret 80/13 10.12.2013 Lokalstyrets behandling - 10.12.2013 Administrasjonssjefen satte fram flg. tilleggsforslag: I forbindelse med organisasjonsendringen, og at foretakene legges ned, gjelder følgende delegasjoner fra 01.01.14: - Delegasjon gitt til MNU videreføres til administrasjonsutvalget frem til teknisk utvalg er etablert. - Delegasjon gitt til foretakene som ikke gjelder daglig drift delegeres til administrasjonsutvalget frem til henholdsvis til teknisk utvalg og utvalg for oppvekst og kultur er etablert. - Delegasjon knyttet til daglig drift i foretakene delegeres til administrasjonssjefen. Delegasjonene gjelder frem til nytt delegasjonsreglement er vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling og administrasjonssjefens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Lokalstyrets vedtak - 10.12.2013 Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra 1.1.2014 i henhold til vedlagte forslag. I forbindelse med organisasjonsendringen, og at foretakene legges ned, gjelder følgende delegasjoner fra 01.01.14: - Delegasjon gitt til MNU videreføres til administrasjonsutvalget frem til teknisk utvalg er etablert. - Delegasjon gitt til foretakene som ikke gjelder daglig drift delegeres til administrasjonsutvalget frem til henholdsvis til teknisk utvalg og utvalg for oppvekst og kultur er etablert. - Delegasjon knyttet til daglig drift i foretakene delegeres til administrasjonssjefen. Delegasjonene gjelder frem til nytt delegasjonsreglement er vedtatt. Administrasjonsutvalgets behandling - 19.11.2013 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 19.11.2013 Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra 1.1.2014 i henhold til vedlagte forslag.
2012/691-49 Side 2 av 6 Anbefaling: Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra 1.1.2014 i henhold til vedlagte forslag. Saksopplysninger: Sammendrag: Bakgrunn for omorganiseringsprosjektet Lokalstyret har sammen med administrasjonssjefen bedt om å få en evaluering av sin organisering med fokus på demokratisk og administrativ ledelse og styring (SNU 2). Prosessen skulle lede frem til alternative forslag til organisering som er mer kostnadseffektiv og vil gi bedre styring og ledelse av Longyearbyen lokalstyre (LL), samt styrke legitimiteten til lokalstyret/au. KS Konsulent v/brit Eirin Bøe Olssøn var prosjektleder for oppdraget og har skrevet rapporten "organisasjonsanalyse evaluering av administrativ og politisk organisering av LL", som er en analyse av hvordan den politiske styringen blir ivaretatt. Analysen er gjennomført med fokus på demokratisk kontroll, styringseffektivitet, produktivitet, samspill mellom foretakene og LL, samspill politikk og administrasjon, kompleksitet samt politiske og administrative omkostninger. Longyearbyen lokalstyre har i dag organisert sin kjernevirksomhet i tre kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11. Sammenlignet med kommuner på fastlandet er dette en unik modell for den type virksomhet som LL driver. Sitat fra sammendraget i rapporten: «Modellen er i seg selv administrativt ressurskrevende fordi den krever en formalisering av administrativt samarbeid mellom administrasjonen i foretaket opp mot styret, og mellom foretaket og lokalstyrets administrasjon. Longyearbyen lokalstyre kan i motsetning til kommuner på fastlandet ikke hente ut stordriftsfordeler gjennom samarbeid med andre kommuner. Det er derfor vår oppfatning at eventuelle effektiviseringsgevinster må søkes og hentes ut i egen organisasjon og at dagens organiseringsmodell legger begrensinger på et slikt arbeid. Hovedkonklusjonen i denne rapporten er at foretaksorganiseringen som en helhetlig styringsmodell fragmenterer, formaliserer og byråkratiserer de politiske og administrative prosessene, snarere enn å sikre helhet, samarbeid og transparens. I dette ligger det at Longyearbyen lokalstyre har et betydelig potensial for å sikre en mer styringseffektiv organisasjon som henter sin legitimitet i lokalstyret og AU. Vi anbefaler derfor å forenkle og tydeliggjøre den politiske styringen innenfor lokalstyret og AU ved at foretakene legges ned. Det bør videre vurderes om det er fortsatt er behov for et miljø- og næringsutvalg, eller om denne myndigheten kan tillegges lokalstyret og AU. En reduksjon av antall politiske utvalg vil ytterligere bidra til å tydeliggjøre lokalstyrets legitimitet. Vi anbefaler derfor at ansvar for drift innenfor foretakenes eksisterende vedtekter legges til administrasjonssjef iht. et revidert delegasjonsreglement. Organisasjonens størrelse tilsier en administrativ modell med maksimalt 2 kommunalsjefer.»
2012/691-49 Side 3 av 6 Etter administrasjonssjefens vurdering ga rapporten fra KS en god statusbeskrivelse og til dels klare anbefalinger for videre organisasjonsutvikling/omorganisering. Politiske omkostninger omtalt i rapporten "organisasjonsanalyse": LL har ikke klart å etablere seg som en tydelig bestiller overfor foretakene. Fravær av en enhetlig forståelse av strategi og skillet opp mot drift. Grensesnitt, rolleforståelse og myndighet mellom foretakene, administrasjon og folkevalgte er utydelig, uavklart og til dels overlappende. Sannsynligvis knyttet til at få folkevalgte skal fylle mange roller, forsterket av høy turnover og bruk av vara. En uklar forståelse av strategiarbeid bidrar til at en del saker går i en "runddans" mellom administrasjonene, styrene og lokalstyret/au. Lokalstyrets legitimitet svekkes til fordel for styrene. Modellen må være "villet": De folkevalgte selv ønsker en tettere styring av virksomheten som i dag er lagt til foretakene. Modellen oppfattes som kostnadskrevende og byråkratiserende av både ansatte og folkevalgte. Oppfølging av rapporten I lokalstyrets møte den 12.3.2013 ble følgende vedtatt for oppfølging av rapporten: 1. Lokalstyret tar innholdet i rapporten fra KS Konsulent "organisasjonsanalyse, evaluering av administrativ og politisk organisering" til etterretning, og gir sin tilslutning til konklusjonen som trekkes i rapporten. 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen om å legge fram prosjektplan for oppfølging av rapporten SNU 2 fase 2. 3. Partssammensatt AU (PU) skal være styringsgruppe for arbeidet med oppfølging av rapporten - SNU 2 fase 2. 4. Hovedavtalens regler om ansattes medvirkning utnyttes maksimalt i en slik prosess. Prosjektet SNU 2 Prosjektplanen for SNU 2 m/ prosjektkalender ble vedtatt i PU (styringsgruppa) den 15.4.2013 og av lokalstyret den 21.5.2013. Effektmål i omorganiseringsprosessen omtalt i prosjektplanen: Styrke legitimiteten til lokalstyret og den administrative styringen ved å etablere bedre redskap for politisk styring og styrke legitimiteten til lokalstyret Skille mellom politikk og administrasjon i en rendyrket politisk-administrativ modell gjennom å etablere en organisasjonsmodell som er åpen, enkel og mer effektiv. Hovedprinsipper midtveis i prosessen Lokalstyret vedtok den 18.6.2013 enstemmig nedenstående hovedprinsipper som skulle ligge til grunn for den videre prosessen med ny politisk organisering: Administrasjonssjefen fortsetter arbeidet med ny organisasjonsstruktur (SNU 2) i Longyearbyen lokalstyre, etter følgende hovedprinsipper: 1. De formaliserte styringslinjene reduseres og organisasjon forenkles ved at foretaksmodellen avvikles, og ny organisasjonsmodell etableres. 2. Det etableres en to-nivå organisasjonsmodell med 2 sektorbaserte "kommunalsjefer". Inntil videre kaller vi disse stillingene for sektorsjef.
2012/691-49 Side 4 av 6 3. Organisasjonen skal være åpen, enkel og mer effektiv, og det skal være "kort vei" til beslutningene. Dette skal ivaretas gjennom blant annet tydelige lederavtaler og delegasjoner. 4. Samfunnsutviklingsrollen skal tydeliggjøres i nye delegasjoner. 5. Den endelige modellen skal ivareta politisk og administrativ kontroll og styring. 6. Organisasjonen skal ha felles arbeidsgiverpolitikk, personalpolitikk, verdigrunnlag og etiske retningslinjer. I tråd med vedtaket nevnt over, vil altså administrativ organisering bli endret til en to-nivå modell, med administrasjonssjef og 2 sektorsjefer i nivå 1, og enhetsledere i nivå 2. I tillegg vil en liten stab bli knyttet til nivå 1. Valg av flat struktur påvirker også i stor grad valg av politisk modell. Utarbeidelse av ny politisk organisasjonsmodell Styringsgruppa har gått gjennom ulike alternative modeller som kunne være aktuelle sett i lys av konklusjonen i rapporten fra KS. I notat til AU av 4.9.2013, ble det ulike organisasjonsmodeller presentert. På bakgrunn av dette gjennomførte lokalstyre et arbeidsmøte 1.10.2013, der de forskjellige modellene ble diskutert. I tillegg ble ulike erfaringsbaserte forskningsrapporter gjennomgått. Næringskomitéen 14.2.2012 ble næringskomitéen opprettet, med mandat å sette fokus på utviklingen av og tilretteleggingen for næringslivet i Longyearbyen. Som et ledd i forenklingen av den politiske strukturen, foreslås næringskomitéen avviklet fra 1. januar 2014. Det er viktig å opprettholde fokus på utviklingen av og tilretteleggingen for næringslivet i Longyearbyen. Dette arbeidet, slik det framgår av næringskomitéens mandat og myndighetsområde, foreslås lagt til lokalstyreleders funksjon, og vil bli hensyntatt i forbindelse med utarbeidelsen av delegasjonsreglementene. Ny politisk organisasjonsmodell Utvalgene Sammensetting og valg av medlemmer Lokalstyret består av 15 medlemmer samt varamedlemmer. Administrasjonsutvalget skal bestå av minst 5 medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer til lokalstyret skal velges blant lokalstyrets faste medlemmer for hele valgperioden. (Svalbardloven 35) Kontrollutvalget skal bestå av minimum 3 medlemmer og velges etter bestemmelsene i kommunelovens 77 (jfr. Svalbardloven 44). Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant lokalstyrets medlemmer. Utelukket fra valg er lokalstyreleder og nestleder, medlemmer og
2012/691-49 Side 5 av 6 varamedlemmer i AU og andre nemnder/utvalg i lokalstyret som har beslutningsmyndighet, samt ansatte i Longyearbyen lokalstyre. Ved valg til alle andre organer enn lokalstyret gjelder reglene i Kapittel 2 i saksbehandlingsforskriften ( 3, 4, 5a) om representasjon av begge kjønn. Utvalgene I modellen foreslås tre utvalg i tillegg til AU. Partssammensatt utvalg (PU) skal bestå av AU med tillegg av 2 representanter fra de ansatte. De ansatte velger selv sine 2 medlemmer og varamedlemmer. I tillegg til bestemmelsene i Hovedavtalens 4, vil delegasjonene bli som tidligere; med myndighet til å ta beslutninger av overordnet og prinsipiell karakter, fatte vedtak om overordnet personal- og organisasjonspolitikk, arbeidsgiverpolitikk, personalpolitiske retningslinjer, samt fastsette forhandlingsrammer og profil i forkant av lønnsoppgjør og andre forhandlinger. Det er lagt til grunn at Teknisk utvalg (TU) og Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) skal bestå av medlemmene i AU supplert med 2 ekstra politikere valgt blant lokalstyremedlemmene. Når det gjelder varamedlemmer til disse utvalgene vil det være mer hensiktsmessig å velge disse uavhengig av varamedlemmene som er valgt til AU. Dette ut fra flg.: - Varamedlemmer til AU må kunne velges inn som en av de 2 faste «ekstra-»medlemmene i TU/OKU (de kan ikke sitte både som medlem og vara.) - Varamedlemmer bør oppnevnes ut i fra interesse, kompetanse og engasjement. - AU har i dag 5 medlemmer fordelt på 3 grupperinger (Ap, H. TF). AP har 4 varamedlemmer, H og TF 2 hver. Dette betyr at det kun er 2 av lokalstyrets faste medlemmer (begge fra Konsekvenslista) som ikke har en rolle i forhold til AU. En av disse sitter i kontrollutvalget og kan dermed ikke være medlem eller varamedlem i et annet utvalg med beslutningsmyndighet. Det kan derfor være nødvendig å oppnevne varamedlemmer til TU/OKU som ikke er faste medlemmer i lokalstyret om kabalen skal gå opp. Dette kan også bli nødvendig for å oppfylle kravet om at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. Forslag: Administrasjonsutvalget 5 medlemmer: Ingen endringer. AU er allerede valgt for hele perioden, jfr. Svalbardloven 35. Det foretas suppleringsvalg når medlemmer/varamedlemmer trer ut. Kontrollutvalget 5 medlemmer: Opprettholdes som i dag. Ett medlem med vara er valgt blant lokalstyrets medlemmer. Partssammensatt utvalg 7 medlemmer: Ingen endring. Består av medlemmer og varamedlemmer som i AU, samt 2 medlemmer med varamedlemmer valgt av og blant de ansatte. Teknisk utvalg 7 medlemmer: Nytt utvalg. Valget gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Utvalget skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer. Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Oppvekst- og kulturutvalg 7 medlemmer: Nytt utvalg. Valget gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Utvalget skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer.
2012/691-49 Side 6 av 6 Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Vurdering: Med bakgrunn i diskusjonene i blant annet lokalstyret, AU og PU, samt KS sin rapport "organisasjonsanalyse", anbefaler administrasjonssjefen ovenstående foreslåtte politiske organisering fra 1.1.2014. Vedleggene er tidligere delt ut, men for oversiktens del og for ordens skyld legges de viktigste styringsdokumentene ved i saken. Vedlegg: 1 Prosjektplan 2 Prosjektkalender 3 Notat til AU vedrørende fremtidig politisk organisering, dat. 4.9.2013 Andre vedlegg: 1 Organisasjonsanalyse. Rapport fra KS-Konsult (Dokumentet ligger på www.lokalstyre.no)