Erfaringer fra IKT-samarbeid i Indre Namdal. Tore Tødås, Daglig leder IKT Indre Namdal IKS
Indre Namdal Indre Namdal (IN) omfatter 6 kommuner. Har formalisert IKTsamarbeidet i eget selskap. Region med store avstander. Areal tilsvarende arealet til 48 kommuner i østlandsområde. Snåsa kommune har alene mer areal en Vestfold fylke, som består av 14. kommuner med gjennomsnittlig avstand på 5 km mellom kommunehusene Ca. 8.650 innbyggere.
Status IKT i Indre Namdal 2002 Liten samkjøring av systemer (ingen fellessystemer) Mange eldre systemer (libro, winsak). Behov for større oppgraderinger Flere kommuner manglet sak/arkivsystem Ikke bredbånd Neste ingen fagsystemer utenom økonomi, lønn, personal og sak/arkiv Små personalressurser, ofte delstillinger kombinert med andre kommunale fagstillinger (f. eks. kom.kass) Begrenset kompetansetilgang pga. små stillingsressurser Mye tjenestekjøp på timebasis
I prosjektet Offentlig tjenestetilbud i Indre Namdal OTiIN så kommunene Snåsa, Høylandet, Grong, Lierne, Røyrvik og Namsskogan på mulige løsninger for interkommunalt samarbeid i regionen. Prosjektet ble gjennomført i perioden 2000-2006 (inkl. forstudie)
Mål for Indre Namdal 1. Opprettholdelse av de seks kommunene som sjølstendige kommuner 2. Opprettholde folketallet i IN-kommunene 3. Opprettholde offentlig basert sysselsetting i kommunene 4. Best mulige og mest mulig kostnadseffektive tjenester for befolkningen 5. Mest mulig likt tilbud av lovpålagte tjenester i kommunene
Delprosjekt 1: Felles IKT og administrative støttefunksjoner: Mål: Utnytte IKT til å legge grunnlaget for tett virtuelt samarbeid mellom kommunene og mellom kommunene og andre offentlige etater. Effektivisere de administrative støttefunksjonene ved å ta i bruk moderne IKT-løsninger samt organisere funksjonene felles for alle IN-kommunene
Omfatter Etablere et felles datanettverk mellom alle kommunene. Anskaffe og ta i bruk felles administrative ITsystemer i alle kommunene. Etablere felles datadrift og systemforvaltning Etablere datastøttet samarbeid mellom kommunene og med statsetatene Etablere virtuelt samarbeid om alle sentrale administrative støttefunksjoner (regnskap, lønn, skatt, personal osv.)
I delprosjekt felles IKT/ administrative støttefunksjoner innenfor OTiIN var Røyrvik kommune, på vegne av Indre Namdals kommunene, juridisk avtalepart med leverandører i den hensikt å oppnå rabatter og storkundefordeler ved anskaffelser og drift av nye systemer. Dette prosjektet ble avsluttet og det ble jobbet for å få etablert et selskap som kunne overta den rollen Røyrvik kommune hadde hatt. Med bakgrunn i dette ble IKT Indre Namdal IKS etablert for å videreføre felles IKT satsning.
IKT Indre Namdal IKS ble formelt stiftet 18.06.2003 Formål: Selskapet skal i samråd med eierne arbeide for å utvikle bruken av systemer for informasjons- og kommunikasjonsteknologi tjenester hos eierne. Selskapet skal på vegne av eierne være juridisk avtalepart overfor leverandører i den hensikt å oppnå rabatter og storkundefordeler. Selskapet skal utvikle egen kompetanse på bruken av felles applikasjoner, tilby eierne brukerstøtte og tilpasninger av valgte systemer og være en pådriver i bruken av EDB-løsninger.
Selskapet skal være eiernes kontaktledd mot leverandørene ut fra at eierne tegner avtaler med selskapet om bruk av valgte applikasjoner. Selskapet skal være utviklingspart for eierne på de valgte tekniske løsninger. Selskapet kan etter nærmere vedtak av styret prise visse tjenester og således ha egne inntekter. Selskapet har anledning til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgiver betaler for tjenesten og det ikke går ut over selskapets hovedoppgaver. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utenom selskapets ordinære arbeidsoppgaver, blir det søkt finansiering mellom medlemmene eller andre som spesielt ønsker prosjektet gjennomført. Selskapet kan delta i samarbeid med andre selskap/ organisasjoner.
Konklusjon og anbefalinger i rapport Har selskapet imøtekommet de målsetningene som ble utarbeidet ved oppstarten? KomRev mener at IKT Indre Namdal IKS i stor grad har imøtekommet de målsetningene som ble utarbeidet ved oppstarten. Dette er synliggjort gjennom oppnåelse av stordriftsfordeler, bedre IKT-tjenester og en betydelig utvikling innenfor området siden selskapet ble stiftet.
Får kommunene den nødvendige innflytelse på de beslutningsprosesser som skjer mellom selskapet og den enkelte kommune? Eierkommunene har i stor grad fått nødvendig innflytelse på de beslutningsprosesser som er gjennomført i IKT Indre Namdal IKS. Det er imidlertid for tidlig å vurdere hvordan en styresammensetning med tre medlemmer vil fungere. Det er uansett viktig at en har et bevisst forhold til informasjonsflyt for å opprettholde kommunenes nødvendige innflytelse i beslutningssituasjoner som vedrører IKT Indre Namdal IKS.
Er det utarbeidet en nødvendig ansvarsfordeling mellom selskapet og kommunene? Siden selskapets drift i stor grad har vært prosjektstyrt, er ansvarsfordelingen mellom kommunene og selskapet tilfredsstillende regulert i prosjektplaner. Med utgangspunkt i at arbeidsoppgavene har vært dynamiske, ser KomRev det som en fordel at ansvarsfordelingen ikke har vært for rigid.
Anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten: Kommunene kan vurdere å selv foreta en evaluering av IKT Indre Namdal IKS. Videreutvikling av strategiske målsetninger vil være til hjelp for planlegging i et lengre tidsperspektiv. Det kan vurderes om selskapets årsberetning/regnskap, samt møteprotokoller fra representantskapsmøtene skal legges frem for formannskap/kommunestyret til orientering.
Mål ekommune 2012 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner ha vurdert mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjeneste-produksjon gjennom interkommunalt IKT-samarbeid. 2. I løpet av 2009 skal kommuner som er del av et IKT-samarbeid ha utarbeidet egne strategidokumenter på basis av sin bestillerrolle. 3. I løpet av 2009 skal alle IKT-samarbeid ha utviklet egne strategidokumenter for egen virksomhet.
En handlingsplan som bygger på mål og tiltak i ekommune 2012.
Oppsummering - erfaringer IKT-samarbeidet i Indre Namdal kan betegnes som vellykket pga at kommunene har stor vilje til samarbeid om fellesløsninger. Vilje og evne til interkommunalt samarbeid er viktigere en organisasjonsformen (vertskommune/iks/ samkommune) Kommunene i Indre Namdal hadde ikke vært på dagens nivå på infrastruktur/løsnigner uten interkommunalt samarbeid.
Nøkkelen til at små kommuner skal klare å henge med ift. sentrale krav til gevinstoptimalisering ved bruke av IKT-løsninger er interkommunalt samarbeid. Strategisk planlegging er viktig for å gjøre de rette grepene fremover. Standardisering/felleskomponenter må utarbeides for at også små kommuner/regioner skal få til gevinstoptimalisering. Volumet i små kommuner forsvarer ikke kostnadene med utvikling av egne løsninger
Hvordan fungerer samarbeidet mellom IKS og kommunene i praksis. Kommunene ved rådmannsforum er bestiller av tjenester/fellesløsninger. Bestillingene genereres etter at IKTIN har foretatt en nærmere utredning, enten på eget initiativ eller etter ønske fra kommunene IKTIN har møte og talerett i IKT saker i rådmannsforumet. Innføring av nye fellesløsninger er prosjektstyr med egne prosjektgrupper. Innføring av nye fellesløsninger er prosjektstyr med egne prosjektgrupper, da bemannet med folk fra fagsektoren
Innføringsprosjekter på fagsystem gjennomføres ved at 2 superbrukere fra hver kommune deltar på innføring/opplæring. Disse danner for ettertiden et eget fagnettverk for erfarings- og informasjonsutveksling. Kommunikasjonsveien i overordnede saker går via rådmennene som har ansvar for å informere videre i respektive organisasjoner. I faglige saker går kommunikasjonen direkte mot fagnettverkene. Der IKTIN, på vegne av kommunene, har inngått avtaler med leverandører kan også kommunikasjon går direkte mellom kommunene og leverandør (For eksempel. ASPsenter).
IKT Indre Namdal IKS - 2010. 3 ansatte. Drift av serverpark lagt ut på anbud i 2010. Lokaldrift i kommunene (pc, nettverkskomponenter, lokale servere mv) besørges av den enkelte kommune ved egne ansatte eller kjøp av tjenester. Kommunene er tilknyttet innkjøpsavtalen til NTFK på utstyr. Flere tjenester kjøpes som ren ASP-leveranse via webapplikasjoner.
Takk