Tvedestrand kommune Møteinnkalling Valgstyre Utvalg: Møtested: Kommunehuset, møterom Byssa Dato: 16.04.2013 Tid: 15:00 Forfall meldes på telefon 37 19 95 23 til Service- og dokumentsenteret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Valgstyret Valgstyret for Stortingsvalget 2013 vil ha sitt første møte. Medlemmer er identisk med medlemmene i Formannskapet. Sakene i første møte behandles før sakene til Formannskapet. Side 1
Saksliste Saksnr PS 1/13 PS 2/13 PS 3/13 PS 4/13 PS 5/13 Innhold Stortingsvalget 2013 - utlegging av manntallet til offentlig ettersyn Fastsettelse av stemmekretser, stemmelokaler og stemmetider ved stortings- og sametingsvalget 2013 Forhåndsstemmegivning ved stortings- og sametingsvalget 2013 - fastsettelse av stemmetid og -sted samt oppnevning av stemmemottakere Stortingsvalget 2013 - Delegering av myndighet i forbindelse med gjennomføringen av valget Referat- og drøftingssaker Side 2
Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2012/431-11 Arkiv: 014 Saksbeh: Tove Aanjesen Dato: 05.04.2013 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 1/13 Valgstyre 16.04.2013 Stortingsvalget 2013 - Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn Rådmannens forslag til vedtak Ut fra begrunnelsen nedenfor vedtar valgstyret at manntallet blir lagt ut til offentlig ettersyn fra manntallets produksjonsdato til og med valgdagen mandag 9. september 2013 på Kommunehuset, Tjennaveien 30. Bakgrunn for saken Valgloven 2.6 pålegger valgstyret å legge ut manntallet til offentlig ettersyn. Det er ikke fastsatt noen bestemt dato for utleggingen, men det forutsettes at det skal skje så raskt som mulig. Ifølge opplysninger fra leverandøren vil manntallet tidligst kunne legges ut etter 1. juli. Tid og sted for utleggingen skal kunngjøres med opplysning om adgang til og framgangsmåten for å kreve feil rettet, jfr. valgloven. Alle velgere vil få tilsendt valgkort. Dersom velgeren har mottatt valgkortet, betyr det at vedkommende står i manntallet. Utleggingen av manntallet vil bli annonsert i Tvedestrandsposten og på kommunens nettside. Tvedestrand, 05.04.13 Rådmannen Side 3
Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2012/431-9 Arkiv: 014 Saksbeh: Tove Aanjesen Dato: 04.04.2013 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 2/13 Valgstyre 16.04.2013 Stortingsvalget 2013 - Fastsettelse av stemmekretser, stemmelokaler og stemmetider Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret beslutter at stemmegivningen skal foregå på disse 13 stemmestedene: Tvedestrand krets Angelstad krets Laget krets Songe krets Nes verk krets Holt krets Kvastad krets Eidbo krets Dypvåg krets Gjeving krets Lyngør krets Sandøya krets Borøy krets Tvedestrand Rådhus Angelstad grendehus Tidligere Laget skole Songe skole Snekkerboden, Næs jernverksmuseum Holt bedehus Kvastad skole Eidbo kretslokale Dypvåg kommunelokale Gjeving grendehus Lyngørstua (tidl. bedehus) Kjennhaug kretslokale Borøy grendehus 2. Valgstyret fastsetter følgende stemmetider på valgdagen: Tvedestrand Rådhus: kl. 10.00-20.00 Øvrige valglokaler: kl. 10.00-13.00 og 17.00-20.00 3. Tid og sted for stemmegivningen kunngjøres i Tvedestrandsposten, og på kommunens nettside. Bakgrunn for saken Valgloven 9-3 omhandler tid og sted for stemmegivningen: 1. Kommunestyret, eller valgstyret etter delegering, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Folkeregistermyndigheten skal orienteres om endringer i stemmekretsinndelingen innen 31. mars i valgåret. Side 4
2. Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivningen. Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl. 20. 3. Valgstyret kunngjør tid og sted for stemmegivningen. Faglige merknader/historikk Stemmekretser og stemmelokaler: Kommunen er inndelt i 13 stemmekretser med tilhørende stemmelokaler: Stemmekretser: Tvedestrand krets Angelstad krets Laget krets Songe krets Nes verk krets Holt krets Kvastad krets Eidbo krets Dypvåg krets Gjeving krets Lyngør krets Sandøya krets Borøy krets Stemmelokaler: Tvedestrand Rådhus Angelstad grendehus Tidligere Laget skole Songe skole Snekkerboden, Næs jernverksmuseum Holt bedehus Kvastad skole Eidbo kretslokale Dypvåg kommunelokale Gjeving grendehus Lyngørstua (tidl. bedehus) Kjennhaug kretslokale Borøy grendehus Valgforskriftens 26 fastslår at: Valgstyret skal legge forhåndsstemmegivningen til lokaler som er lett tilgjengelige og hvor alle velgere kan ta seg inn uten å måtte be om hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Stemmetider: Valgstyret står ganske fritt til å fastsette tiden for stemmegivning. Det eneste loven regulerer er at valglokalene må stenges senest kl. 20.00. jfr. Valglovens 9-3. Praksis i Tvedestrand kommune har vært at stemmetiden i Rådhuset har vært kl. 10.00-20.00. De øvrige stemmelokalene har vært åpne fra kl. 10.00-13.00 og kl. 17.00-20.00. Det foreslås at samme tidspunkt også settes ved dette valget. Kunngjøring: I henhold til Valglovens 9-3 er Valgstyret ansvarlig for kunngjøring av tid og sted for stemmegivningen. Det anbefales at dette kunngjøres i Tvedestrandsposten og på kommunens nettside. Tvedestrand, 05.04.13 Rådmannen Side 5
Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2012/431-10 Arkiv: 014 Saksbeh: Tove Aanjesen Dato: 04.04.2013 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 3/13 Valgstyre 16.04.2013 Stortingsvalget 2013 - Forhåndsstemmegivning - fastsettelse av stemmetid og -sted samt oppnevning av stemmemottakere Rådmannens forslag til vedtak Valgstyret vedtar at forhåndsstemming ved stortingsvalget 2013 skal skje i service- og dokumentsenteret/biblioteket i administrasjonsbygget. Forhåndsstemmegivning skal foregå hver mandag fredag i tidsrommet fra og med mandag 12. august 2013 og til og med fredag 6. september 2013 i tidsrommet 09.00 15.00, samt torsdag den 29. august 2013 og torsdag den 5. september 2013 fra 09.00 19.00. I tillegg vil det være mulig å benytte seg av tidligstemmegivning i perioden fra 01.07.- 09.08.13. I tillegg skal forhåndsstemming skje ved Strannasenteret, Dypvåg bofellsskap og i Utsikten bofellesskap. Tid og sted avtales nærmere med ledelsen ved institusjonen. Det skal også være ambulerende forhåndsstemming (hjemmestemming) for velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning. Som stemmemottakere ved Stortingsvalget 2013 oppnevnes Anne Grete Aaby Hansen, Anne Berit Nedrebø, Anne-Lise Kristiansen, Ingebjørg J. Voie, Cathrine Skuland Løvdal, Siri Wigemyr, Lise Jenssen Tveit, Helge Solberg og Tove Aanjesen. Valgstyrets leder, nestleder og sekretær får fullmakt til å oppnevne flere ved behov. Bakgrunn for saken Kommunen har ansvar for forhåndsstemmegivningen og må legge til rette for at de som henvender seg til kommunen fra 01.07.13 får anledning til å forhåndsstemme. Ordinær forhåndsstemmeperiode er fra 12.08. 06.09.13. Konklusjon Side 6
Forhåndsstemming bør skje i service- og dokumentsenteret/biblioteket i administrasjonens åpningstid som er fra kl. 09.00 ti 15.00 hver mandag til fredag. For å ta hensyn til velgere som har vanskeligheter med å møte fram i åpningstiden, foreslås det å utvide åpningstiden de to siste torsdagene før valget, altså torsdag den 29. august og torsdag den 5. september 2013. Forhåndsstemming kan ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen (06.09.11), jf. 8-1 annet ledd. I praksis vil det være de ansatte i service- og dokumentsenteret samt biblioteket som får oppgaven med mottak av forhåndsstemmer, men det er viktig å oppnevne så mange stemmemottakere at alle velgere som ønsker det får stemme på en rask og effektiv måte. Alle i service- og dokumentsenteret foreslås derfor oppnevnt som stemmemottakere, samt 3 fra biblioteket. De som oppnevnes vil få en innføring i oppgaven før forhåndsstemmegivningen starter. Tvedestrand, 05.04.13 Rådmannen Side 7
Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2012/431-12 Arkiv: 014 Saksbeh: Tove Aanjesen Dato: 05.04.2013 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 4/13 Valgstyre 16.04.2013 Stortingsvalget 2013 - Delegering av myndighet i forbindelse med gjennomføringen av valget Rådmannens forslag til vedtak Valgstyret oppnevner et arbeidsutvalg, bestående av valgstyrets leder, sekretær og dennes stedfortreder, som får fullmakt til å treffe vedtak i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Utvalget vil også være ansvarlig for organisering og gjennomføring av det praktiske arbeidet i forbindelse med gjennomføringen av valget. Godkjenning av kurante forhåndsstemmer skal alltid gjøres av valgstyrets leder samt en annen valgmedarbeider. Bakgrunn for saken Kommunelovens bestemmelser om delegering av myndighet kommer til anvendelse. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. Kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller administrasjonssjefen kan gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Det er imidlertid begrensninger med hensyn til omfang og sakstype. Konkrete enkeltsaker kan delegeres. I tillegg gis det adgang til delegering i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. I dette siste ligger en skranke både for hva valgstyret kan delegere, og for hvordan delegeringsfullmakten kan benyttes. Det er ikke adgang til å delegere generell avgjørelsesmyndighet i saker som etter sin art må anses for å være av prinsipiell betydning. Delegeringsvedtaket må leses med den begrensning at den som har fått delegert myndighet, har plikt til å gå tilbake til valgstyret hvis en enkeltsak innenfor en generell fullmakt må anses å ha prinsipiell betydning. Hva som er av prinsipiell betydning, må fastsettes ut fra vedtakets karakter og konsekvenser. Bestemmelsen gir dermed valgstyret et vidt rom for å vurdere hva som i det enkelte tilfelle er forsvarlig og hensiktsmessig. Side 8
Det er ikke mulig å gi eksakte svar på hva som anses for å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette vil typisk være gjøremål som: - å sette opp manntall - legge manntall ut til offentlig ettersyn - kunngjøringer, annonsering - informasjon til velgere og kandidater Prøving og godkjenning av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres. Dette er imidlertid en oppgave der valgforskriftens 35 sier at det skal være to personer til stede ved åpning av stemmegivninger. Videre at dersom åpning av omslagsog stemmeseddelkonvolutter foregår samtidig, må dette ikke gjøres av de samme personene. Denne begrensningen er begrunnet i prinsippet om hemmelig valg. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning og som dermed ikke kan delegeres, er eksempelvis forkastelse av stemmegivninger. Tvedestrand, 05.04.13 Rådmannen Side 9
PS 5/13 Referat- og drøftingssaker Side 10