Arbeidsprosesser, verdiskaping og organisasjonsutvikling Per Morten Schiefloe NTNU 09.05.2014 (Illustrasjoner: www.colourbox.com)
Arbeidsprosessmodell En modell av hvordan arbeidsprosesser henger sammen og hvordan kjeder av prosesser henger sammen, fra en initiell hendelse og til ferdig produkt En billedlig fremstilling av prosesser, hva som er nødvendig input, og hva slags produkter som kommer ut av dem Forståelse Analyse Formidling Prosessmodeller er viktig for felles forståelse av arbeidsprosessene (H. Tilset)
Prosesser En prosess er noe vi gjør En serie aktiviteter eller delprosesser som resulterer i et bestemt produkt. Prosesser kan gå på tvers av organisatoriske grenser. Eksempel: Studieplanprosessen Prosess Prosesser tegnes som gule piler (H. Tilset)
Produkter Et produkt er noe vi lager Resultatet av en prosess, og etterspurt av en kunde/bruker. En prosess kan ha flere produkter. Det skilles mellom mellomprodukter og sluttprodukter Sluttprodukt Mellomprodukt Produkter tegnes som gule og blå sirkler (H. Tilset)
Kunde Kunden trenger det vi lager En kunde etterspør og benytter et produkt. Ofte er kunden en annen prosess. Mellomprodukt Sluttprodukt Prosess Vær på utkikk etter produkter uten kunder! (H. Tilset)
Arbeidsprosessmodell Prosess Mellomprodukt Prosess Mellomprodukt Prosesser og produkter knyttes sammen i en kjede. Ved behov benyttes piler for å vise flyt. Prosess (H. Tilset) Sluttprodukt
Arbeidsprosessmodell Eksempel: Gjennomføre et prosjekt Markedsføre prosjekt Tilbud Forhandle og avklare kontrakt / avtale Kontrakt/ avtale Planlegge gjennomføring av oppdrag Omforent plan Gjennomføre oppdrag faglig Styring og adm. av gjennomføring Oppdragsleveranse Gj.ført oppdrag ihht plan Avslutte og evaluere prosjekt (H. Tilset) Avsl. prosjekt Eval. rapp.
Utgangspunkt for prosessmodellen Starthendelse Hva gjør vi med det? Hva fører det til? Hva skjer videre i løpet av prosessen? Sluttprodukt (H. Tilset)
Historisk utgangspunkt: Toyota lean production The seven wastes overproduksjon lagerhold venting unødig bevegelse transport feilvare «over processing» Waste reduction Integrated supply chain Production flow design, process control, synchronization Enhanced customer value Value-creating organization
Grunnleggende lean-prinsipper Klargjøre kundens (brukerens)behov Utvikle produkter som møter brukerens behov på riktig måte og til rett tid Utvikle verdiøkende produksjonsprosesser = alle aktiviteter som er nødvendige for å omdanne innsatsfaktorer til ferdige produkter Der alle bearbeidingsledd tilfører merverdi Effektiv flyt gjennom produksjonskjeden, uten forsinkelser og lageroppbygging Etterspørselsdrevet produksjon (pull, not push) Arbeid for perfeksjon (tid, kvalitet, kostnader)
Business process reengineering The principal idea behind business process re-engineering is that a company is a collection of processes that evolves over time. Prosessforståelse som grunnleggende utgangspunkt for utvikling Organisering etter prosesseer og resultater, ikke etter funksjoner Prosesseier: en rolle som er tillagt ansvar for: Prosessflyt Brukerkontakt og brukerevaluering Faglig utvikling Opplæring Erfaringsinnhenting og erfaringsdeling Faglige møteplasser
Tre grunnleggende spørsmål i prosessorientert organisasjonsutvikling Hvem jobber vi for, og hva slags verdier tilfører vi brukerne/kundene? Hvordan fungerer de ulike verdiskapende prosessene? ressursbruk, kvalitet, tempo koordinering (håndtering av avhengigheter mellom prosessene) grensesnitt formater Hva slags bidrag gir de ulike aktivitetene til verdiskapingen? Hvordan støtter strukturen opp om de verdiskapende prosessene? (eller gjør verdiskaping vanskelig?) Hva er det vi driver på med, som det ikke er etterspørsel etter, eller som vi ikke har behov for? Er det prosesser, kontrollsløyfer og lignende som er unødvendige eller som kan automatiseres? Er det noe av det vi driver med, der kostnadene er større enn verdiskapingen?
Hvordan står det til hos oss? Fokus på brukeren (møte brukerens behov) Verdiøkende produksjonsprosesser (alle ledd gir merverdi) Unngå unødig tidsbruk
Bokkjøp FØR: NÅ: Gå til instituttet Finne Oddrun rekvisisjon Gå tilbake til bokhandel Legge i posthylla Gå tilbake til instituttet Kvittering & rekvisisjon Merverdi? Tidsbruk?
Leie bil Leiebil før: Ringe til Avis, oppgi NTNU-avtale, betale og få igjen på reiseregningen. Til betydelig redusert pris Nå: Hvorfor er dette en uhensiktsmessig ordning?
Bo på hotell Starthendelse prosess produkt Invitasjon Sjekke aktuelle hotell og priser Bestille Sove Før: en aktør (meg), hotell og priser på nett Nå: to aktører (meg + «reisekontakt») og manuell søking etter hoteller og priser
Innkjøp Hvor mange ledd skal behandle et innkjøp til 150 kr? Og hva koster det? Kan det tenkes alternative løsninger?
Utvikling i organisasjoner
Forutsetninger for å lykkes med utvikling når dette forutsetter oppslutning og aktiv medvirkning Hva er vitsen? Hvorfor skal vi gjøre dette? Forståelse Planlegging, organisering og gjennomføring Delte visjoner og mål I alle organisasjonsledd fra topp til bunn Forankring Forpliktelse Hvordan angår dette meg? Har jeg noe ansvar her? Opplevd og etterlevd av alle dette avhenger av
Forutsetning 1: Forståelse Få på plass en adekvat og felles forståelse av de utfordringer og muligheter organisasjonen står overfor Etablere felles bilde av dagens situasjon internt i organisasjonen styrker og svakheter forbedringspotensial muligheter, begrensninger, interesser og konflikter Bli enige og få aksept for hva som må gjøres
Forutsetning 2: Forankring av mål og prosess Kommunikasjon Tillitsbygging Åpenhet Medvirkning Muligheter for medarbeiderne Mistenksomhet Skjulte agendaer Urent spill Lukkede beslutningssystemer Forankring og positiv medvirkning forutsetter et robust organisasjonsklima preget av tillit, romslighet, trygghet... d.v.s. mye kollektiv sosial kapital
Forutsetning 3: Forpliktelse Ansvarliggjøring Oppfølging Konsekvens Positive incentiver Sammenheng mellom ord og handling
Forutsetning 4: Planlegging og gjennomføring Ifht definerte mål: kontinuerlig forbedring eller dedikert utviklingsprosjekt? Kapasitetsbegrensninger? Kompetansebegrensninger? Oppmerksomhetsbegrensninger? Prosjektorganisasjon? Gjennomføringsplan Kommunikasjonsplan Evaluering Underveis: Prosessevaluering Etter avslutning: Resultatevaluering