Lean en nyttig metode også i boligsosialt arbeid

Transkript

1 Lean en nyttig metode også i boligsosialt arbeid Presentasjon for Husbanken Region Nord og åtte kommuner torsdag 27. oktober 2011 v/mariann Dannevig, programleder

2 Hva er lean? Lean = slank; ikke en forkortelse Metode for kontinuerlig kvalitetsutvikling Opprinnelse i bilindustrien USA/Japan Brukes mer og mer i offentlig virksomhet DK/S KS driver forsøk i samarbeid med utvalgte kommuner, bl.a. Hamar og Lillehammer Sentrale begreper er medvirkning, forbedring, beste praksis/løsning, måltall/-styring, standardisering Alle i en avdeling er deltar i forbedringsarbeidet; alle er like viktige Kartlegging av dagens praksis En visuell og konkret fremstilling av virkeligheten Alle oppmuntres til å presentere forbedringsforslag Forbedringsforslag prøves ut raskt, beste løsning velges Kontinuerlig evaluering og nye forbedringsforslag som prøves ut

3 Dette æ kke nytt. Å standardisere en metode er å velge den beste av mange metoder og bruke den. Hva som er den beste måten å gjøre noe på? Det er summen av alle de gode måtene vi har oppdaget hittil. Det blir derfor standarden. Standardiseringen vi foretar i dag, er det nødvendige grunnlaget vi vil basere morgendagens forbedringer på. Hvis du tenker på standardisering som det beste vi kjenner til i dag, men det skal forbedres i morgen, kommer du videre. Men hvis du tenker standarder som begrensende, stopper fremskrittet. Henry Ford, Today and Tomorrow, 1926

4 Filosofi: Kvalitet og kundeverdi verdi for brukeren Lean Effektivitet Mest for pengene Medarbeidertilfredshet

5 De fem Lean-prinsippene: 1. Spesifisere hva som skaper VERDI for brukeren ( =kunden) 2. Identifisere verdistrømmene og fjern TIDSTYVENE (=sløsing) 3. Skape FLYT (=gode arbeidsprosser) i de verdiskapende aktivitetene 4. Styre etter BRUKERENS BEHOV ( pull i stedet for push ) 5. Skape KULTUR for kontinuerlige forbedringer (lære av feilene)

6 Lean-prosess i praksis: 1. IDENTIFISER en viktig prosess 2. ANALYSER arbeidsprosessen Viktig Vanlig Vanskelig Variasjon 3. FORESLÅ forbedringer 4. REDESIGN Beste praksis 5. HANDLINGSPLAN

7 Effektiv forandring og utvikling er avhengig av fire faktorer: SE BEHOVET FOR ENDRING ENIGHET OM MÅLET MOT TIL Å GJØRE ENDRINGER FINNE KONKRETE FIRST STEPS = VELLYKKET ENDRING ENIGHET OM MÅLET MOT TIL Å GJØRE ENDRINGER FINNE KONKRETE FIRST STEPS = FOR LAV PRIORITET SE BEHOVET FOR ENDRING MOT TIL Å GJØRE ENDRINGER FINNE KONKRETE FIRST STEPS = HURTIG START UTEN RETNING SE BEHOVET FOR ENDRING ENIGHET OM MÅLET FINNE KONKRETE FIRST STEPS = FRUSTRASJON OG ANGST SE BEHOVET FOR ENDRING ENIGHET OM MÅLET MOT TIL Å GJØRE ENDRINGER = MYE ARBEID UTEN NYTTE

8 ARBEIDSPROSESSANALYSE: Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på. Hvor er tidstyvene? MÅL/HENSIKT PROSESSEN RESULTAT PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS PROSESS PROBLEM AVVIK AVVIK 4 dager 2 uker 4 uker 1 uke 2 timer 2 dager 30 minutt 2 timer 2 timer 8 uker 3 dager Dette betyr at 3 dagers effektiv saksbehandling i praksis tar 2 2 ½ måned

9 Hele Lean-prosessen - komprimert versjon DAG 1 DAG 2 DAG 3 UKENTLIG INTRO- DUKSJON KART- LEGGING Foreslå forbedringer REDESIGN TAVLEMØTER 20 minutter KART- LEGGING Kunnskap om Lean? Hvor omfattende er prosessen? REDESIGN Foreslå forbedringer Lett eller vanskelig å redesigne prosessen? Blå idé-kort og penn i hånda under hele kartleggingen. HANDLINGS- PLAN Hvor omfattende blir handlingsplanen? Et spill kan brukes under introduksjonen. Tavlemøtene ledes til å begynne med av Lean-veilederen, men overtas av en ansatt i avdelingen. Dette går på omgang hver 4./6. uke. Lederen er alltid til stede, men leder vanligvis ikke tavlemøtene.

10 Lean-tavle UKENTLIGE TAVLEMØTER FORSLAG: Høvle litt her og der Sage både hist og pist 2 Viktig tiltak Lage en handlingsplan Eget prosjekt? 4 Gjennomføres ikke Legges bort 1 Quick fix Gjennomføres med en gang 3 Vurderes Det vi selv kan gjøre etter hvert HANDLINGSPLAN: TEMA ANSVAR TID Snekring..Per Høvling.Kari..mai

11 Hvordan har vi brukt lean i boligsosialt arbeid? Oppgave: Identifisere arbeids- og oppgavefordeling i og mellom de ulike tjenesteområdene som driver boligsosialt arbeid. Fordi Den ene hånden vet ikke hva den andre gjør Vi jobber antakelig ikke særlig effektivt mellom 50 og 60 i kø for kommunal bolig Vi får ikke tømt leilighetene selv om folk flytter ut Det tar lang tid fra en leilighet er tømt til den er innflyttingsklar Boligtildelingsprosessen er tidkrevende

12 Hva vi har gjort? Sju TO er samlet; leder og viktigste, boligsosiale medarbeider deltar fra hver Tema: Hvem gjør hva før, under og etter boligtildeling To samlinger + oppfølgingsmøte Handlingsplan: Seks delprosjekter/handlingsplaner noen er sluttført, noen fortsatt under arbeid.

13 Resultater så langt: 1. Tre felles prosedyrer klare: Innfordring av husleie, kjøp og salg av kommunale boliger. 2. Gjøremålsgutta : Noen som kan bistå med ut- og innflytting av kommunale boliger. Avventer avklaring med Lipro attføringsbedrift. 3. Boligsosial informasjon på kommunens nettsider og mellom TO er: Under arbeid. 4. Oppdatering av leiekontrakter sluttført. 5. Boligtildeling fra a til å: Under arbeid. Nytt søknadsskjema, utkast til tildelingskriterier utarbeidet. I fortsettelsen: Egen leanprosess? 6. Booppfølging/-veiledning: Under arbeid. Samarbeid mellom ulike tjenester i oppfølgingspool

14 Hva nå? Ny prosess med de samme deltakerne: Tidslinje : Fra noen vet om en boligsøker til vedkommende er bosatt i egen, eid bolig. Todelt: Fra kjent behov/søknad til tildelt bolig. Fra innflytting i bolig til utflytting av bolig. Start: Slutten av november.

15 Er dette nyttig? Så langt: Ja: Ufarlig forum (om mulig) Får fram den ærlige virkeligheten pga. gruppas sammensetning ( topp og bånn ) Løsningsorientert Klargjørende Informativt Men til syvende og sist handler det om hva vi gjør i praksis. Kom tilbake om to år..

16 Å tenke annerledes i dag enn i går skiller den vise fra den stae. John Steinbeck

17

18 From all of us to all of you that s all, folks!