07.12.2012 Veiviser arbeidsgang årsskiftet Følg denne arbeidsgangen så kommer du enkelt og greit i mål. Premietipset. Tips oss, få premie! Tips oss om andre bedrifter som også kan ha nytte av et godt lønnssystem. Tips oss, og mer info på www.hogia.no
side 2 Veiviser arbeidsgang årsskiftet Følg denne arbeidsgangen i ditt arbeid ved avslutning av året og oppstart av det nye året så kommer du enkelt og greit i mål. Nr: Hva gjøres: Side: 1. LAG SISTE ORDINÆRE LØNN FOR DESEMBER INNEVÆRENDE ÅR 3 2. AVSLUTNING AV ARBEIDET MED INNEVÆRENDE ÅR 3 Personalforsikringer som skal innberettes på den enkelte ansatte 3 Elektronisk kommunikasjon bredbånd, fri telefon(herunder fri mobiltelefon mv). 3 Tillegg tilskudd og premier til pensjonsordninger 5 Hvordan registrere OTP 6 Refusjon arbeidsgiveravgift for sykepenger 8 3. TA SIKKERHETSKOPI AV INNEVÆRENDE ÅR 8 4. LES INN NY VERSJON FOR DET NYE ÅRET AV HOGIALØNN 8 5. OPPRETT NYTT ÅR 8 6. JUSTERINGER FØR LØNNSFØRING PÅ NYTT ÅR 8 7. LØNNS- OG TREKKOPPGAVER 9 Lønns- og trekkoppgaver på papir 9 forklaring til feltene på blanketten 10 Lønns- og trekkoppgaver direkte til Altinn 11 Lønns- og trekkoppgaver på fil/diskett 12 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver 13 Når skal lønns- og trekkoppgaver sender og når skal de ikke sendes. 14 Beløpsgrenser for utskrift av lønns- og trekkoppgave 16 8. FÅ KVITTERING PÅ INNSENDTE OPPGAVER 17 9. SEND INN ÅRSOPPGAVE ARBEIDSGIVERAVGIFT 17
side 3 LAG SISTE ORDINÆRE LØNN FOR DESEMBER INNEVÆRENDE ÅR Lag siste ordinære lønning for inneværende år. (Du trenger ikke lage noen ekstra lønnskjøringer for å innberette fordeler og lignende nå, det kan du gjøre senere). AVSLUTNING AV ARBEIDET MED INNEVÆRENDE ÅR Personalforsikringer som skal innberettes på den enkelte ansatte Du skal føre innberetningspliktig del av premie til gruppeliv- og/eller ulykkesforsikring på den enkelte ansatte. Hvis du har kjørt alle lønninger for året, gjør du det ved å kjøre en ekstra lønnskjøring. SLIK GJØR DU DET I HOGIALØNN: Få oversikt fra forsikringsselskap. Gå så inn i HogiaLønn og på det året det skal innberettes på. Gå inn i Lag lønn på alle de ansatte som personalforsikringer skal innberettes på. Det vil si, er all lønn for året allerede utbetalt, slett alle andre linjer. Finn riktig lønnsart (riktig kode til lønns- og trekkoppgaven) Lønnsarter i standard register: 430 Ulykkesforsikring (kode 116-A = fast felt) 410 Fri livsforsikring (kode 116-A = fast felt ) Hvis denne registreringen KUN inneholder lønnsarter for innberetning av forsikring, kan man få negativ nettolønn på en ansatt. Bruk i de tilfeller lønnsarten for forskuddtrekk (vanligvis 910) og angi 0 i beløp. Husk å kjøre både Kontroll og Bekreft, samt ta sikkerhetskopi FØR Bekreft. Bruk en dato i det året du skal innberette på når du skal angi utbetalingsdato. For eksempel 31122012. Elektronisk kommunikasjon bredbånd, fri telefon(herunder fri mobiltelefon mv). Følgende regler gjelder for inneværende år: Arbeidstakere som har en fri elektronisk kommunikasjonstjeneste beskattes for et standardbeløp på inntil kr. 4000 pr. år. Det legges inn et skattefritt bunnbeløp på kr. 1.000 for å skjerme dem som har lave kommunikasjonsutgifter i yrket. Utgifter som overstiger kr. 5.000 (bunnbeløp på kr. 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr. 4.000) ansees å falle på yrkesbruk i sin helhet og er skattefritt. Dersom utgiftene er lavere enn kr. 5.000 (bunnbeløp kr. 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr. 4.000), reduseres den skattepliktige fordelen tilsvarende. Arbeidstakere som har to eller flere frie elektroniske kommunikasjonstjenester beskattes for et standardbeløp på inntil kr. 6.000. Det legges inn et skattefritt bunnbeløp på kr. 1.000 for å skjerme dem som har lave kommunikasjonsutgifter i yrket. Utgifter som overstiger kr. 7.000 (bunnbeløp på kr. 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr. 6.000) ansees å falle på yrkesbruk i sin helhet og er skattefritt. Dersom utgiftene er lavere enn kr. 7.000 (bunnbeløp kr. 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr. 6.000), reduseres den skattepliktige fordelen tilsvarende.
side 4 Innberetning gjøres i kode 130-A Elektronisk kommunikasjon - bredbånd, fri telefon (herunder fri mobiltelefon) mv. Det skal beregnes skatt og arbeidsgiveravgift. I tillegg til fordelsbeløpet, skal det innberettes Dekket av arbeidsgiver, dekket av arbeidstaker, antall kommunikasjonstjenester og periode. Oppsummering. Fakturabeløp inkl mva: En tjeneste To eller flere tjenester Skattefritt 1-999 1-999 Skattepliktig 1000-5000 1000-7000 Skattefritt over 5000 7000 HVORDAN REGISTRERE i HOGIALØNN: Få oversikt over hva den ansatte skal ha dekket, hva som er betalt av telefonregninger. Gå inn i HogiaLønn på det året innberetningen skal gjøres. I ansattregistret på skillekortet Diverse oppgis antall kommunikasjonstjenester og tidsrom. Gå inn i Lag lønn på alle de ansatte som Trekkpliktig fri telefon skal innberettes på. Om all lønn for året allerede er utbetalt, må alle andre linjer slettes. Lønnsart i standard register er: 530 Elektronisk kommunikasjon (innberettes i kode130-a) Oppgi beløp som skal innberettes i Sats feltet. Dette skal være det beløp den ansatte skal fordelsbeskattes for. Dvs. kr. 4000 om en kommunikasjonstjeneste, kr. 6000 om to eller flere kommunikasjonstjenester. Dette forutsetter årlig dekning av arbeidsgiver på mer enn kr. 5000 henholdsvis kr. 7000 pr. år. Dekning av arbeidstaker reduserer fordelen. Se egne veivisere på www.hogia.no, Kundeservice, Veivisere, Naturalytelser for mer spesifikk veiledning. På tilleggsinformasjon til Lønns- og trekkoppgaven oppgir du hva som er dekket av arbeidsgiver og evt. Det som er dekket av arbeidstaker. Dersom du ikke kjører dette sammen med en vanlig lønn, kan du få et negativt beløp til utbetaling på den ansatte. Det er normalt forskuddstrekk som er beregnet. Når all lønn er kjørt for året, kan du ikke trekke dette. Angi derfor lønnsart 910 og 0 i Sats for å overstyre. Kjør Kontroll og bekreft. Husk å ta sikkerhetskopi FØR Bekreft. Du kan bruke 31122012 både som lønnsperiode og utbetalingsdato, dersom du ikke kjører dette sammen med en vanlig lønn.
side 5 Tillegg tilskudd og premier til pensjonsordninger herunder Obligatorisk Tjenestepensjon Premien til pensjonsordningen som firmaet betaler skal det betales arbeidsgiveravgift av. Beløpet skal IKKE innberettes på lønns- og trekkoppgavene til de enkelte ansatte. For at beløpene skal komme med på regnskapsbilagene og at arbeidsgiveravgiften skal bli regnet ut etter rett sats i forhold til hvor de ansatte har sitt arbeidssted, opprettes det en lønnsart for å kunne legge inn beløpet i lønnskjøringen. Lønnsart Lønnsarten ser slik ut: Du kan opprette den selv, eller du kan hente den inn fra grunnregister under Verktøy Registervedlikehold Hente.
side 6 Hvordan registrere OTP Du kan registrere på en eller flere av dine eksisterende ansatte eller du kan opprette en eller flere fiktive ansatte. Det viktige er at OTP blir registrert på ansatte som tilhører de arbeidssteder som det skal beregnes arbeidsgiveravgift for. Oppretting av fiktiv ansatt for å bruke til registrering av OTP Kan se slik ut i ansattregisteret: Angi Kontant på ubetalingsmåte, bedriftens kommunenummer som skattekommune og arbeidssted som arbeidsgiveravgiften av OTP skal beregnes etter.
side 7 Lag lønn Skattedirektoratet ønsker at bedriften betaler arbeidsgiveravgift på innbetalt beløp, på den terminen beløpet betales. Vi legger derfor beløpet inn på de ansatte i en lønnskjøring på aktuell termin, evt. kan beløpet legges inn i en egen lønnskjøring på en ansatt eller en fiktiv ansatt. Beløpet påvirker kun Grunnlag arbeidsgiveravgift. Dersom du ikke ønsker å dele opp beløpet på alle de ansatte, kan du legge alt inn på en ansatt. Beløpet påvirker jo verken nettolønn eller skrives ut på lønnsslippen. Pass bare på at du får fordelt beløpet på ansatte i forhold til hvilken arbeidsgiveravgiftssone det gjelder. Under kontroll og bekreft kan du velge å kjøre kun OTP og refusjon. Dersom de skal kjøres sammen med vanlig lønn, må du hake av på at de skal inkluderes. HVILKE BELØP ER REGISTRERT Under Rapporter, skillekortet Diverse kan du ta ut en rapport over hva som er registrert av tillegg tilskudd pensjoner. ÅRSOPPGAVEN FOR ARBEIDSGIVERAVGIFT Beløpene kommer i egen kolonne på Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift..
side 8 Refusjon arbeidsgiveravgift for sykepenger Du kan ved å ta ut rapporten Refusjon arbeidsgiveravgift under skillekortet Diverse, se hva som er registrert tidligere i året. Summene blir skrevet ut på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift Se www.hogia.no, Kundeservice, Veivisere, Offentlig innrapportering. Skriv ut oppgavene over Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for 6.termin. Disse sendes inn som vanlig. TA SIKKERHETSKOPI AV INNEVÆRENDE ÅR Dette gjør du under ARKIV i menylinjen, valget Sikkerhetskopiering og Ta sikkerhetskopi. LES INN NY VERSJON FOR DET NYE ÅRET AV HOGIALØNN Når du har lagt inn denne versjonen av HogiaLønn, har du også fått inn skattetabellene for 2012. Dette MÅ du for at skatteberegningen skal bli riktig på ansatte i år 2013. Dersom du er inne på inntektsår 2012, blir skatten beregnet etter 2012-tabeller. OPPRETT NYTT ÅR For å lage nytt år, det vil si 2013, går du inn på ditt firma på år 2012. Gå så inn på valget Nytt kalenderår under Arkiv. HogiaLønn justerer selv feriedager på den ansatte automatisk slik at det blir rett på år 2013. Etter at du har opprettet år 2013, kan du gå tilbake til år 2012 og fortsette arbeidet med årsoppgjøret. For eksempel registrere fordeler på den ansatte (forsikringer og lignende), samt skrive ut alle rapporter. I HogiaLønn ligger tidligere og inneværende år som selvstendige firmaer. Dvs. du finner alle i firmalisten. Inneværende år heter kun firmanavnet mens tidligere år har inntektståret i parentes etter firmanavnet. JUSTERINGER FØR LØNNSFØRING PÅ NYTT ÅR Hva skal gjøres på nytt år? Skattetabeller Lese inn nye skattetabeller fra fil hentet i Altinnportalen. Husk at ansatte allikevel alltid må levere skattekort til arbeidsgiver. Dersom du ikke har mottatt nye skattekort på fil, må du gjøre evt. endringer på hver ansatt i ansattregistret. Se www.hogia.no, Kundeservice, Veivisere, Årsoppgjør, Motta neste års skattetabeller maskinelt for beskrivelse av innlesing av fil. Ansatte som har sluttet Slette ansatte som sluttet i fjor og IKKE skal ha utbetalt noe i år. Det vil si at de da fikk utbetalt alle feriepenger i fjor. Ta gjerne ut en feriepengeliste, Utbetales i år, for kontroll.
side 9 Firmabil Dersom den ansatte har firmabil og har byttet i løpet av 2012 må du slette bilen fra den ansatte som vedkommende ikke har i 2013 og flytte aktuell bil opp. Antall kommunikasjonstjenester Dersom den ansatte har kommunikasjonstjenester som betales av arbeidsgiver og har endret antall i løpet av året, må du slette fra den ansatte det som ikke lenger gjelder i 2013 og flytte aktuelt antall tjenester opp. Feriedager Juster feriedager på de ansatte under skillekortet dager og datoer om nødvendig. For flere endringer som gjelder år 2013 se Nyheter i HogiaLønn versjon 2013.1 som blir lagt ut på www.hogia.no når oppdateringen er lagt ut. Det vil bli sendt ut nyhetsbrev om dette. Lag lønn faste lønnsarter Du kan hente inn faste lønnsarter så du slipper å legge disse inn på nytt. Det gjør du ved å klikke på Hente faste l.art. Dette forutsetter dog at du benyttet deg av faste lønnsarter i 2012. LØNNS- OG TREKKOPPGAVER Oppgavene som skal sendes inn finner du under Rapporter, skillekortet Årsoppgaver. Lønns- og trekkoppgaver på papir Blankettene må hentes på ditt lokale kemnerkontor. Det skal være mulig å hente de fra 1. Desember 2012.. Det finnes flere typer blanketter å velge mellom. Når du skal skrive ut fra HogiaLønn er det følgende blanketter som skal benyttes: Lønns- og trekkoppgaver: RF-1015 A4 for bordlaser Årsoppgave: RF-1025 Årsoppgave/følgeskriv Hent noen eksemplar flere enn du har behov for. Det kan gå med noen blanketter for å tilpasse utskriften. Nedlasting Blankettene kan også lastes ned fra http://www.skatteetaten.no/no/skjemaer/ Du velger blankett etter RF nummer. Pass på at du får blankett for rett år. HogiaLønn har PDFformatet som grunnlag for utskrift.
side 10 Lønns- og trekkoppgave - forklaring til feltene på blanketten Her beskrives hvert felt som skrives ut på selve blanketten Arbeidsgiverens navn og adresse Hentes fra Firmaopplysninger under ARKIV, feltene Firmanavn, Gateadresse og Postnummer og sted. Organisasjonsnummer Hentes fra Firmaopplysninger under ARKIV, feltet Organisasjonsnummer. Kontorkommune Hentes fra Firmaopplysninger under ARKIV, feltet Kommunenummer. Kommunenavn hentes fra Kommuneregisteret. Arbeidstakerens navn og adresse Hentes fra Ansattregisteret under REGISTER. Fødselsnummer Hentes fra Ansattregisteret under REGISTER, feltet Fødselsnummer. Skattekommune Hentes fra Ansattregisteret under REGISTER, feltet Skattekommune. Har arbeidstakeren vært ansatt gjennom hele året? For eksempel gjelder følgende for lønns- og trekkoppgaven for 2011: Dersom arbeidstakeren har Ansattdato som er før 01012012 og det ikke er registrert Sluttet dato, vil det bli satt kryss på Ja. Dersom arbeidstakeren har Ansattdato etter 01012012 og det ikke er registrert Sluttet dato, vil det bli satt kryss på Nei og perioden skrives i tekstfeltet. Dersom arbeidstakeren har Ansattdato før 01012012 og det er registrert Sluttet dato i 2012, vil det bli satt kryss på Nei og perioden skrives i tekstfeltet. Dersom arbeidstakeren har både Ansattdato og Sluttet dato før 01012012, vil det bli krysset av på Nei og det vil ikke bli skrevet noe i tekstfeltet. Dette er spesielt aktuelt for utbetaling av feriepenger opptjent i 2011. Dersom arbeidstakeren har arbeidet kun i perioder, vil det bli krysset av på Nei og antall dager i feltet Ansatt antall dager vil bli skrevet ut dersom det er haket av i Ansatt til og fra i ansattregistret. Endringsoppgave Ved X her skrives det kun ut transaksjoner som er av typen endringsoppgave. Oppgaven gjelder for sjøfolk Henter kun transaksjoner som er av typen sjømann. Se egen beskrivelse. 111-A Lønn, honorar mv Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 111-A. 112-A Trekkpliktige naturalytelser Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 112-A. 116-A Skattepliktig del av ulykkesforsikring Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 116-A.
side 11 000 Feriepengegrunnlag Beløp hentes fra akkumulator 104 Årets feriepengegrunnlag. Hvis det for en ansatt er utbetalt alt av skyldige feriepenger, kan du velge at feriepengegrunnlaget allikevel skal skrives ut. Se under ARKIV, Offentlige, Statens satser, skillekortet L og T grenser. 313 Underholdsbidrag Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 313. Beløpet skrives ut uten fortegn, det vil si positivt, selv om det er et fradrag. (Dette gjelder dog ikke utskriften Kladd A4, der de reelle verdiene skrives ut). 316 Underholdsbidrag Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 316. Beløpet skrives ut uten fortegn, det vil si positivt, selv om det er et fradrag. (Dette gjelder dog ikke utskriften Kladd A4, der de reelle verdiene skrives ut). 950 Forskuddstrekk Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 950. Beløpet skrives ut uten fortegn, det vil si positivt, selv om det er et fradrag. (Dette gjelder dog ikke utskriften Kladd A4, der de reelle verdiene skrives ut). 211 Pensjoner Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 211. Tidsrom for pensjon blir hentet fra feltet Tidsrom for pensjon i Ansattregisteret på den ansatte. 311 Fagforeningskontingent Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 311. Beløpet skrives ut uten fortegn, det vil si positivt, selv om det er et fradrag. (Dette gjelder dog ikke utskriften Kladd A4, der de reelle verdiene skrives ut). 312 Premie til pensjonsordning Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 312. Beløpet skrives ut uten fortegn, det vil si positivt, selv om det er et fradrag. (Dette gjelder dog ikke utskriften Kladd A4, der de reelle verdiene skrives ut). 314 Premie til fond og trygd Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 314. Beløpet skrives ut uten fortegn, det vil si positivt, selv om det er et fradrag. (Dette gjelder dog ikke utskriften Kladd A4, der de reelle verdiene skrives ut). 401 Utbetaling til næringsdrivende Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 401. 711 Trekkfri bilgodtgjørelse Sum av alle transaksjoner som går til lønns- og trekkoppgave kode 711. Antall km. blir også hentet fra transaksjonene til ovennevnte kode. Kode / Beløp / Tekst Kode, beløp og tekster hentes fra transaksjonene og fra lønns- og trekkoppgavekoderegistret. For å se de spesifikke transaksjonene, se under Vise, Detaljer lønns og trekkoppgaver. Lønns- og trekkoppgaver direkte til Altinn Lønns- og trekkoppgaver kan sendes direkte til Altinn fra HogiaLønn. Skatteetaten gjør endringer i forhold til innsendingen for 2012 og disse er i skrivende stund ikke ferdige. Vi vil derfor komme med nyhetsbrev når det foreligger en versjon av HogiaLønn der denne innsendingen kan gjøres og det vil også bli laget en veiviser på hvordan innsendingen gjøres i praksis.
side 12 Lønns- og trekkoppgaver på fil/diskett Denne muligheten finnes også i år. Fil sendes på CD/diskett til: Send CD en/disketten til Skattedirektoratet: Skattedirektoratet Grunnlagsdata - Innhenting Postboks 6551 Etterstad 0606 Oslo Når filen skapes lagres den der du har angitt under Arkiv, Innstillinger, skillekortet Program/data. For eksempel: Ved å klikke på endre kan du bestemme at du skal lagre filen på diskettstasjon A for eksempel. Under skillekortet Generelt angir du om du vil ha kvittering på skjerm når du velger Rapport på fil.
side 13 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver Årsoppgaven foreligger som en liggende blankett. Kan skrives ut på hvitt papir eller blankett RF-1025. Blanketten fåes hos Kemneren eller lastes ned fra http://www.skatteetaten.no/no/skjemaer/. Om du laster ned fra internett så er det PDF blanketten du skal laste ned. Du må da i tillegg hake av på elektronisk. Trykt blankett RF-1025: Venstremarg 3.3 Toppmarg 1.90 Fra Internett RF-1025 PDF-format: Venstremarg 3.4 Toppmarg 1.00 OBS! Dette er kun ment som en indikasjon på hva du kan begynne å prøve med. Det er ikke sikkert de passer til din skriver. Linjene på Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver Nedenfor beskrives feltene som skrives ut av HogiaLønn: Til skatteoppkrever/fra arbeidsgiver Her oppgis navn og adresse til skatteoppkreveren (kemner/kommunekasserer) i den kommunen hvor terminoppgaven er innberettet og arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk innbetalt siste inntektsår. Adressen hentes fra kommuneregistret. Opplysninger om arbeidsgiver skal oppgis, herunder organisasjonsnummer (fødselsnummer), næringskode, navn, adresse, telefon og e-postadresse. Dette hentes fra firmaopplysningene. E-postadresse og telefon skal oppgis for at skatteoppkreveren skal kunne kontakte arbeidsgiver ved eventuelle feil eller mangler i årsoppgaven. Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift Dersom virksomheten har blandet virksomhet må det leveres flere oppgaver, en for hver beregningsmåte. AA Generelle næringer BB Helseforetakene og deler av statsforvaltningen CC Produksjon av enkelte stålprodukter etc. DD Dyrking av jordbruks- og hagevekster etc. EE Kun innberetning av forskuddstrekk GG Veitransport JJ - Svalbard Sammendrag av lønns- og trekkoppgaver Antall maskinelle LTO: Her oppgis totalt antall innsendte maskinelle lønns- og trekkoppgaver. Tall blir lagt inn her når du markerer Maskinelt under Lønns- og trekkoppgaver levert. Antall manuelle LTO: Her oppgis totalt antall manuelle lønns- og trekkoppgaver som følger med oppgaven. Tall blir lagt inn her når du markerer Manuelt under Lønns- og trekkoppgaver levert. Sum forskuddstrekk: Her oppgis sum trukket forskuddstrekk. Dvs. sum av Lønns- og trekkoppgave kode 950 for alle ansatte. Samlede oppgavepliktige ytelser fra maskinelle LTO: Her summeres oppgavepliktige beløp fra alle de maskinelle lønns- og trekkoppgavene unntatt kodene 000, 250, 311 til og med 316 og 950. Samlede oppgavepliktige ytelser fra manuelle LTO: Her summeres oppgavepliktige beløp fra alle de maskinelle lønns- og trekkoppgavene unntatt kodene 000, 250, 311 til og med 316 og 950. Utbetalt under grensen for oppgaveplikt: Her oppgis utbetalinger til personer som ikke har mottatt mer enn kr. 1000 i året. For utbetalinger fra ideelle organisasjoner og institusjoner er denne grensen kr. 4000. Sum: Her summeres feltene 4.4 4.6 5.0 Svalbard Disse feltene fylles bare ut av arbeidsgivere med arbeidstakere som skattlegges etter Svalbardskatteloven. Dersom felt 5.0 er fylt ut, skal en kopi av årsoppgaven sendes skatteoppkreveren for Svalbard v/troms skattefogdkontor. Antall lønnsoppgaver samt trekkpliktige ytelser på Svalbard skal i tillegg til å oppgis under felt 5.0 også taes med i felt 4.0 og 9.0
side 14 6.0 Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag Organisasjonsnummer: Til den enheten det skal beregnes avgift for. For ambulerende virksomheter, se SKD melding nr. 5/07. Kommunenummer: Der enheten driver sin virksomhet Kommunenavn: Der enheten driver sin virksomhet Sone: Der enheten driver sin virksomhet (1, 1A, 2, 3, 4, 4A eller 5) Grunnlag: Totalt grunnlag som det skal beregnes avgift av, inkludert avgiftspliktige beløp under grensen for oppgaveplikt. Tilskudd til pensjon: Arbeidsgivers andel av avgiftspliktig tilskudd/premie til kollektive pensjonsordninger (herunder OTP) som er innbetalt i løpet av året. Du kan i HogiaLønn ta ut rapport over hva som er registrert gjennom året under Rapporter, Diverse, Tillegg tilskudd pensjoner. Sum brutto: Her summeres grunnlag og tilskudd pensjon Refusjon: Refusjonsgrunnlag (sykelønn mv. som er refundert fra NAV) som skal redusere avgiftsgrunnlaget. Du kan i HogiaLønn ta ut rapport over hva som er registrert gjennom året under Rapporter, Diverse, Refusjon arbeidsgiveravgift.. Sum netto. Beregnes ved å ta sum brutto minus refusjon. 9.0 Sum alle koder fra manuelle LTO Her skrives sum av alle beløp fra alle kodene fra de manuelle lønns- og trekkoppgavene, bortsett fra kode 000, ut. Beløpene summeres uten hensyn til fortegn. 10.0 Pensjon 10.1 Har arbeidsgiver avtale om pensjonsordning for arbeidstakerne? Det skal krysses av for Ja eller Nei. 10.2 Navn på pensjonstilbyder: Her skrives for eksempel inn navn på bank, forsikringsselskap. Fra og med versjon 2010.1, kan dette registreres i Firmaopplysningene! 11.0 Underskrift Underskrift fra arbeidsgiver attesterer at denne oppgaven stemmer med mine/våre regnskaper/noteringer og at det med mitt/vårt vitende ikke er noe uriktig i oppgaven. Jeg/vi er kjent med at det er forbundet med straffeansvar og gi uriktige eller ufullstendige opplysninger. Når skal lønns- og trekkoppgaver sendes og når skal de ikke sendes. To ulike grensebeløp Det er to ulike grensebeløp uavhengig av om det er et skattefritt selskap man kjører lønn for eller ikke. Ikke oppgaveplikt - lønn under 1000. Gjelder for vanlige bedrifter Det er ikke lønnsoppgaveplikt når samlede utbetalinger, dvs. (kodegruppe 100, 150 og 500) lønn, skattepliktige naturalytelser og trekkpliktige godtgjørelser til en person i løpet av kalenderåret ikke overstiger kr. 1000,-. I slike tilfeller er beløpet heller ikke skattepliktig inntekt. Slike utbetalinger skal med i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Beløp i kodegruppene 200 og 400 skal alltid innberettes. Beløpet overskrides Dersom grensen overskrides skal hele beløpet innberettes. Ikke oppgaveplikt - godtgjørelser under 1000 Utbetaling av trekkfrie godtgjørelser som ikke overstiger kr. 1000,- pr. år pliktes ikke lønnsinnberettet. Kodegruppene 600, 700 og 800. Skattefrie selskaper, foreninger m.v. Kryss av i ruten Skattefritt selskap, forening. Finnes under ARKIV under FIRMAOPPLYSNINGER.
side 15 Ikke oppgaveplikt - lønn under 4000, skattefrie selskaper, foreninger m.v. Når samlet lønnsutbetaling til en person i løpet av kalenderåret ikke overstiger kr. 4000,-, dvs. kodegruppe 100, 150 og 500, skal det skattefrie selskapet, foreningen m.v. ikke foreta innberetning av beløpet. Det skal heller ikke foretas forskuddstrekk og fordelen er ikke skattepliktig eller pensjonsgivende. Beløpet skal med i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Beløp i kodegruppe 200 og 400 skal alltid innberettes. Grensen overskrides Om lønnsutbetalingen overstiger kr. 4000,- skal hele beløpet innberettes. Beløpet er da også skattepliktig og trekkpliktig og går inn i grunnlaget for arbeidsgiveravgift og pensjonsgivende inntekt. Ikke oppgaveplikt - godtgjørelser under 10.000 Utbetaling av trekkfrie utgiftsgodtgjørelser til dekning av merutgifter med inntil kr. 10.000,- er også fritatt fra lønnsoppgaveplikt. Ikke oppgaveplikt - under 50 reisedøgn/dager Diett- og overnattingsgodtgjørelse til person som ikke har lønnet stilling i selskapet/organisasjonen, er også fritatt fra innberetning hvis mottakeren ikke har mer enn 50 reisedøgn/dager i løpet av året og godtgjørelsen er basert på statens satser og legitimasjonskrav. Godtgjørelsen vil da være trekkfri, avgiftsfri og skattefri, og den er ikke pensjonsgivende. Kombinasjon begge grenser Ovennevnte grense kan kombineres med unntaket fra innberetning for medlem som mottar inntil 10.000 i trekkfri utgiftsgodtgjørelse på grunn av innsats eller opptreden for sin forening. En slik person kan med andre ord ha inntil 50 reisedøgn i løpet av året med diett- og overnattingsgodtgjørelse etter statens regulativ og i tillegg motta annen trekkfri utgiftsgodtgjørelse med inntil 10.000 uten at forholdene vil utløse innberetningsplikt. Trukket skatt Dersom det på personer som går under grensen for oppgaveplikt er trukket skatt, så skal kun skatten innberettes.
side 16 Beløpsgrenser for utskrift av lønns- og trekkoppgave Vanlige bedrifter: Utbetaling under Utbetaling av godtgj. und Trukket skatt Lønns- og trekkoppgave kr. 1000 1000 ja ja ja ja - kun skatt ja ja nei nei ja nei ja ja - kun skatt + godtgj. ja nei nei ja - kun godtgj. nei ja ja ja nei ja nei ja nei nei nei Ja ja (kodegruppe 200 eller 400) ja nei Ja Skattefrie selskaper: Utbetaling under kr. 4000 Utbetaling av godtgjørelse under kr 10.000 Under 50 reisedøgn Trukket skatt Lønns- og trekkoppgave Ja Ja Ja Ja ja - kun skatt Ja Ja Ja Nei Nei Ja Nei Ja Ja ja - kun godtgj. og skatt Ja Nei Ja Nei ja - kun godtgj. Ja Ja Nei Ja ja - kun døgn + skatt Ja Ja Nei Nei ja - kun døgn Ja Nei Nei Ja ja - kun godtgj. + døgn + skatt Ja Nei Nei Nei ja, kun godtgj. + døgn Nei Ja Ja Ja Ja Nei Ja Ja Nei Ja Nei Nei Nei Ja Ja Nei Nei Nei Nei Ja ja (kodegruppe 200 eller 400) Ja Ja Nei ja kun kode- gruppe 200 eller 40
side 17 FÅ KVITTERING PÅ INNSENDTE OPPGAVER Har du sendt inn lønns- og trekkoppgavene på diskett eller cd får du tilbake en kvittering på papir som viser hva du har sendt inn. Den skal stemme med den kvitteringen du fikk fra HogiaLønn når du laget filen. Kontroller at det stemmer. SEND INN ÅRSOPPGAVE ARBEIDSGIVERAVGIFT Når denne skal sendes inn, kommer an på hvordan du leverer lønns- og trekkoppgavene. Det vil si om du leverer på papir eller på diskett/cd. Hvis du har levert på papir: Da skal årsoppgave arbeidsgiveravgift leveres inn sammen med lønns- og trekkoppgavene. Hvis du leverer på diskett/cd: Da skal du sende inn årsoppgave arbeidsgiveravgift når du har fått kvittering på innsendte lønns- og trekkoppgaver fra Skattedirektoratet. Hvis du ikke har fått en slik kvittering skal du allikevel senest den 31. januar sende inn årsoppgave arbeidsgiveravgift til kommunen. Hvis du leverer via Altinn: Årsoppgaven du mottar i meldingsboksen i Altinnportalen erstatter manuell innsending av årsoppgave. Oppgaven blir sendt elektronisk til skatteoppkrever. Det betyr at du ikke skal sende inn Årsoppgaven til skatteoppkreveren.