Referat fra styremøte i Dio 10 10.04.2012 kl 18.00 i Norsk Luftambulanses lokaler, Trondheim Til stede: Christoffer Strøm, Julie Renberg, Hilde Amundø, Anneli Lauknes, Espen Nøstmo (vara), Anne Kathrine Dille (vara), Asbjørn Lund (BA), Johan Simonsen (DI), Kristin Wear Prestrud (referent). Fraværende: Monika Stokke (vara) SAK 1/12 Orientering «Instruks for DIO-styre» Instruks for Distriktsorganisasjonens styre ble gjennomgått SAK 2/12 Hvordan skal vi jobbe? Fysiske møter er den primære møteformen. E-postmøter kan fungere, brukes evt når noe haster å avklare. Telefonmøter/internettmøter/skype fungerer erfaringsmessig ok når det ikke er for mange som skal delta på møtet. BA og DI har møterett på styremøtene, og det er ønskelig at også varamedlemmene deltar. Mailer som gjelder styret skal sendes til alle styremedlemmene og varamedlemmene, slik at alle holdes informert. Styresaker skal som hovedregel holdes innad i styret til det er fattet et vedtak som kan offentliggjøres. Dersom man snakker med andre om en sak er det viktig at man er varsom med hva man sier, og at man gjør det helt klart at man snakker som privatperson og ikke på vegne av styret. Saker som kommer inn til styret blir i utgangspunktet behandlet på neste styremøte, og det er lite informasjon vi kan gi om sakene før de er behandlet. SAK 3/12 Fordeling av arbeidsoppgaver Ansvaret for ulike funksjoner i dioen ble diskuteret Kontaktperson for dioen - Christoffer sin mailadresse står på nrh sine nettsider. Vi skal ikke ha privattelefonnummer der, alarmnummeret står der.
Mediaansvarlig for dioen På aksjoner faller denne rollen naturlig til BA, som evt delegerer til OL eller evt andre. Styret ønsker å gjøre NRH mer synlige, slik at vi får mediaoppmerksomhet på linje med andre frivillige redningsorganisasjoner. Dioen burde hatt en informasjonsbase for nrh generelt, med bilder av ekvipasjene våre ett bilde pr godkjente disiplin. Lokalt PR-arbeid må lokallagene ta seg av. Det er gunstig å få fram stoff om aksjoner på den nye nettsida - Siste nytt eller liknende spalte. Inntektskilder/søknader Hilde som kasserer er en naturlig del av dette. Julie blir med på denne oppgaven. Eksempel på midler som er svært aktuelle å søke på er Gjensidigestiftelsen, som tidligere har bevilget til id-sporkurs. De innvilget også søknad om midler til vannsøk for 2012, men disse midlene ble inndratt igjen siden prosjektet med id-sporkurs fortsatt ikke er avslutta. Dette må avsluttes før neste søknadsfrist, som er i september. Oppfølging DIO-samlinger/Kurs/Prøver Kristin tar på seg denne oppgaven. Hun bør skaffe oversikt over hvem som trenger prøver mm, og finne prøveledere slik at behovet dekkes. Dioens faste kurs/samlinger: Vinterkurs/lavine Vårsamling Høyfjellssamling Innherredssamling Oppfølging hundeførere Hundeførermøter avholdes i samarbeid mellom diostyret, DI og BA. BA er ansvarlig for at HF-møter blir arrangert, og han har planer om et system for avvikling av disse. Oppfølging kameratstøtte Martin Bøe er i dag tillagt oppgaven med kameratstøtte, og BA bør fange opp HF og andre (feks kartlesere) som har gjort funn, vært involvert i funn eller som har vært i andre potensielt belastende situasjoner. Kameratstøtteordningen ble diskutert. Oppgaven kan med fordel fordeles på flere personer slik at HF har flere mulige personer å snakke
med ved behov. Samtidig bør jo alle HF støtte og hjelpe hverandre og være tilgjengelig for prat dersom dette trengs. Det er ønskelig med debrief etter aksjoner. Av og til tar politiet ansvar for dette, ellers gjør vi det selv. Det er imidlertid en utfordring å nå alle involverte på aksjoner som trekker ut i tid, fordi noen kan ha dratt hjem eller må dra umiddelbart etter avsluttet aksjon. Oppfølging grunnutdanning Anneli tar denne oppgaven. Det er naturlig at det blir en dialog med Kristin som er kurs-/samling-/prøveansvarlig. Oppfølging, kontakt med lokallagene Se egen sak, nr 6/12. Materiellansvarlig Espen tar på seg denne oppgaven. Alle spørsmål/tilbakemeldinger/ opplysninger vedrørende utstyr går gjennom han (innkjøp, vedlikehold, mangler, behov osv). Nettside Dioen har anskaffet ny nettside som skal legges online i nærmeste framtid. Hilde tar på seg ansvaret for nettsida, etter å ha fått opplæring. Christoffer og Espen støtter ved behov, de har vært litt borti systemet allerede. SAK 4/12 Oppfølging fra årsmøtet mtp Innherred lag Christoffer orienterte. Innherred lag har ikke avholdt årsmøte for 2011. De har behov for å velge et nytt styre, og må kalle inn til årsmøte og gjennomføre valg. De har enkelte ekvipasjer som trener i det aktuelle området. Ansvarlig: Christoffer og Anneli. SAK 5/12 Samarbeid med lokallagene Markedsføring lokalt/knytting av lokale kontakter tilfaller lokallagene. Dette kan for eksempel gjelde avtaler med lokale bedrifter, grunneiere osv om treningsområder eller annen goodwill, kontakt med lokalt politikammer/ lensmannskontor osv. SAK 6/12 Informasjon til medlemmene Styret sender e-post til medlemmene for årsmøtepapirer og andre viktige saker. Medlemmene må selv oppdatere e-postadressen sin dersom denne er feil eller det blir endringer. Nettsida er en god kilde til informasjon vedrørende kurs, samlinger og prøver. Møtereferater blir også lagt ut på nettida.
SAK 7/12 Nettside Dioens nye nettside er i drift fra ca 1. mai, og legges online så fort innhold er overført og oppdatert. På den nye nettsida får lokallagene tilgang til og ansvar for sine egne lagssider. Diostyret har ansvar for resten av nettsida. Sida får samme design som NRH sentralt, med kalender på høyre side. SAK 8/12 Økonomi Innkjøpsrutiner Når utstyr o.l skal kjøpes inn og vi har fått endelig pristilbud fra en eller flere mulige leverandører, må en oversikt over tilbud sendes ut og godkjennes av diostyret - før bestilling. Julie som nestleder får fullmakt til å anvise regninger, dvs godkjenne at regninger/fakturaer skal betales. SAK 9/12 Fordeling av bingopenger Medlemslisten med fordeling mellom lokallagene har på forhånd vært hos styrene i lokallagene for korrigering, og ble godkjent. Medlemmer som har geografisk adresse utenfor Trøndelag teller ikke med i fordelingen dersom ikke noen av lokallagene har gitt beskjed om at vedkommende er aktiv i et bestemt lag. På styremøtet under lavinekurset i februar ble det gitt beskjed om at utbetaling av bingopenger til lagene skulle vente til det var enighet om fordeling av medlemmene mellom lagene. Pengene ble likevel betalt ut ved en feil, disse skal nå være betalt tilbake fra hvert lag og pengene skal fordeles på nytt etter oppdatert fordelingsnøkkel. Trondheim lag har ikke gitt tilbakemelding på medlemslistene enda, de får frist til 20. april. Hilde tar ut oppdaterte medlemslister fra NRH sine sider i morgen kveld, hun er lovt oppdatering i morgen. SAK 10/12 Oppfølging «Avslutning av lån Trondheim lag» Kasserer sender brev til styret for Trondheim lag angående vedtaket på dioårsmøtet 2012. Summen skal betales til dioens kontonummer, kr 10 000,- innen 1. mai og kr 10 000 innen 1. desember 2012. SAK 11/12 Beredskapsutstyr Dioen skal kjøpe inn GPSer (Garmin Astro) og kart til disse, ihht vedtak på årsmøtet. Christoffer la fram forslag til retningslinjer for utdeling av beredskapsutstyr, samt forslag til avtale mellom dio og medlem om utlånt beredskapsutstyr. Christoffer arbeider videre med retningslinjer for beredskapsutstyr.
Når en ekvipasje ikke lenger kvalifiserer til å inneha dioens beredskapsutstyr skal dette leveres inn dersom ikke annet er avtalt. Utstyret skal da være komplett og i god stand bortsett fra normal slitasje. Den som låner utstyr har ansvar for at mangler og skader som oppstår på utstyret løpende meldes til materialforvalter, slik at utstyret repareres/suppleres og opprettholdes komplett. BA har oversikt over utlånte radioer. Vi trenger flere radioer. Styret vedtok å kjøpe inn 7 aksjonsradioer i nærmeste framtid. SAK 12/12 Godkjenninger DIOstyret har tidligere innført at de sender gratulasjonsbrev til alle som godkjenner B, A og re. Dette har ikke fungert i den seinere tida. Styret ønsker nå å etablere en rutine for gratulasjoner. Vedtak: Ved godkjenninger legges gratulasjon (med bilde hvis mulig) på nettsida til dio 10. SAK 13/12 Prøver ettersøkning 2012 Hvem trenger prøver? Vi må få på plass prøveledere. Vi har (raskt regnet) ca 3 ekv til førstegangs A, 4 ekv til 1. re og 1 ekv til 2. re Bodil Vullum har sagt seg villig til å være prøveleder for orientering og A- prøver i Værnes/Trondheims-området. Kristin tar ansvaret for å få en oversikt over hvem som trenger prøver, og for at nødvendige prøver blir arrangert. Prøveledere må forespørres ved behov og disse får i oppgave å stå for det tekniske arrangementet av prøvene. SAK 14/12 Samlinger Dio 10 arrangerer følgende årlige kurs og samlinger (se også sak 3/12 kulepkt 4): Vinterkurs/lavine Vårsamling Høyfjellssamling/høstsamling Innherredssamling SAK 15/12 Kurs Styret vil arbeide med å få på plass en instruks for kursleder/kursledelse ved dio-kurs og samlinger i dio 10, som utfyllende til den sentrale instruksen «Instruks for kursleder lokale kurs». Se også sak 3/12 kulepkt 4 og sak 14/12, vedrørende fordeling av oppgaver samt økonomirutiner. Styret ønsker at økonomien til dio-samlinger og kurs går gjennom dioens konto og styres av kasserer, dvs at regnskapet ikke ligger hos kursledelsen men hos dioet. Christoffer har snakket med et medlem som er
regnskapsfører, og som kan ta på seg å føre dioets regnskap med interne «prosjektregnskap» for kurs, samlinger o.l. Kursavgift settes til kr 500,- på helgekurs i dioens regi, uansett kurs. Opphold/overnatting/mat kommer evt i tillegg. Kursdeltakere som melder seg på men deretter trekker seg må betale for kurset. Instruksen «Instruks for kursleder sentrale kurs» angir hva som gjelder ved hovedkurs, og denne praksis er rimelig å følge. Utdrag av pkt 4.1: «Dersom kursdeltager har gyldigforfall til kurset (sykdom på seg eller hunden ) frafalles krav om forfallsgebyr. Gyldig forfall skal dokumenteres med lege-/ dyrlegeattest.» Dioen planlegger B-kurs ruin 18-20 mai på Sunndalsøra, mer info kommer. Flere medlemmer i dio 10 ønsker å ta B ruin (eller er tidligere HF ruin med hund på minimum B-nivå). Disse gis fortrinnsrett til kurset, framfor de som bare ønsker å trene. SAK 16/12 Møte- og aktivitetsplan Denne bør inneholde minimum styremøter for dioen, medlemsmøter, samlinger, kurs og prøver. Neste styremøte settes til torsdag 31. mai 2012 kl.18.00. SAK 17/12 Eventuelt BA informerer om at det hender at dioens HF er ikke blir brukt på aksjoner. Det jobbes med denne saken.