REFERAT STYREMØTE I ASKØY SEILFORENING

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE I ASKØY SEILFORENING Tidspunkt: Mandag 17. november kl 18 Sted Servicebygget, 3. Etg Styremøte nr. 12/2014 Innkalt Styreleder Kees Oscar Ekeli, Styremedlemmene, Espen Rosmer, Sverre Valeur, Knut-Erik Hjorth, P-I Thorsen, E-T Wiik, Åse Espeseth, O-J Michelsen, Jan Rune Hopland, Ove Flatnes. Fravær: Rosmer, Wiik FØLGENDE SAKER ER TIL BEHANDLING: REFERAT OG ORIENTERINGSSAKER SAK N99/14: Godkjenning av sist referat i. Vedtak: "Referatet fra sist styremøte godkjennes.» SAK N100/14: Orienteringssaker a) Medlemsservice orienterer Generelt Medlemsservice begynner å fungere og rutiner faller etter hvert på plass. Inngående faktura og generelle henvendelser er per i dag liten. Det er mange faktura med som er småbeløp med diverse gebyrer for ulike avtaler som er inngått tidligere. Samlet i sum blir det større beløp. Det meste av disse bør sies opp/vurderes på nytt. Økonomi har snakket med medlemsservice i forbindelse med oppfølging medlemmer som skyldes penger. Vi har sagt at det kan vi bidra med. Vi har også sakt at det blir litt urimelig at vi skal bruke egne telefoner når foreningen har en telefon som per i dag ikke er tilgjengelig. Medlemsservice har vært på tilbudssiden når det gjelder å påta seg

2 oppdrag. Dette med utgangspunkt i at det kan være fornuftig å sentralisere mange funksjoner i foreningen innom medlemsservice for å holde en viss oversikt. Hva man ønsker med medlemsservice vis a vis de andre komiteer for man diskutere på styremøte framover. b) Komiteene orienterer. Sak om Questback. Per-Ivar avklarer med Sverre. Utarbeidelse av kontoplan for 2015, i forbindelse med budsjett VM og annet. Båt på parkeringsplass. Viksund. Vi ønsker båten solgt. Dugnad Dugnad for de ulike områdene avklares og fremlegges som sak på nest mmøte Status brukstillatelse på nybygget. REGNSKAP OG RAPPORTERING SAK N101/14: Ekstern regnskapsførsel og registerføring Økonomikomiteen og styrets leder er av den oppfatning av at dagens regnskapsførsel ikke ivaretar foreningens behov. Det påpekes at også foreningens registerføring i en årrekke har vært mangelfull, og at dette er en av årsakene til at seilforeningens manglende oversikt over fordringer og økonomiske krav. Undersøke hvordan andre seilforeninger løser dette. Hvilke leverandører er kompatible med Uni micro? Ansvarsforhold, fullmakter og roller må avklares. Registerføring må vurderes spesielt videre. Minst 3 tilbud vurderes. i. Vedtak: Orienteringen tar til etterretning. Økonomikomiteen gis fullmakt til å kontakte regnskapsleverandører for en avklaring om pris og innhold i en slik tjeneste, og kommer tilbake til styret for vedtak.

3 OPPFØLGINGSSAKER SAK N102/14: Seiling: avvikling av Hordaland Seilkrets. Se Notat om kretsleddet.pdf oversendt av Rolf Hermansen i. Vedtak: "Styret tar notatet til orientering, og støtter arbeidet til hordaland seilkrets.» SAK N103/14: Seiling: Søknad Peter Thomas Hansen, Karl Petter Haugen ang støtte til dommer 3-kurs i Oslo. i. Vedtak: "Søknad om støtte innvilges på skisserte premisser. ASF har fortrinnsrett til bruk av deres dommerkompetanse fremover som betingelse» SAK N104/14: Seiling: Orientering om jollegruppen SAK N105/14: Seiling: Dugnadsfritak for trenere i Jollegruppen SAK N106/14: Seiling: Orientering ynglinggruppen. Jan Rune arbeider med dette og kommer tilbake til alle spørsmål omkring båter og fadderavtaler den SAK N107/14: Seiling: Budsjetter regatta 2015 Ole Jørgen utarbeider en oversikt for tilskudd for 2015 til seiling, jolleaktivitet og ungdomsarbeid.

4 SAK N108/14: Seiling: Orientering om møte for regattaarrangører BESLUTNINGSSAKER SAK N109/14: Dato for årsmøtet 2014 i. Vedtak: "Dato for årsmøtet settes til torsdag » SAK N110/14: Innkjøp av PC. Det er kjøpt inn en PC til kontoret. Pris kr ,- (det skal her legges inn nøkkelsystemet samt fungere i administrasjonen). i. Vedtak: Askøy Seilforening kjøper inn pc til nøkkelsystemet. SAK N111/14: Telefoni. Telefon disponeres fremdeles av Sverre. Medlemsservice skaffer telefonen tilbake og bruker denne i sitt arbeid videre. i. Vedtak: Sverre overlater telefon til medlemsservice. Medlemsservice fremlegger et opplegg for telefon til neste styremøte SAK N112/14: Nytt e-post system Kristian Øpstad har laget et nytt e-post opplegg for oss. Vi har tilgjengelig en del e-post adresse som må fordeles i mellom de ulike komiteer, styreformann og økonomi m.m. i. Vedtak: Medlemsservice kommer opp med et forslag til fordeling av e-post adresse til neste styremøte.

5 SAK N113/14: Ice abonnement. Vi har et abonnement på ICE. Det har kostnader hver gang den brukes. Kan det erstattes med en 4G telefon de gangene vi trenger noe på sjøen (oppdatere resultatliste Seilmagasinet.) ii. Vedtak: Abonnementet beholdes og brukes fornuftig SAK N114/14: Start oppussing Yngling båter. i. Vedtak: Det bevilges kr ,- for 2014 i innkjøp til Yngling båter fordelt på kr ,- i november og kr ,- i desember. SAK N115/14: Nøkkelsystem Heikki Bruvik as bekrefter at nøkkelsystemet som brukes i Askøy Seilforening ikke har godkjent lisens på programvare som brukes, og at vi låner en lisens fra Nordbye. Jeg har snakket med Fabian hos Heikki Bruvik as som har levert systemet. Pris var satt til kr ,- men sluttregning landet på ca ,-. Dette på grunn av masse endringer m.m. underveis. Denne informasjonen er kommet fram pga. vedtak om at Chris skal læres opp på nøkkelsystemet. Det er etterspurt dokumentasjon som pristilbud, beskrivelse opplegg samt grunnlag endringer som gjorde at sluttregning ble nesten det dobbelte, men det foreligger ikke klare beskrivelser m.m. rundt dette. Det vil koste oss kr ,- for lisens/programvare + ca. kr ,- for installasjon/konfigurering av dette. Dette i følge Fabian Bruvik hos Heikki Bruvik as.. Vedtak: Leverandør av lås system må framlegge dokumentasjon på at arbeid faktisk er utført iht. de avtaler som er inngått med Askøy Seilforening. Leverandør må også forklare hvordan vi kan ha et låssystem uten at vi har lisens til å drifte systemet. DISKUSJONSSAKER

6 SAK N116/14: Seilmagasinet Åse og Giske har vært i Oslo og fått mye skryt og gode råd for sidene våre. ii. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning. Eventuelt: Oppsummering Saker for neste styremøte Bergen Med vennlig hilsen Kees Oscar Ekeli Styrets leder