Protokoll fra styremøte 01. desember 2014

Transkript

1 Tilstede Fra Styret: Andreas-Johann Ø. Ulvestad, Svein Thomas I. Tvedt, Niklas Myklebost, Peder Andreas H. Hulthin, Karl Fredrik Haugland, Marcus H. Sæthershagen og Elling Klepp (per Skype) Fra Kontrollkomiteen: Frank Henrik Edin Fra Ledergruppen: Andreas Lindrupsen og Peter Blakstad Fra Valgkomiteen: René Råen Forfall: Mats O. Bristol, Simon Eriksen Valvik og Ann-Mari N. Andreassen På møtet er styreleder, nestleder, fire styremedlemmer og to varaer tilstede. Styret er vedtakstdyktig jf. organisasjonens 5-5. Møtet avholdes på Frivillighetshuset i Oslo. Møtet er satt 17:59. Saksliste 1: Godkjenning av innkalling 2: Valg av møteleder og referent 3. Orienteringer 4. Server for KANDU og The Gathering 5. B-sak 6. Svitsj-innkjøp 7. B-sak 8. Kreativ Data Ungdom Norge 9. Eventuelt 9.1. Retningslinjer for behandling av data 9.2. Undersøke mulighet for å skape prosjekt i samarbeid med Assembly 9.3. Avtale til godkjenning med HIOF 9.4. KANDU-ansatte på TG 9.5. Aktivitet i organisasjonen fremover 9.6. Innvilgelse av signaturrett

2 1. Godkjenning av innkalling Det foreslås å godkjenne innkallingen med revidert saksliste hvor saker som angår Ledergruppen blir flyttet til starten av møtet. Innkallingen er enstemmig godkjent. 2: Valg av møteleder og referent Marcus foreslås som møteleder. Karl Fredrik foreslås som referent. Det finnes ingen andre kandidater. De foreslåtte kandidatene er enstemmig valgt. 4: Server for KANDU og The Gathering Svein Thomas innleder saken og orienterer om diskusjoner på Chief-samlingen. Det foreslås å gå til innkjøp av, eller etterfølge eventuell sponsing av, server til KANDU. Marcus innkaller til møte med driftsgruppa hvor det vil bli diskutert KANDUs behov for server. TG-ledelsen vil også bli invitert til møtet. 6: Switchinnkjøp Peter orienterer om prosessen rundt kartlegging av aktuelle tilbud til innkjøp av switcher til The Gathering og KANDU.

3 Det foreligger flere vedtaksforslag. ene vil voteres på enkeltvis i den rekkefølgen de er ført opp. Forslag 2, 3 og 4 faller dersom forslag 1.b ikke blir vedtatt. 1 Skal vi gå til innkjøp av nye svitsjer? a. Nei, vi skal ikke gå til innkjøp av nye svitsjer. Vi må tilstrebe å bruke det utstyret vi har. Vi skal supplere utstyrsparken slik at vi når 180 svitsjer (erstatte det som ikke lenger er brukbart eller tilgjengelig). b. Ja, vi skal gå videre mot innkjøp av nytt nett til The Gathering. Det blir gitt fullmakt til Peter og Niklas til å gå vidare med innkjøp. Styret vil foreta endelig beslutning når det foreligger en helhetlig innkjøpsplan som inkluderer finansiering og forvaltningsplan. Kostnaden skal ikke overstige kr inkludert merverdiavgift. c. Ja, vi skal gå videre mot innkjøp av nytt nett til The Gathering. Det blir gitt fullmakt til Peter og Niklas til å gå videre med innkjøp. Generalforsamlingen vil foreta endelig beslutning når det foreligger en helhetlig innkjøpsplan som inkluderer finansiering og forvaltningsplan. 1b er enstemmig vedtatt. 2 Dersom 1b, Hva skal vi gjøre med eksisterende utstyr? a. Eksisterende utstyr skal testes, og vi skal avhende utstyret. Alternativ for avhending skal presenteres innen styremøtet i februar b. Eksisterende utstyr skal testes. Vi skal beholde utstyret (ikke avhendes). Styret kommer tilbake til utleie av utstyr på et senere tidspunkt. c. Eksisterende utstyr skal testes, og skal lagrast for fremtidig reservebruk. 2b enstemmig vedtatt.

4 3 Dersom 1b, Hvordan skal kostnaden finansieres? a. Kostnaden skal finansieres ved leasing, lån eller anen kredittløsning. Maksimalt 1/4 av totalkostnad skal årlig belastes KANDU sin egenkapital. b. Kostnaden skal finansieres over egenkapitalen til KANDU. c. Kostnaden skal finansieres over egenkapitalen til KANDU, men og med ekstraordinært krav til innkreving fra The Gathering 2015 for eksempel ved krav om budsjettkutt («høvling»). 3a er enstemmig vedtatt. 4 Dersom 1b, 4. Hvor skal kostnaden plasserast? a. Kostnad for innkjøp, inkludert finansiering samt tilknyttede kostnader som innkjøp for forsvarlig forvaltning av utstyrsparken, skal dekkes inn over The Gathering sitt budsjett. Det skal tilstrebes at kostnaden fordeles over like mange år som avskrivingen skjer, men forskjøvet ett år (første nedbetaling fra TG til KANDU i 2016). Inntekter fra utleie av det nye utstyret skal gå til fornying og forsvarlig forvaltning av utstyret. b. Kostnad for innkjøp, inkludert finansiering samt tilknyttet kostnader som innkjøp for forsvarlig forvaltning av utstyrsparken, skal dekkes inn over The Gathering sitt budsjett. Det skal tilstrebes at kostnaden fordeles over like mange år som avskrivingen skjer, men forskjøvet ett år (første nedbetaling fra TG til KANDU i 2016). Inntekter fra utleie av det nye utstyret skal gå til nedbetaling av utstyret. 4a er enstemmig vedtatt.

5 7: B-sak Se B-protokoll. 9.1: Retningslinjer for behandling av data Marcus orienterer om nåværende rutiner og dokumentasjon for databehandling i organisasjonen. Elling og Niklas følger opp arbeid med utarbeidelse, og dokumentasjon, av rutiner for databehandling. 9.2 Undersøke mulighet for å skape prosjekt i samarbeid med Assembly Andreas Lindrupsen orienterer om støtteordninger for smarbeidsprosjekter med andre nordiske land. Andreas Lindrupsen får mandat til å fortsette arbeidet mot Assembly og vil orientere styret fortløpende. Andreas Lindrupsen for også dekket kostnader til reise til Finland for å gå i dialog med Assembly. Elling Klepp, Peter Blakstad og Andreas Lindrupsen forlater møtet. 8. Kreativ Data Ungdom Norge Andreas-Johann orienterer om Kreativ Data Ungdom Norge. Marcus følger opp saken videre.

6 5. B-sak Se B-protokoll. 9.3 Avtale til godkjenning med HIOF Det orienteres om foreliggende avtale sendt styret per epost. Vedtaksforsalg Avtalen godkjennes. 3. Orientering Niklas orienterer om lager- og medlemsaktivitet. Niklas har vært i samtaler med logistikk og utarbeidet kravspesifikasjon og tar arbeidet med utvikling av lagersystem til Wannabe videre. Frank forlater møtet. Andreas-Johann har sett på muligheter for å lette økonomiarbeidet. Blant mulighetene er bidrag med midler til utvikling av økonomisystem i HyperSys. Svein Thomas orienterer fra Chillout. Grunnbemanning i crewet er på plass med rundt 50/50-fordeling av nye og gamle. Styret anser seg som orientert. 9.4 KANDU-ansatte på TG Niklas orienterer om at KANDUs ansatte ønsker å delta på TG. Svein Thomas tar saken videre. 9.5 Aktivitet i organisasjonen fremover Det orienteres om aktivitet i organisasjonen i den siste tiden og diskutert muligheter

7 fremover. Styret anser seg som orientert. 9.6 Innvilgelse av signaturrett Karl Fredrik og Andreas-Johann tilbringer mye tid på kontoret og håndterer en betydelig del av organisasjonens daglige drift. I den anledning vil det være en fordel for organisasjonen om disse to kan utøve signaturrett i felleskap. I tillegg til økonomireglementets regler for prokura og signaturrett, innvilges Karl Fredrik Haugland signaturrett og prokura i samråd med styreleder eller nestleder. Det gis også prokura og signaturrett til Andreas-Johann Østerdal i samråd med et styremedlem, styreleder, nestleder eller Karl Fredrik Haugland. Karl Fredrik anser seg seg som inhabil i saken. Forslaget er enstemmig vedtatt med én avholdende. Møtet er hevet 2208.