Orienteringer: Styret sin orientering

Transkript

1 SAK 6a, FORBEREDT AV MARCUS SÆTHERSHAGEN Orienteringer: Styret sin orientering Dette dokumentet er Styret sin orientering for arbeidsåret Orienteringen inneholder hovedpunktene for aktiviteten i organisasjonen og hvilken retning den p.t. holder. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar Styret sin beretning til orientering Side 1 av 5

2 Styrets sammensetning i perioden Leder Marcus Sæthershagen Nestleder Martin Torp Styremedlemmer Varamedlemmer Simen Olsen (konstituert sekretær) Andreas-Johann Østerdal Ulvestad (konstituert kasserer) Peder Hulthin Per Escild Hadland Svein-Thomas I. Tvedt 1. Elling Klepp 2. Karl Fredrik Haugland 3. Niklas myklebost KANDU har fått flotte nye lokaler! De to siste lokalene vi har hatt; på henholdsvis Brynseng og Alexander Kiellands plass, har begge vært mørke og lite gjennomførte. Vi har forsøkt å gjennomføre regelmessige aktiviteter begge plasser, men de har ikke vært bra nok tilrettelagt. KANDU ønsket derfor å flytte, og en snøball begynte å rulle. KANDU ble initiativtaker for å starte Frivillighetshuset på Tøyen. Lokalet vårt er svært nær kollektivknutepunktet Tøyen T, og det tar få minutter å gå til busstasjon, togstasjon og lignende. Vi deler etasje med blant annet Hyperion N4F og i bygget har man paraplyorganisasjonen LNU (Norges Barne- og ungdomsorganisasjoner), Elevorganisasjonen, Wikimedia Norge og mange andre. Vi er allerede i diskusjoner med flere av disse for samarbeid. Vi har tatt lederskapet for å bygge opp syvende etasje i bygget til et lokale som passer til seriøse møter og konferanser samt festlige aktivitetskvelder. Det vil bli litt retrogaming, litt moderne, behagelige steder å sitte og diskutere, filmrom som kan brukes til demovisninger med mer. Vi ser fram til et råflott lokale som står helt ferdig om noen få måneder. Vi må samtidig innrømme at hele flytteprosessen har tatt veldig mye kapasitet bort fra aktivitetsskaping. Det at vi fremdeles ikke har et permanent lager i bygget i påvente av at andre leietakere skal flytte ut og avklaringer med blant annet Oslo kommune gjør at vi fremdeles er litt ad-hoc. Styrearbeid Styret har hatt møter en fast dag hver måned samt flere møter ved behov. Vi har forsøkt å involvere eksterne parter via nettjenester som Skype og Google Hangout med varierende suksess. Styret har i perioden arbeidet aktivt med å redusere innflytelse i driften av The Gathering. Blant tiltakene kan vi nevne overgang til treårige avtaler fra faste leverandører slik at de følger leieperioden til Vikingskipet, at TG-ledelsen og Styret sammen diskuterer seg fram til gode retningslinjer for arrangementet med mer. Styret har ikke hatt ønske om å tre inn i enkeltsaker, Side 2 av 5

3 og har bare gjort dette ved absolutt behov. KANDU i media Det har blitt oppretta ei mediegruppe med ansvar for all kontakt med media. Denne mediegruppa har vært leda av Simon Eriksen Valvik, og har blant annet kontakta journalister for korreksjoner ved faktafeil i saker som omhandler datamiljøet og datatreff. Endelig eget kontor KANDU har i mange år delt kontor med ulike organisasjoner og bedrifter. Det er et stort steg i positiv retning at vi nå har fått et helt eget rom som er vårt kontor. Her har vi til enhver tid to PCplasser som er tilgjengelig med stasjonære datamaskiner, telefon og mer, og tilgjengelig for bruk. Vi har også mulighet til å reservere ulike konferansesaler og møterom i Frivillighetshuset til møter, samlinger og lignende. Allerede har det blitt brukt til mange møter i TG-systemet og ikke minst for møter i KANDU. Det er også personer i TG-systemet som har meldt at de ønsker å ha muligheten til å ha semi-fast arbeidsdag på kontoret. To ansatte på kontoret! På generalforsamlinga i 2013 ble det diskutert om organisasjonen har blitt såpass stor at det er for mye å legge alt på frivillige skuldre. Det ble lagt inn budsjettmidler for ansettelser, og vi kan med glede informere om at vi har fått to nye ansatte! Begge arbeider en dag i uka (torsdager), som da har blitt fast kontordag med bemanna telefon og tilgjengelighet. Dette betyr naturligvis ikke at Styret skal slutte å gjøre ting, men at Styret kan fokusere på andre ting og at organisasjonen vokser. De ansatte blir fulgt opp av ledelsen; styreleder, nestleder og kasserer. Aktivitetsansvarlig Irene Irene legger nå plan for en rekke aktiviteter i høst og vinter. Målet er at vi skal ha et variert tilbud alt fra spillkvelder til kurs, utstillinger og annet som Styret prioriterer. Organisasjonssekretær Ida Ida har som ansvar å sørge for daglig drift av kontoret. Dette innebærer mottak av digital post og sneglepost, refundering av utlegg og betaling av regninger og mer. Spesifikt er det en stor avlastning for Kasserer, som følger opp økonomioppgavene. Representasjon KANDU har vært representert på ulike arrangement gjennom året. Vi har også hatt et kort møte med Kronprinsen. Side 3 av 5

4 Utleieordninga Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Utleieordninga har blitt ytterligere styrka i tida som har gått, og det er inngått treårige leieavtaler med flere datatreff. Inntektene går til vedlikehold og nyinnkjøp. Det skal nå utarbeides nye prislister hvor noe utstyr vil bli satt ned i pris. Medlemsrekruttering KANDU hadde i 2013 hele medlemmer. Som perioden før, har en også denne perioden gjennom aktivitet i lokalene og andre medlemstilbud rekruttert medlemmer som ikke stammer fra deltakelse på The Gathering. Chillout I år var Chillout på The Gathering et samarbeid mellom KANDU og Hyperion N4F, som ikke hadde egen stand. Chillout hadde Nerf arena, Nerd swim og andre lavterskelaktiviteter og konkurranser på standen. Målet med Chillout var å fokusere på KANDUs medlemstilbud og gjøre deltakerne klar over deres medlemskap i organisasjonen. The Gathering Transylvania Det var rekordmange personer som kjøpte billett til The Gathering Av disse var det 86 utenlandske personer, 182 personer med Creative-billett og 634 besøkende. Fjerninga av depositumet for besøkende har medført en økning sett mot tidligere år. Styrets inntrykk av TG14 er at det har vært et særs godt og mangfoldig aktivitetstilbud. Det ble tatt valg om å ikke fokusere på e-sport, og heller ha fokus på kreativitet og deltakerinitierte spillkonkurranser samt foredrag. Det arbeides aktivt med å få sponsorer som ikke bare stiller ut et produkt, men som også skaper aktivitet for deltakerne. Eksempler på sponsorer som gjør mye ut av seg og aktiviserer deltakerne er Komplett og Forsvaret. Ledelsen for The Gathering 2014 har bestått av: Core-organizer: Vegard Skjefstad Event-organizer: Guro Faller Info-organizer: Simon Eriksen Valvik Sikkerhet-organizer: Harald M. Christiansen Tech-organizer: Peter Blakstad Crewombud: Mats Frøiland Deltakerombud: Sondre Langenes Økonomiansvarlig: Andreas-Johann Østerdal Ulvestad Side 4 av 5

5 Det var totalt 393 personer i crew, noe som var en oppgang på 37 personer fra året før. 112 av disse var førsteårscrew mens 75 personer hadde TG14 som sitt andre år. 85 (22%) var kvinner. Hovedcrew Antall TG14 Antall TG13 Endring Core Crewombud Event Info Sikkerhet Tech Økonomi KANDU m/chillout Merk at en del av 15 personer av endringen i Event er at mentorer er tatt inn i crewlista på TG14. Merk også at oversikten ovenfor ikke tar høyde for personer som er registrert i mer enn en gruppe. År Antall personer Endring ,40% ,02% ,80% ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% Side 5 av 5