REFERAT FRA STYREMØTE 2/2015 ASKØY SEILFORENING

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE 2/2015 ASKØY SEILFORENING Tidspunkt: Mandag 16. mars 2015 kl 19 Sted Gamle klubbhuset Styremøte nr. 2/2015 Innkalt Styreleder Andre Farstad, Styremedlemmene, Espen Rosmer, Harald Gjøsæter, Eivind Skog, Knut-Erik Hjort, Anders Jamne, Åse Espeseth, Ole-Jørgen Michelsen, Jan Rune Hopland, Ove Flatnes. FØLGENDE SAKER ER TIL BEHANDLING: REFERAT OG ORIENTERINGSSAKER SAK 1/15: Godkjenning av sist referat Forslag til vedtak: "Referatet fra styremøte godkjennes.» Godkjent SAK 2/15: Orienteringssaker Komiteene orienterer. 1) Jan Rune/ VM yngling Nye NOK fra Norscrap Vest. Sjøforsvaret med NOK ekstra. Venter svar fra Bergen Group Hanøytangen og Frydenbø. 2) 3)Sekretariat er ikke på plass og dette jobbes med. Frivillige ønskes- Vertskap til VM må på plass. Frivillige ønskes- Ynglingegruppen har møte om bl. annet dette den 26. mars. Status VM i yngling. Ole Jørgen bekrefter at kunngjøring og Seilingsbestemmelser snart er klare. Dugnad Det lages datoer for våren til neste styremøte. Ryddedag i Kolavågen den 21. mars. Havn Bygg

2 Regatta Regatta 2015 Opplegget for våren er stort sett på plass. Ole Jørgen må ha hjelp til arrangementene. Foreldre til jolleseilere kan kontakte Ole Jørgen. REGNSKAP OG RAPPORTERING SAK 19/15: Budsjett 2015 Budsjett for 2015 fremlegges for orientering på dette møtet. Formål er å klarlegge budsjettregler for komiteene. Komiteene fremlegger planer for 2015 med kostnadsoverslag innen sine budsjettgrenser. Vedlikehold/utbedringer etc. til neste styremøte. Forslag til vedtak: Orienteringen tas til etterretning. SAK N5/15: Tapsføring av utestående fordringer Flere fordringer virker svært lite sannsynlig å få innkrevet. Se vedlegg. Forslag til vedtak: Fordringene tapsføres. Vedtatt. Jan Rune følger opp. Beløp er NOK SAK 6/15: Tvistesaker Seilforeningen har noen saker som er tvistbare. Orientering fra Jan Rune. Badstusaken har fått ett nytt og uventet krav. Kravet betales ikke, da det ikke er noen avtale å referere til og faktura virker uklar. Hr. Carl-Johan Gastranius tilskrives. Quest back. Da tidligere formann Kees Eikeli har kommet til enighet med Sverre Valør om denne saken, tilskrives Quest Back med kopi til Sverre. Fakturaen skal ikke betales av Askøy Seilforening. Andre og Espen forfatter brev i begge sakene. Forslag til vedtak: Medlemsservice gis fullmakt til å sende disse til inkasso samt andre fordringer i 2014 som ikke er blir betalt våren Ut fra referat fra forrige møte må Sverre Valeur tilskrives og Questback kopieres på den korrespondansen, slik at vi ikke lenger er en del av den saken. SAK N7/15: Salg av ledige båtplasser Seilforeningen har noen ledige båtplasser. Det må utarbeides en oversikt over dette da seilsesongen snart er i gang. Det må også utarbeides en oversikt over henvendelser seilforeningen har fått med forespørsel om båtplass.

3 Forslag til vedtak: Komite for havn og kran utarbeider en oversikt over ledige båtplasser så snart som mulig. De ledige plassene må annonseres Vedtatt. Medlemsservice handterer også saken til Oddvar Oppedal, som melder seg ut av foreningen. Ref brev ad. utmeldelse. Plassen legges ut for salg når saken er avklart. Sak vedr Per Nytun følges opp av Jan Rune. OPPFØLGINGSSAKER Sak 20/15 Søknad om midlertidig brukstillatelse for 1. etg i servicebygget er sendt pr 11/ etter oppfordring fra komité seiling. Et hurtig svar forventes på det. Forslag til vedtak: Svar fra Askøy kommune avventes. Vedtatt BESLUTNINGSSAKER SAK 4/15: Økonomistyring og regnskap i Askøy Seilforening Økonomistyringen har vært, og er fremdeles, arbeidskrevende. Lite optimale løsninger gjør det unødvendig tungvint, samtidig som nødvendige kontrollfunksjoner ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Det er derfor ansett nødvendig å revurdere gjeldende løsning for regnskap og økonomistyring for å finne en mer fremtidsrettet løsning som kan sikre god kontroll med økonomien og en fornuftig arbeidsbelastning for styret. Det er fra økonomikomiteen vurdert at dagens løsning for økonomistyring ikke er tilstrekkelig forsvarlig. Det vil være hensiktsmessig å sette ut økonomifunksjonen, både for å lette arbeidsbelastningen på enkeltmedlemmer, men minst like mye for å sikre en forsvarlig kontroll med seilforeningens drift og økonomi. Vi har mottatt tilbud fra 4 ulike regnskapsbyråer. Etter evaluering har vi kommet frem til at OME Regnskap AS kan tilby en tjeneste som samlet sett er vurdert å gi Askøy Seilforening den beste løsningen. De tar i tillegg på seg å administrere medlemsregister og havneregister for oss i samarbeid med oss, og vil blant annet stille i kvartalsvise styremøter og rapportere økonomien. Deres løsning er basert på Visma økonomisystem, med en praktisk tilpasning for drift av havn. XMarina ser ut til å være det foretrukne systemet for havnen. Forslag til vedtak:

4 «Styret gir sin tilslutning til dette og gir Nestleder Merkantilt og Styreleder sammen fullmakt til å inngå avtale med OME Regnskap AS. Kostnadene for avtalen er oppsummert i sak N123/14. Det er gitt pris på NOK Inkludert system for havneregister. Vedtatt. 5 For 2 Mot 2 Avholdende SAK 8/15: Organisering av seilforeningen Det er utarbeidet et forslag til organisering av seilforeningen. Den vesentlige endringen er at det legges opp til en 3-deling av foreningens virksomhet i sport, økonomi og drift og organisering og rollebeskrivelser. Forslag til vedtak: Organiseringen arbeides med frem mot et medlemsmøte i April Sak no 21/15 Div reparasjoner etter siste storm Knut Erik setter opp liste med kostnadsoverslag. Utgifter skal presenteres styret før bestillinger settes. Sak N120/14 Tilbakebetaling av havneinnskudd Knut Erik og Jan Rune rydder utestående saker i fellesskap. Gamle saker skal ryddes unna snarest. Nye medlemmer med båt er klare. Sak no.22 DISKUSJONSSAKER SAK 18/15: Status dugnad 2014 og 2015 Sak 23/15 Tildelingskriterier havneplass Knut Erik lager forslag til neste møte. Sak 24/15 Priser opplag/havneplass yngling-evt. behov for justeringer. Det er priser for dette. Ove og Jan rune presenterer dette på neste møte. Samt se på Sak 25/15 Fadderavtaler Ove presenterer status på neste møte. Eventuelt: Åse tar opp sak ang havneinnskudd. Vises til sak over. Vi er nå i stand til å få orden på de utestående sakene snarest.

5 Ove forfatter et brev på underlaget og sender til kommunen angående bosstømming og administrasjon av det. Ove setter opp behov med kostnader for kjøl og kjøkken. Sak om søknader for tilskudd etableres. Jan Rune har laget oversikt og overrakte den til Økonomi. Andre og Espen finner en måte å håndtere dette på til neste møte. Oppsummering: Evaluering av møtet: skriver referat direkte med saker på prosjektor på neste møte. Styret Saker for neste styremøte Saker sendes inn i god tid. Innspill fra medlem om lading av Elbiler. 2x 16A uttak. Bergen Med vennlig hilsen André Farstad Styrets leder