Askøy Seilforening

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE I ASKØY SEILFORENING Tidspunkt: Tirsdag 1. april kl 18 Sted: Servicebygget, 3. etg Styremøte nr: N3/2014 Tilstede: Styreleder Kees Oscar Ekeli, Styremedlemmene, Espen Rosmer, Sverre Valeur, P-I Thorsen, Åse Espeseth, Rune Hopland, Ove Flatnes, O-J Michelsen, Rune Hopland, E-T Wiik. Daglig leder Håkan Gerdbo Fravær: Knut-Erik Hjorth FØLGENDE SAKER ER TIL BEHANDLING: REFERAT OG ORIENTERINGSSAKER SAK N30/14: Godkjenning av sist referat vedtak: "Referat av møte 4.3 godkjennes.» SAK N31/14: Orienteringssaker a) Daglig leder orienterer Styret ønsker fordringshavere spesifisert på hvert møte. Det bør lages en status pr som viser foreningens utvikling på dette punktet. b) Komiteene orienterer Helgens seilearrangement var vellykket. Det blir mye arbeid frem mot Norgescup mai.

2 REGNSKAP OG RAPPORTERING SAK N32/14: Kvartalsregnskap for Askøy seilforening Det fremlagte kvartalsregnskapet ble diskutert. i. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning OPPFØLGINGSSAKER SAK N33/14: Seilforeningens status, økonomi og prioritering av ressurser mot seilaktivitet. Denne seilforeningen er i krise. Vi har bygget for kreditors regning og det er ikke sikkert at banken vil låne oss mer penger. Seilforeningen har allerede tatt opp et lån på 5 millioner for å bygge servicebygget. Bygget er ikke ferdig, og vi har ikke penger til å gjøre det ferdig. Bygget har også mangler som innebærer nye, ukjente kostnader i hundretusenkronersklassen for ferdigstilling, i tillegg til de kjente 2,5 millionene vi allerede mangler. Status i dag er at vi allerede er skyldig kreditorer over en halv million som kommer i tillegg til det ovennevnte. Styret må ha en løpende vurdering av videre drift av foreningen. Foreningen har bygget et bygg som er så kostbart at vi må ha økte, eksterne inntekter gjennom utleie av bygget for å betjene denne kostnaden. For å klare dette må seilforeningen påta seg nye, store kostnader, herunder ansettelse av daglig leder og en rekke fordyrende valg under bygging av huset. i. Vedtak: Orienteringen tas til etterretning. SAK N34/14: Status samtaler med Nordea Styret har hatt samtaler med vår bankforbindelse Nordea. Her fremkom det at Nordea ønsker å kvalitetssikre ytterligere låneopptak, og at det pr i dag ikke vil være mulig for foreningen å låne mer penger basert på regnskapene som foreligger. Nordea låner ut penger basert på cash-flow og ikke basert på sikkerhet. Det vil likevel være sentralt å få sikkerhet i servicebygget, og for å få til dette må vi låne mer penger. Styret kommer tilbake til Nordea med de etterspurte tall og vurderinger. i. Vedtak: "Orienteringen tas til etterretning.» SAK N35/14: Organisering og fordeling av oppgaver i styret. Det er flere områder som ikke dekkes inn av ansvarsområder i styret. Herunder sponsor og ansvar for hjemmesider og facebook. Vedr. Sponsing vil det være essensielt å avklare hva som kan sponses, ulike typer sponsorer, hvilke aktører det er naturlig å søke støtte hos,

3 hvilke summer som kan være realistisk etc. Det må etableres en ramme å arbeide etter og et ansvarsforhold for oppgavene. Det bør defineres klart hvilket produkt vi selger, og det bør være relatert til seiling. En sponsorpakke bør inneholde mer enn kun navneskilt ved inngangspartiet. i. Vedtak: Styremedlem Jan Rune Hopland tar ansvar for sponsorinntekter og tilskudd, og vil arbeide med plan, søknader og oppfølging av dette i nært samarbeid med daglig leder. Det legges frem en plan for dette innen Daglig leder og Wiik tar ansvar for foreningens facebooksider, mens daglig leder overtar ansvaret for foreningens hjemmesider. SAK N36/14: Prioritering av arbeid mot seilaktivitet og seilarrangementer Styret arbeider svært mye med å få kontroll på den økonomiske situasjonen, og finne den rette veien fremover for seilforeningen. Dette medfører dessverre at seilaktivitet/seilarrangementer og regatta kommer i skyggen av dette. Det er beklagelig, og styret ønsker at deler av styret bruker sin tid på dette. i. Vedtak: Styremedlemmene Sverre Valeur, O-J Michelsen, Knut-Erik Hjorth, E-T Wiik, Åse Espeseth og Per Ivar Thorsen bes prioritere og kvalitetssikre arbeidet med seilaktivitet. SAK N37/14: Markedsplan/sponsorplan Det har vært arbeidet, i ulik grad, med en markedsplan for. Denne har flere arbeidet med og snakket mye om i ulike fora. Det er fortsatt i dag ikke noen overordnet markedsplan som konkret innholder hva vi skal satse på, hva vi skal tilby ulike målgrupper, hva det skal gi av inntekter og hvem som skal gjennomføre planen. Det blir ikke noe samkjørt opplegg hvis kun en eller to sitter og lager ting og det ikke er noe forankring i organisasjonen det som vi holder på med. Vedtak: Styret gir sponsorgruppen i arbeid å lage en markedsplan med budsjetter som skal være klar til 30. april Sponsorgruppen kan utvides hvis flere personer melder sin interesse.

4 SAK N38/14: System for oppfølging av kai-leie. i. Vedtak: Seilforeningen fakturerer ut kaileie snareste, og skriver i selve fakturateksten at seilforeningen arbeider med det nytt system og dersom det er innsigelser til fakturaens beløp bes man kontakte seilforeningens administrasjon ved daglig leder Håkan Gerdbo på post@askoyseilforening.no BESLUTNINGSSAKER SAK N39/14: Brannrapport fra Sweco Styret har engasjert Sweco for en ekstern branngjennomgang av bygget i forbindelse med brukstillatelse (vedlagt). Her fremkommer det at det er en rekke kritikkverdige forhold med brannprosjekteringen, som medfører at det må relativt store ombygginger til for å kunne benytte bygget til overnatting, og at den øverste hemsen virker vanskelig å få tillatelse til overnatting. Rapporten mener man ikke bør søke om brukstillatelse for overnatting i denne omgang. Det er også en rekke andre mindre endringer som må gjennomføres før brukstillatelse kan søkes. Vedtak: " Styret iverksetter og prioriterer tiltakene som beskrevet i branngjennomgangen av brannkonsultentselskapet SWECO. Styret opphever med dette vedtak N29/14, og stanser arbeidet med ferdigstilling mot midlertidig brukstillatelse med umiddelbar virkning. Årsaken til dette er foreningens økonomiske situasjon og styrets behov for ekstrem prioritering av og kontroll over kostnader fremover. Styret er foreningens øverste organ, og er valgt av generalforsamlingen. Styret plikter i en slik situasjon å ha fullstendig kontroll over selskapets utgifter og prioriteringer. Styret overtar mandatet til komitè for havn og anlegg til ferdigstilling av bygget, og vil selv kvalitetssikre arbeidet og utgifter med dette. Foreningen er i pr i dag ikke i stand til å påta seg nye økonomiske forpliktelser. Styret ønsker å takke havn og anleggskomiteen for arbeidet frem til nå. SAK N40/14: Avtalt utleie av servicebygget

5 Seilforeningen har flere utleide arrangementer i tiden fremover. Seilforeningen må kvalitetssikre at disse foregår på lovlig måte, og at eventuelle kompenserende tiltak blir iverksatt. Dersom vi ikke er i stand til dette vil seilforeningen ikke kunne leie ut til disse arrangementene. i. Vedtak: Arrangementer og utleie må kvalitetssikres, og kompenserende tiltak må være tilstrekkelig for at utleie skal kunne gjennomføres. SAK N41/14: Klage fra nøstdisponent Foreningen har mottatt en klage fra nøstdisponenten Marit Strømsnes (vedlagt). Hun ønsker nøstekontrakten overført til seg etter at mannen døde. DISKUSJONSSAKER i. Vedtak: Styret var av den oppfatning av at denne saken var avgjort ved enighet. At den likevel ikke er det er overraskende, og saken utsettes til neste møte. Foreningen vil vurdere en ny juridisk betenkning på spørsmålet, men har for øyeblikket ikke kapasitet eller økonomi til å gjøre dette SAK N42/14: Økte medlemsinntekter og ekstraordinært medlemsmøte Med bakgrunn i seilforeningens økonomiske situasjon med fremdeles betydelig udekket leverandørgjeld, seilsesongen som er startet og et bygg som ikke er klart til full bruk ennå, ser vi oss nødt til å søke å få økonomien bedret gjennom et sett av tiltak. Tiltakene er ansett som hver for seg å ikke være tilstrekkelig, men vellykket gjennomføring av dette samlet kan bringe oss i vesentlig bedre forfatning. Ettersom møte med banken indikerer at vi ikke uten videre kan låne opp mer, ser vi for oss følgende tiltak som kan lette likviditeten på kort sikt, samtidig som det er et mål å begrense eventuelle videre låneopptak til et absolutt minimum. Det bør undersøkes kostnadsnivå i de øvrige seilforeningene i området. Situasjonen tilsier at man vil trenge et ekstraordinært medlemsmøte/årsmøte for å justere/endre på noen beslutninger fattet i sist årsmøte. Saken ble diskutert og ulike tiltak drøftet. Vedtak: «Det fremlegges sak på neste møte med forslag til tiltak. Styret ønsker å basere seg på midlertidig inntektsøkning gjennom kostnadsøkning av eksisterende tjenester og ikke på engangsinnskudd fra medlemmene»

6 SAK N43/14: Medlem som oppfatter seg uønsket i foreningen. Et medlem oppfatter seg uønsket i foreningen. Vedtak: «Daglig leder kontakter medlemmet hvor han på vegne av tidligere og sittende styre avkrefter den oppfatning medlemmet har om at de er uønsket, også i foreningens aktiviteter. Eventuelt: Daglig leder må gjennomgå og fokusere på tilskuddsordninger og tilskudd til foreningen. Det må lages regler for bruk av servicebygget. Oppsummering Evaluering av møtet Saker for neste styremøte Styrets egentid

7 NESTE MØTE ER TIRSDAG 8. April kl 19 Sign Kees Oscar Ekeli Espen Rosmer Sverre Valeur Knut-Erik Hjorth Per-Ivar Thorsen, E-T Wiik Åse Espeseth Rune Hopland Ove Flatnes. Ole-Jørgen Michelsen