Agenda til styremøte i Norsk Araberhestforening Oslo 7. april 2013 kl.11:00. 1 Møtet åpnes presis. 2 Valg av møteleder og referent

Transkript

1 Agenda til styremøte i Norsk Araberhestforening Oslo 7. april 2013 kl.11:00 Saksnummer/ paragraf Sak 1 Møtet åpnes presis 2 Valg av møteleder og referent Godkjennelse av innkalling og referat fra forrige styremøte Utstillinger NAHF s Int. B-Show Fredriksborg Hestesenter, juni 2013 Statusoppdatering v/representanter fra Showkomiteen. NAHF s Int. B-Show Jubiléums-utstilling 2014 Statusrapporter Økonomi Medlemsregister Registratur Web-master & Webkomité Medlemsblad & Redaksjonskomité Nytt fra ECAHO/WAHO - valg av ny representant for NAHF WAHO Trofé 2012 NHS Kurs & Medlemsaktiviteter Distanseritt arrangeres av NAHF, status. Beste Allroundaraber 2013, markedsføring og sponsorer. FC , status. FC ? Futurity Cup

2 Eventuelt Manglende innbetaling av sponsorinntekter 2011, status. Manglende innbetaling av påmeldingsavgift show 2012, status. Kalender 2014, kan det være aktuelt å be medlemmer sende inn bilder for å lage en kalender for 2014? Vinnerbildet får pryde forsiden. Kan det være aktuelt å sende informasjon om NAHF + det siste medlemsbladet til eiere av registrerte arabere, som ikke er medlem av NAHF (og som ikke har vært det) med tilbud om medlemsskap i foreningen for 2012 (300 kr), og med info om "Beste Allroundaraber"? Kan det være aktuelt å lage en artikkel om araberhesten i Hestesport, samt andre hestemagasiner for å informere om rasen, historikk, bruk osv? Hva med å invitere journalister fra for eksempel norske "Equilife" for å lage en reportasje om utstillingen (hva foregår bak kulissene i stallene, portrett av oppdrettere, hester osv.)? Godkjennelse av økonomiske avtaler, se vedlegg 1. Referat fra ulike komiteer/verv, se vedlegg 2. Utgifter i forbindelse med styremøter/ecaho-møter mm, se vedlegg 3. Varebeholdningen til NAHF, status? Forslag om ny ECAHO-representant, se vedlegg 4. Sponsorship-pakker, forslag om å selge sponsorpakker med mulighet for å annonsere på web, blad og showkatalog. Lotteri, forslag om at styret arrangerer et lotteri på utstillingen. Saker/henvendelser som skal behandles av styret, se vedlegg 5. NAHF s medlemskap i NRYF, status?

3 Vedlegg 1 Godkjennelse av økonomiske avtaler Foreningens økonomisk situasjon er av en slik forfattning at uforutsette utgifter kan få negative konsekvenser for foreningens videre arbeid for å fremme araberhesten i Norge. Jeg foreslår at styret fatter et vedtak som innebærer at samtlige avtaler og inngåelser som omhandler utgifter og inntekter til foreningen, SKAL forhåndsgodkjennes av styret. For at dette skal fungere i praksis, gir styret konkrete mandater til de som måtte ha behov for å inngå økonomiske avtaler på vegne av foreningen. Dette kan for eksempel være at styret gir showkomiteen mandat til å bruke et spesifikt beløp til bruk på hotell/transport av dommere/dc. Skulle det vise seg at det ikke lar seg gjennomføre å bestille reise/hotell til dommere/dc innen de rammer styret har satt, må showkomiteen forhøre seg med styret før vedkommende kan inngå avtaler. Dersom tillitspersoner handler utover sitt mandat, og dette kan betraktes som grovt uaktsomt, kan styret komme til å stille vedkommende personlig ansvarlig for de økonomiske tap som er påført foreningen. Styret forventer at tillitspersoner som inngår økonomiske avtaler på vegne av foreningen handler på en aktsom og korrekt måte.

4 Vedlegg 2 Referat fra ulike komiteer/verv Styret ønsker at det skal være full åpenhet mellom de ulike komiteer som hører inn under foreningen og styret. Styret kan på denne måten holde seg oppdatert på hva som skjer ved ulike verv. Slik situasjonen er i dag kan det til tider være svært vanskelig å komme i kontakt med representanter for verv/komiteer. Styret må rette gjentatte henvendelser til representanter, og svar uteblir eller det svares uforholdsmessig sent. Jeg foreslår at styret vedtar at det blir satt et krav om at samtlige komiteer/verv/ representanter som utøver et virke for foreningen, fører referater fra møter og jevnlig holder styret oppdatert, med et minimum av en månedlig skriftlig rapport til styret.

5 Vedlegg 3 Økonomiske bidrag fra NAHF i forbindelse med styremøter, ulike verv, mm. Det har tidligere vært sedvane i forbindelse med styremøter i NAHF, at utgifter i forbindelse med måltider, samt reise for de som kommer langveisfra (type med flybillett) blir dekket av foreningen. NAHF har også dekket utgifter forbundet med ECAHO-møter, reise/opphold for showkomiteen og lignende. Økonomien er som kjent heller svak, og tillater i utgangspunktet ikke nevnte utgifter. Her bør styret beslutte hva foreningen skal dekke, og hva man må påregne å dekke selv. Bør styrets medlemmer og engasjerte medlemmer i ulike verv ha noen fordeler av å legge ned et stort antall dugnadstimer i foreningen? Eksempelsvis kostnadsfri annonsering i medlemsbladet?

6 Vedlegg 4 ECAHO-representanter Jeg har vært i kontakt med Otto Berg, som kan være villig til å stille som Norges ECAHO representant. Han har et stort engasjement for araberhesten, og holder seg løpende oppdatert på som hva foregår både i Norge og internasjonalt. Otto Berg vil føre sakslister og referater fra møter, som kan publiseres på hjemmesiden til NAHF. Han kan selv dekke utgifter til reise/opphold i forbindelse med møtene. Thor Egil Øvrebotten ønsker å være ECAHO-representant. "ECAHO representasjon Tommy Husebye ønsker å være ECAHO-representant, og skriver følgende: Jeg har fungert som NAHFs representant i to omganger, først fra og nå sist fra 2010 til dags dato. Forankringen i styret har vært ivaretatt via leder som har bekreftet dette selv om jeg etterhvert har en mistanke om at kanskje ikke hele styret har stått bak vedtaket. I de siste to år har det stormet svært internt i ECAHO og Norge har deltatt aktivt med mye arbeid for å redde organisasjonen. Fortsatt er vi i en prosess som ikke er sluttført men den verste stormen har roet seg. Kommunikasjonen mellom styret/foreningen/ ECAHO-representant har ikke vært god nok men igjen har mye informasjon vært kanalisert gjennom leder.det er mye som kan forbedres når det gjelder kommunikasjon mellom styret/foreningen/ecaho rep som bør være enkelt å få til. Jeg er av den oppfatning at det er helt avgjørende for NAHF at representasjonen i ECAHO ivaretas av medlemmer som har så god kunnskap og kjennskap som mulig til organisasjonen og de prosesser som til enhver tid står på dagsorden der. Av egen erfaring vet jeg at det tar tid å skaffe seg seg nødvendig oversikt og kunne delta i debatten og diskusjonene. Blant av annet av den grunn ønsker jeg å fremme mitt eget kandidatur som fortsatt NAHF representant i ECAHO. Jeg har lagt ned mye arbeid i å etablere Norge som et medlem som står for ryddighet og pålitelighet internt i ECAHO og synes det er viktig å videreføre dette.

7 Vedlegg 5 Saker/forespørsler som skal behandles av styret Jeg foreslår at samtlige saker/forespørsler som skal behandles av styret, MÅ fremlegges skriftlig. Dette på bakgrunn av at det er vanskelig å følge opp og føre kontroll med inngåtte avtaler som er gjort muntlig. Det bør også tilstrebes at styrets gjøremål og avgjørelser gjøres i full åpenhet.