Innkalling til ekstraordinært sameiemøte i Boligsameiet Solstadtunet

Transkript

1 Innkalling til ekstraordinært sameiemøte i Boligsameiet Solstadtunet Det innkalles herved til ekstraordinært sameiermøte for Solstadtunet sameie. Sted: Nasle Aktivitetshus (Larkollveien 915) Dato: 6.desember 2010 Tid: 18:00 Agenda for dagen 1. Velkomst ved leder 2. Godkjenning av møteinnkalling 3. Valg av møteleder og referent 4. Valg 2 personer til å underskrive protokoll 5. Endring av 3 i vedtektene 6. Valg av nytt styremedlem 7. Valg av revisor 8. Økonomisk mellomværende (v/ Trysilhus) 9. Maling av hus 10. Budsjett 2010 og Månedlige felles kostnader 12. Husordensregler 13. Valg av dugnadskomite Mvh Styret i Boligsameiet Solstadtunet Det bes om at minst en fra hver seksjon møter. Det kan gis fullmakt hvis man allikevel er forhindret fra å møte. FULLMAKT Jeg gir herved fullmakt til å representere meg i ekstraordinært sameiemøte for boligsameiet Solstadtunet den 6.desember 2010 Sted og dato Underskrift

2 Sak 5 Endring av 3 i vedtektene Iht de gjeldene vedtektene for Boligsameiet Solstadtunet 3, skal sameiets styre bestå av 5 medlemmer. Styret foreslår at dette økes til 6 medlemmer. Sak 6 Valg av nytt styremedlem Styret ønsker at Axel Staib velges inn i styret. Sak 7 Valg av revisor Styret foreslår at Revisjonscompagniet AS velges som revisor. Sak 8 Økonomisk mellomværende med Trysilhus Sak 9 Maling av hus Styret har kommet frem til følgende tidsplan for maling av husene i Solstadtunet Hus Hus 2 og Hus 4 og Dette vil gi en jevn fordeling av utgiftene som er forbundet med maling. Når det gjelder alternativer for den praktiske gjennomføringen av arbeidet med å male, så har styret kommet frem til 2 alternativer. Alternativ 1 Leie inn malere til å utføre arbeidet. Dette har blitt estimert til å beløpe seg til , pr leilighet. Alternativ 2 Arbeidet gjøres på dugnad. Dette er estimert til å koste 2 500, pr leilighet pr strøk. Merk: Alle summer oppgitt er KUN veiledende, da ingen faktiske tilbud er innhentet. Sak 10 Budsjett 2010 og 2011 Sak 11 Månedlige felles kostnader Styret har i sak 9 satt opp et forslag på budsjett. Dersom dette blir vedtatt godkjent slik den er foreslått, vil månedlig felles kostnader være 665, på leilighet. Sak 12 Husordensregler Styret har laget et forslag på husordensregler for sameiet. Sak 13 Valg av dugnadskomite I forbindelse med dugnader som skal gjennomføres, så er det behov for en dugnadskomite. Mandat for denne komiteen vil utarbeides av styret.

3 Budsjett 2011 for Boligsameiet Solstadtunet Inntekter Månedlig husleie pr leilighet 665 Antall leiligheter 28 Sum inntekter Utgifter Drift av felles arealer Snømåking Strøing Forsikring Mellomværende med Trysilhus 5 0 Diverse Sum Administrasjonskostnader Regnskap Revisjon Styrehonorar Sosiale kostnader Vannavgift Strøm Kontorkostnader Møtekostnader Kontingenter Småanskaffelser Telefon, porto Sum Vedlikeholdsfond Maling, beising Annet 0 Sum Totalt

4 Budsjett 2010 Det er ikke satt opp eget budsjett for Ingen større utbetalinger er eller vil bli gjort i De kostnader som relaterer seg til 2010, og som i prinsippet skulle vært utbetalt i 2010, er tatt med i budsjettet for 2011 (altså i det året de vil bli utbetalt). Snømåking Betaling av forskudd (egentlig forfall 1/ ) er utsatt til begynnelsen av januar. Tas derfor med i 2011 budsjettet. Forsikring Avtale gjøres f.o.m 1/ Premien på kr , deles på 2 terminer og betales forskuddsvis. Første forfall i januar. Styrehonorar Styrehonorar for 2010 utbetales i 2011 (under forutsetning at dette vedtas på sameiemøte). Anskaffelser Kun mindre utgifter som refunderes og utgiftsføres i Revisjon Revisjonshonorar for 2010 utbetales og utgiftsføres i Regnskapsførsel Kostnad for 2010 utbetales og utgiftsføres i 2011 (med mindre bokholderen gjør dette gratis for 2010). Mellomværende med Trysilhus AS: Oversikt foreligger ennå ikke. Budsjetteres og utbetales i 2011.

5 Budsjett for 2011 Snømåking 1 Snø Beredskap 3 400, Garantisum (10 x 1 700, ) , Strø Beredskap 580, , Mva 5 245, Totalt , Forfaller 15/ , Forfaller 1/ , Snø Ekstraganger (5 x 1 700, ) 8 500, Strø 10 x 800, 8 000, , Mva 4 125, Totalt , Forfaller 1/ , Totalt budsjettert , Regnskap 2 Det er ikke inngått noen avtale med ekstern forretningsfører om føring av regnskapet. Inntil videre vil et av styremedlemmene gjøre dette vederlagsfritt. Likevel har styret funnet det korrekt å budsjettere denne kostnaden. Styrehonorar 3 Godtgjørelse til styret skal behandles særskilt på sameiemøte. Maling 4 Styret har budsjettert utgifter til maling av husene ut fra at dette blir gjort på dugnad. Det budsjetterte beløpet har tatt utgangspunkt i en beregnet kostnad foretatt av et annet sameie (Thonsåsen) som også er levert av Trysilhus. De beregnet de totale utgiftene for 20 leiligheter til kr ,. Dette omfatter beis (2 strøk), leie av lift og diverse utstyr. Det gir ca , pr. leilighet pr. strøk. Under den forutsetning at husene bør males innen 2 3 år etter ferdigstillelse, gir dette følgende tidsplan: Hus 1 males i 2011, hus 2 og 3 males i 2012 og hus 4 og 5 males i Deretter skal syd og vestveggen males hvert 4. år, mens øst og nordveggene tas hvert 8. år. Tilsvarende kostnad hvis arbeidet settes bort til et malerfirma, antas å bli ca. kr , pr. leilighet.

6 Mellomværende med Trysilhus 5 Det har ikke lykkes styret pr. i dag å få noen oversikt over hvor mye dette beløper seg til. Vi regner imidlertid med at deres representant har dette tallet med seg på møtet. Månedlige fellesutgifter Med utgangspunkt i det foreslåtte budsjettet, blir de månedlige fellesutgiftene kr. 665, pr leilighet. Dessverre er det slik at to store utbetalinger (forsikring og snømåking) forfaller allerede i januar. Videre kommer utgifter til maling i juli. Dette innebærer at sameiet må få innbetalt et engangsbeløp fra den enkelte innen utgangen av Dette stipuleres til kr ,. Engangs innbetaling 1 500, x , Månedlige innbetalinger 665, x 28 x , Totale innbetalinger til sameie , Budsjett , Netto likvider pr. 31/ , Denne kontant beholdningen er et minimum for å kunne betale forsikringspremien i januar Det er ut fra ovenstående heller ikke lagt inn noen reserve for ekstraordinære utgifter eller for det som Trysilhus har til gode.