VEILEDER FOR NYE FORENINGER

Transkript

1 VEILEDER FOR NYE FORENINGER Februar 2017

2 OPPSTART Hva er en forening? En frivillig forening kan også kalles et fellesskap av medlemmer som over en tid ønsker å gjøre noe sammen. En forening tar selvstendige beslutninger, har egen økonomi, regnskap, styre og årsmøte. Aktivitetsklubben, Brunstad Ungdomsklubb, MakeMusic og Xercize er foreninger med et sentralledd og flere lokallag. Sentralleddet er hovedorganisasjonen. Landsmøtet som er øverste myndighet for foreningen, velger et styre. Styret ansetter en daglig leder som sørger for alt som gjøres i foreningen. Under sentralleddet finner vi lokallagene. Hva er et lokallag? Et lokallag (også kalt lokal forening eller lokalledd) er en forening som har blitt medlem i hovedorganisasjonen. Lokallag opprettes ved at noen går sammen om å opprette en forening, og bruker hovedorganisasjonens mønstervedtekter for lokallag. Vedtektene er foreningens «regler». Mønstervedtekter er "ferdige" vedtekter, hvor lokallaget kun gjør noen tilpasninger for sin forening. Et lokallag skal ha et styre med en styreleder og noen styremedlemmer - som velges av og blant medlemmene. Lokallaget kan eventuelt ha andre ledere som tar seg av aktiviteter i lokallaget. Det må også være noen som tar seg av økonomifunksjonene; regnskap og kontroll. Hvordan starte en forening? Først har dere et oppstartsmøte, også kalt «stiftelsesmøte». Det vil si at dere samles og bestemmer hva dere skal drive med og hvordan dere ønsker å drive foreningen. Disse punktene bør forberedes på forhånd: 1. Finn formålet med foreningen 2. Lag forslag til vedtekter (bruk mønstervedtekter for lokallag) 3. Finn personer som vil sitte i styret blir foreningens "stiftelsesdokument". Når dere har stiftelsesdokumentet og vedtektene klare, er foreningen opprettet. Dersom dere ønsker å tilhøre for eksempel Aktivitetsklubben, må dere ta kontakt med sentralleddet for å bli registrert som lokallag. Sentralleddet kan hjelpe dere med å registrere foreningen i Enhetsregisteret (Altinn), slik at dere får et organisasjonsnummer. Dere må skrive et referat fra møtet, dette kalles en protokoll. Den skal inneholde hvem som var tilstede, hva som ble gjennomgått og hva som ble vedtatt/bestemt. Protokollen må signeres av to personer som var på møtet, og dette Husk også at foreningen må opprette en egen bankkonto. Denne kan ikke være privat. Mange banker har gunstige tilbud til frivillige foreninger ta kontakt med banken og sjekk hvilke muligheter dere har.

3 ASYFF Hva er Asyff? Asyff ( er vårt administrasjonssystem for foreningene. Alle lokallag registreres her, og styreleder får en egen bruker. Asyff gir oss en unik mulighet til å samle alt på et sted: kontaktinformasjon, medlemsoversikt, søknader, årsregnskap, dokumentasjon osv. Myndighetene krever dokumentasjon (beskrivende tekst og bilder) fra foreninger som får frifondstøtte (les mer om dette på neste side). Vi må dokumentere hvordan tilskuddet er brukt. Dette gjøres i Asyff og sparer oss for mye papirarbeid og eposter frem og tilbake. Myndighetene er også godt fornøyd med systemet. Asyff-bruker Nye Asyff-brukere må få godkjenning fra et annet styremedlem i deres forening for å få tilgang, og må signere en taushetserklæring. Godkjenning og taushetserklæring er to skjemaer som dere får ved å kontakte deres sentralledd. Asyff-bruker er personlig og kan ikke lånes bort, blant annet fordi den benyttes til elektronisk signatur.

4 FRIFOND Hva er Frifond? Frifond er en ordning som fordeler støtte (penger) til frivillige foreninger i Norge. Det finnes flere forskjellige støtteordninger innenfor Frifond. Sentralleddene søker støtte fra «Frifond organisasjon». I praksis fungerer det slik: 1 Sentralleddet søker om frifondtilskudd på vegne av alle lokallag 2 Lokallagene søker om frifondtilskudd fra sentralleddet på vegne av sine medlemmer 3 Før neste søknadsrunde (året etter), må lokallagene dokumentere hva tilskuddet er brukt til Når dere får frifondtilskudd, må dere huske å bruke pengene i tråd med foreningens retningslinjer for Frifond. Retningslinjene finnes på sentralleddets nettsider. Hvordan søker man? For å kunne få frifondtilskudd må deres lokallag vise at dere er aktive. På foreningsspråket kaller vi det "tellende lokallag" (les mer om tellende lokallag og medlemmer under «definisjoner» på neste side). Det vil blant annet si at dere har levert årsrapport for året som har gått. Årsrapport er bare noen felter som fylles ut i Asyff, om hva dere har drevet med det siste året enkelt og greit! Dere vil selvfølgelig alltid få instrukser i god tid, om akkurat hva dere skal gjøre, og hvordan dere skal gjøre det. Hovedsaken er at dere skal kunne dokumentere deres aktivitet. Dette gjøres en gang i året i Asyff ved å: - Fylle inn årsrapporten - Legge inn medlemmene deres - Sjekke at styret deres er oppdatert Når dette er på plass kan dere søke om Frifondtilskudd! Søknaden fylles ut i Asyff, og dere får veiledning om dette før søknadsperioden.

5 Definisjoner Grunnlagsår Det året som er grunnlag for søknaden. Lokallag får Frifond-støtte på grunnlag av forrige år. I 2017 vil lokallagene få tilskudd basert på medlemstall for 2016 (grunnlagsåret). Tellende medlem Medlemmer som i grunnlagsåret er under fylte 26 år og har betalt sentral medlemskontingent. Tellende lokallag har Styre Selvstendig økonomi Minst fem tellende medlemmer i grunnlagsåret Minst en medlemsrettet aktivitet i grunnlagsåret Levert årsrapport for grunnlagsåret Bare tellende lokallag kan få Frifond tilskudd. Hva med regnskap? Lokallag må registrere inntekter og utgifter i en oversikt - dette kalles regnskap. Vi har en avtale med Fiken regnskapssystem, som er enkelt og rimelig å bruke. Ta kontakt med sentralleddet for å få tilgang til Fiken. Alle betaler moms ved kjøp av varer og tjenester. Frivillige foreninger kan få noe av momsen tilbake gjennom momskompensasjons-ordningen. Sentralleddene søker om momskompensasjon samlet for alle lokallagene på grunnlag av årsregnskapet. Det kreves ikke rapportering om bruken av disse pengene.

6 NETTSIDE OG SOSIALE MEDIER Nettside Alle lokallag har mulighet til å få en egen gratis nettside gjennom sine sentralledd. Nettsiden kan brukes til å legge inn hendelser i lokallagets kalender, publisere artikler og reportasjer. Nettsidene er knyttet til Brunstad portal, men de er også offentlige. Dette kan brukes som et verktøy for kommunikasjon ut til foreningens medlemmer, men også for å dokumentere aktiviteten i foreningen ovenfor tilskuddsmyndigheter - de som gir oss tilskudd. Felles for all kommunikasjon er at det er lurt å tenke på hvem det snakkes til, hva dere vil si og hvorfor. Tenk gjennom hvilke måter som er mest formålstjenlig for å oppnå det dere vil, hvem som skal involveres eller bidra. Dere bør publisere artikler som viser aktiviteten i foreningen, med utfyllende tekst og bilder, minst en gang i halvåret. Andre alternativer Dersom dere ikke ønsker en egen nettside finnes det flere alternativer for å vise aktiviteten i foreningen på en god måte. Instagram og Facebook er to eksempler som ikke krever like mye tid som en nettside. Hvis hensikten med Instagram- eller Facebookprofilen er å dokumentere aktivitet bør den oppdateres jevnlig og gjenspeile deres aktivitetsnivå. For mer detaljert og utfyllende veiledning, se fullstendig håndbok for foreninger.