Maritech Lønn versjon 9.91.00 (Endringer etter versjon 9.90.00) NB! Versjon 9.81.00 eller senere må være installert Innholdsfortegnelse 1 Utbedringer... 2 2 Nye rapporter... 2 3 Lønns og trekkoppgaver kan skrives ut uten fortrykte etiketter... 5 4 Lønnslipper e-post... 5 5 Obligatorisk Tjenestepensjon OTP... 11 Nytt menypunkt: Kartotek Felles Data Pensjonstilbyder... 11 Ansatt hovedvedlikehold, Diverse OTP detaljer... 14 Generering av OTP fil for innsending... 14 6 Ny funksjonalitet i.net... 17 7 Nytt menypunkt: Fil Register COM... 17 8 Nytt menypunkt: Annet Diverse SystemLogg... 18 9 Appendiks 1) Bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata... 20 10 Appendix 2) Innstillinger for Outlook 2010 (unngå sikkerhetsadvarsel)... 27 Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 1
1 Utbedringer Avledede arter Gjelder for følgende menypunkt: Kartotek, Lønn/Trekkarter, fliken Diverse. Ved utfylling av avledede arter kan en velge samme art som en avleder fra. Dette fører til en sirkulær referanse som er å oppfatte som en feil, eller utilsiktet registrering. Utbedring: En får opp en beskjed om at en forsøker å avlede samme arten som en lager avledet art for, og at systemet oppfatter dette som en feil. En hindres ikke i å lagre dette. Altinn skjermbilder AltInn skjermbildene er endret litt på, feltet versjon blir nå forhåndsinnfylt med synlige verdier for hele versjonsnummeret (batchid) som sendes inn. Utbedring: For Terminoppgave til AltInn er dette dokumenttype, år, termin og klientnr. For Lønns og trekkoppgave til AltInn er dette dokumenttype, år og klientnr. Dette er endret som resultat av at installasjoner med mange klienter hadde problem med å holde rede på brukte versjonsnummer på innsendte oppgaver. I tillegg blir innsendte, og forsøkt innsendte, versjonsnumre til terminoppgavene logget i SystemLogg (Obs loggen skiller kun på feil i filgenerering og evt. feil i oppkobling, andre forhold, som for eksempel at det er sendt inn en fil med dette versjonsnummeret (batchid) tidligere til AltInn, logges ikke. Meldingsboksene på skjermen er som før). Les om systemlogg senere i dette skrivet. Vedlikehold terminoppgaver Menypunktet Annet, Diverse, Vedlikehold terminoppgaver f.o.m 2007 er nå endret til Annet, Diverse, Vedlikehold terminoppgaver. Det vil si at en ikke kan vedlikeholde terminoppgaver fra før 2007 lengre, dette er fjernet fra menyen. Lønns og trekkarter Kartotek, Lønn/Trekkarter, fliken Grunnlag skjermbildet endret. Sjekkboks for Ordinær avgiftssats (selv om ansatt er over 62 år) fjernet. Utbedring: Sjekkboks plassert på Kartotek, Lønn/Trekkarter, fliken Grunnlag m.m. er fjernet da feltet ikke skal brukes mer. Dersom LT arten hadde dette feltet sjekket av, tar rutinen uansett ikke hensyn til feltet, og har dermed ingen konsekvens. 2 Nye rapporter Dynamiske Rapporter (Alfa test): Modul som gjør det mulig å manipulere rapporter selv, basert på en underliggende spørring. Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 2
Funksjonalitet: Datautplukk basert på en predefinert spørring plasseres i fleksibel tabell. Du kan selv filtrere data, og fjerne eller legge til kolonner. Denne funksjonaliteten er lik systemloggens. Oppsettet til rapporten lagres lokalt, og huskes pr rapport. Denne modulen kan hente oppdaterte rapporter online, og man kan kontakte support for å bestille rapporter som blir tilgjengelige etter nærmere avtale. Du finner disse under knappen Skreddersydde. Dette finansieres vha utviklingstimer pr. rapport. Videreutvikling er avhengig av responsen modulen mottar, og vil bli lisensiert. Pr skrivende stund er listen over tilgjengelige rapporter slik: 100 Ansattdetaljer Kartotek: Ansatte - Ansattkartotek (hentet fra ansattview) 102 Lønns og trekkarter Kartotek: Lønnsartkartotek 103 Inn / utmeldinger Kartotek: Ansatte - Ansattes inn og utmeldinger 104 Lønnsperioder Kartotek: Lønnsperioder ved klienten 105 Lønnsperioder - Utplukk Kartotek: Lønnsperioder ved klienten, begrens vha kriterier 106 Ansattfordelte Lønnsgrupper Kartotek: Lønnsgrupper fordelt på ansatte 107 Lønnsgrupper Kartotek: Hent lønnsgrupper knyttet til klienten, velg år og periode. 108 Ansiennitet Kartotek: Ansatte - Hent ansiennitet knyttet til klienten. 109 Fagforening ansattfordeling Kartotek: Ansatte - List ut alle ansatte som har en fagforening knyttet til seg, navn på foreningen og medlemsnummer. 150 Regnskap bilagskryssing Annet: Kryssing bilag mot regnskap. 151 Forskuddsliste Bank Annet: Forskuddsliste Bank for klient 152 Forskuddsliste Kontant Annet: Forskuddsliste Kontant for klient 200 Konteringsbilag Periodiske lønnsrapporter: Konteringsbilag for oppgitt periode 201 Lønnsrapport Periodiske lønnsrapporter: Lønnsrapport for oppgitt periode 202 Lønnsrapport konto Periodiske lønnsrapporter: Lønnsrapport konto for oppgitt periode 203 Lønnsjournal Periodiske lønnsrapporter: Lønnsjournal for oppgitt periode 204 Lønnsrapport arbeidsgiveravgift Periodiske lønnsrapporter: Lønnsrapport arbeidsgiveravgift for oppgitt periode 205 Bankliste Periodiske lønnsrapporter: Bankliste for oppgitt periode 206 Kontantliste Periodiske lønnsrapporter: Kontantliste for oppgitt periode 207 Trekkfordelingsliste Periodiske lønnsrapporter: Trekkfordelingsliste for oppgitt periode 211 Kryssinger Periodiske lønnsrapporter: Kryssinger 250 Feriepenger pr. periode Feriepenger: Feriepengeinformasjon om 5. uke fra Hovedvedlikehold ansatte, reduksjon over 6X grunnbeløp ikke hensyntatt 252 Feriepengeliste Feriepenger: Feriepengeliste for oppgitt år 300 Lønnsslipper, plassforburk pr år Lønnsslipper: Antall lagrede slipper samt utregning av forbrukt plass pr ansatt for lønnsslipper pr år 301 Lønnsslipper,totalt plassforbruk Lønnsslipper: Totalt plassforbruk for lagrede slipper samt utregning av forbrukt plass for lønnsslipper på klienten 500 Eksport kontering Eksport lønnsdata: eksport kontering for periode 501 Eksport bankliste Eksport lønnsdata: eksport bankliste for periode NB! inkluderer ikke skattetrekk/påleggstrekk fra poster som ikke Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 3
er med i bankliste!!!! 502 Eksport faste arter Eksport lønnsdata: eksport faste arter for oppgitt år 503 Eksport HIA arter Eksport lønnsdata: eksport hittil i år arter for oppgitt år 600 Systemlogg System: Systemlogg - Hent systemlogg utifra dato kriterier (obs! TOM dato inkluderer ikke klokkeslett!). 601 Systemlisens System: Systemlisens - Hent lisensieringsinformasjon for AKVA group Software systemer. 705 Forespørsel bilagsnummer Regnskap: Henter regnskapsposter til sist brukte bilagsnummer på klienten Lønnsrapport konto Ny rapport under Registrering, Periodiske lønnslister kalt Lønnsrapport konto er lagt inn i listen over tilgjengelige rapporter. Etterspurt av enkeltkunde, men vurdert til felles interesse. Funksjonalitet: Rapporten summerer hver enkelt lønnsart fordelt på tilknyttet innberetningskode. Neste summeringsnivå er konto knyttet til disse kodene. Rapporten kan skrives ut for aktuell aktiv lønnsperiode (Se for øvrig Statistikk for andre konto rapporter). Forespørsel nå mulighet for utskrift av Periodeverdier, Lønnsslipper og Feriepengeliste pr. periode. Funksjonalitet: Forutsetning for å kunne gjøre dette, er at man har installert vår PDF modul, og har betalt lisens for denne. Filene blir lagret på tempkatalogen eller oppgitt PDF katalog (under menyvalget Fil, PDF) så lenge programmet er åpent, ved lukking av programmet slettes ALLE pdf er opprettet av din bruker på denne katalogen. Registrering - Oppgjørsregistrering (Lott) - Oppgjørsrapport En kan nå sjekke av for å få rapporten ut som PDF fil i tillegg ved forhåndsvisning av Oppgjørsrapport. Funksjonalitet: Forutsetter PDF modulen. Filene blir lagret på tempkatalogen eller oppgitt PDF katalog så lenge programmet er åpent, ved lukking av programmet slettes ALLE pdf er opprettet av din bruker på denne katalogen. Kartotek Lønnsgrupper Nå mulig å se hvilke ansatte som hører til ulike lønnsgrupper. Funksjonalitet: List ut alle ansatte pr. lønnsgruppe, ingen filtre. Kartotek Fagforeninger Nå mulig å se hvile ansatte som hører til ulike fagforeninger, ingen filtre. Funksjonalitet: Dersom en ansatt er knyttet til fagforening 1, 2 eller tre, kommer den ansatte med på rapporten, ellers ikke. Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 4
3 Lønns og trekkoppgaver kan skrives ut uten fortrykte etiketter Man kan skrive ut lønns- og trekkoppgaver uten fortrykte etiketter om man ønsker det, man får da grafiske bokser med på utskriften på en grå bakgrunn. 4 Lønnslipper e-post Det er fra denne versjonen mulig å sende ut lønnsslipper som e-post. Følgende forutsetninger må være tilstede. Maritech PDF er installert og betalt lisens for. Maskinen som skal sende e-poster må ha installert Microsoft Office Outlook 2007. Den enkelte ansatte må ha gyldig e-postadresse knyttet til seg. Se bilde under: Oppsett e-post Maritech Lønn bruker e-post adressen som ligger under Kartotek, Klientopplysninger, fliken Navn, som avsender. Se bilde under. Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 5
I Maritech Lønn er MAPI (Messaging Application Programming Interface) standard valg for masseutsending av lønnslipper på e-post og krever ingen innstillinger, da utboksen til Outlook for pålogget bruker benyttes. Outlook har en sikkerhetsfunksjon som gjør at, avhengig av Outlook innstillinger [se Appendix 2) Innstillinger for Outlook 2010 (unngå sikkerhetsadvarsel)], kan føre til at en må bekrefte tilgang til utsendelse for hver e-post. For å unngå dette, kan man benytte SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Vi anbefaler bruk av SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Hvis du vil velge dette, må du sette opp innstillingene selv. Du finner oppsettet i menyvalget Fil, Oppsett Epost (SMTP). Det kreves at du oppgir en mailserver og nødvendige parametere til denne (servernavn, port, SSL, brukernavn og passord). Du må også aktivt sjekke av for at du skal bruke SMTP, hvis ikke benyttes MAPI. Det er ikke bestandig den adressen som står i klientopplysningene som er den en sender e-posten fra, det kommer an på MAPI eller SMTP, og i SMTP kommer det an på server settings. I eksempel på oppsett i skjermbildet under, benyttes serveren smtp.gmail.com: Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 6
Sende lønnsslipper på e-post E-post alternativet for lønnsslipper er lagt inn som valg på klienten, velg Slipp pr mail som type slipp. Formatet på lønnsslippen er nytt, og forbeholdt e-post. Dersom man har valgt Slipp pr mail går en rett til administrasjon av masseutsendelse eller lagring av e-poster. Dersom en vil sende direkte, sjekk av for opsjonen send. Dersom en vil lagre, og så sende, sjekk av for opsjonen lagre i skjermbildet vist under: Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 7
Forklaring til de ulike feltene i dialogen: Utvalg: Man kan velge en eller flere ansatte som skal få tilsendt lønnsslipp. Send: Send e-post når opprettelse av PDF er ferdig. NB! Les avsnittet angående kryptering under. Lagre: Lagre PDF i databasen for senere bruk Opprett lønnsslipper: Vis lagrede: Lukk: Opprett, send og/eller lagre PDF lønnsslippene. Gå til dialogen for behandling og sending av lagrede slipper. Lukk dialogen. Lønnsslippene genereres på nytt hver gang, og initiering tar en del tid (opptil 1 minutt for initiering alene). Skjermbildet får teksten Starter, og senere oppdateres skjermbildet med ca. gjenstående tid etter hver enkelt ansatt som er generert. Med andre ord: vent til systemet sier om det gikk bra eller ikke før du avbryter prosessen. Har man sjekket av for Lagre, er det en operasjon som starter etter at slippene er opprettet. Filene blir mellomlagret lokalt på harddisken, enten i mappen som er satt opp som tempkatalog i menyvalget Fil, PDF, eller brukerens tempkatalog om ikke annet er oppgitt. Eksisterende slipper på lønnsperioden overskrives med nye. Knappen Vis lagrede åpner følgende dialog: Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 8
Forklaring til de ulike feltene i dialogen: Kriterier År: Periode: E-post innstillinger: Felles tekst: Vedlegg: Send e-post: Innstillinger: Nullstill filter: Kolonner: Filter: År man vil se lagrede slipper for, velger oppgitt år fra klienten. Periode man vil se lagrede slipper for, velger oppgitt periode fra klienten. Tekst som går ut for alle. Vennligst tilse at teksten følger oppsatt filter, du kan endre utvalget slik at teksten ikke stemmer med det du sender. Endre i så fall teksten før utsendelse. (Dobbeltklikk for større editeringsbilde) Åpner filbrowser for å legge til en eller flere filer som vedlegg til alle det sendes e-post til. Send e-post til valgte mottakere. Se senere om utvalg. Nyttig om man ønsker å sette oppsettet tilbake til standard, dersom man har filtrert eller valgt kolonner en ikke ønsker å se lengre. Velg synlige kolonner, dra dem opp for å sortere. Se for øvrig fyldigere funksjonalitetsbeskrivelse under Systemlogg. Juster filteret for synlige rader, eks kun pr ansattnr uavhengig av periode: Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 9
Farg annenhver: Utskrift: Hvis du vil slette filteret, så trykk på det lille krysset til høyre inne i bildet og trykk OK. Legg blå farge på annenhver rad for å lette avlesning. Dersom feil på e-postadressen, markeres raden rødt. Skriv ut skjermbildet til fil, printer. Skjult funksjonalitet i skjermbildet (L720-01) Lønnslipper Tabell: CTRL-A: CTRL-C: Marker alle radene i tabellen. Kopier markerte rader til utklippstavle Høyre museklikk: Sett felles merknad for alle, kommer med på e-post, lagres ikke. Museklikk: Kolonne Merknad : sett individuell tekst i tillegg på e- posten. Kolonne DB Status : marker slippen for sletting ved lukking av bildet. Dobbelt museklikk: Knapper: Send: Lukk: Systemlogg: Statuslinje: Tabell: Åpne lagret slipp for å forhåndsvisning før utsending. Felles tekst: Større redigeringsfelt for e-postmelding. Dersom ingen rader er valgt, får en spørsmål om en vil sende alle. Dersom en velger Cancel blir ingen e-post sendt. Dersom en har gjort noe som trigger føleren for endring på e-posten, får en spørsmål om å lagre disse før en forlater skjermbildet. Dukker opp som synlig dersom det har oppstått feil ved sending, slik at en kan se hva som gikk galt. Statuslinjen forteller deg mer om hver enkelt e-post, om det er feil, hvor mange rader som er valgt eller synlig, med mer. Lokalisert nederst til venstre i dialogen. Alternativ - utsending av papirslipper på e-post Det er mulig å sende de eksisterende slippene på e-post på samme måte som beskrevet over, men du må da gå via knappen Slipp pr mail : Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 10
Tips overgangsperiode med papir og e-postslipper Dersom man ønsker å sjonglere med to typer slipper før en blir fortrolig med e-post slippene, kan en sette sin tradisjonelle slipp som valg på klienten, skrive ut, åpne Kartotek, Klientopplysninger Lønn side 2 og bytte slipp på klienten. Deretter klikker en Slipp pr mail i dialogen Utskrift av lønnslipper. Sett valget ditt tilbake på klientens Lønn side 2 etter dette. Kryptering: Lønnsslipper bør være kryptert før de sendes ut via e-post, da de kan inneholde sensitiv informasjon, bl.a. personnummer og evt. andre opplysninger man ikke ønsker skal komme på avveie. Kryptering av PDF dokumentet som inneholder lønnsslippen er standard funksjonalitet, men har vist seg å kunne feile dersom klienten har installert en eldre versjon av PDF skriveren (eldre enn 4.0.8). Slett i så fall skriveren, og Lønn vil opprette den for deg på nytt. Feil kan også oppstå om den ansatte mangler postnummer knyttet til seg da dette benyttes som krypteringsnøkkel. Dersom kryptering er en suksess, vil dette være opplyst i e-posten med filen. Dersom det er oppstått en feil, vil PDF filen bli lagt inn i ett zip arkiv for å gjøre tilgjengeligheten mindre, men om den ansatte mangler postnummer, vil heller ikke denne bli kryptert. Utsendelse av lønnsslipper via e-post utgjør en mulighet for at sensitiv informasjon kan komme på avveie, og AKVAGroup Software står ikke ansvarlig for bruken av funksjonaliteten. Er du usikker på om du vil benytte denne funksjonaliteten, anbefales bruk av de tradisjonelle papirslippene. Denne artikkelen http://www.datatilsynet.no/templates/article 3370.aspx fra datatilsynet belyser problemstillinger knyttet til lønnsslipp utsendelse via epost. 5 Obligatorisk Tjenestepensjon OTP Du kan nå levere OTP innberettninger på fil. Det gjøres oppmerksom på at OTP er en avtale mellom klient/organisasjon og pensjonstilbyder/forsikringsselskap, og at du selv må inngå avtale med ditt/dine aktuelle selskap(er) for hvordan du skal innberette filen til dem, og evt. om du skal ha en overgangsfase mellom gammel og ny måte å innberette til selskapene på. Nytt menypunkt: Kartotek Felles Data Pensjonstilbyder Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 11
Det er gjort en liten endring på oppsettet på klienten ifm angivelse av forsikringsselskap som skal gjelde for innrapportering av Obligatorisk Tjenestepensjon. Dette berører også AltInn ifm versjon 9.91.00. Det trengs ett nytt kartotek for å holde rede på pensjonstilbydere, dette er felles for hele lønnssystemet. Velg Kartotek Felles Data Pensjonstilbyder (menypunktene er krympet av plasshensyn her) som vist under: Legg inn verdier for pensjonstilbydere, skill dem fra hverandre med å gi dem ett unikt nummer. Navnet du skrev i Pensjonstilbyder bildet vises i Lønn side 1 på klientoppsettet. Her lagres nummeret du oppgav i forrige bildet, slik at man vet hvor OTP opplysningene skal lagres. Denne måten å gjøre det på sørger for at man kan ha flere instanser av samme tilbyder, men unike plasseringer for filene for ulike klienter. I tillegg er det kommet til en rubrikk for Standard timer i årsverk som skal angi klientens normal timer pr årsverk, og benyttes dersom den ansatte ikke har dette spesifikt knyttet til seg i den ansattes hovedvedlikehold. Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 12
Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 13
Ansatt hovedvedlikehold, Diverse OTP detaljer Under fliken Diverse er opplysninger om lønnsstatistikk og Obligatorisk Tjenestepensjon (OTP) nå samlet. Detaljer for grenseverdier og forventet innhold finnes i vedlegget beskrevet i Appendiks 1) Bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata. Ved unøyaktig eller manglende informasjon på den ansatte, logges dette slik at en kan gå igjennom og rette det opp til neste innrapportering. Feilaktige opplysninger eller manglende opplysninger logges også. Dersom man lykkes med å generere filen, logges også dette slik at man kan se hvilke perioder en genererte filen for forrige gang. Generering av OTP fil for innsending Man kan nå levere OTP innberettninger på fil. Dialogboksen for oppretting av fil som skal sendes til pensjonstilbyder finnes under menypunktet Annet, Obligatorisk Tjenestepensjon OTP. Dialogboksen i bildet under er kalt Månedsrapportering OTP Forklaring til de ulike feltene i dialogen: OTP tilbyder: Tekst i dialogen som opplyser hvilken tilbyder man er knyttet til. Ingen tekst her er det samme som feil. Filsti: Filsti man vil lagre filen til. Hvis det ikke står noe her, brukes din brukers tempkatalog, og anbefales ikke. År: År en vil sende inn en periode for. Endring av årstall fører til oppdatering av lønnsperiode fra/til feltene. Måned: Forsikringsselskapene har blitt enige om månedlige innrapporteringer. Følgelig må lønnsperiodene knyttes til en måned for innrapportering. Lønnsperiode Dersom en har flere lønnsperioder som går inn i en fra: måned, må en oppgi fra og med lønnsperiode som skal Lønnsperiode til: Overfør: inngå som grunnlag for pensjon. Dersom man har flere lønnsperioder som inngår i en innrapporteringsmåned, vil disse SAMMENHENGENE bli innrapportert som oppgitt i feltene. Eksempel: Lønnsperiode fra: 8 Lønnsperiode til: 10 betyr at lønnsperiodene 8, 9 og 10 blir knyttet til oppgitt måned. Genererer en XML fil som lagres på oppgitt filsti. Sjekk Systemloggen for hendelser og tilbakemeldinger fra genereringen. Dersom noe har gått galt (bla. at en ansatt Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 14
ikke er knyttet til en av de obligatoriske ansettelsestypene) blir ingen fil lagret, men systemloggen inneholder informasjon som benyttes til å rette forholdet. Utplukk for innrapportering: Alle ansatte med registrerte avlønninger i de aktuelle lønnsperiodene som det innrapporteres for blir med i filen. Dette på tross av evt. fjernet avmerking for aktiv i den ansattes hovedvedlikeholdsbilde. Likeledes finnes ikke i filen ansatte som ikke har fått lønn, men som er aktive og har fast ansettelse. Oppførsel filgenerator: Det er mange obligatoriske felter i bransjenormen til FNH, og rutinen for generering av OTP filen stopper ikke for manglende eller feilaktig informasjon i alle disse. På klienten er feltene Navn (og/eller firmanavn), Organisasjonsnummer, Kontaktperson, E-post, Standard timer i årsverk, obligatoriske. Se derfor til at disse har verdi. Manuell registrering av opplysninger, felt i Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold: Å automatisere/høste opplysninger har vist seg vanskelig pga svært varierende grunnlag i databasene. Opplysninger fra Lønn side 1 og Diverse er viktigste datakilder for OTP filen. Sørg for at du fyller ut informasjon i feltene som er vist i bildet over og omtalt i tabellen under. Tabellen under har kommentarer for helt spesielle ting, se Appendiks 1) Bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata for flere detaljer. Feltnavn Fanenavn Kommentar Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 15
e-post Navn Feil på e-postadresser logges. Ansattdato Lønn side 1 Ansatt dato er dato for siste ansettelse. Dersom en person har endringsdato som er eldre enn ansattdato, logges dette som ett varsel. Ansattdato fra stillingsstatistikk (Diverse Opplysninger statistikk) benyttes IKKE i OTP filen. Sluttdato Lønn side Skal være nyere enn ansattdato, eller blank. 1 Avlønningsform OTP detaljer Årslønn OTP detaljer Stillingsprosent OTP detaljer Timer i årsverk OTP detaljer Sendes bestandig med når ulik blank. Siden Ansettelsestype er av stor betydning for å få generert filen, høstes denne fra stilling dersom den ansatte ikke har typen satt opp på seg. Dersom det finnes en ansatt i innrapporteringsperioden uten ansettelsestype satt, verken på ansattinformasjon eller stillingsinformasjon, avbrytes hele genereringen. Avtalt årslønn med den ansatte. Under generering logges fast ansettelse med 0 i stillingsprosent og årslønn som varsel. Dersom stillingsprosent er lavere enn 100, og man er fast ansatt, sendes brutto lønn og antall timer i perioden med filen, se grunnlag senere. Sendes over som oppgitt, dersom null benyttes Standard timer i årsverk fra Lønn side 1 på klienten. Dersom klienten ikke har oppgitt standard timer i årsverk, logges dette som et varsel. Tips: For å forsikre deg om at du har riktigst mulig opplysninger, kan du lage en OTP fil, lese systemloggen, og utbedre varslede forhold hvis aktuelt. Deretter kan du generere på nytt før innsendelse. Filen overskrives i så fall med oppdaterte data. Grunnlag: Kalkuleringen for innsending gjøres ift oppgitte lønnsperiode(r). Fast ansatt:, Er man fast ansatt i 100 %, sendes Årslønn og prosent inn, og evt provisjonslønn i perioden. Dersom man er fast ansatt i en lavere prosent, og har jobbet timer, legges lønn knyttet til timer inn i feltene <Periodelonn-belop> og <Periodelonn-antall>. Antall timer benyttes direkte, periodelønn beløp er summen av registrerte timer på LT-arter som har Timetypen Tidlønn på Generelt fanen. Timelønnet: Dersom man er ansatt på timebasis, fylles kun <Periodelonn-belop> og <Periodelonn-antall>. Verdiene er brutto lønn i perioden, samt antall timer i perioden. Provisjonslønn: Dersom man er provisjonslønnet, fylles kun feltet <Tilleggslonn>. Dersom man som fast ansatt eller timelønnet og har tilleggslønn, oppgis dette i samme feltet. Med tilleggslønn menes her for alle 3 ansattypene lønn som følge av LT-arter knyttet opp mot Kode på lønnsstatistikk med verdiene 37 Uregelmessige tillegg, og 38 - Bonus Ikke godkjente perioder: Dersom en prøver å rapportere inn lønnsperioder som ikke er godkjente, vil systemet stoppe denne handlingen. Dette for å unngå senere dissens mellom innrapporterte verdier og godkjente verdier. Følgende dialog vil møte deg i et slikt tilfelle: Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 16
Dersom ingen feil er oppstått, møter dialogen Rapport skrevet deg for å bekrefte at filen er generert. Disse opplysningene bør du merke deg, slik at du vet hvilke perioder du har knyttet til en innrapportering. Opplysningene finnes også for din referanse i systemloggen, men det er ingen automatikk knyttet til dette som hindrer deg i å innrapportere overlappende perioder neste gang. Overlappende, eller hull i innrapporterte lønnsperioder er å betrakte som en feil fra pensjonstilbyders ståsted. 6 Ny funksjonalitet i.net Bruk av flere teknologier i Maritech Lønn har ført til at flere installasjoner er nødvendig i tillegg til vanlig installasjon. I versjon 9.91.00 er det nødvendig å koble ett COM objekt til registerfilen for å benytte.net teknologien fra Maritech Lønn. 7 Nytt menypunkt: Fil Register COM Teknisk forklaring på menypunkt Registrer COM : Det er i denne versjonen laget enda en modul opp mot.net plattformen til Microsoft. For å kunne snakke med denne, trengs det at modulen registreres i maskinens register. Dette kan kun utføres dersom man har administratorrettigheter for PC en, og en vil bli bedt om å bekrefte at en innehar disse rettighetene ved kjøring av applikasjonen. Installering av COM Wrapper: For å installere COM wrapper må du laste ned og installere et tillegg fra våre hjemmesider Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 17
http://maritech.no/default.aspx?tabid=123. Wrapperet installerer og registrerer COM wrapperet lokalt, så ingen flere justeringer er nødvendig, men man kan benytte menypunktet Fil, Registrer COM for å registrere/avregistrere wrapperet. Registrering av COM wrapper skal normalt gjøres kun en gang, og etter dette kun ved nye versjoner hvis angitt som nødvendig. Du er nå klar til å ta i bruk funksjonalitet knyttet til Dynamiske rapporter Obligatorisk Tjenestepensjon Lønnsslipper E-post SystemLogg 8 Nytt menypunkt: Annet Diverse SystemLogg Forutsetning for å åpne loggen er at man har registrert COM objektet som er beskrevet i forrige punkt, og har databasebrukere/tilganger nok da COM objektet benytter en bruker. Behovet for en systemlogg er tilstede i flere og flere situasjoner, både for å vite mer om hva som er grunnlaget for data, hva som er potensielle feilsituasjoner, og om hva som har gått feil eller om det gikk bra å generere data. Systemloggen er gjort tilgjengelig i denne versjonen på to måter, enten vha EventViewer i operativsystemet, eller inne i lønnssystemet. Nytt skjermbilde (SR022-01) Systemlogg Man kan i lønnssystemet åpne et skjermbilde for å lese logg i en fleksibel tabell, som har regnearklignende i funksjonalitet. Ved å velge datointervall, eller kategori, kan en manipulere det en ser ved å velge kolonner som skal vises, organisere kolonnene i hierarki, og sette filter på innholdet for lettere å finne det man er interessert i. I eksempelet under, er det satt filter på Loggtekst contains OTP som resulterer i at man får linjer fra loggen av loggtypen (kategorien) Informasjon som inneholder tekst med bokstavene OTP. Eksempelet er nyttig om man ikke husker hvilke lønnsperioder en knyttet til forrige innleveringsintervall, og/eller hvor Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 18
filen ble lagret. Sist brukte versjon i Terminoppgaver AltInn lagres også i systemloggen, bytt ut OTP med AltInn i eksempelet. Filteret er avansert, og krever at man tester en del før man behersker det. Er man vant til å filtre data i regneark, skjønner man det fort. Teksten er på engelsk, og kan ikke leveres på norsk. Synlige kolonner kan også manipuleres, ved å klikke knappen Kolonner dukker følgende dialog opp: Ved å dra kolonnenavn ned i denne boksen, fjerner du dem fra visningen. Ved å dobbeltklikke på navnene i boksen, legger du dem tilbake igjen. Kolonnene kan organiseres i et hierarki inne i skjermbildet ved å trekke dem opp fra de resterende kolonnene. I skjermbildet over, ser en at kolonnen Logg Type er brukt som eksempel på organisering på denne måten. EventViewer Enkelte hendelser blir logget til operativssystemets hendelseslogg, og kan leses der. Funksjonalitet finner du beskrevet hos Microsoft, bl.a her: http://windows.microsoft.com/en-us/windows-vista/open-event-viewer Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 19
9 Appendiks 1) Bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata Vedtatt av Finansnæringens Hovedorganisasjon ved bransjestyret for liv og pensjon den 30. oktober 2009. Versjon 1 Endring Revidert dato Av 1.00 30. oktober 2009 Arbeidsgruppen for bransjestandard 1.01 Presisering av 08. januar 2010 Tron Landsnes standard årsverk bedriften, bare 1 en ansatt per bedrift, om endringsdato, om valgfrie felt, tomme felt og tallformat 1.02 Presisert endringsdato, 9. mars 2010 Tron Landsnes 1 Versjonsnummer angir om det er endring i dataene eller presisering knyttet til dataene. Endring i heltallsdelen angir at det er vesentlige endringer i dataene. Endring i første desimal angir at det er endringer i dataene. Andre desimal angir om det er presiseringer til dataene. Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 20
1.03 tomme felt, mellomrom erstattet med bindestrek, erstattet aa med a og arbeidsdyktig Ja/Nei. Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 21
22 Feltnavn Nivå Beskrivelse Format XML-deklarasjon Metadata Filen må inneholde XML-deklarasjon med encoding ISO 8859-1 Lonnssystem Informasj Hvilket on lønnssystem filen kommer fra Forsendelsesdato Versjon Manedskode Informasj on Informasj on Informasj on Datoen rapporten tas ut fra lønnsystemet Versjon av filen. p.t. 1.0. Vil bli benyttet til å håndtere endringer i formatet. 12 filer (perioder) i året som må prosesseres sekvensielt. ÅÅÅÅ- MM-DD Obligatorisk (felt som ikke kan leveres rapporteres som tomme felt) Obligatorisk Obligatorisk Obligatorisk 1.0 Valgfri, obligatorisk ved ny versjon ÅÅÅÅMM Obligatorisk Bedriftsnavn Bedrift Bedriftens navn Obligatorisk Organisasjonsnum mer Bedrift Gyldig organisasjonsnum mer som i Brønnøysundregist eret. Det kan være flere organisasjonsnumr e per fil. Kontaktperson Bedrift Kontaktperson i bedriften 9 siffer Obligatorisk Obligatorisk E-postkontaktperson Bedrift Kontaktperson i bedriftens e- postadresse Obligatorisk Timer-arsverkbedrift Bedrift Standard årsverk for bedriften. Valgfri, obligatorisk hvis timer per aarsverk ansatt ikke finnes Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 22
23 Ansattnummer Person Ansattnummer eller lønnsnummer. Skal kunne benyttes til returdata. Alle ansatte skal rapporteres i alle perioder, selv om det ikke er endringer i lønnsdataene. Det kan bare være 1 forekomst av en ansatt per organisasjonsnum mer Obligatorisk Etternavn Person Obligatorisk Fornavn Person Obligatorisk Fodselsnummer Person Den ansattes fødsels- eller D- nummer. Enhet Person Avdeling eller enhet personen tilhører. 11 siffer Obligatorisk Valgfri Adresselinje1 Person Valgfri, men skal være med hvis slik adresse finnes Adresselinje2 Person Valgfri, men skal være med hvis slik adresse finnes Adresselinje3 Person For utenlandske adresser Valgfri, men skal være med hvis slik adresse finnes Postnummer Person 4 siffer Valgfri, men skal være med hvis slik adresse finnes Poststed Person Valgfri, men skal være med hvis slik adresse finnes Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 23
24 E-postadresse Person Valgfri Mobilnummer Person Valgfri Ansattdato Person Dato for når den ansatte ble ansatt i inneværende ansattforhold. Hvis en ansatt slutter og så begynner igjen skal denne være fylt inn med dato for når det siste arbeidsforholdet tok til. Sluttdato Person Dato for når et arbeidsforhold opphører. Må sendes med filen i registreringsperiod en, også når sluttdatoen er tilbake i tid. Ansatte med null i lønn og timer skal rapporteres hver periode, til og med eventuell sluttdato er rapportert. Avlonningsform Person Hvilken type arbeidsforhold den ansatte er i: F- fastlønnet, T- timelønnet og P- provisjonslønnet. Med provisjonslønnet menes utelukkende provisjonslønnet, uten timer eller stillingsprosent. Avlønningsform bør utledes av ÅÅÅÅ- MM-DD Obligatorisk Obligatorisk Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 24
25 lønnssystemet slik at man slipper å gjøre dette manuelt. Aarslonn Person Avtalt faktisk årslønn som fastsatt i arbeidsavtale. Stillingsprosent Person Stillingsprosent for fastlønnede som fastsatt i arbeidsavtale. Periodelonn-belop Person Timelønn (lønn knyttet til timer) i perioden. Periodelonn-antall Person Antall timer arbeid utført i perioden. Må stå i forhold til timer årsverk. Tilleggslonn Person Tilleggslønn ikke knyttet til timer i perioden (provisjon, bonus, tillegg og etterbetalinger). Person Årsverk for den ansatte. Endringsdato Person Dato for endring av fastlønn eller stillingsprosent dersom endringen gjelder tilbake i tid. Dersom en slik dato ikke rapporteres vil fastlønn og stillingsprosent gjelde fra den perioden som rapporteres. Mottar-AFP Person Om den ansatte mottar avtalefestet pensjon. Numeris k 10,2 Numeris k 10,2 Numeris k 10,2 Numeris k 10,2 Heltall. Fire siffer Timer-arsverkansatt ÅÅÅÅ- MM-DD Ja eller tomt Obligatorisk for fastlønnede Obligatorisk for fastlønnede Obligatorisk for timelønnede Obligatorisk for timelønnede Valgfri Valgfri, obligatorisk dersom avvikende årsverk skal håndteres Valgfri Valgfri, obligatorisk dersom AFPpensjonister skal Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 25
26 behandles Arbeidsdyktig Person Eventuell uføregrad til den ansatte. Status Person Forteller om den ansatte er i en status som gjør at lønnsdataene ikke kan benyttes. Gyldige koder er tomt eller A - Aktiv, S - Syk, P - Permittert, LP - Lovfestet permisjon, AP - avtalt permisjon Ja eller Nei Tomt, A, S, P, LP, og AP Obligatorisk Obligatorisk Status grad Person Angir prosentsats for status. Tall mellom 0 og 100. Landkode Person Landkode. To bokstav er. STYRK stillingskode (standard for yrkesklassifisering ) Pensjonsaldr ansatt Person Person Den ansattes pensjonsalder Valgfri, obligatorisk dersom statusene skal differensieres. Valgfri, obligatorisk dersom utenlandske adresser skal håndteres. Valgfri, obligatorisk dersom ulike dekningssett på samme organisasjonsnum mer. Valgfri, obligatorisk dersom avvikende pensjonsalder skal håndteres. Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 26
27 10 Appendix 2) Innstillinger for Outlook 2010 (unngå sikkerhetsadvarsel) I Outlook 2010 kan en få følgende dialog opp: Denne kan fjernes ved å benytte følgende innstillinger i OutLook: Maritech Lønn versjon 9.91.00 Side 27