MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET

Aurskog-Høland kommune TID: 26.03.2012 kl. 10:00 STED: FORMANNSKAPSSALEN MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat på telefon 63 85 25 17. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Gruppemøtene starter kl..08:15 Årsmøte Frivilligsentralen Orientering - Regnskap 2011 Diskusjonssak Bjørkelangen skole Kl 12:00 Lunsj Kl 12:30 Formannskapet fortsetter Etter formannskapets slutt: Folkevalgtopplæring Innføring i plan- og bygningsloven Regulering og planarbeid SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 35/12 REFERATER Plansaker: 36/12 DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL - RIVING AV BRANNSKADET HYTTE OG OPPFØRING AV NY PÅ ENDOMMEN 148/37 37/12 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERINGSPLAN FOR DIGERNESET SAMT KOMMUNEPLANENS AREALDEL - RENSEANLEGG FOR AVLØPSVANN 38/12 REGULERINGSPLAN FOR 73/93, STASJONSVEIEN 27, BJØRKELANGEN

1.GANGS BEHANDLING 39/12 UTBYGGING AV TOMT 193/55 - DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS KRAV OM REGULERINGSPLAN 40/12 MINDRE ENDRING I REGULERINGSPLANEN FOR DIGERNESET HYTTE- OG FRILUFTSSENTER, 147/3,12 41/12 UTBYGGINGSAVTALE FOR AURSKOG BRANNSTASJON Formannskapet: 42/12 ASVO BJØRKELANGEN AS - OPPFØLGING AV SAK FRA EIERMØTE 43/12 NEVERSTUA AS - OPPFØLGING AV SAK EIERMØTE 44/12 AURSKOG-HØLAND UTBYGGINGSSELSKAP AS - OPPFØLGING AV SAK FRA EIERMØTE 45/12 VALG AV VALGKOMITE FOR AURSKOG-HØLAND KOMMUNES AKSJESELSKAPER 46/12 RÅDMANNEN ORIENTERER 47/12 EVENTUELT Bjørkelangen, 14.03.2012 Jan A. Mærli ordfører

SAK NR.: 35/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 1842/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/431 Saksbeh.: Oddfrid Andresen Arkivnøkkel.: 033 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 35/12 REFERATER Vedlegg: Høringsliste Rådmannens innstilling:. Referatene tas til etterretning

SAK NR.: 36/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3263/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 11/8219 Saksbeh.: Kjetil Hauger Arkivnøkkel.:GA 148/37 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 36/12 DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS AREALDEL - RIVING AV BRANNSKADET HYTTE OG OPPFØRING AV NY PÅ EIENDOMMEN 148/37 VED MJERMEN Vedlegg: 1. Søknad om riving og gjenoppføring av brannskadd hytte (kart, situasjonsplan og tegninger av omsøkt nybygg). 2. Brev fra Akershus fylkeskommune, datert 6. januar 2012. 3. Brev fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus, datert 7. februar 2012. 4. Reviderte tegninger (situasjonsplan og omsøkt nybygg), datert 22. og 23. februar 2012. Saksopplysninger: Det er søkt om riving og gjenoppføring av brannskadd hytte på gnr. 148, bnr. 37 på Kalveneset i nordre deler av innsjøen Mjermen (vedlegg 1). Det søkes om å benytte samme grunnmur som eksisterende hytte. Den brannskadde hytta er oppført i 1970 og utgjør ca 60 m 2. Omsøkt ny hytte vil ha tilsvarende størrelse som eksisterende hytte. Det er ikke innlagt vann i dagens hytte, og det vil ikke bli innlagt vann i den omsøkte hytta i denne omgang. Det er opplyst at det vil bli søkt om å oppføre et felles renseanlegg for flere av hyttene i området, og at det først vil bli lagt inn vann når det foreligger godkjent avløpsløsning. Hytta ligger i område avsatt til LNFr-formål (Landbruks-, Natur-, Frilufts- samt reindriftsformål) i arealdelen av kommuneplanen, den ligger innenfor 100-meterssonen mot Mjermen hvor det foreligger generelt tiltaksforbud. Søker er således avhengig av innvilget dispensasjon fra arealdelen av kommuneplanen for å få godkjennelse for omsøkt tiltak. Dispensasjonsspørsmålet er oversendt Akershus fylkeskommune og Fylkesmannen i Oslo og Akershus for uttalelse. Fylkeskommunen har ingen merknader til omsøkte planer (vedlegg 2). 4

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har i sin uttalelse (vedlegg 3), ingen innvendinger til at hytta rives og gjenoppføres. Fylkesmannen mener det er uheldig å snu hytta slik at gavlen vises ut mot Mjermen, idet en bør unngå at den nye hytta framstår som mer dominerende i landskapet enn dagens hytte. Fylkesmannen ber om at det vurderes å forutsette at møneretningen beholdes. Søker har for å imøtekomme fylkesmannens merknad endret sine planer for den nye hytta. I de reviderte tegningene har ny hytte samme møneretning som dagens hytte (vedlegg 4). Relevante bestemmelser: Kommuneplanens arealdel: Punkt 3.1 i bestemmelsene til kommuneplanens arealdel, fastsetter at det er generelt forbud mot alle tiltak i 100-meterssonen mot vassdrag. Formålet Landbruks-, Natur- og Friluftsformål samt reindrift hjemler heller ikke det utførte byggetiltaket. Plan- og bygningsloven: Plan- og bygningslovens kapittel 19 fastsetter at kommunen kan innvilge søknader som dispensasjon fra godkjente planer. 19-2 fastsetter: Kommunen kan gi varig eller midlertidig dispensasjon fra bestemmelser fastsatt i eller i medhold av denne lov. Det kan settes vilkår for dispensasjonen. Dispensasjonen kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Det kan ikke dispenseres fra saksbehandlingsregler. Ved vurderingen av om det skal gis dispensasjon fra planer skal statlige og regionale rammer og mål tillegges særlig vekt. Kommunen bør heller ikke dispensere fra planer, lovens bestemmelser om planer og forbudet i 1-8 når en berørt statlig eller regional myndighet har uttalt seg negativt om dispensasjonssøknaden. Vurderinger: Plan- og bygningsloven fastsetter at dispensasjon ikke kan innvilges dersom hensynene bak bestemmelsene det dispenseres fra blir vesentlig tilsidesatt. Fylkesmannens merknad om møneretning er imøtekommet i reviderte tegninger (vedlegg 4). Rådmannen kan ikke se at kommuneplanens intensjon med byggeforbudssonen langs Mjermen tilsidesettes vesentlig ved at eksisterende brannskadd hytte tillates revet og gjenoppført. 5

Rådmannen kan ikke se at det utførte byggetiltaket vil kunne redusere natur- og friluftsverdien knyttet til Mjermen. Den aktuelle hytteeiendommen er allerede bebygd og privatisert. Byggetiltaket vurderes ikke i vesentlig grad å redusere allmennhetens tilgang på strandsonen langs Mjermen. Det omsøkte byggetiltaket kan ikke påvirke viktige naturverdier negativt, ettersom grunnen allerede er bebygget. Det omsøkte tiltaket vil ikke påvirke selve strandlinjen. Rådmannen har etter en samlet vurdering kommet fram til at omsøkt dispensasjon bør kunne innvilges. Ettersom dagens hytte er brannskadd har rådmannen også kommet til at fordelen med å innvilge omsøkt dispensasjon må kunne sies å være vesentlig større enn ulempene. Alternativer og konsekvenser: Formannskapet kan innvilge dispensasjon fra kommuneplanens arealdel, i henhold til plan- og bygningslovens 19-2. Søker vil i så fall kunne få godkjent sin byggesøknad om ny hytte. Formannskapet kan avvise omsøkt dispensasjon fra kommuneplanens arealdel. Byggetiltak på den brannskadde hytta må i så fall begrenses til nødvendig bygningsmessig vedlikehold. Konklusjon: Rådmannen mener det bør innvilges dispensasjon fra kommuneplanens arealdel (formålet LNFrformål og byggeforbudet i 100-meterssonen mot vassdrag). Søknad medfører gjenoppføring av allerede godkjent hytte som rives. Fylkesmannens merknad om gavl ut mot Mjermen er imøtekommet i de reviderte tegningene. Rådmannen kan ikke se at aktuell dispensasjon tilsidesetter kommuneplanens intensjon i vesentlig grad. Rådmannen mener også fordelen ved å innvilge dispensasjonen er vesentlig større enn ulempen. Rådmannens innstilling: Aurskog-Høland kommune innvilger dispensasjon for riving og gjenoppføring av eksisterende brannskadd hytte på gnr. 148, bnr. 37, i henhold til reviderte tegninger datert 22. og 23. februar 2012. Vedtaket er fattet i medhold av plan- og bygningslovens 19-2. Begrunnelse: Dagens hytte er brannskadd. Ny hytte skal anlegges på grunnmuren av dagens hytte. Fylkesmannens merknad om å beholde møneretning er imøtekommet ved de reviderte tegningene. Kommuneplanens intensjon vurderes ikke å bli tilsidesatt i vesentlig grad ved å innvilge dispensasjon. Fordelene ved å innvilge dispensasjon vurderes som klart større enn ulempene. 6

SAK NR.: 37/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3415/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 11/823 Saksbeh.: Kjetil Hauger Arkivnøkkel.:GA 147/3 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 37/12 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA REGULERINGSPLAN FOR DIGERNESET SAMT KOMMUNEPLANENS AREALDEL - RENSEANLEGG FOR AVLØPSVANN Vedlegg: 1. Søknad om rammetillatelse samt søknad om dispensasjon fra reguleringsplan og byggeforbud i 100-metersbeltet fra vassdrag, brev fra Asplan viak AS, datert 14. mars 2011. 2. Merknad til nabovarsel, brev fra Dag Schilling, datert 18. februar 2011. 3. Merknad til nabovarsel, e-post fra Kjell Audun Øgaard, Prøiserudbakken 67, 3030 DRAMMEN, sendt 21. februar 2011. 4. Merknad til nabovarsel, brev fra Kluge advokatforma DA v/ advokat Evjenth, datert 18. februar 2011. 5. Søkers kommentarer til merknader til nabovarsel, brev fra Asplan viak AS, datert 15. mars 2011. 6. Brev fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus, datert 27. april 2011. 7. Brev fra Akershus fylkeskommune, datert 4. mai 2011. 8. Søknad om utsettelse av behandling av søknader, brev fra Iwona Johansen, Digerneset, 1970 HEMNES, datert 29. januar 2011. 9. Svar på søknad om utsettelse, brev fra Aurskog-Høland kommune til Iwona Johansen, datert 17. februar 2012. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Diverse dokument i forhold til søknad om utslippstillatelse, delingstillatelser, opphevelse av tidligere delingstillatelser, tidligere behandlinger av søknad om dispensasjon og rammetillatelse samt søknad om ekspropriasjon og klage på vedtak om å avvise søknad om ekspropriasjon. 7

Saksopplysninger: Søknad om dispensasjon: Det foreligger en søknad fra Asplan viak AS om rammetillatelse for bygningstekniske tiltak tilknyttet Digerneset hytte og friluftssenter, samt søknad om dispensasjon fra reguleringsplan og byggeforbud i 100-meterssonen (vedlegg 1). Dispensasjonsdelen av søknaden dreier seg om følgende to forhold: Hvorvidt avløpsrenseanlegg til Digerneset hytte og friluftsenter kan anlegges som infiltrasjonsanlegg under bakken i område regulert til friluftsområde i gjeldende reguleringsplan for Digerneset. Reguleringsplanen legger opp til at avløpsanlegg skal anlegges i felt E1. Hvorvidt avløpsrenseanlegg til Digerneset hytte og friluftssenter kan anlegges i 100- meterssonen mot Mjermen. Kommuneplanen og plan- og bygningslovens 1-8 fastsetter generelt tiltaksforbud i 100-meterssonen. Søker begrunner sin søknad om dispensasjon med at det omsøkte infiltrasjonsanlegget er i samsvar med anbefalinger fra Fylkesmannens miljøvernavdeling, i samsvar med kommunens lokale forskrift for separate avløpsanlegg, i henhold til utslippstillatelse etter forurensningsloven godkjent i kommunestyret 8. november 2010 og i henhold til tidligere dispensasjonsvedtak i kommunestyret som senere er kjent ugyldig. Søker viser også til at infiltrasjonsanlegget som søkes bygget vil anlegges i nedlagt grustak, og ikke kreve omfattende anleggstiltak. Anlegget vil i sin helhet ligge under terrengnivå og arealene over kan brukes til friluftsformål i henhold til reguleringsplanen for området. Infiltrasjonsanlegget som ønskes bygget vurderes ikke å kunne gi negative effekter på helse, miljø og sikkerhet og tilbakeholdelse av bakterier og smittestoff sies å være bedre ved et infiltrasjonsanlegg enn ved et biologisk kjemisk renseanlegg. På grunn av manglende sikret atkomst til utbyggingsområdet søknaden angår, er søknaden til nå ikke behandlet av kommunen. Etter at kommunen varslet søker om at det ble vurdert å avslå søknad som følge av manglende sikret atkomst, søkte Iwona Johansen den 29. januar 2011 (vedlegg 8) om utsatt behandling av rammetillatelsen, i påvent av fylkesmannens avgjørelse i klagesak om hennes søknad om ekspropriasjon. Det ble samtidig bedt om at dispensasjonsspørsmålet i søknaden ble behandlet. I kommunens svar til Iwona Johansen den 17. februar 2012 (vedlegg 9), aksepterer kommunen at behandling av søknad om rammetillatelse avventer til fylkesmannen har avgjort klagesak knyttet til ekspropriasjonssøknaden. Kommunen svarer også at det ikke vil være noe formelt i veien å behandle dispensasjonsspørsmålet separat, og at kommunen etter hennes ønske vil igangsette realitetsbehandling av dispensasjonsspørsmålet. Merknader til nabovarsel: Nabovarselet angikk både rammetillatelsen og søknadene om dispensasjon. Merknadene som er mottatt til nabovarselet knytter seg til begge forhold. Merknad fra Dag Schilling og Kjell Audun Ødegaard (vedlegg 2 og 3) vurderes ikke å være knyttet til spørsmålet om dispensasjon og gjengis ikke her. 8

I merknad fra advokat Evjenth (vedlegg 4) knytter noen forhold seg til dispensasjonsspørsmålet. Det sies at det ikke anses akseptabelt at naboene skal påføres ulemper ved å være mottakere av spillvann fra renseanlegget, og at avløpshåndteringen må løses på egen eiendom. Det stilles spørsmål ved om kravet til grundig utredning er oppfylt. Advokat Evjenth mener at fordelen ved å innvilge dispensasjonen ikke overstiger ulempene, og at vilkårene for å kunne innvilge dispensasjon derfor ikke er tilstede. Det vises til at kommunen ikke har anledning til å gi tillatelse til forurensning av naboens grunn som en del av en byggetillatelse. Fylkesmannen i Oslo og Akershus viser i sin uttalelse (vedlegg 6) til at det omsøkte infiltrasjonsanlegget er den beste løsningen for rensing av avløpsvann. Fylkesmannen viser til at forslaget slik det nå foreligger ikke vil medføre noen endring av arealbruken da området infiltrasjonen skal foregå vil bli berørt under bakken. Akershus fylkeskommune uttaler (vedlegg 7) at tiltakshaver med det omsøkte anlegget er kommet fram til en god og robust løsning for behandling av avløpsvann fra hytte- og friluftssenteret. Det vises til at dette er viktig i et vassdrag med store utfordringer for å nå vannforskriftens krav om god miljøtilstand. Fylkesmannen vurderer konsekvensene for friluftsliv (på land og vann) av selve infiltrasjonsanlegget som lite. Søkers kommentarer til merknader til nabovarsel: Søker har kommentert merknadene til nabovarselet (vedlegg 5). Advokat Evjenths merknader til dispensasjonsspørsmålet kommenteres. Det vises til at anlegg vil bli lokalisert minimum 4 meter fra nabogrense og at målinger og beregninger viser at infiltrert og renset avløpsvann vil strømme fra infiltrasjonsanlegget og i sørlig retning. Renset avløpsvann vil dermed følge grunnvannets strømningsretning under eiendom gnr. 147, bnr. 19 mot Mjermen. Renset avløpsvann vil blandes med grunnvann og passere 6-7 meter under den ulovlig oppførte hytta på eiendommen, hvilket av søker ikke vurderes å kunne medføre ulemper for grunneieren. Det vurderes som svært lite sannsynlig at renset avløpsvann vil få en strømningsretning mot det nedlagte grustaket på gnr. 147, bnr. 8 og 9. Det vises til at avløpsvannet vil være fullrenset når det når fram til badeplassen, og det vil ikke være noen grunn til bekymring for badevannets kvalitet. Det vises til at den forurensningsmessige siden av saken ble utredet i søknad om utslippstillatelse, som ble godkjent av kommunestyret 8. november 2010. Søker viser til at et infiltrasjonsanlegg vil gi langt bedre renseeffekt enn et biologisk kjemisk renseanlegg med direkteutslipp til Mjermen, og vil medføre en betydelig sikrere driftssituasjon for renseanlegget. Søker kommer til at naboenes bekymring må betraktes som grunnløse og at fordelene ved et infiltrasjonsanlegg overstiger eventuelle ulemper, slik at det bør foreligge grunnlag for å innvilge dispensasjon. 9

Relevante bestemmelser: Kommuneplanens arealdel: Punkt 3.1 i bestemmelsene til kommuneplanens arealdel, fastsetter at det er generelt forbud mot alle tiltak i 100-meterssonen mot vassdrag. Reguleringsplan for Digerneset hytte- og friluftssenter: Gjeldende reguleringsplan for området, godkjent av kommunestyret 5. oktober 2009, legger opp til at det skal etableres et avløpsrenseanlegg i felt E1. Området hvor det ønskes etablert infiltrasjonsanlegg nå er regulert til formålet spesialområde friluftsområde og felles avkjørsel. Det er fastsatt i bestemmelsene at nye hytter i området skal tilknyttet felles avløpsanlegg. Plan- og bygningsloven: Plan- og bygningslovens 1-8 fastsetter: I 100-metersbeltet langs sjøen og langs vassdrag skal det tas særlig hensyn til natur- og kulturmiljø, friluftsliv, landskap og andre allmenne interesser. Andre tiltak etter 1-6 første ledd enn fasadeendringer kan ikke settes i verk nærmere sjøen enn 100 meter fra strandlinjen målt i horisontalplanet ved alminnelig høyvann. Dette er likevel ikke til hinder for fradeling ved innløsning av bebygd festetomt etter tomtefestelova. Forbudet etter andre ledd gjelder så langt ikke annen byggegrense er fastsatt i kommuneplanens arealdel eller reguleringsplan, jf. 11-9 nr. 5 og 12-7 nr. 2.. Plan- og bygningslovens kapittel 19 fastsetter at kommunen kan innvilge søknader som dispensasjon fra godkjente planer. 19-2 fastsetter: Kommunen kan gi varig eller midlertidig dispensasjon fra bestemmelser fastsatt i eller i medhold av denne lov. Det kan settes vilkår for dispensasjonen. Dispensasjonen kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Det kan ikke dispenseres fra saksbehandlingsregler. 10

Ved vurderingen av om det skal gis dispensasjon fra planer skal statlige og regionale rammer og mål tillegges særlig vekt. Kommunen bør heller ikke dispensere fra planer, lovens bestemmelser om planer og forbudet i 1-8 når en berørt statlig eller regional myndighet har uttalt seg negativt om dispensasjonssøknaden.. Naturmangfoldloven: Naturmangfoldloven av 19. juni 2009 slår fast at alle avgjørelser som vil kunne påvirke naturmangfold skal vurderes etter lovens 8-12. 8 omhandler kunnskapsgrunnlaget. Vedtak skal bygge på all eksisterende og tilgjengelig kunnskap. 9 fastsetter at dersom det ikke foreligger tilstrekkelig kunnskapsgrunnlag (jfr. 8) om konsekvenser av beslutningen som skal fattes, skal føre-var-prinsippet komme til anvendelse. 10 slår fast prinsippet som samlet belastning. Hvilket innebærer at det er summen av alle tiltak sine virkninger på et økosystem som er avgjørende. 11 slår fast prinsippet om at kostnadene ved miljøforringelse skal bæres av tiltakshaveren. Endelig fastslår 12 at det er de mest miljøforsvarlige teknikker og driftsmetoder som skal benyttes. Vurderinger: Rådmannen har forståelse for at søker ønsker separat behandling av dispensasjonsspørsmålet og rammetillatelsen. Søknad om dispensasjon vil aldri være noe man kan forvente å få innvilget, og spørsmålet vil være avgjørende for valg av avløpsløsning og hvorvidt rammetillatelsen vil kunne godkjennes på et seinere tidspunkt eller ikke. Plan- og bygningsloven stiller krav om at bestemmelsens hensyn ikke skal tilsidesettes i vesentlig grad for at en dispensasjon skal kunne innvilges. Rådmannen kan ikke se at et infiltrasjonsanlegg under bakken verken tilsidesetter reguleringsplanens formål (friluftsområde og felles avkjørsel) eller kommuneplanens og lovens formål med tiltaksforbud i 100-meterssonen. Det aktuelle området for avløpsanlegg utgjør et nedlagt grustak som i forbindelse med tiltaket kan istandsettes på overflaten til friluftsformål. Plan- og bygningsloven stiller krav om at fordelen med å innvilge dispensasjon skal være klart større enn ulempene. Nabo viser til at det ikke kan være en riktig løsning å påføre nabo ulemper og at spillvannet bør håndteres på egen eiendom. Søker viser til at det ikke vil kunne bli særlige ulemper for naboene knyttet til det omsøkte infiltrasjonsanlegget. Fylkesmannen og fylkeskommunen viser til at omsøkt type anlegg vil være den beste og mest robuste løsningen for avløpshåndtering i området. 11

Rådmannen vil i denne sammenheng vise til at utslippstillatelse for omsøkt infiltrasjonsanlegg foreligger, og at de forurensningsmessige sidene av saken ble håndtert i den forbindelse. Rådmannen kan for øvrig ikke se at et infiltrasjonsanlegg under bakken som omsøkt vil kunne påføre naboene ulemper som overstiger fordelen av at man oppnår den beste og mest robuste løsningen for avløpshåndtering. Det er ikke kjent at det er eller er grunn til å tro at det er knyttet særlige naturverdier til området som tilsier at det bør skaffes mer kunnskap, jfr. naturmangfoldlovens 8 og 9. Naturmangfoldlovens 11 vurderes ivaretatt ved at det er tiltakshaver som må bære kostnadene ved opparbeidelsen av avløpsanlegget som er en konsekvens av tiltakshavers utbyggingsplaner. Naturmangfoldlovens 10 og 12 vurderes å underbygge en beslutning om å innvilge de omsøkte dispensasjoner, idet det synes klart at infiltrasjonsanlegg vil være den beste og mest robuste løsningen for avløpshåndtering i området. Alternativer og konsekvenser: Dersom kommunen kommer til at hensynene bak bestemmelsene det er søkt dispensasjon fra ikke tilsidesettes i vesentlig grad og at fordelene ved å innvilge dispensasjon er klart større enn ulempene, kan kommunen innvilge omsøkte dispensasjoner. Selv om kriteriene for å innvilge dispensasjon er oppfylt kan søknad om dispensasjon avslås av kommunen. Dersom kommunen kommer til at hensynene bak bestemmelsene det er søkt dispensasjon fra blir tilsidesatt og/eller at fordelene ved å innvilge dispensasjon ikke er klart større enn ulempene, skal kommunen avslå omsøkte dispensasjoner. Tiltakshaver må i så fall se etter andre løsninger, og søke om utslippstillatelse for en annen løsning på nytt. Konklusjon: Rådmannen er kommet til at hensynene bak bestemmelsene det er søkt om dispensasjon fra (reguleringsplan, kommuneplan og plan- og bygningslovens 1-8) ikke tilsidesettes i vesentlig grad, og at fordelene ved å innvilge dispensasjonene er klart større enn ulempene. Rådmannen vil anbefale formannskapet å innvilge omsøkte dispensasjoner, under følgende forutsetning: Bakken over infiltrasjonsanlegget må istandsettes på en måte som gjør det egnet som friluftsområde i henhold til gjeldende reguleringsplan. Rådmannens innstilling: Aurskog-Høland kommune godkjenner dispensasjon fra: - reguleringsplan for Digerneset hytte- og fritidsfelt, godkjent av kommunestyret 5. oktober 2009, - tiltaksforbudet i 100-metersbeltet mot vassdrag fastsatt i gjeldende kommuneplan og i planog bygningslovens 1-8, 12

i henhold til søknad datert 14. mars 2011, for etablering av infiltrasjonsanlegg for avløp, under følgende forutsetning: Bakken over infiltrasjonsanlegget må istandsettes på en måte som gjør det egnet som friluftsområde i henhold til gjeldende reguleringsplan. Vedtaket er fattet i medhold av plan- og bygningslovens 19-2. 13

SAK NR.: 38/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 4027/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/306 Saksbeh.: Henry Michael Ødegaard Arkivnøkkel.: PLAN 000 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 38/12 REGULERINGSPLAN FOR 73/93, STASJONSVEIEN 27, BJØRKELANGEN 1.GANGS BEHANDLING Vedlegg: 1. Oversendelsesbrev datert 06.03.12 2. Planbeskrivelse datert 06.03.12 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Forslag til reguleringsplan datert 06.03.12 Forslag til reguleringsbestemmelser datert 06.03.12 Illustrasjonsplan ROS-analyse datert 23.02.12 Oppstartsvarsel i brevs form Oppstartsvarsel - avisannonse Saksopplysninger: ASVO Bjørkelangen AS har kjøpt den gamle Mosebyforretningen i Stasjonsveien. Eiendommen er på i overkant av 4 daa. ASVO Bjørkelangen AS skal flytte sin virksomhet dit. Bygningsmassen på eiendommen planlegges økt. Det planlegges også nytt garasjebygg i syd-østre del av eiendommen på sikt. Eiendommen er i kommuneplanens arealdel avsatt til område for næringsformål og en liten del i sydøst til idrettsformål. Hele eiendommen reguleres til byggeområde for forretning/kontor/industri. Østre del av eiendommen befinner seg innenfor hensynssone for flomfare, og her tillates ikke ny bebyggelse bygget under kote 127,5 m.o.h. Parkeringsplasser tillates opparbeidet over kotehøyde 126,5 m.o.h. Eiendommen er i dag uregulert. For å få på plass et hjemmelsgrunnlag for planlagt videreutvikling av eiendommen, har ASVO engasjert ØRP til å utarbeide forslag til reguleringsplan. Planforslaget legges med dette fram for 1.gangs behandling med forslag om utlegging til offentlig ettersyn. Igangsetting av planarbeid har blitt varslet på vanlig måte. Det foreligger uttalelser fra overordnet myndighet. Disse er kommentert i planbeskrivelsen.

Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven Vurderinger: Vi slutter oss til konsulentens vurderinger av innkomne merknader fra overordnete myndigheter. Det foreligger ikke merknader fra nabolaget. Planforslaget gir et forutsigbart og entydig hjemmelsgrunnlag for framtidig virksomhet på eiendommen. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at planforslaget godkjennes utlagt til offentlig ettersyn. Rådmannens innstilling:. Formannskapet godkjenner forslaget til detaljreguleringsplan for Stasjonsveien 27, gnr.73, bnr.93 med bestemmelser, datert 06.03.12, utlagt til offentlig ettersyn. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-11. 15

SAK NR.: 39/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3962/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/392 Saksbeh.: Henry Michael Ødegaard Arkivnøkkel.: GA 193/55 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 39/12 UTBYGGING AV TOMT 193/55 - DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLANENS KRAV OM REGULERINGSPLAN Vedlegg: 1. Søknad om dispensasjon fra A/S Aurskog-Høland Utbyggingsselskap, datert 31.01.12. 2. Oversiktskart 3. Detaljkart 4. Statens vegvesen datert 13.02.12 Saksopplysninger: I F-sak 94/11 ble det gitt dispensasjon fra kravet om reguleringsplan for utbygging av tomta sør for Aur gjestegård, langs fylkesveien gjennom sentrum. Tilsvarende dispensasjon ønskes nå for tomta øst for Aur gjestegård, ut mot Kompveien. Søknaden om dispensasjon er oversendt overordnede myndigheter og Aurskog vekst til uttalelse. Det foreligger uttalelse fra vegvesenet. Vegvesenet vil ikke motsette seg at kommunen gir dispensasjon. Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven. Vurderinger: Slik vi ser det er omsøkte flytting i tråd med intensjonene i pågående planarbeid. Den type virksomhet det her er snakk om, bør flyttes ut av boligområdene og lokaliseres på allerede tilrettelagte næringsarealer ut mot Kompveien. Lovens krav om at fordelene skal være større enn ulempene, samlet sett, anses oppfylt. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at dispensasjonssøknaden innvilges.

Rådmannens innstilling:. Formannskapet dispenserer fra kommuneplanens krav om godkjent reguleringsplan som forutsetning for bygging av bilforretning på gnr. 193, bnr. 55. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens 19-2. 17

SAK NR.: 40/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3896/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/356 Saksbeh.: Henry Michael Ødegaard Arkivnøkkel.: L12 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 40/12 MINDRE ENDRING I REGULERINGSPLANEN FOR DIGERNESET HYTTE- OG FRILUFTSSENTER, 147/3,12 Vedlegg: 1. Brev fra fylkesmannen datert 06.01.12 2. Brev fra advokatfirmaet Røseid & Tønsberg AS datert 20.02.12 Saksopplysninger: Atkomstveien fra fylkesveien og inn til Digerneset hytte- og friluftssenter er regulert som felles atkomstvei. De første 50 meterne av denne veien ligger på gnr.147, bnr.4, hjemmelshaver Ove Kristian Stenby. I forbindelse med fradeling av boligtomt fra denne eiendommen med atkomst via denne strekningen, har fylkesmannen kommet med følgende betenkning: Det er imidlertid naturlig å tolke planen slik at atkomsten skal være felles for hele Digerneset hytte og friluftssenter og tomtene der. Problemstillingen blir her om atkomst også til andre tomter som evt. fradeles i området, som ikke omfattes av byggeområdet i reguleringsplanen, kan tillates eller om dette må anses for å komme i strid med reguleringsplanen. Etter fylkesmannens oppfatning fremstår disse spørsmål som uavklarte i kommunens vedtak. Etter vår vurdering vil det være en fordel at det avklares reguleringsmessig dersom en avkjørsel til den omsøkte tomten skal skje via felles adkomstveg til Digerneset hytte og friluftssenter. Etter Fylkesmannens vurdering kan dette skje/godkjennes som mindre vesentlig reguleringsendring. I henhold til fylkesmannens anbefaling har kommunen fremmet følgende forslag om mindre endring i reguleringsplanen: Det presiseres at felles vei også skal være felles vei for gnr.147, bnr.4 og senere fradelte parseller fra denne eiendommen. Endringen har vært oversendt berørte parter for ev. uttalelser. Det foreligger et brev fra advokatfirmaet Røseid & Tønsberg AS, hvor de skriver at reguleringsendringen aksepteres under nærmere angitte forutsetninger. Myndigheten til å godkjenne mindre regulerings-endringer er som kjent tillagt formannskapet. Vi finner derfor ingen grunn til å gå inn på disse nærmere angitte

forutsetninger, men vurderer de deler av brevet som inneholder planfaglige merknader til den foreslåtte reguleringsendringen. Det bemerkes at det er bygd en vei opp fra den regulerte veien på gnr.147, bnr.4. Det hevdes videre at denne veien vil vanskeliggjøre opparbeidelse av den regulerte veien i henhold til reguleringsplanen. Det bes derfor om at den regulerte veien flyttes. Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven. Vurderinger: Den regulerte felles atkomstveien er lagt i traséen for eksisterende vei. Fra denne veien er det bygd vei opp til tomt som søkes fradelt. Representanter for kommunalteknisk drift har vært på befaring og konstatert at den bygde veien opp til omsøkte tomt, ikke er til hinder for nødvendig oppgradering av eksisterende vei i henhold til reguleringsplanen. Konklusjon: Reguleringsendringen anbefales godkjent som foreslått. Rådmannens innstilling:. Formannskapet godkjenner følgende tatt inn som tillegg i 3 B i reguleringsbestemmelsene for Digerneset hytte- og friluftssenter: Felles atkomstvei over gnr.147, bnr.4 og fram til grensen mot gnr.147, bnr.12, er felles atkomstvei for alle eiendommer innenfor planbegrensningen for reguleringsplanen for Digerneset hytte og friluftssenter, og for gnr.147, bnr.4 og fradelte parseller fra denne eiendommen. Vedtaket er fattet som en mindre endring av reguleringsplanen med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-14. 19

SAK NR.: 41/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 2418/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 11/8053 Saksbeh.: Henry Michael Ødegaard Arkivnøkkel.: L12 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 41/12 UTBYGGINGSAVTALE FOR AURSKOG BRANNSTASJON Vedlegg: 1. Utbyggingsavtale underskrevet av tiltakshaver. Saksopplysninger: Utbyggingsavtalen inneholder de samme betingelsene som øvrige utbyggingsavtaler for sentrumsnær boligbygging på Aursmoen. Andelen til utbygging av kommunal infrastruktur i sentrumsområdet er som på øvrige prosjekter satt til kr 25000,- pr. boenhet. Utbyggingstakten er i henhold til boligbyggeprogrammet, dvs. prosjektet kan ferdigstilles med 18-20 boenheter i 2012. Øvrige deler av utbyggingsavtalen inneholder standard avtalevilkår. Avtalen legges fram for formannskapet til godkjenning, for påfølgende signatur v/ordføreren. Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven. Vurderinger: Avtalen er i tråd med tilsvarende avtaler for sentrumsnære boligprosjekter på Aursmoen. Økonomiske vurderinger: Prosjektet kan knyttes til dagens infrastruktur i området. Ytterligere utbygging på Aursmoen vil kreve betydelige investeringer i kommunalteknisk infrastruktur. Det er rimelig at alle prosjekter i området er med på å bidra til framtidige investeringer, og at ikke alt skal belastes det prosjektet som konkret utløser behovet for nye kommunaltekniske anlegg. Konklusjon: 20

Rådmannen anbefaler utbyggingsavtalen godkjent. Rådmannens innstilling: Formannskapet godkjenner utbyggingsavtalen for Aurskog brannstasjon. Vedtaket er fattet med hjemmel i kapittel 17 i plan- og bygningsloven. SAK NR.: 42/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3371/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/134 Saksbeh.: Dagfinn Lunner Arkivnøkkel.: 037 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 42/12 Kommunestyret / ASVO BJØRKELANGEN AS - OPPFØLGING AV SAK FRA EIERMØTE Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Referat fra eiermøte i AS Aurskog-Høland utbyggingsselskap, ASVO Bjørkelangen AS og Neverstua AS. 2. Kommunestyresak nr. 3/12 av 07.02.12 om oppfølging fra eiermøte. 3. Brev fra Rømskog kommune av 13.02.12 om å etterleve pkt. 11 i Eierskapsmeldingen. Saksopplysninger: Kommunestyret har i møte 7.2. d.å. (sak nr. 3/12), på bakgrunn av vedtak i forutgående eiermøte, gjort vedtak om at de kommunale selskapene skal følge opp Eierskapsmeldingens pkt. 11 om rutiner for blant annet egenevaluering. I Eierskapsmeldingens pkt. 11 står følgende: Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret, jfr. pkt. 8, anbefales det at følgende rutiner etableres som en del av styrets rammer. Styret skal: - Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar ansvars- og oppgavefordeling. - Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. - Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. - Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. 21

- Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. - Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Ingen selskaper som kommunen eier eller er medeier i har nedfelt i vedtekter eller andre styringsdokumenter at styret skal gjennomføre slike krav. Alle selskapene avlegger imidlertid årsmelding. Tiltak: - Styrene oppfordres til å utarbeide årlige handlingsplaner. - Styrene oppfordres til å foreta egenevaluering. Kommunestyret har spesielt påpekt at styrene bør foreta egenevaluering. Rådmannen foreslår at det i særskilt kommunestyrevedtak blir bedt om at eierrepresentanten i generalforsamlingen pålegges om å gjøre vedtak om at styret skal foreta egenevaluering. Rådmannen foreslår at det særskilt blir redegjort for erfaringene med dette på førstkommende eiermøte i 2013. For øvrig vil rådmannen foreslå at det øvrige tiltakspunktet i Eierskapsmeldingens pkt. 11 om årlige handlingsplaner blir fulgt opp. Vurderinger: Rådmannen mener at en egenevaluering av styrets arbeid er viktig. Her kan styret gjøre en vurdering av sitt eget arbeid og vurdere den samlede kompetansen til styret. Det er rimelig at styret kommer inn på dets svake og sterke sider, roller og ansvarsfordeling. Styrets egenevaluering bør etter dette omfatte en vurdering av styrets sammensetning og måten styret fungerer på, både individuelt og som gruppe i forhold til de mål som er satt. Egenevalueringsrapporten bør kunne gjøres tilgjengelig for valgkomiteen slik at valgkomiteen kan justere på styresammensetningen dersom dette anses nødvendig i forhold til blant annet kompetanse. Rådmannen viser ellers til styrevervkurset som ble holdt for styremedlemmer i selskapene 26. august 2011. Her ble det fremholdt fra KS Bedrift sin foredragsholder at styreevaluering generelt er et forsømt område. Hensikten med evalueringen er å: - gjøre styret bedre - optimalisere forholdet mellom styret og daglig leder - optimalisere kontakten med eieren - gjøre virksomheten/selskapet bedre - utvikle styret som styre Flere konsulentselskaper har maler for hvordan en skjematisk kan sette opp en egenevalueringsrapport. Forholdet til medeier Rømskog 22

Rømskog kommune eier som kjent 20 % av aksjene i ASVO Bjørkelangen AS. Rømskog kommune har uttalt i brev av 13.02.12 at de ser positivt på at selskapet oppfordres til å etterleve pkt. 11 i kommunens eierskapsmelding. Rådmannen foreslår at det sendes en henvendelse til Rømskog kommune om at de på samme måte ber eierrepresentanten i generalforsamlingen gi tilsvarende pålegg. Konklusjon: Det er generalforsamlingen som har myndighet til å beordre styret. Derfor må kommunestyrets anbefaling om å følge opp Eierskapsmeldingen gå via generalforsamlingen i selskapet. Rådmannens innstilling:. 1. Eierrepresentanten i generalforsamlingen for ASVO Bjørkelangen AS pålegges å be styret: a) gjennomføre en årlig egenevaluering b) å redegjøre for erfaringene med egenevaluering på førstkommende eiermøte. c) følge opp det øvrige tiltakspunktet i Eierskapsmeldingens pkt. 11 om årlige handlingsplaner. 2. Rømskog kommune anmodes om å gjøre tilsvarende vedtak. 23

SAK NR.: 43/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3468/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/135 Saksbeh.: Dagfinn Lunner Arkivnøkkel.: 037 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 43/12 Kommunestyret / NEVERSTUA AS - OPPFØLGING AV SAK EIERMØTE Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Referat fra eiermøte i AS Aurskog-Høland utbyggingsselskap, ASVO Bjørkelangen AS og Neverstua AS. 2. Kommunestyresak nr. 2/12 av 07.02.12 om oppfølging fra eiermøte Neverstua AS. Saksopplysninger: Kommunestyret har i møte 7.2. d.å. (sak nr. 3/12), på bakgrunn av vedtak i forutgående eiermøte, gjort vedtak om at de kommunale selskapene skal følge opp Eierskapsmeldingens pkt. 11 om rutiner for blant annet egenevaluering. I Eierskapsmeldingens pkt. 11 står følgende: Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret, jfr. pkt. 8, anbefales det at følgende rutiner etableres som en del av styrets rammer. Styret skal: - Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar ansvars- og oppgavefordeling. - Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. - Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. - Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. - Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. - Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Ingen selskaper som kommunen eier eller er medeier i har nedfelt i vedtekter eller andre styringsdokumenter at styret skal gjennomføre slike krav. Alle selskapene avlegger imidlertid årsmelding. Tiltak: - Styrene oppfordres til å utarbeide årlige handlingsplaner.

- Styrene oppfordres til å foreta egenevaluering. Kommunestyret har spesielt påpekt at styrene bør foreta egenevaluering. Rådmannen foreslår at det i særskilt kommunestyrevedtak blir bedt om at eierrepresentantene i generalforsamlingen pålegges om å gjøre vedtak om at styret skal foreta egenevaluering. Rådmannen foreslår at det særskilt blir redegjort for erfaringene med dette på førstkommende eiermøte i 2013. For øvrig vil rådmannen foreslå at det øvrige tiltakspunktet i Eierskapsmeldingens pkt. 11 om årlige handlingsplaner blir fulgt opp. Vurderinger: Rådmannen mener at en egenevaluering av styrets arbeid er viktig. Her kan styret gjøre en vurdering av sitt eget arbeid og vurdere den samlede kompetansen til styret. Det er rimelig at styret kommer inn på dets svake og sterke sider, roller og ansvarsfordeling. Styrets egenevaluering bør etter dette omfatte en vurdering av styrets sammensetning og måten styret fungerer på, både individuelt og som gruppe i forhold til de mål som er satt. Egenevalueringsrapporten bør kunne gjøres tilgjengelig for valgkomiteen slik at valgkomiteen kan justere på styresammensetningen dersom dette anses nødvendig i forhold til blant annet kompetanse. Rådmannen viser ellers til styrevervkurset som ble holdt for styremedlemmer i selskapene 26. august 2011. Her ble det fremholdt fra KS Bedrift sin foredragsholder at styreevaluering generelt er et forsømt område. Hensikten med evalueringen er å: - gjøre styret bedre - optimalisere forholdet mellom styret og daglig leder - optimalisere kontakten med eieren - gjøre virksomheten/selskapet bedre - utvikle styret som styre Flere konsulentselskaper har maler for hvordan en skjematisk kan sette opp en egenevalueringsrapport. Konklusjon: Det er generalforsamlingen som har myndighet til å beordre styret. Derfor må kommunestyrets anbefaling om å følge opp Eierskapsmeldingen gå via generalforsamlingen i selskapet. Rådmannens innstilling:. 1. Eierrepresentantene i generalforsamlingen for Neverstua AS pålegges å be styret: a) gjennomføre en årlig egenevaluering b) å redegjøre for erfaringene med egenevaluering på førstkommende eiermøte. 25

c) følge opp det øvrige tiltakspunktet i Eierskapsmeldingens pkt. 11 om årlige handlingsplaner. 26

SAK NR.: 44/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3476/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/133 Saksbeh.: Dagfinn Lunner Arkivnøkkel.: 037 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 44/12 Kommunestyret / AURSKOG-HØLAND UTBYGGINGSSELSKAP AS - OPPFØLGING AV SAK FRA EIERMØTE Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Referat fra eiermøte i AS Aurskog-Høland utbyggingsselskap, ASVO Bjørkelangen AS og Neverstua AS. 2. Kommunestyresak nr. 1/12 av 07.02.12 om oppfølging fra eiermøte AS Aurskog-Høland Utbyggingsselskap. Saksopplysninger: Kommunestyret har i møte 7.2. d.å. (sak nr. 3/12), på bakgrunn av vedtak i forutgående eiermøte, gjort vedtak om at de kommunale selskapene skal følge opp Eierskapsmeldingens pkt. 11 om rutiner for blant annet egenevaluering. For Aurskog-Høland Utbyggingsselskap AS ble det også vedtatt at spørsmålet om en eventuell navneendring av selskapet blir å ta opp i egen sak. I Eierskapsmeldingens pkt. 11 står følgende: Rutine r for kompetansevurdering av selskapsstyrene For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret, jfr. pkt. 8, anbefales det at følgende rutiner etableres som en del av styrets rammer. Styret skal: - Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar ansvars- og oppgavefordeling. - Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. - Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. - Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. - Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. - Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport.

Ingen selskaper som kommunen eier eller er medeier i har nedfelt i vedtekter eller andre styringsdokumenter at styret skal gjennomføre slike krav. Alle selskapene avlegger imidlertid årsmelding. Tiltak: - Styrene oppfordres til å utarbeide årlige handlingsplaner. - Styrene oppfordres til å foreta egenevaluering. Kommunestyret har spesielt påpekt at styrene bør foreta egenevaluering. Rådmannen foreslår at det i særskilt kommunestyrevedtak blir bedt om at eierrepresentantene i generalforsamlingen pålegges om å gjøre vedtak om at styret skal foreta egenevaluering. Rådmannen foreslår at det særskilt blir redegjort for erfaringene med dette på førstkommende eiermøte i 2013. For øvrig vil rådmannen foreslå at det øvrige tiltakspunktet i Eierskapsmeldingens pkt. 11 om årlige handlingsplaner blir fulgt opp. Vurderinger: Rådmannen mener at en egenevaluering av styrets arbeid er viktig. Her kan styret gjøre en vurdering av sitt eget arbeid og vurdere den samlede kompetansen til styret. Det er rimelig at styret kommer inn på dets svake og sterke sider, roller og ansvarsfordeling. Styrets egenevaluering bør etter dette omfatte en vurdering av styrets sammensetning og måten styret fungerer på, både individuelt og som gruppe i forhold til de mål som er satt. Egenevalueringsrapporten bør kunne gjøres tilgjengelig for valgkomiteen slik at valgkomiteen kan justere på styresammensetningen dersom dette anses nødvendig i forhold til blant annet kompetanse. Rådmannen viser ellers til styrevervkurset som ble holdt for styremedlemmer i selskapene 26. august 2011. Her ble det fremholdt fra KS Bedrift sin foredragsholder at styreevaluering generelt er et forsømt område. Hensikten med evalueringen er å: - gjøre styret bedre - optimalisere forholdet mellom styret og daglig leder - optimalisere kontakten med eieren - gjøre virksomheten/selskapet bedre - utvikle styret som styre Flere konsulentselskaper har maler for hvordan en skjematisk kan sette opp en egenevalueringsrapport. Navneendring av selskapet: Styret fremmer ingen sak om endring av selskapets navn. (07.03.2012) Konklusjon: 28

Det er generalforsamlingen som har myndighet til å beordre styret. Derfor må kommunestyrets anbefaling om å følge opp Eierskapsmeldingen gå via generalforsamlingen i selskapet. Rådmannens innstilling:. 1. Eierrepresentantene i generalforsamlingen i AS Aurskog-Høland Utbyggingsselskap pålegges å be styret: a) gjennomføre en årlig egenevaluering b) å redegjøre for erfaringene med egenevaluering på førstkommende eiermøte. c) følge opp det øvrige tiltakspunktet i Eierskapsmeldingens pkt. 11 om årlige handlingsplaner. 29

SAK NR.: 45/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 4361/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/340 Saksbeh.: Dagfinn Lunner Arkivnøkkel.: 037 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 45/12 VALG AV VALGKOMITÈ FOR AURSKOG-HØLAND KOMMUNES AKSJESELSKAPER Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Kommunestyresak nr. 14/12 fra møte 12.03.12 Valg av valgkomitè for Aurskog-Høland kommunes aksjeselskaper samt instruks for valgkomiteen. - Instruks om sammensetning av valgkomitè for Aurskog-Høland kommunes aksjeselskaper av 17.02.12 (vedtatt av kommunestyret 12.03.12). Saksopplysninger: Kommunestyret har i møte 12.03.12 bedt om at generalforsamlingene i Neverstua AS, A-H Utbyggingsselskap AS og ASVO Bjørkelangen AS om å vedta følgende vedtektsendring: 7 sak nr. 7 valg av valgkomitè strykes. Kommunestyret har vedtatt at det skal ligge til formannskapet å velge valgkomitè for selskapene. Vurderinger: Rådmannen er opptatt av at generalforsamlingen foretar vedtektsendring før det skal velges nytt styre. I kommunestyresak 14/12 fra møte 12.03.12 ble det skissert hvordan saksgangen kan være. Her ble det foreslått å ha ekstraordinær generalforsamling for vedtektsendring og deretter ordinær generalforsamling. Alternativet er at vedtektsendring og valg av styre etter ny rutine foretas i ett og samme møte. Følger en denne tidsplanen blir det på førstkommende generalforsamling i juni måned først vedtatt vedtektsendring under sak nr. 4 innkomne saker. Dernest foretas under sak nr. 7 valg av styre basert på innstilling fra valgkomitè.

Etter retningslinjene vedtatt av kommunestyret 12.03.12 skal det velges en valgkomitè på 3 medlemmer til valg av styremedlemmer i de ovennevnte selskapene. Rømskog tiltrer valgkomiteen med èn representant for så vidt gjelder ASVO Bjørkelangen AS. Rådmannen vil påpeke at det ikke er regulert hva slags rettigheter representanten fra Rømskog skal ha med tanke på fulle rettigheter eller bare rett til å uttale seg. Rådmannen foreslår at Rømskogs representant gis fulle rettigheter. Ved stemmelikhet i valgkomitèen avgjøres valget av lederen. Ved Neverstua AS har det vært praksis å bruke valgkomitè. Ved siste generalforsamling 6. juni 2011 ble dette ikke valgt valgkomitè. Dermed er det for tiden ingen sittende valgkomitè i funksjon. Valgperioder Etter regler for sammensetning og instruks for valgkomitèen skal medlemmene i valgkomiteen velges for 3 år om gangen. For å komme på tur med valgperiodene må en ved første gangs valg velge representant a) for 1 år, representant b) for 2 år og representant c) for 3 år. Varamedlemmer Varamedlemmer skal velges for ett år om gangen. Rådmannen foreslår at det velges 2 varamedlemmer i nummerrekkefølge. Rådmannens innstilling:. Som valgkomitè for valg av styre i selskapene Neverstua AS, A-H Utbyggingsselskap AS og ASVO Bjørkelangen AS velges: a) velges for 1 år b) velges for 2 år c) velges for 3 år Som varamedlemmer velges i nummerrekkefølge: 1. 2. 31

SAK NR.: 46/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3925/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/871 Saksbeh.: Oddfrid Andresen Arkivnøkkel.: 033 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 46/12 RÅDMANNEN ORIENTERER

SAK NR.: 47/12 Utvalg: FORMANNSKAPET Lnr.: 3927/12 Møtedato: 26.03.2012 Arkivsaksnr.: 12/872 Saksbeh.: Oddfrid Andresen Arkivnøkkel.: 033 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet 26.03.2012 47/12 EVENTUELT