AGRESSO WEB - BRUKERMANUAL UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP TIMEREGISTRERING OG ØKONOMISK OPPFØLGING AV PROSJEKTER I AGRESSO WEB 1. Timeregistrering... 2 1.1 Hvordan komme inn på timeregistreringen... 2 1.2 Timeregistrering... 3 1.3 Lagring av timelisten... 6 1.4 Finne frem lagrede timelister... 7 1.5 Attestering av timelister... 8 2. Økonomisk oppfølging av prosjekter... 10 2.1 Hvor finner jeg oversikt over prosjektene mine?... 10 2.2 Hvordan får jeg opp saldoen på prosjektene mine?... 11 2.3 Hvordan finne videre informasjon om en kostnad ført på prosjektet?... 12 2.4 Oversikt over timer brukt på prosjektet... 13 2.5 Ytterligere prosjektinformasjon... 13 Valborg Lippestad 21. november 2006 økonomistaben
1. Timeregistrering 1.1 Hvordan komme inn på timeregistreringen 1. Åpne Agresso-WEB-ikonet på skrivebordet Pålogging på Agresso WEB Logg på med ditt brukernavn: firma: 01 passord: NB! Samme som for skriving av reiseregninger og fakturaattestering. Dersom du ikke har fått brukernavn eller passord, kontakt administrasjonen du er tilknyttet. Menypunkt for timeregistrering Klikk på Self Service, så Timelister & utlegg og Timeregistrering. Når du har fått opp registreringsbildet, kan du gjerne lagre dette under Mine snarveier som du finner oppe til høyre i bildet. Klikk på Tilføy. 2
1.2 Timeregistrering Velg riktig periode og klikk på Ny. Registrer delprosjekt (arb.ordre), aktivitetskode og antall timer. OBS! Er du usikker på hvilket prosjektnummer, aktivitet med mer se Felthjelp, neste bilde. 3
Felthjelp ved timeregistrering Dersom du ønsker informasjon om hvilke prosjekter som er tilgjengelige for timeregistrering, hvilke aktiviteter som finnes på prosjektet du har valgt med mer, kan du klikke på lupen til venstre for prosjektkoden (arb.ordren). Du får nå en utvidet meny. Klikk på spørsmålstegnet til høyre for arb.ordre og skriv inn søkekriteriene. Eksempel på søk: 4
På dette eks. ønskes det å søke opp prosjekter på IMT. IMT har instituttkode 23 og alle prosjekter på IMT har derfor 23 som andre og tredje karakter i prosjektkoden. Bruk * foran og bak søket. Da får du med alt som finnes for det gitte søket. Utvidet søk: Det er også mulig å søke opp prosjekter basert på blant annet kundenummer. Klikk på avansert. Da får opp følgende dialogboks: Skriv inn de søkekriteriene du ønsker og klikk på lupen. Når du er ferdig med felthjelp, trykk på minimer nederst i menyen og du kommer tilbake til utgangspunktet før felthjelp-søket. Kopiere en timeliste Det er mulig å kopiere en timeliste fra en annen uke. Da slipper man å skrive inn prosjektnummer på nytt. Det eneste som da må gjøres er å fylle inn antall timer. Klikk på kopier. Følgende dialogboks kommer frem: Velg hvilken uke du ønsker å kopiere i rullgardinmenyen og klikk OK. 5
Den kopierte uken legger seg på den aktuelle perioden du skal registrere, men uten noe timeantall. Fyll derfor ut timene. 1.3 Lagring av timelisten Dersom du ønsker å registrere flere timer eller redigere senere i samme uke må du trykke på Kladd. NB! Når du er ferdig med timeføringen for en uke må du hente opp denne uken og trykke på Lagre. Du kan da ikke senere lagre noe mer i den aktuelle uken. Om du ønsker å se status på dine timelister, kan du trykke på Vis. Hvis du ikke lagrer, bare har utkast, blir timene ikke tatt med i timekjøringen (fakturerbare timer blir da ikke fakturert). Når timelisten er ferdig lagret, kommer denne beskjeden: 6
1.4 Finne frem lagrede timelister For å finne frem lagrede timelister trykker du på Vis på menyen. Du vil da få en liste over alle timelister: Dersom du ønsker å se den enkelte ukeperiode, klikker du på den du ønsker, som her for eksempel: 200628, dvs. uke 28 i 2006. Da vises uke 28 slik: Status for uke 28 er godkjent. Det er ikke mulig å føre timer feltet er i grått. 7
1.5 Attestering av timelister Alle timer som er ført på eksternfinansierte prosjektet må attesteres av prosjektleder. NB! Som prosjektleder får du dine egne timer på prosjektet til godkjenning. Disse må også godkjennes! Timelister som krever godkjenning/attestering vil komme opp til venstre på startsiden i Agresso Web: Ved å trykke på "Timelister til godkjenning" vil man få opp timelistene som skal godkjennes: For å få fram timene til godkjenning, for eksempel Bolkesjø i uke 31 trykker man på navnet markert i blått. 8
En vil da få fram timelisten: Timene som skal godkjennes er markert med hvitt, de andre er skravert. Huk av i boksen helt til venstre og velg "godkjenn" for de timene som skal godkjennes. Merk at blanke rader uten førte timer også må godkjennes! Trykk til slutt "Lagre" øverst på siden. Timelisten er nå godkjent! Mener du at timene er feilført, klikker du på forstørrelsesglasset på den linjen til det aktuelle prosjektet. Skriv forklaring i kommentarfeltet og trykk "ikke godkjent". 9
2. Økonomisk oppfølging av prosjekter Med den nye web-baserte agressoløsningen vil den enkelte være i stand til selv å følge opp prosjekter økonomisk. Den overordnede kontroll skal administrasjonen fortsatt ta seg av, og det er fortsatt mulig å spørre om hjelp. Løsningen vil imidlertid bety en god hjelp for emneansvarlige, prosjektledere og eiere av forskningskonti som ønsker å ha oversikt over kostnadsutviklingen og disponible midler. Nedenfor er det beskrevet hvordan den enkelte kan få oversikt over sine disponible midler med noen tastetrykk! 2.1 Hvor finner jeg oversikt over prosjektene mine? Logg deg inn på vanlig måte på Agresso Web (samme måte som ved regningsattestering og eventuelt timeregistrering). Du får da opp et bilde tilsvarende nedenfor: Nede på siden finner du T/P-prosjekt. For å få fram hele bildet må du scrolle deg nedover på pilene på høyre side. Du vil da få opp en oversikt over prosjektene du er ansvarlig for: 10
Dersom du har fått opp prosjekter du mener noen annen er ansvarlig for, eller at et av dine prosjekter ikke står der, er det bare å ta kontakt med økonomiansvarlig på instituttet. 2.2 Hvordan får jeg opp saldoen på prosjektene mine? For å få fram saldoen på et prosjekt må du først trykke på lenken til helt til høyre i prosjektbildet. I dette eksempelet ønsker jeg å finne saldoen på prosjektet Land use changes Når du trykker på lenken, får du fram bildet: Trykk på Global og velg Prosjektsaldo Regnskapet for prosjektet vil da komme opp: 11
Tabellen viser de kostnadene som er ført på prosjektet hittil i år (Regnskap), kostnads-budsjettet for året 2005 og differansen mellom disse. Beløpet nederst til høyre blir da differansen mellom foreløpige kostnader og budsjettet for året, noe som tilsvarer de midlene som er disponible for bruk ut året. Merk: For at oversikten skal gi et riktig bilde er det viktig at budsjettet er oppdatert til enhver tid. Det er prosjektleders ansvar å melde fra dersom budsjettet ikke er oppdatert. Prosjektleder plikter også å oppdatere budsjettet ved hvert årsskifte. Tabellen viser kun kostnadssiden og ikke inntektssiden. Inntektene blir fulgt opp av administrasjonen. 2.3 Hvordan finne videre informasjon om en kostnad ført på prosjektet? Dersom man ønsker ytterligere informasjon om kostnadene ført på prosjektet, kan man få fram selve fakturaen. Man må først trykke på + tegnet til helt til venstre for den kostnaden man ønsker å finne ut mer om. I dette tilfelle ønsker vi å finne ut mer om bøker til 429 kr som er ført på prosjektet. Ved å trykke på + tegnet helt til venstre for kostnaden kommer det opp en ny linje i hvitt. I denne linjen skal du trykke på selve beløpet, 429 kr, som for øvrig vil være markert i blått. Du vil da få fram nedenfor: tabellen Trykk deretter på bilagsnummeret (markert i blått) og du vil få fram fakturaen det gjelder. Dersom du mener at fakturaen er postert på feil prosjekt, melder du fra til økonomiansvarlig. Men: Husk at det er du som prosjektleder som gjennom attesteringen i agresso web har postert fakturaen på prosjektet i utgangspunktet. 12
2.4 Oversikt over timer brukt på prosjektet For å få en oversikt over timene brukt på prosjektet trykker man på lenken til høyre for prosjektopplysningene som nevnt i punkt 2. Du får da opp bildet: Trykk på Timer_brukt_i_prosjektet og du vil få opp en oversikt over hvor mange timer som er ført på prosjektet og av hvem. Oversikten vil bli som nedenfor: For å spesifisere timebruken på ukenr. og aktivitet kan du trykke på + knappen helt til venstre for navnet. 2.5 Ytterligere prosjektinformasjon Ytterligere informasjon om prosjektet slik som arkivreferanse (saksnummer og dokumentnummer i Ephorte) finner man ved å trykke på lenken til høyre for prosjektopplysningene som nevnt i punkt 2. Du får da opp bildet: Trykk videre på Prosjektinformasjon Referansen kan man bruke for å finne fram all dokumentasjon registrert om prosjektet i Ephorte, slik som: - Kontrakt - Rapportering til oppdragsgiver - Søknadspapirer mm 13