Kontraktskomitemøte Dato: Torsdag 9. april 2015 Sted: Molde fylkeskommune Deltagere: Dag Hole, Fram/Møre og Romsdal fylkeskommune - ledet møtet Lars Engerengen, Finnmark fylkeskommune Christine Brun-Svendsen - Nord Trøndelag fylkeskommune, Anne Kari Bakke - Fram/Møre og Romsdal fylkeskommune, Martin Halvarsson, Hedmark Trafikk Hellik Hoff, Ruter Frode Stefanussen, Troms fylkestrafikk Øystein Hunvik, Sogn og Fjordane fylkeskommune Jarle Ekelund, Brakar Tone Borge, VKT AS Espen Aasen, Nord Trøndelag fylkeskommune Helge Gulaker, ATB Lars Baukhol, Opplandstrafikk Egil Holen, Opplandstrafikk Olov Grøtting, Kollektivtrafikkforeningen Silje Hjelle Strand, Kollektivtrafikkforeningen 1. Velkommen og referat fra møtet 29.10.2014 Dag Hole ønsket velkommen. Referatet fra møtet 29.10.2014 ble godkjent. 2. Valg av programkomite for møtene fremover. Hellik Hoff, Ruter og Helge Gullaker fra ATB ble sammen med leder valgt til komité for neste møte. 3. Valg av nestleder. Dag Hole ble valgt som nestleder. 4. Standardisering og samordning av anskaffelser på tvers av fylker. Det er kommet brev fra samferdsels- og næringsministeren der de ønsker mer standardisering og samordning av anskaffelser på tvers av fylker. Kollektivtrafikkforeningen har bedt om møte med dem for å diskutere saken. Foreningen ønsker innspill som vi kan ta med til møtet som forhåpentligvis blir berammet innen rimelig tid.
Innspill som kom til dette temaet: Enighet om at man må bli enda flinkere til å dele den informasjonen vi får når vi er samlet i kontraktskomiteen med kollegene rundt om i organisasjonene. Trygghet og tillit er helt grunnleggende. Vi må være trygge på hverandre for at vi skal få flyt av informasjon og ta i bruk det andre driver med. Dette må vi bli bedre på. Bør utnytte muligheten for hospitering hos hverandre. Kan ha lik struktur selv om innholdet er noe forskjellig i ulike anbud. Tilbyderne våre vil kjenne seg igjen dersom konkurransegrunnlaget og prosedyrene er like. Desto mer like disse blir desto mer trygghet skaper det hos tilbyderne. Hva gjør tilbyderne? De slår seg sammen. På oppdragssida bør vi gjøre noe av det samme samarbeide tettere. Motparten pleier å fortelle hver av oss hvordan våre kolleger gjør det i andre deler av landet og de stiller oss litt sjakk matt. Difi snakker om større grad av funksjonskrav, men det er det motsatte av standarder. Derfor er dep i sitt brev ikke kongruent. Vi må endre oss i retning av større funksjonskrav. Ikke bli detaljorientert i forhold til materiellet. Det er en større endring og en mental sperre hos mange av våre ansatte som må overvinnes. Når det gjelder insitamenter kan det være mulig å gjøre endringer i retning av å godtgjøre pr. reisende. Kikket mot noen i Sverige og resten av Europa. Flere tar ibruk insitament ift betalende passasjerer det er den veien de går i Ruter. Må harmoneres mot resten av insitamentene. Spennende at når man jobber mot inntektsinsitamentene så skjer det noe med operatørene. Plutselig ble operatørene opptatt av kundefokus. Kommer en rapport fra SL som er like rundt hjørnet. Når du begynner å endre dette, så skjer det noe med forholdet mellom tilbyder og operatør selve forretningsmodellen. Det skjer noe i hele organisasjonen det blir plutselig veldig viktig å få helt korrekte passasjertall. Må tenke kreativt, for plutselig kan vi få noen pålegg fra departementet som vi ikke ønsker. Må derfor finne løsninger på hvordan vi samarbeider tettere. Hospitering er viktig og åpenhet er viktig. Bør ha en mal for konkurransegrunnlag som alle kan bruke det vil være betryggende. De bruker begrepet standard i brevet mens vi bruker veiledere. Grunnen til at de fortsetter med dette her er en frustrasjon. Vi bør merke oss det vi er ikke flinke nok til å ta i bruk veilederne. Det ligger en utfordring for oss i å bli flinkere til å samordne oss. Vi er for forskjellige det er mange forskjellige varianter i hele Norge. Veldig interessant det arbeidet som er gjort i indeksveiledergruppa, dette er det viktig å synliggjøre. Det er ikke alle som legger ut alle anbudene åpent. Det er hjelp for alle dersom vi kan finne ut hvordan andre gjør det. Sverige er tøffere på å måle om veilederne brukes det blir mer forpliktende. Det bør også bli mer forpliktende her. Man kan bli enig om et felles dokument, som handler om prekvalifisering. Det er viktig å få god statistikk på hvor folk reiser og hvor mange. Også skoleskyss. Man må ha en bonusordning som er en motivasjon for å få flere reisende. Bonus ift bussjåfører er viktig de føler at de blir sett. Grunnlaget er registrerte validerte billetter elektronisk registrert. Mulig å gi bonus dersom de har økning i løpet av et år på en viss prosentsats. Det er viktig å huske at alle kan ikke ha like prosedyrer. Pr. i dag kan noen bruke forsyningsforskriften, mens andre må bruke klassisk forskrift. Man må kunne bruke mest mulig like prosedyrer innenfor den type innkjøp man bruker forsyningsforskriften eller klassisk forskrift. Konklusjon: Man må finne gode måter å dele informasjon på, og ha god dialog mellom møtene. Viktig å samordne oss mer!
5. Oppdatert markedsoversikt, se tekstdel, tabelldel og diagrammer Silje orienterte om arbeidet Per Christer har gjort med markedsoversikten. Regionale forskjeller, se vedlegg i innkallingen. Det er viktig å gjøre god nok jobb for å få flere tilbydere. Først og framst må det gis nok tid med anbudene. Det er også viktig å legge til rette for at nye aktører kan komme inn. En må derfor huske å lage anbudsgrunnlaget forståelig for aktører som ikke kjenner det konkrete området fra før. 6. Runde rundt bordet med fokus på anbud. 7. Hvordan sørge for at veiledere blir gjort kjent og tatt i bruk. Øystein Hunvik, Sogn og Fjordane fylkeskommune orienterte om veilederne og utfordret på hvordan de i større grad kan tas i bruk: Veilederne er gode eksempler på standardisering og samordning som ministrene etterspør se sak 4. NHO Transport har sendt et «bekymringsbrev» til ledelsen i Sogn og Fjordane fylkeskommune i forhold til anbud sist vinter. Dette anbudet kom før indeksveilederen var ferdig men man brukte den lønnsindeksen som blir anbefalt i indeksveilederen. Slik NHO Transport framstiller oss kommer vi i et dårlig lys dersom vi ikke samarbeider. Veiledere må være forutsigbare må ikke komme med for hyppige endringer. Hvordan skal vi gjøre veilederne kjent? Hvordan sikres at de tas i bruk? Det er kontraktskomiteen som er avgjørende for at de tas i bruk. Vi må ha tro på produktet og vi må gjøre en salgsjobb for å ta det i bruk. Bussveileder kom før jul i 2013 men kravet om barnestol falt bort høsten 2012. Dette er fortsatt ikke opprettet. Slike feil må rettes opp umiddelbart. Må vi ha 19 forskjellige kontrakts- og oppgjørsvilkår? Blir vi oppfatta som ei samlet gruppe når alle gjør ting på forskjellig måte? Er vi så spesielle at vi ikke kan gjøre ting felles? Hvor langt kan vi komme i retning av å få en felles Kollektivtrafikkforening-standard som alle kan eie og bruke? Se oppsummering av diskusjonen også under sak 4. 8. Standardisering i bussmarkedet. Hellik Hoff orienterte om Nordic Bus, som er et samarbeid mellom alle de nordiske landene: Det er store kulturelle utfordringer og det er stor forskjell på de ulike aktørene, både i størrelse og måte å jobbe på og forholdet til andre interessenter/leverandører.
Diskusjoner om EU-regelverk, om det skal lages standard eller veileder eller et tillegg til bussdirektivet. Har gjennomført en analyseperiode, og innholdet begynner å komme inn i dokumentene. De skal nå møte interessenter og ha dialogkonferanser. Ruter ser på det nordiske markedet som naturlig, da det norske markedet er lite for leverandørene. Det er viktig å legge til rette for materiellflyt mellom de nordiske landene. Standard Norge har satt i gang et arbeid for å standardisere bussmateriell i Norge. Olov Grøtting orienterte om arbeidet som Standard Norge gjør. Om Standard Norge (fra Standard.no): «Standard Norge er en privat og uavhengig medlemsorganisasjon som ble stiftet 24. juni 2003, men har røtter tilbake til 1923. Vi har ca. 75 ansatte og holder til på Lilleaker i Oslo. Det er Standard Norge som utgir Norsk Standard. Norsk Standard er et varemerkebeskyttet ordmerke. Medlemskapet i Standard Norge er åpent for bedrifter, organisasjoner, myndigheter og andre.» Bakgrunnen for arbeidet deres er (sakset fra invitasjonen til oppstartsmøte): «Bakgrunn for opprettelse av komiteen SN/K 560 er at viktige premisser for anbudene for persontransport i stor grad varierer mellom fylkeskommunene og fører til ulikeartede krav og mangel på forutsigbarhet. Prosjektet vil standardisere krav til anbud mellom fylkeskommuner og transportører på nasjonalt plan. Dette vil redusere miljømessige kostnader, gjennom felles tekniske spesifikasjoner, herav standardiserte krav til valg av miljøvennlig drivstoff (Bio-gass, Hybrid, EL-busser, Diesel) utslipp, nasjonale krav til bybusser, forstadsbusser, samt å sikre bedre utnyttelsesgrad på tvers av fylkeskommunene. Felles krav til anbudsspesifikasjoner vil bidra til enklere og mer miljøvennlige innkjøp og avhending av eldre bussmateriell. Bedre ettermarked for eldre busser vil bidra til at nye busser, med et mer miljøvennlig drivstoff alternativ, kan innfases raskere og totalt bidra til lavere utslipp.» Det er Transnova som har finansiert arbeidet med denne standarden. Arbeidet med en nasjonal standard er basert på konsensusprinsippet, dvs. alle aktørene som er med på arbeidet må være enige om resultatet. Fra Kollektivtrafikkforeningens ståsted synes det som noe tilfeldig hvilke aktører som deltar i arbeidet. De har ingen formell måte å lyse ut oppstarten av et arbeid på det blir sendt invitasjon til de aktører via nettverk.
ATB, Nordland fylkeskommune, Møre og Romsdal fylkeskommune/fram, Ruter og muligens noen flere fylkeskommuner/kollektivselskaper var tilstede på oppstartsmøtet. Fra foreningens side ble det gitt klare signaler om at arbeidet må synkroniseres med Kollektivtrafikkforeningens materiellveileder og med Nordic Bus-arbeidet som Ruter deltar i. 9. Organisasjonsform og konsekvenser for pris. V/Hilde Johanne Svendsen, Møreforskning. Har skrevet en masteroppgave for å forsøke å finne ut: Er det forskjell på effektivitet om du har internt eller eksternt organisert kollektivtransport (i fylkeskommunal regi eller i eget foretak/selskap)? Anbud gir det høyere effektivitet? Dersom det er høy befolkningstetthet er det mer effektivt enn der det er lav befolkningstetthet? Analysen antyder at ekstern organisering kan være mer effektivt, men er ikke entydig. Kanskje kan det være slik at differensiert organisering er best dvs. eksternt er bedre i mer tettbefolkede områder enn i andre områder. Ikke overraskende viser resultatene høyere effektivitet der det er høy befolkningstetthet. Se for øvrig presentasjon. 10. Evalueringsmodeller og anskaffelsesprosedyrer, presentasjon av Ruters modell ved Hellik Hoff. Se også Per Christer Konteruds notat på området. Evaluering av bussanbud teori og praksis. Hellik orienterte. Det finnes ikke en felles modell som alle kan bruke. Ingen modell blir bedre enn det du putter inn i den. Ser her på tildelingsfasen (ikke planlegging eller kvalifiseringsfasen). Viktig å se på realisering av gevinster det må kanskje flere også bli bedre på. Tildelingsfasen se på det mest økonomisk fordelaktige og intuitivt beste. Tildelingskriteriene må beskrive hva de skal vurdere. En kan ikke bare sette poeng, men må også beskrive hvorfor en velger en tilbyder. Dette må skriftliggjøres slik at en har det tilgjengelig om det skulle bli bruk for det på et senere tidspunkt. Se presentasjon. 11. Evaluering av anskaffelsesseminaret
12. Eventuelt Indeksveilederen. Olov Grøtting orienterte om arbeidet med indeksveilederen. Veilederen er nå så å si klar. Styret har behandlet den, og ønsker at den struktureres noe annerledes slik at anbefalingen kommer lenger fram og blir mer tydelig. Det har vært jobbet mye med lønnsdelen i indeksen. Det anbefales foreløpig å bruke SSB s kvartalsvise lønnsindeks for hele samferdsel. Denne lønnsindeksen er planlagt erstattet med en annen og bedre indeks så snart SSB klarer å levere den. Ruter bruker en annen variant der de overlater til operatøren å velge fordeling av kostnadene. De anbefalingene som ligger i veilederen er de vanligste metodene. Det er viktig å ta veilederen i bruk når den foreligger. Oslo, 10.04.2015 Olov Grøtting