Mål- og resultatstyring Hva skjer, utviklingstrekk, hva vil dette kreve av statlige ledere

Mål- og resultatstyring Hva skjer, utviklingstrekk, hva vil dette kreve av statlige ledere Kystverket 5. september 2007 Direktør Marianne Andreassen

Litt om SSØ

Senter for statlig økonomistyring - SSØ Visjon: Effektiv ressursbruk i staten Tromsø Vadsø Verdier: Serviceinnstilling, troverdighet, initiativ Hensikt: SSØ skal tilrettelegge for god økonomistyring i staten og levere økonomitjenester til statlige virksomheter. Tre roller: Myndighetsutøvelse og forvaltning Konsernsystemer Frivillige økonomitjenester Trondheim Hamar Oslo (sentralenheten) Drammen Stavanger Kristiansand 330 ansatte

Hva skjer og utviklingstrekk innenfor statlig økonomistyring

Utviklingstrekk Større frihetsgrader i innretningen av styring og kontroll i statlige virksomheter (økonomiregelverket), men; Krav til risikostyring Krav til langsiktig planlegging Krav til gjennomføring av samfunnsøkonomiske analyser og evalueringer Utvikling av metoder for resultatmålinger Ny styringsinformasjon under utprøving i staten (periodiseringsprinsipp 10 piloter, Kystverket er med) Bedre tilskuddsforvaltning Økt bruk av elektroniske arbeidsprosesser Nytt innhold i mål- og resultatstyringen som skal understøtte mer effektiv ressursbruk i staten

Men hva dreier det seg egentlig om.. Ressursbruk legitimitet og tillit Effekter Skattebetalere Brukere av tjenestene

Hva er tilstanden innenfor statlig økonomistyring God på budsjettering og regnskapsrapportering selv om budsjettene ikke alltid overholdes. (budsjettstyringen) Svakheter innenfor helhetlig mål- og resultatstyring Målhierarkier, resultatmålinger og kobling mellom resultater og økonomi Risikostyring Bruk av samfunnsøkonomiske analyser og evalueringer Og svakheter innenfor: Gevinstrealisering av investeringer IKT-sikkerhet Fortsatt mange brudd på det offentlige anskaffelsesregelverket Store svakheter i tilskuddsforvaltningen

God virksomhetsstyring i staten Statlig virksomhetsstyring Samfunnsøkonomisk analyse Mål- og resultatstyring Budsjett/ regnskap Risikostyring Resultatmåling Evaluering Eksterne forhold Systemer Mennesker Prosesser

Bedre måloppnåelse med mindre administrative ressurser Fra Til Ressursforbruk, styring, administrasjon Mål- og resultatstyring Budsjettering og rapportering Håndtere transaksjoner, registrere og kontrollere Mål- og resultatstyring, risikostyring Analyse, budsjettering rapportering Håndtere transaksjoner, registrere og kontrollere

Mål- og resultatstyringen

Mål- og resultatstyring: Grunnleggende styringsprinsipp i staten ( 4) Alle virksomheter skal: Fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet Sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk atferd Sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag

Mål- og resultatstyring - Et styringssystem for delegasjon og frihetsgrader Overordnede mål og strategi Styringsparametere Læring og forbedring Lederforankring og dialog Resultatmåling og vurdering

Hva innebærer delegasjon og frihetsgrader? Økt frihet innebærer også et økt ansvar Hvorfor ulikheter i styringen fra Stortinget (St.prpr. nr 1) og deretter fra departement til underliggende virksomheter (tildelingsbrev) i staten? Ulik politisk følsomhet på ulike områder Ulike ambisjoner og dynamikk i ulike virksomheter Ulike konsekvenser av tiltak i forhold til effekter i samfunnet Ulike konsekvenser av feil Ulik risiko Ulik størrelse Det vil være forskjeller i omfanget av delegasjon og frihetsgrader basert på ulikheter i styrings- og kontrollbehov fra overordnet myndighet.

Kystverket - St.prp. nr. 1 og Tildelingsbrevet Virksomhetsområder (i Tildelingsbrevet) Sjøtransport og havner Sjøsikkerhet Oljevernberedskap Kystforvaltning, transportplanlegging Interne oppdrag Det legges videre opp til at Kystdirektoratet rapporterer måloppnåelsen innen hvert av virksomhetsområdene i henhold til strukturen i St. prp. nr. 1 (altså strukturen i forrige foil 8 områder)

Veileder i resultatmåling i staten Økonomiregelverket Bestemmelsene 1.5.1:. Rapportering av resultater kan omfatte innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester, samt effekter i forhold til brukere og samfunn, innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde

Måleutfordringer i staten Det er måleutfordringer i staten (ikke en klart definert bunnlinje, måling av kvalitet) - målingene kan bli bedre og mer fokuserte Store samfunns- og velferdsmål må operasjonaliseres Virksomhetenes bidrag til bruker- og samfunnseffekter Resultatmåling skal rette seg mot det som er viktigst Måle kvantitativt og/eller kvalitativt Ofte lettere å analysere kvantitative målinger Løpende resultatmålinger kan være viktige bidrag i evalueringer Aktiviteter Produkter/ tjenester Innsatsfaktorer Brukereffekter Samfunnseffekter Mer systematisk resultatmåling langs resultatkjeden!

Grunnlag for god mål- og resultatstyring 1. Mål som viser retning 2. Styringsparametere med ambisjoner (resultatmål) Bedre å måle viktige forhold på en måte som ikke er ideell, enn ikke å måle Bedre å ha få styringsparametere som fanger opp det vesentligste enn mange som måler alt, men gir tap av oversikt og styringsevne Bedre å ha balanserte styringsparametere enn (mange) på et område 3. Supplere løpende styringsparametere med vurderinger, analyser og evalueringer (særlig viktig der styringsparametrene er snevre i forhold til målene og styringsparametere langt unna effektene)

Grunnlag for god mål- og resultatstyring Skille mellom styringsparametere med ambisjoner (resultatmål) og statistikk

Periodiseringsprosjektet

Tildelingsbrev Kystverket 2007 For å kunne gjøre ytterligere nytte av den periodiserte regnskapsinformasjonen bes direktoratet innen 1. april 2007 om å foreta en gjennomgang av og eventuelt forslå nye indikatorer og/eller måltall til bruk i etatsstyringen

Hva gir kostnadsinformasjon Kostnadsinformasjon i forhold til kontantprinsippet (utbetalinger): Kostnader stemmer bedre tidsmessig med styringsparametere (aktiviteter og tjenester) langs resultatkjeden enn betalinger Mer fullstendig kostnadsbilde Oversikt over aktiva God datakvalitet (reviderbart) Kan bruke informasjon direkte fra det periodiserte regnskapet til å fastsette styringsparametere Benhmarking med seg selv eller andre Noe mer bruk av skjønn (men felles standarder), men mer fullstendig informasjon!

Forutsetninger for måling av (kostnads-) produktivitet 1) Entydig definisjon av tjenester og måling av volum (men ingen fasit på hvordan tjenestene defineres avhenger av styringsbehov) - Likhet i sammenligningsgrunnlaget over tid ( epler og epler ) 2) Måle samlet ressursbruk (kostnader) og knytte det til de ulike tjenestene - Bruk av innsatsfaktorer (direkte- og indirekte kostnader) må fordeles til tjenestene 3) Sammenligne produktiviteten over tid eller mellom enheter

Måling av produktivitet Produktivitet = forholdet mellom antall av et produkt/en tjeneste og ressursbruk, til en gitt kvalitet. Kr KR/VOLUM Aktiviteter Produkter/ tjenester VOLUM Innsatsfaktorer Brukereffekter Samfunnseffekter PRODUKTIVITET Informasjon om kostnader gir et grunnlag for å kunne måle forbruk av innsatsfaktorene i kroner

Vurdering av produktivitet Produktivitet er et relativt mål Krav til likhet i sammenligningsgrunnlaget Sammenligning over tid eller med lignende virksomheter (eller mellom like virksomheter internt) Svekket produktivitet, for eksempel pga økte kostnader (men samme volum på tjenesten), eller er kvaliteten blitt bedre? Økt produktivitet, for eksempel som følge av flere behandlede saker (til samme kostnad), eller er sakene blitt enklere?

Måling av effektivitet Effektivitet er et mål på effekten av en viss innsats i forhold til de ressursene som settes inn. KR Aktiviteter Produkter/ tjenester EFFEKTIVITET Innsatsfaktorer Bruker- Samfunnseffekter EFFEKTER effekter Kr/Volum KR

Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen

Risikostyring i Kystverket Tildelingsbrevet for 2007. Kystverket bes om i løpet av 2007 å utarbeide en plan for innføring av risikostyring Hva er nytt? En strukturert tilnærming og en tydeligere plass i styringen

Metode for risikostyring i staten 4 i Økonomiregelverket:. Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet Metode som er i samsvar med det statlige økonomiregelverket, og basert på internasjonalt rammeverk Kan benyttes av alle statlige virksomheter

Risikostyring i staten?

Systematisk risikostyring i staten skal gi Bedre (kvalitet) Mer fokusert (hva er viktigst) mål- og resultatstyring Enklere (unngå for mange detaljer) Øke sannsynligheten for at målene nås med effektiv ressursbruk Beslutningsfokus!

Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Mål- og resultatstyring Fokus på muligheter - fastsette mål Risikostyring Fokus på hendelser som kan true målene Styringsparametere og tiltak

Risikostyring i staten?

Risikostyring i staten?

Ansvar for risikostyring Virksomhetens interne styring: Virksomhetens ledelse skal sørge for at det er etablert en forsvarlig risikostyring og intern kontroll, og påse at den fungerer på en tilfredsstillende måte Etatsstyring: Departementet skal sikre at underliggende etater har etablert en forsvarlig risikostyring og intern kontroll

God risikostyring i staten! 1. Identifiser målene 2. Identifiser hva som er viktigst for å lykkes med målene (kritiske suksessfaktorer) 3. Identifiser risikoene 4. Vurder og prioriter risikoene (med hensyn til sannsynlighet og konsekvens) 5. Tiltak og kontrollaktiviteter som følge av vurderingene 6. Oppfølging av risikoene

Prosess Risikostyring og intern kontroll er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen. Den skal kunne identifisere, vurdere, håndtere og følge opp risiko, slik at den kommer innefor akseptert nivå. Rimelig grad av sikkerhet for måloppnåelse Dersom virksomheten vurderer å være utenfor sin risikotoleranse, skal det iverksettes tiltak Etablering av god risikostyring i virksomheten er også en prosess som tar tid

Risikostyringen forholder seg til mål Risiko relateres alltid til mål (delmål, resultatmål). Gjennomgå de mål som virksomheten styres mot for å se om de er konkrete og tilstrekkelig klart formulerte Tilpasse målene for alle nivåer i organisasjonen Det er nødvendig å ta utgangspunkt i klart definerte i mål for å kunne vurdere risikoen for ikke å nå disse målene Deretter definere hva som er viktigst for å nå målene: FOKUSERING (kritiske suksessfaktorer) som ofte vil være det samme som risikoen, men med motsatt fortegn.

Risikostyring i statlige virksomheter i dag? Svært stor For få tiltak? For mange tiltak? Sannsynlighet Stor Moderat Liten Meget liten Risiko Kritisk Høy Moderat Lav Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Konsekvens Svært alvorlig

Risikostyring - utfordringer i statlige virksomheter Hvordan integrere? Risikostyring forholder seg til at det er fastsatt gode mål og målhierarkier. Stortingets vedtak og forutsetninger, mål i tildelingsbrev, operasjonalisering i underliggende virksomheter Kultur i staten for aktiv risikohåndtering? Ta stilling til sine risikoer og sin risikotoleranse Vurdering av tiltak nytte/kostnader Hvordan få dette til å fungere i praksis i etatsstyringen og den interne virksomhetsstyringen slik at det oppleves som nyttig

Vi har vurdert vår risiko og driver vår virksomhet innenfor vår risikotoleranse

Avslutning

Men hva med budsjettene budsjettstyringen? Mål- og resultatstyring overordnet styringsprinsipp på og mellom alle nivåer i staten. Mål skal angis, resultatene følges opp og sammenliknes med målene Risikostyring skal integreres i mål- og resultatstyringen Budsjettstyring skal sikre at mål- og resultater oppnås innenfor de bevilgninger som er stilt til disposisjon

SSØ-prisen 2008 SSØ kårer det tiltaket som best har bidratt til å realisere vår visjon effektiv ressursbruk i staten. Frist for nominasjon er 1. november 2007. Jens Stoltenberg deler ut prisen på SSØdagen 24. januar 2008. SSØ-dagen 2008 Hvordan er det mulig å imøtekomme de ulike krav og forventninger som styring av statlige virksomheter innebærer - og hvordan kan dette gjøres på en mest mulig effektiv måte? Se www.sfso.no for mer informasjon