Leverandørbestillinger Dokumentasjon for bruk av bestillingsprogrammene med fokus på bestilling til leverandør
Page 2 of 30 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Leverandørbestillinger 07.02.2014 AaGH 2.0 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 4 Kundeordre... 5 Bestillingsforslag dannet fra kundebestilling.... 6 Varelinjene i bestillingsforslaget... 8 Lagerbasert bestillingsforslag... 10 Krav til varekortet... 10 Bruk av varegruppe «grupperinger»... 12 Avvikende salgsperiode... 12 Matrisebegrensning... 12 Salgsbasert bestillingsforslag... 15 Leverandørbestillinger... 16 Lage bestilling.... 16 Varelinjene i bestillingen.... 17 Bestilling til eget lager med bruk av kundeordre... 18 Varemottak... 19 Varemottak fra leverandører som leverer elektronisk følgeseddel.... 21 Arbeidsprosessen.... 22 Bruk av elektroniske fakturaer.... 23 Bearbeide elektronisk importert faktura... 25 Innkjøpsliste... 26 Logikk og parametre.... 27
Page 3 of 30 Bruk av maks/min og bestillingspunkt i BD00... 27 Parameteroppsett... 27 Hjelpeprogrammer til bruk i bestillingssystemet... 28 BIM91... 28 BIM92... 29 BIM94... 29 BIM95... 29 Logistikk i faghandelen... 30
Page 4 of 30 Forord: Bestillingsarbeidet ovenfor en leverandør kan starte i fra flere sider av en butikksdrift, dette dokument beskriver rutinene fra etablering av et bestillingsforslag til mottak av varene. Etablering av bestillingsforslag basert på registrerte kundeordrer Etablering av bestillingsforslag basert på bruk av maks og minimumslager Bearbeidelse av bestillingsforslag Godkjennelse av bestillingsforslag Oversendelse av bestillingsforslag til leverandør Behandling av tilbakemeldinger fra leverandør Varemottak og godkjenning av leveranser Etablering av bestillingsforslag basert på en periodes salg Etablering av bestillingsforslag basert på bruk av håndholdte terminaler Bestillingsfunksjonen i en faghandelsbutikk utføres av både ressurspersoner/avdelingsledere og de øvrige medarbeidere i butikken. Denne dokumentasjon er ment som et verktøy for den utførende medarbeider i butikken. Medarbeideren som fører kontroll med, og gjennomfører den del av bestillingsfunksjonen som butikken velger for sine logistikkrutiner. Det er vanskelig å beskrive en fast rutine for hvordan man benytter bestillingssystemet, med denne dokumentasjon er ment som et forslag på hvordan programmene i bestillingsmenyen, kan benyttes.
Page 5 of 30 Kundeordre Disse er beskrevet i eget dokument, her vises kun en skisse for logikken, og hvordan disse kan hentes inn for å danne et utgangspunkt for et forslag til en leverandørbestilling. Prosessbeskrivelse av bestillingssystemet Kundeordre registreres ved bruk av programmet OF14 Med basis i hvordan registreringen skjer, vil en kundeordre være klarlagt for fakturering, dvs. levert, eller overføres automatisk til bestillingssystemet registrering av kundebehov Kundeordre som er ferdig levert og klare for fakturering, disse kan gjenfinnes i OF10 Registrerte kundeordre Kundeordre som ikke er levert og henført til register for kundebehov. Disse ligge klare for viderebehandling og oversendelse mot leverandør disse kan gjenfinnes i OF14S, BIM20 og BIM18 Analyse og kontroll av ordre og bestillinger OF14S Bestillinger mot leverandør, gjøres i BIM20, disse dannes lagerbestillinger, samt henter opp kundeordre som ligger i kundebehovssystemet. Varemottak gjøres for en leveranse, i denne prosess oppdateres lageret, samt at kundeordre blir hentet opp og klargjort for fakturering. Kundeordre som er ferdig levert og klare for fakturering, disse kan gjenfinnes i OF10 Fakturering Utskriftskø Hvordan starte prosessen for en leverandørbestilling med basis i kundebestilling? Her må en også være oppmerksom på kundeordrer dannet for kunde, definert som bestilling til eget lager.
Page 6 of 30 Bestillingsforslag dannet fra kundebestilling. Du bruker programmet for leverandørbestilling, BIM20, velger knappen for Kundebestillinger Du kommer da til et bilde som viser til hvilke leverandører det ligger kundeordrer. Du har full mulighet til å se både varer som ligger klare til bestilling, og fra hvilke kunder.
Page 7 of 30 Du danner et bestillingsforslag ved å bruke knappen Bestille. Her gis du muligheter for å spesialtilpasse ditt bestillingsforslag. Du kan også sette opp et forslag som også vurderer de varene du har for den aktuelle leverandør, ut i fra om din beholdning er over eller under varens bestillingspunkt. Det dannes et bestillingsforslag, som vi ser i den aktuelle status i leverandørbestillingsprogrammet, BIM20. Bestillingsforslaget består av et «hode», hvor en del betingelser og informasjoner fastsettes. Samt en varelinje del. Her ser du alle de bearbeidings- og endringsmuligheter du har på bestillingsforslaget.
Page 8 of 30 Varelinjene i bestillingsforslaget Du kan bearbeide bestillingsforslaget på varelinje nivå, og endre informasjoner, f.eks. hvis du avtaler en spesiell pris med din leverandør for denne leveransen, så kan du endre leverandør og kostprisen allerede nå. Du har også full adgang til å gjøre endringer i selve varekortet, samt få fram nyttig informsjon som beholdning, salgsstatistikk m.m.
Page 9 of 30 Du bygger ditt bestillingsforslag videre med knappen tilleggslinjer, til du er klar for å godkjenne forslaget. Godkjenningen skjer ved at du bruker Ferdig knappen og kommer til et bilde hvor du kan både sende og skrive ut bestillingen til din leverandør.
Page 10 of 30 Lagerbasert bestillingsforslag Butikkdatasystemer for faghandel inneholder bestillingssystemer som kan være med å varsle om at varer skal/bør kjøpes inn. Det vil si at butikken må ha bestemt sitt bestillingspunkt og sitt maksimallager, det punkt hvor det automatiske system skal bestille opp på bestillingsdagen. Skjematisk kan dette beskrives slik: Mengde ee A B C Påfyllingsnivå (Bestillingsmaksimum) Tid Bestillingsnivå (Bestillingspunkt) Tidspunkt A Tidspunkt B Varebeholdningen er under bestillingspunktet. Systemet vil anbefale å bestille et kvantum opp til bestillingsmaksimum. Varen har en beholdning over bestillingspunkt. Systemet vil ikke ta med den varen i bestillingsforslaget. Tidspunkt C Varen er igjen under bestillingspunktet og skal bestilles, ref punkt A. Krav til varekortet Varen må ligge med feltene «Bes.punkt» og «Bes.max» i OF00. Systemet vil foreslå å bestille varen hvis beholdning er lavere enn Bes.punkt. Antallet som foreslås er: Bes.max (minus) Beholdning. NB! Bruk dette felt optimalt med hensyn til å avtale rabatter i forhold til best.antall. Maks/min beholdning
Page 11 of 30 Butikkdatasystemet beregner alltid sitt forslag til antall under forutsetning om at antallet skal være større enn leverandørens minste bestillings antall. Og alltid som en multiplikator av hva som er lagt inn i feltet for minste bestillings antall. Du bruker dette optimalt slik: Leverandørens minste antall er f.eks. 1 Du har spesialpris ved bestilling av 10 samtidig, du legger da inn 10 i feltet for minste bestillings antall, og sikrer deg alltid den optimale rabatt. Du starter prosedyren for lagerstyrt bestillingsforslag ved å kjøre programmet «Lagerbasert best.forslag (BIM10). Lagerbasert bestillingsforslag (BIM10) på ønsket leverandør og/eller kategori av leverandører. Se valgene i skjermbildet nedenfor. Du kan styre prosessen med kombinasjoner av disse valg.
Page 12 of 30 Bruk av varegruppe «grupperinger» Ved å bruke knappen «Varegrupper», får du mulighet til å bestille på «grupperinger» av varegrupper. Avvikende salgsperiode Du kan også begrense utvalget som skal tas med til de varer som er solgt innenfor en viss periode, da bruker du knappen Avvikende salgsperiode. Matrisebegrensning Dersom du har brukt en matrise systematisk for å gruppere dine varer, har du også en mulighet til begrense bestillingsforslaget basert på en verdi lagt inn i matrisen.
Page 13 of 30 Du får en melding om at bestillingsforslag er dannet, og informasjon om nummeret på bestillingsforslaget. Det er valgfritt om du ønsker utskrift av bestillingsforslaget eller ikke. Etter en tids bruk er det formålstjennlig å arbeide mest mulig på skjerm, da du finner alle opplysninger direkte. Gå inn på «Leverandørbestillinger» (BIM20), og velg det aktuelle bestillingsforslag til videre bearbeiding. Du møter bestillingens «hode», og deretter går du ned på linjenivå, se tidligere avsnitt som omhandler dette under kundebestillinger.
Page 14 of 30 Du har på linjenivå adgang til å bearbeide og endre både bestillingsforlsaget og selve varen i varens varekort. Du avslutter sekvensen, godkjenner bestillingsforslaget med «Ferdig» knappen. Systemet går automatisk videre til oversendelse av bestillingen til din leverandør, datamessig og/eller via utskrift som mailes. Vær oppmerksom på at du også kan velge sortering for utskriften, det er ofte enklere for din leverandør å punche inn ordres som kommer sortert på leverandørens sitt eget varenummer. Du styrer muligheten for å få systemet til å skrive ut leverandørens varenummer i BD70. Sjekk at utskriften er OK og send den til leverandøren.
Page 15 of 30 Salgsbasert bestillingsforslag Butikkdatasystemet kan gi deg et bestillingsforslag basert på ditt registrerte salg for en periode. Systemet ber deg på denne måte om å fylle opp med akkurat det samme antall som du har solgt, men du kan bearbeide forslaget og ta hensyn til sesonger etc. Gå inn i programmet salgsbasert bestillingsforslag, BIM11 Begrensinger kan gjøres mot periode og varegruppe. I BIM90 setter du begrensingen på lengden av perioden. Du velger periode og den leverandør du Ønsker å bestille fra, vurder også de aktuelle begrensninger og effektiviseringsmuligheter som finnes ved å samkjøre prosessen for grupperinger av leverandører. Du kan bestille for hver enkelt butikk, eller samlet ved å velge 0 I butikkfeltet. Dette betinger at butikkene har kode 1 i BD88 mht bestilling. Du kan angi kun en leverandør eller lage bestillingsforslag for grupperinger av leverandører lagt opp I BD70 sitt kategorifelt. Du får informasjon omkring det dannede bestillingsforslag, og kan bearbeide, godkjenne og sende det som beskrevet tidligere i dette dokument. Det er viktig at du vurderer antallet nøye, såfremt ikke din firmapolitikk er at du skal rebestille akkurat hva du har solgt. Bruk din bransjekunnskap og du har et effektivt og enkelt bestillingssystem som ikke krever lagerstyring, men som baserer seg på at butikken er nøyaktig i sin scanning/ordreregistrering på artikkelnivå.
Page 16 of 30 Leverandørbestillinger Du kan også starte hele bestillingsprosessen med direkte å lage et bestillingsforslag i programmet for leverandørbestilling, BM20. Lage bestilling. Bestillinger kan manuelt lages på flere måter, her skal vi gå igjennom de aktuelle. Ønsker du å lage en bestilling kun mot en leverandør, og denne ikke skal henføres mot noen kunde og/eller markeres som bestilt til eget lager, kan du benytte programmet BIM20. Vær imidlertid oppmerksom på at du i dette program kun kan lage bestilling på varer som ligger registrert i ditt vareregister, BD00. Gå inn i programmet, og velg «Ny» knappen for å starte prosessen. Fyll ut hode på bestillingen, konferer nedenstående skjermbilde. Fyll ut noen bokstaver I leverandørens navn, og trykk enter, velg fra listen som fremkommer. Skal varen leveres direkte til kunden, legges korrekt leveringsadresse inn her
Page 17 of 30 Varelinjene i bestillingen. Når det firmamessige er registrert i «hodet» på bestillingen, møter du det aktuelle skjermbilde for registrering av varelinjene: Du registrerer de aktuelle varelinjer. Systemet informerer deg hvis du velger en vare (for eksempel en bok) som tilhører en annen leverandør. Du kan overstyre dette med knappen «Godta annen lev.», det hender jo at en leverandør også skaffer varer fra andre. De aktuelle varene legges inn ved at du i feltet for varenavn/nummer legger inn noe av teksten til varen, og får opp en liste hvor den aktuelle vare kan velges. Du kan også bruke frisøkfunksjonen *, samt alle andre kjente søk fra BD00 programmet. Du kan gjerne avslutte registreringen for å ta det opp på et senere tidspunkt, men møter da et litt annet registreringsbildet etter at du har går igjennom hodet på bestillingen.
Page 18 of 30 I dette skjermbildet kan du bearbeide din bestilling, idet den ennå ligger inne som et bestillingsforslag. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å gjøre en bedømming mot varens reelle salg de siste måneder, og ta hensyn til sesonger som ligger nært forestående. Du kan i dette skjermbilde gjennomføre mange funksjoner, men de fleste er naturlige å bruke i varemottaket fremfor å benyttes nå. De andre funksjonene som fremgår av knappene i skjermbildet, er tillegsfunksjoner og/eller de har med prisen på varen å gjøre. En av funksjonene er viktig hvis du får et spesielt tilbud fra din leverandør nå. Tilbudet skal ikke influere på dine normale priser, men du ønsker kontroll ved mottak at du har fått riktig pris, da registrerer du den avtalte prisen i «ruten» for kostpris. Du avslutter, godkjenner og sender bestillingen som det er beskrevet i tidligere kapitler. Bestilling til eget lager med bruk av kundeordre Det eneste spesielle med denne funksjon er at kunde nr 11 er dedikert til dette. Du bruker kundeordre som beskrevet tidligere, alle funksjoner er like. Men ved varemottak blir det ikke skrevet ut ordrepapirer på denne kunde, kun oppdatering av varelageret.
Page 19 of 30 Varemottak Varemottaksfunksjonen er kanskje den viktigste funksjonen i en faghandels butikk som ønsker varelagerstyring og effektiv bruk av butikkdata. Varemottaksfunksjonen sørger for oppdatering av korrekt antall, korrekte priser mht bruttofortjeneste beregningen og at du får beskjed om artikler i vareleveransen som skal til bestemte kunder. Ved at kundeordre og leverandørbestillinger er integrert, behøver du ikke registrere kredittsalg på nytt, da bestillingssystemet produserer en følgeseddel ferdig ved godkjenning av varemottak. Utførelsen skjer ved at du går inn i leverandør bestillingsprogrammet (BIM20), og finner den bestilling du ønsker å melde mottak på. Det er flere muligheter til å finne den aktuelle bestilling hvis ikke leverandøren har fulgt din oppfordring på din oversendte bestilling om å referere til ditt bestillingsnummer. Du bruker søkefunksjonen, søke knappen. Fra nedtrekks menyen velger du hva du vil søke på, og angir din søkeverdi. Velg varenummer, og plukk fram en vare fra leveransen og scan varenummeret. Du får informasjon om hvilke leverandørbestillinger denne vare finnes på, og kan velge hvilken bestilling du vil ha med deg til varemottak.
Page 20 of 30 Du må bekrefte informasjonen i bestillingshodet, og gå til varelinjene for varemottakskontroll. Du kontrollerer antall og pris og bekrefter mottaket med «Ferdig» knappen. NB! Vær nøye ikke bare med antallet, men også med at dine priser er korrekte. Du kan endre kalkyle grunnlaget i varekortet, og sørge for å få korrekt FIFO pris, kostpris.. Du angir den printer du vil ha mottaksjournal skrevet ut på, samt eventuelle kundepapirer, følgesedler eller hentelapp.
Page 21 of 30 Hvis antall på mottatt var lavere enn bestilt vil bestillingen få status RESTET og skal da behandles etterpå som et vanlig mottak når restvarene ankommer. Er mottatt antall høyere eller lik bestilt, vil bestillingen blir slettet i leverandørbestillingsregisteret. Varemottak fra leverandører som leverer elektronisk følgeseddel. Dette programmet «El.følgeseddler/faktura (BIM30)», benyttes til å bearbeide og oppdatere varemottak fra leverandører som leverer elektroniske følgeseddler. Disse skal normalt hentes over via nettoppkobling, og krever at du har satt opp alle parametere korrekt i BD79 og BD70. (Assistanse får du fra Visma Retail AS sin konsulent avdeling). Prosedyren kan skisseres slik: Behandling hos leverandør, klargjort og sendt Bestilling generert i fra butikk Varemottaksrutine i i butikken Sky Dersom kundebestilling automatiske meldinger i form av mail / SMS
Page 22 of 30 Når du starter opp programmet blir du møtt av dette skjermbildet. Elektroniske følgeseddler overføres til butikkens registre. Arbeidsprosessen. Du starter med å hente over filer fra din leverandørs server, dvs. bruk av «Hent nye» knappen. Når du har bekreftet valgt leverandør du vil hente fra, bruker du kanppen «Start henting». Programmet henter alle filer som er lagt ut. Programmet går tilbake til utgangspunktet og du kan velge hvilken følgeseddel du vil bruke, samt starte bearbeiding og oppdatering. Bearbeiding og oppdatering skjer i dette bildet.
Page 23 of 30 I det ovenstående skjermbilde kontroller du antall og at du har fått korrekt pris i henhold til dine betingelse/avtaler med leverandøren. Nøyaktighet og litt bruk av tid i denne prosessen, sikrer at du hele tiden har korrekt kostpris i dine FIFO registre. På den måten vil statistikk og bruttofortjeneste beregninger blir korrekte. Du har flere bearbeidingsmuligheter, se bearbeidingsknappene. Arbeider du slik at du først kontrollerer varene mot en papirfølgeseddel, er knappen «Alt levert» kjekk å benytte, men husk priskontrollen. Har du mange kundeordre på en vare, og ikke har fått levert tilstrekkelig i antall, kan du prioritere kundene med en egen knappefunksjon. Når du er klar med din bearbeiding velger du knappen «Oppdater», for oppdatering. Eventuelle kundebestillinger blir skrevet ut, og en mottaksjournal bekrefter din oppdatering. Bruk av elektroniske fakturaer. Enkelte leverandører har i samarbeide med kjeder og/eller enkelt kunder, lagt til rette for at også elektronsike fakturaer kan hentes og brukes for oppdatering som en del av bestillingssystemet til butikken. Systemet er lagt til rette for at leverandørens reskontro oppdateres med denne fakura, samt at en kontroll og en sammenholdning mot at elektroniske følgeseddler er behandlet. Du må etablert en egen operatør til dette formål i RE11.
Page 24 of 30 Du kommer inn i dette skjermbildet: Dersom ingen fakturaer er hentet inn og/eller alle er ferdigbehandlet finnes det en funksjon under «Ny faktura» knappen som gir deg mulighet for å hente fakturaer fra din leverandør. Du kan også selv lage en faktura, og således både foreta et varemottak på korrekt måte og bokføre en inngående faktura i samme operasjon. Et eksempel:
Page 25 of 30 Du legger selv også inn varelinjene, hvis du ikke har knyttet leveransen til en bestilling du har laget. Gå til oppdatering med «OK» knappen, og avgjør om du skal danne en følgeseddel som andre skal gjøre mottak på, oppdatere regnskap eller gjøre begge deler. Bearbeide elektronisk importert faktura Du bearbeider og kontrollerer den aktuelle faktura først i hodet på fakturaen, se bilde nedenfor, og sammenholder fakturaens verdi fra den aktuelle bestilling / det aktuelle varemottak. I denne prosessen ligger det innbakt mange funksjonskontroller. Det kontrolleres om MVA er korrekt og/eller gyldig, det kontrolleres om faktura summen stemmer overens med totalsummen for følgesedler. Så fremt du ikke bevisst overstyrer noen av advarslene, vil du alltid få en oppdatering mot regnskap som stemmer overens med varemottaket i bestillingssystemet.
Page 26 of 30 Innkjøpsliste Dette er en liste som først og fremst kan benyttes som et hjelpemiddel i ditt generelle bestillingsarbeid. Du kan både ta utskriften på skjerm og papir, og listen innholder nyttig salgs og kjøpsinformasjon, priser og informasjon om varer du allerede har i bestilling. Du har mange utvalgs / filtreringsmuligheter, se skjermbilde nedenfor. Du får en masse informasjon som grunnlag for ditt bestillingsarbeid. Denne utskrfit oppdaterer ingen verdier, og du kan i prosessen begrense den til et maks antall linjer i tillegg til viste filtreringer.
Page 27 of 30 Logikk og parametre. Det ligger mange styringsmuligheter for bestillingssystemet i CS Butikkdata. Noen av mulighetene blir beskrevet i telegramstil nedenfor. Bruk av maks/min og bestillingspunkt i BD00 I dette tilfellt så ser du at den aktuelle beholdning nå er 20, dette er under det innlagte bestillingspunkt, og dette vil føre til at det dannes en bestilling for denne vare. Bestillingssystemet vil foreslå å bestille opp til bestillings maks, dog justert opp slik at bestillingen tilpasses oppsettet fra minste bestillings antall. Figrumessig vil dette resultere i en lagermengde følger en kurve som dette. Bestillingsmaks Bestillingspkt Varebeholdning i OF00 Parameteroppsett Dette styres fra programmet BIM90, og du gjør selv de aktuelle valg i tråd med butikkens ønsker. Bemerk at parameteroppsettet gjelder for alle butikkene i ditt butikkdata system.
Page 28 of 30 Oppsett gjøres normalt ved installasjon av konsulent fra Visma Retail, men du bør ha et bevisst forhold til disse. Hjelpeprogrammer til bruk i bestillingssystemet Det finnes flere hjelpeprogrammer som gir muligheter for å rydde opp samt legge inn informasjon. (Her er kortbetegnelsene benyttet siden disse ligger under forskjellige menyer,) Rette: Reservert + Bestilt Legg inn bestillingspunkt Slette 0 linjer i BIM20 Rydde bestillingssystemet BIM91 BIM92 BIM94 BIM95 Dersom du er i tvil om bruken av disse, ta kontakt med support / konsulent hos Visma Retail, idet konsekvensene av feil innlagt informasjon kan tilsi mye merarbeid. BIM91
Page 29 of 30 BIM92 BIM94 BIM95
Page 30 of 30 Logistikk i faghandelen Elektroniske følgesedler og fakturaer er dokumenter som benyttes i varemottaksdelen i butikkens logistikkrutiner, og danner grunnlaget for økonomifunksjonens regnskapsførsel av varekjøp og leverandør reskontro. Bruken av disse dokumenter føyer seg naturlig inn i den kontinuerlige logistikkrundans i en faghandels bedrift. Salg på kontant eller kreditt, ved hjelp av skanning. Varemottakskontroll gjennomføres I butikken og grunnlag dannes for regnskapsmesig behandling Bestilling dannes basert på kunde eller lagerbaserte bestillingsprogrammer Varen leveres fra leverandør, elektroniske dokumenter blir dannet Beskrivelse av denne prosess i CSWEB Butikkdata er gitt for leverandørbestillinger i dette dokument. Hvor mye du kan benytte av disse funksjoner er avhengig av det opplegg som du selv, og din kjede har laget med dine leverandører. Vær klar over at mange av funksjonene kan brukes, og dokumenter oversendes til dine leverandører selv om det ikke er satt opp noe «elektronisk samspill» mellom din butikk og dine leverandører. Det finnes muligheter for utskrifter til PDF filer, utskrifter som sendes som vedlegg til mail osv. Ta gjerne kontakt med konsulentavdelingen til Visma Retail for mer informasjon.