Arkivsaksnr.: 14/48-3 Arkivnr.: 026 Saksbehandler: Kontrollutvalget FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - NAV HADELAND Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens hovedkonklusjoner: Problemstilling 1: Hvordan følger Gran kommune opp at NAV Hadeland drives i samsvar med kommunale målsettinger, inngåtte avtaler mv? Gran kommune følger, i likhet med andre tjenesteenheter i kommunen, opp NAV Hadelands måloppnåelse og økonomi gjennom tertialvis rapportering. Det tok noe tid før samarbeidet mellom kommunale tjenesteenheter og «satte seg» og fant en form basert på vedtatt rolle- og oppgavedeling. Samarbeidet mellom NAV og andre enheter i kommunen synes nå gjennomgående å være ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Utover avtalen om IPS-prosjektet (prosjekt om individuell jobbstøtte) er det ikke fastlagt samarbeidsavtaler og samarbeidsrutiner mellom NAV og kommunale resultatenheter. Enheter i Gran og Lunner opplever at det kan være problematisk å få kontakt med NAV. Når NAV samtidig opplyser at de gir ut telefonlister, kan det tyde på at informasjon om og kjennskap til mulighet for å få kontaktinformasjon, ikke er tilstrekkelig i andre enheter. Problemstilling 2: Hvordan fungerer vertskommunesamarbeidet når det gjelder formulering og oppfølging av felles mål (i forholdet til NAV Hadeland)? Det interkommunale samarbeidet generelt, og strukturen knyttet til samarbeidsmøtene (IS- møtene) spesielt, har utviklet seg over tid. Samarbeidet har gått mer i «dybden» og rollene synes å ha blitt mer avklarte over tid. Side 1 av 5
Etter til nå å ha hatt ulike mål for sosialtjenesten, har Gran og Lunner med virkning fra 2014, vedtatt å arbeide etter de samme målene. Etter vår oppfatning er utarbeiding av felles/like mål i tråd med intensjonene bak det interkommunale samarbeidet. Protokollene fra samarbeidsmøtene er ganske kortfattede, og ikke inndelt etter temaene i dagsordenen. Etter revisjonens vurdering kunne protokollen hatt større nytteverdi hvis det framkom konklusjoner/vurderinger knyttet til punktene i dagsordenen. Problemstilling 3: Er det samsvar mellom inngåtte avtaler om kostnadsfordeling og faktisk bruk av ressurser overfor de tre aktørene (staten, Gran kommune og Lunner kommune)? Kommunene og staten synes å dekke kostnader knyttet til henholdsvis statlige og kommunale ordninger og ytelser innenfor NAV. Det stilles spørsmål om kostnadsfordelingen er i tråd med stillingsfordelingen ved kontoret. Kostnadsfordelingen mellom Lunner og Gran synes å skje i henhold til pkt 9 i avtale om det interkommunale samarbeidet. Kommunene bør imidlertid forsøke å finne regnskapstekniske løsninger som medfører at Kostra-rapporteringen blir riktig. Det er ikke gjort registreringer som forteller om ressursbruken på hhv statlige og kommunale tjenester ved NAV Hadeland er i tråd med stillingsfordelingen ved kontoret. Imidlertid er det ikke noe som tyder på at kommunale midler benyttes til å løse statlige oppgaver. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonsrapportens anbefalinger om at: Administrasjonen i Lunner bør i samarbeid med administrasjonen i Gran og NAV Hadeland vurdere de enkelte samarbeidsrelasjoner med hensyn til om det kan være behov for å inngå avtaler mellom NAV Hadeland og vedkommende tjenesteenhet, eventuelt om det bør fastsettes skriftlige rutiner for dette samarbeidet. Kommunen bør sikre kommunale enheter nødvendig kontaktinformasjon til NAVkontoret og de ansatte der, slik at de ansatte i kommunen enklest mulig kan samarbeide om tjenester til innbyggerne. For å øke nytteverdien av møteprotokollene fra samarbeidsmøtene bør de lages merutførlige og tettere følge punktene på dagsordenen, og knytte konklusjoner til hvert av disse. Det er viktig at kontoret og vertskommunen har fokus på bruken av ressurser på NAVkontoret, og at man har en formening om behov for og faktisk bruk av ressurser på statlig og kommunal side. Side 2 av 5
Oversending av sak til kommunestyret: FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: NAV HADELAND Kontrollutvalget i Lunner kommune behandlet saken i møte den 19. februar 2014 som sak 05/2014. Saken oversendes herved til kommunestyret for sluttbehandling. Det ble fattet følgende vedtak (enstemmig): INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens hovedkonklusjoner: Problemstilling 1: Hvordan følger Gran kommune opp at NAV Hadeland drives i samsvar med kommunale målsettinger, inngåtte avtaler mv? Gran kommune følger, i likhet med andre tjenesteenheter i kommunen, opp NAV Hadelands måloppnåelse og økonomi gjennom tertialvis rapportering. Det tok noe tid før samarbeidet mellom kommunale tjenesteenheter og «satte seg» og fant en form basert på vedtatt rolle- og oppgavedeling. Samarbeidet mellom NAV og andre enheter i kommunen synes nå gjennomgående å være ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Utover avtalen om IPS-prosjektet (prosjekt om individuell jobbstøtte) er det ikke fastlagt samarbeidsavtaler og samarbeidsrutiner mellom NAV og kommunale resultatenheter. Enheter i Gran og Lunner opplever at det kan være problematisk å få kontakt med NAV. Når NAV samtidig opplyser at de gir ut telefonlister, kan det tyde på at informasjon om og kjennskap til mulighet for å få kontaktinformasjon, ikke er tilstrekkelig i andre enheter. Problemstilling 2: Hvordan fungerer vertskommunesamarbeidet når det gjelder formulering og oppfølging av felles mål (i forholdet til NAV Hadeland)? Det interkommunale samarbeidet generelt, og strukturen knyttet til samarbeidsmøtene (IS- møtene) spesielt, har utviklet seg over tid. Samarbeidet har gått mer i «dybden» og rollene synes å ha blitt mer avklarte over tid. Side 3 av 5
Etter til nå å ha hatt ulike mål for sosialtjenesten, har Gran og Lunner med virkning fra 2014, vedtatt å arbeide etter de samme målene. Etter vår oppfatning er utarbeiding av felles/like mål i tråd med intensjonene bak det interkommunale samarbeidet. Protokollene fra samarbeidsmøtene er ganske kortfattede, og ikke inndelt etter temaene i dagsordenen. Etter revisjonens vurdering kunne protokollen hatt større nytteverdi hvis det framkom konklusjoner/vurderinger knyttet til punktene i dagsordenen. Problemstilling 3: Er det samsvar mellom inngåtte avtaler om kostnadsfordeling og faktisk bruk av ressurser overfor de tre aktørene (staten, Gran kommune og Lunner kommune)? Kommunene og staten synes å dekke kostnader knyttet til henholdsvis statlige og kommunale ordninger og ytelser innenfor NAV. Det stilles spørsmål om kostnadsfordelingen er i tråd med stillingsfordelingen ved kontoret. Kostnadsfordelingen mellom Lunner og Gran synes å skje i henhold til pkt 9 i avtale om det interkommunale samarbeidet. Kommunene bør imidlertid forsøke å finne regnskapstekniske løsninger som medfører at Kostra-rapporteringen blir riktig. Det er ikke gjort registreringer som forteller om ressursbruken på hhv statlige og kommunale tjenester ved NAV Hadeland er i tråd med stillingsfordelingen ved kontoret. Imidlertid er det ikke noe som tyder på at kommunale midler benyttes til å løse statlige oppgaver. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonsrapportens anbefalinger om at: Administrasjonen i Lunner bør i samarbeid med administrasjonen i Gran og NAV Hadeland vurdere de enkelte samarbeidsrelasjoner med hensyn til om det kan være behov for å inngå avtaler mellom NAV Hadeland og vedkommende tjenesteenhet, eventuelt om det bør fastsettes skriftlige rutiner for dette samarbeidet. Kommunen bør sikre kommunale enheter nødvendig kontaktinformasjon til NAVkontoret og de ansatte der, slik at de ansatte i kommunen enklest mulig kan samarbeide om tjenester til innbyggerne. For å øke nytteverdien av møteprotokollene fra samarbeidsmøtene bør de lages merutførlige og tettere følge punktene på dagsordenen, og knytte konklusjoner til hvert av disse. Det er viktig at kontoret og vertskommunen har fokus på bruken av ressurser på NAVkontoret, og at man har en formening om behov for og faktisk bruk av ressurser på statlig og kommunal side. Med hilsen For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Forvaltningsrevisjonsrapporten NAV Hadeland (Innlandet Revisjon IKS, januar 2014) Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Kontrollutvalgets leder og Innlandet Revisjon IKS Rett utskrift av møtebok. Side 4 av 5
Roa, Utvalgssekretær Side 5 av 5