LEAN lunge ved UNN Ulf Aasebø Merete Postmyr
Hva er Lean? Betyr slank eller trimmet Fokus på verdi for pasienten (kunden) Sterkt innslag av medarbeiderdeltakelse Enkle metoder/verktøy Bli kvitt plunder og heft
Mål Utforme et smidig behandlingsforløp for lungekreftpasienter i UNN med fokus på å korte ned tidsforløp fra mistanke om diagnose til gjennomføring av behandling
Arbeidsprosessen Kartlegge et forløp ved hjelp av informasjon fra de som jobber i den og ved hjelp av tall og fakta Identifisere sløsing, flaskehalser, tungvinte løsninger og komme med forbedringsforslag endringer Skissere et forbedret forløp, sette i gang tiltak for å få det til, trekke med seg organisasjonen og iverksette endringene Følge opp med å fortsatt jobbe med små forbedringer i hverdagen og måle om det har gitt ønskede effekter
Mål og forankring Styringsgruppe: ledet av ass. direktør og klinikksjefer i alle involverte klinikker Prosjektgruppe : prosjektleder med deltakelse fra avdelingsledere i alle involverte avdelinger Verneombud og tillitsvalgte inkludert Fokusgruppe: gulvet, alle yrkesgrupper i alle avdelinger involvert i pasientforløpet
Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar
Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar
Lungemedisiner Radiolog Patolog Primærlege (praksiskonsulent) Onkolog Thoraxkirurg Avd. sykepleier Lungemed. avd. Avd. sykepleier Hjerte-lunge-kar kir avd. Sekretær Lungemed. avd. Sekretær Radiologisk avd. Fysioterapeut Sosionom Radiograf Stråleterapeut Fokusgruppe
5 dager i fokusgruppa Nu-situasjon pasientforløp Dokumentasjon, fakta og tall Visjon verdens beste ingen bånd Design av nytt forløp
Nu..
Median 10, snitt 19,8
Median 64, snitt 107,6
Median 26,5, snitt 31,9
Nu.
Mål for et nytt forløp Max 24 timer fra Rtg. thorax til CT Max 3 dager fra Rtg. thorax til igangsatt utredning på Lungemedinsk avdeling Diagnostisk pakkeforløp max 28 dager Ingen ventetid for oppstart palliativ behandling Max 1 uke for oppstart kjemoterapi og strålebehandling Max 14 dager til utført operasjon Hva må til for å nå dit?
Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar
Nye prosedyrer Henvisning fra fastlege Radiolog til Lungelege, PAL PAL viktig koordinerende funksjon Pakke for labsvar Prosedyre for histologiremisse Prosedyre for Thoraxmøte
Produkt Alle prosesser er lagt inn i DocMap og kan tas opp når som helst: link lagt på alle arbeidsstasjoner: egne mapper for de forskjellige stadier i pasientforløpet Onkolog i 50% stilling lagt inn i prosjektet
Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar
Resultater 69 journaler, 33 med diagnose, 18 avkreftet diagnose og 18 under utredning
Forklaring diagnostisk pakkeforløp 82% innen 28 dager (mål 85%) Variasjon skyldes for 5 av 6 punkter ikke avvik fra prosedyrer eller dårlig prosess, men tidkrevende og vanskelig diagnostisering (bl.a. PET) eller annen behandling før utredning av funn på Rtg/CT Dette er slik fokusgruppen forventet Prosessen totalt sett er langt mindre sprikende enn før Lean Lunge, mindre forskjell mellom gjennomsnitt og median er et godt bilde på det mindre variasjon
Forlenget utredning Behov for mediastinoskopi EBUS PET
I-diagram - Mistanke om kreftdiagnose avkreftet N=18 Tid fra mistanke om kreft til diagnose er avkreftet 160 140 120 100 80 60 40 20 0 19.10.2009 19.10.2009 29.10.2009 03.11.2009 06.11.2009 16.11.2009 25.11.2009 04.12.2009 08.12.2009 10.12.2009 20.12.2009 28.12.2009 05.01.2010 08.01.2010 03.02.2010 04.02.2010 11.02.2010 11.02.2010 Gjennomsnitt 33 dager (Median 10 dager) EpiData Analysis MP juni 10
Forklaring for pasienter med avkreftet kreftdiagnose 72% innen 28 dager (mål 85%) 3 av 5 punkter med lang utredningstid skyldes svikt i rutiner fra radiolog og mottaker av henvisning
19.10.2009 23.10.2009 23.10.2009 23.10.2009 27.10.2009 29.10.2009 03.11.2009 03.11.2009 05.11.2009 06.11.2009 17.11.2009 18.11.2009 19.11.2009 20.11.2009 23.11.2009 24.11.2009 25.11.2009 26.11.2009 26.11.2009 01.12.2009 08.12.2009 08.12.2009 09.12.2009 09.12.2009 10.12.2009 14.12.2009 15.12.2009 15.12.2009 20.12.2009 05.01.2010 12.01.2010 12.01.2010 18.01.2010 21.01.2010 02.02.2010 03.02.2010 05.02.2010 10.02.2010 11.02.2010 11.02.2010 12.02.2010 16.03.2010 N=42 Tid fra I-diagram Røntgen - Tid thorax fra Rtg.thorax tatt til til CT tatt 35 30 25 20 15 10 5 0 Gjennomsnitt 8 dager (Median 5,5 dager) EpiData Analysis MP juni 10
Hva forklarer variasjon i tid fra Rtg.thorax til CT 33% innen 24 timer Median 10 dager, snitt 19,8 før Lean Lunge, Etter: median 5,5 og snitt 8 dager en klar forbedring av prosess og forkortet utredningstid for pasientene Flest avvik skyldes rutinesvikt fra fastlege og radiolog Eksempel på annet avvik: Lungemed. avd. ventet i 3 uker med å rekvirere CT etter telefon fra radiolog om funn på Rtg.th.
N=21 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 19.10.2009 I-diagram - Tid fra biopsi tatt til signert av patolog Tid fra biopsi er tatt til prøvesvaret er signert av patolog 27.10.2009 29.10.2009 29.10.2009 29.10.2009 06.11.2009 13.11.2009 17.11.2009 20.11.2009 23.11.2009 23.11.2009 02.12.2009 Gjennomsnitt 5,1 dager (Median 5 dager) 09.12.2009 14.12.2009 21.12.2009 12.01.2010 04.02.2010 05.02.2010 08.02.2010 26.02.2010 26.02.2010 EpiData Analysis MP juni 10
Hva forklarer variasjon for Tid fra biopsi tatt til signert? Avvik skyldes manglende CITO-merking For øvrig forholdsvis stabil prosess
N=14 Tid I-diagram fra henvisning - Tid fra henvisning til kirurgi til kirurgi til operasjon til utført er utført 40 35 30 25 20 15 10 5 29.10.2009 06.11.2009 17.11.2009 23.11.2009 02.12.2009 09.12.2009 14.12.2009 12.01.2010 20.01.2010 04.02.2010 05.02.2010 08.02.2010 22.02.2010 26.02.2010 Gjennomsnitt 17 dager (Median 15 dager) EpiData Analysis MP juni 10
Hva forklarer variasjon for Tid for henvisning kirurgi til operasjon utført? De tre tidligste avvikene kan forklares med driftsreduksjon og få elektive operasjonsplasser i forbindelse med julen (alle er henvist rett før jul og operert et stykke ut i januar)
Hva forklarer variasjon for Tid for henvisning kirurgi til operasjon utført? De tre tidligste avvikene kan forklares med driftsreduksjon og få elektive operasjonsplasser i forbindelse med julen (alle er henvist rett før jul og operert et stykke ut i januar)
N=15 I-diagram - Tid fra beslutning om kjemoterapi til behandling igangsatt 35 30 25 20 15 10 5 0 23.10.2009 27.10.2009 03.11.2009 23.11.2009 23.11.2009 24.11.2009 26.11.2009 26.11.2009 07.12.2009 09.12.2009 14.12.2009 15.12.2009 12.01.2010 18.01.2010 16.03.2010 Gjennomsnitt 9 dager (Median 6 dager) EpiData Analysis MP juni 10
N=6 I-diagram - Tid fra beslutning om strålebehandling til behandling igangsatt 35 30 25 20 15 10 5 0 27.10.2009 29.10.2009 03.11.2009 24.11.2009 04.12.2009 20.01.2010 Gjennomsnitt 9 dager (Median 5,5 dager) EpiData Analysis MP juni 10
ORGANISERING KOMMUNIKASJON EIERSKAP Å BRY SEG
ET ÅR ETTER 40 siste pasienter evaluert i juni 2011 Har vi klart å opprettholde intensiteten? Er motivasjoen fortsatt der?
N=27 Tid fra Rtg thorax til CT Thorax 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0-5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Gjennomsnitt 9.3 dager. Median: 2,5 dager. Øvre kontrollgrense: 43.12 24 25 26 27 EpiData Analysis Graph
N=38 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 25.10.2010 24.11.2010 03.12.2010 09.12.2010 10.12.2010 10.12.2010 13.12.2010 23.12.2010 28.12.2010 Diagnostisk pakkeforløp 05.01.2011 06.01.2011 10.01.2011 14.01.2011 16.01.2011 20.01.2011 20.01.2011 21.01.2011 27.01.2011 27.01.2011 31.01.2011 03.02.2011 07.02.2011 09.02.2011 09.02.2011 10.02.2011 17.02.2011 17.02.2011 25.02.2011 25.02.2011 02.03.2011 03.03.2011 03.03.2011 04.03.2011 Gjennomsnitt: 27.5 dager. Median 25 dager. Øvre kontrollgrense: 65.41 09.03.2011 22.03.2011 28.03.2011 12.04.2011 13.04.2011 Ulf Aasebø/Merete Postmyr EpiData Analysis Graph
8 Time for diagnostic pathway 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 25.10.2010 24.11.2010 03.12.2010 09.12.2010 10.12.2010 10.12.2010 13.12.2010 23.12.2010 28.12.2010 05.01.2011 06.01.2011 Mean: 27.5 days. Median 25 days. Upper control line: 65.41 10.01.2011 14.01.2011 16.01.2011 20.01.2011 20.01.2011 21.01.2011 27.01.2011 27.01.2011 31.01.2011 03.02.2011 07.02.2011 09.02.2011 09.02.2011 10.02.2011 17.02.2011 17.02.2011 25.02.2011 25.02.2011 02.03.2011 03.03.2011 03.03.2011 04.03.2011 09.03.2011 22.03.2011 28.03.2011 12.04.2011 13.04.2011 Ulf Aasebø/Merete Postmyr EpiData Analysis Graph
N=38 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 25.10.2010 24.11.2010 03.12.2010 09.12.2010 10.12.2010 10.12.2010 13.12.2010 Innslag til ferdig 23.12.2010 28.12.2010 05.01.2011 06.01.2011 10.01.2011 14.01.2011 16.01.2011 20.01.2011 20.01.2011 21.01.2011 27.01.2011 27.01.2011 31.01.2011 03.02.2011 07.02.2011 09.02.2011 09.02.2011 10.02.2011 17.02.2011 17.02.2011 25.02.2011 25.02.2011 02.03.2011 03.03.2011 03.03.2011 04.03.2011 09.03.2011 Gjennomsnitt:30.2 dager. Median: 27 dager. Øvre kontrollgrense: 69.25 22.03.2011 28.03.2011 12.04.2011 13.04.2011 Ulf Aasebø/Merete Postmyr EpiData Analysis Graph
N=14 Diagnose til operasjon 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12 Gjennomsnitt: 18.8 dager. Median: 7 dager. Øvre kontrollgrense: 52.55 10 11 13 14 EpiData Analysis Graph
N=9 Diagnose til stråle 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Gjennomsnitt: 16.11 dager. Median: 15,5 dager. Øvre kontrollgrense: 63.66 EpiData Analysis Graph
N=10 Diagnose til kjemoterapi 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Gjennomsnitt: 23.5 dager. Median: 5 dager. Øvre kontrollgrense: 80.54 EpiData Analysis Gra
Thoraxmøtet Vurderer pas for operasjon Kompliserte pasienter/søknader Imidlertid bare en gang i uka; kan være et forsinkende ledd Misbrukes til å diskutere opplagte tilfeller som skulle vært tatt opp med onkolog på direkten
Opererte pasienter 25 % før prosjektet: 28 % ved evaluering 35 % ved oppfølging
Viktigst? Telefon fra radiolog til lungelege ved patologisk rtg thorax!!!!!!