Innkjøpstest for innkjøpere i offentlige og private virksomheter Fagplan versjon 1.6 med vekting. Oppdatert desember 2015 Innkjøpskortet er et initiativ fra Norsk Test og NIMA - Norsk Forbund for Innkjøp og Logistikk som adresserer utfordringen med varierende anskaffelseskompetanse i mange organisasjoner. NIMA står bak det faglige innholdet og Norsk Test med testmetodikk og drift. Målgruppen er personer ansatt i offentlige virksomheter som arbeider med anskaffelser eller har direkte innkjøpsansvar. Det viser seg imidlertid at det også er interesse fra personer i privat sektor med innkjøpsansvar samt også fra tilbydere til offentlig sektor. Derfor har fagplanen fått en tredeling tilpasset disse tre gruppene. Fagplanens 6 første kategorier omhandler anskaffelser generelt og omfatter innkjøpsfaglige tema både for privat og offentlig sektor. Kategori 7 omhandler lov om offentlige anskaffelser (LOA) med forskrifter (FOA) som er det førende regelverket for gjennomføring av anskaffelser i offentlig sektor. Målet med innkjøpskortet er å etablere en nasjonal sertifisering for innkjøpere på et grunnleggende nivå. En kartleggingstest vil dokumentere gap mellom ønsket og faktisk kompetanse og vil være grunnlag for tilpasset undervisning. Ved bestått sertifisering vil kandidaten ha bevist sin kompetanse innen generelle innkjøpsbegreper, lover og regler, innkjøpsstrategi og selve anskaffelsesprosessen inkludert kontraktsarbeid. Norsk Test / NIMA Side 1 av 11
Vekting av hovedkategorier Kategori Offentlig Privat Leverandør Spørsmålsbase 1. Generelle begreper 10 % 10 % 10 % 9 2. Innkjøps strategier 10 % 10 % 5 % 17 3. Anskaffelsesprosessen 15 % 15 % 15 % 11 4. Innkjøp i praksis 20 % 20 % 10 % 30 5. Kontrakt/Avslutning 10 % 10 % 15 % 14 6. Kontraktsoppfølging 15 % 15 % 10 % 0 7. Lov om offentlige anskaffelser 20 % 0 15 % 35 116 Norsk Test / NIMA Side 2 av 11
1. Generelle begreper 1.1 Begreper 1.1.1 1.2 Roller og ansvar 1.2.1 1.2.2 1.2.3 2. Innkjøps strategier 2.1 Verdiskapning 2.1.1 2.2 Strategisk innkjøpsmatrise 2.2.1 2.3 Strategivalg 2.3.1 2.4 CSR 2.4.1 Kjenne grunnleggende begreper og vite forskjellen på dem. Tverrfaglig kompetanse Forstå innkjøper og rekvirents rolle Forstå prosjektleders rolle i anskaffelsesprosessen. Kjenne innkjøpets betydning i verdikjeden. - muligheter - begrensninger Kunne ulike karakteristika for anskaffelser - volumvarer - strategiske - flaskehals - drift/vedlikehold Kunne velge strategi ut fra strategisk matrise Ivareta samfunnsansvar i forhold til miljø. I tillegg må også tjenestekjøp kunne redegjøres for, som f.eks.: - Service - Opplæring - Leie Norsk Test / NIMA Side 3 av 11
2.4.2 Ivareta samfunnsansvar i forhold til etisk handel (jf. ILOs kjernekonvensjoner og menneskerettigheter) 3 Anskaffelsesprosessen 3.0 2.4.3 2.5 Innkjøpspolicy 2.5.1 2.6 Risikostyring 2.6.1 Gjennomføring av en anskaffelse 3.0.1 3.1 Leveringsvilkår 3.1.1 3.2 Konkurransemodeller 3.2.1 Ivareta samfunnsansvar i forhold til universell utforming. Vite hvilke elementer en innkjøpspolicy skal inneholde: - innkjøpsstrategi - rutiner/maler Kunne identifisere risikoelementer i forhold til sannsynlighet og konsekvens. Kunne utarbeide relevante tiltak for å håndtere risiko. Kunne utarbeide og kvalitetssikre behovsdefinisjon. Kunne leverandørkartlegging og markedsanalyser. Kjenne prinsippene for gjennomføring av en konkurranse og valg av leverandør. Kunne prinsippene rundt inngåelse av en kontrakt. Kunne vurdere om anskaffelsen er i overenstemmelse med overordnet anskaffelsesstrategi og mål. Kjenne til siste versjon av Incoterms i forhold til prinsippene rundt: - forsikring - risikoovergang - tid Kjenne de ulike konkurransemodeller og tilhørende risiko For offentlige anskaffelser gjelder egne regler, jf kategori 7. Prinsippene for gjennomføring av anskaffelser generelt er omtalt under denne kategorien, kategori 3. Norsk Test / NIMA Side 4 av 11
3.3 Økonomiske faktorer 3.3.1 3.4 Supply Chain/logistikk 3.4.1 4 Innkjøp i praksis 4.1 Konkurransegrunnlag 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 ABC-analyse 4.2.1 4.3 Forhandlinger 4.3.1 Kjenne til de mest vanlige økonomiske termer og begreper - Inntekt/kostnad/resultat - Likviditet - Økonomistyring - Budsjettering - Regnskap Forstå verdikjedens oppbygging og hvordan de ulike delene av verdikjeden påvirker hverandre. Kunne sentrale begreper knyttet til verdikjeden. Kjenne til oppbygging av et konkurransegrunnlag med fokus på følgende: formål oppbygging kvalifikasjonskrav tildelingskriterier Kjenne ulike spesifikasjonstyper Kunne bruk av standarder, f.eks. kontrakter for beskrivelse av tjenestenivå (SLA) Kunne beskrive en abc-analyse Kunne gjennomføre forhandlinger - ulike faser - ulike mål - ulike forhandlingstyper Norsk Test / NIMA Side 5 av 11
4.4 Jus 4.4.1 4.5 Internasjonalt kjøp 4.5.1 Kjennskap til de mest aktuelle lover og regler - kjøpsloven - avtaleloven - offentleglova (om innsynsrett i offentlige anskaffelser) Vite om forskjell mellom et nasjonalt kjøp og et kjøp over landegrenser, på blant annet følgende områder: - rettsregler - kulturer - ulike tekniske nivå/standarder - toll/befraktning - elektronisk handel/elektronisk fakturering For offentlige innkjøpere og selgere til offentlig sektor er det viktig å vite om offentleg lova som regulerer innsyn i offentlige anskaffelsesprosesser. Regelverk for offentlige anskaffelser er omhandlet under kategori 7. Norsk Test / NIMA Side 6 av 11
5. Kontrakt/Avslutning 5.1 Kontrakter 5.1.1 6. Leveranse og kontraktsoppfølging 5.2 Evaluering av tilbud 5.2.1 5.3 Bestillingsfasen 5.3.1 6.1 Ulike kontraktsformer og oppfølging av disse 6.1.1 6.2 Leveranseprosessen 6.2.1 Kjenne til ulike tema for kontrakter og kontraktstyper f.eks.: - kontraktsvilkår alminnelige og spesielle - rammeavtaler - kontrakter for tilvirkningskjøp - kontrakter for handelsprodukter - bygg- og anleggs kontrakter - kontrakter for tjenestekjøp - ikt kontrakter, f.eks. SSA - Norsk Standard (NS) for bygg - utviklingskontrakter - innovasjonskontrakter Kunne endringshåndtering av kontrakter. Vite hvordan det beste tilbudet velges: - modeller og metoder for evaluering - avdekking av strategisk prising m.m. - prisregulering/prisfastsetting Kjenne de ulike bestillingsmekanismer - kontrakten som bestilling - avrop på løpende kontrakter (f.eks. rammeavtaler) Kunne skille gjennomføring og oppfølging av de ulike kontraktsformene: - Rammeavtaler - Fastpriskontrakt - Priskontrakt - Kostnadskontrakt Ha kunnskap om hvordan en følger opp en leveranse Se kontrakter og kontraktsformer under kategori 5.1. Norsk Test / NIMA Side 7 av 11
7. Lov om offentlige anskaffelser 6.3 Avvikshåndtering for leveranser 6.3.1 6.4 Kontraktsevaluering 6.4.1 6.5 Kontraktsendringer 6.5.1 6.6 Kontraktsavslutning 6.6.1 7.1 Lov 7.1.1 Ha kunnskap om hvordan avvik håndteres i forhold til avtalt leveranse og avtalt kontrakt. Ha kunnskap om evalueringsprosessen og hva som skal evalueres. Kunne hovedprinsippene for endring i kontrakten Ha kunnskap om hvordan en kontrakt avsluttes Kjenne til formålet med lov om offentlige anskaffelser 7.1.2 Vite hvem som er omfattet av loven 7.1.3 Vite hvilke anskaffelser som er omfattet 7.1.4 Vite hvem som er rettighetshavere Kjenne til grunnleggende krav til 7.1.5 anskaffelsesprosessen, herunder livssykluskostnad og krav til ivaretakelse av miljø og universellutforming. 7.1.6 Kjenne til håndhevelsesmekanismen i loven. 7.1.7 Kjenne til at forskriften er detaljering av loven. 7.2 Alminnelige bestemmelser. 7.2.1 Vite om anvendelsesområde for forskriften. Herunder: Hvem som er omfattet av FOA og hvilke kontrakter som er omfattet. 7.2.2 Vite anvendelsesområde for de ulike delene i forskriften. 7.2.3 Kjenne til reglene om terskelverdi og beregning av avnskaffelsens verdi 7.2.4 Kjenne til reglene for blandede kontrakter. Norsk Test / NIMA Side 8 av 11
7.3 Anskaffelser under EØS terskelverdiene og uprioriterte tjenester. 7.2.5 Kjenne til forskjellen mellom prioriterte, uprioriterte tjenester. Ha kjennskap til hvilke alminnelige regler som gjelder for konkurransen - Offentlighet - Taushetsplikt - Habilitet 7.2.6 - Attester - Bruk av rådgivere - Fristberegning - Bruk av kontraktsstandarder og spesielle kontraktsvilkår. - Reserverte kontrakter 7.2.7 Kjenne til forskriftens definisjoner. Kunne redegjøre for de ulike 7.3.1 anskaffelsesprosedyrene og hovedforskjellen mellom dem. 7.3.2 Forstå standarder og spesifikasjoner 7.4 Kunne redegjøre for de ulike Anskaffelser over EØS 7.4.1 anskaffelsesprosedyrene og hovedforskjellen mellom terskelverdier. dem. Kjenne til hvordan rammeavtaler fungerer 7.5 Rammeavtale 7.5.1 - rammeavtale med en leverandør - rammeavtale med flere leverandører Kjenne til reglene for kommunikasjon 7.6 Kommunikasjon 7.6.1 - medier som kan benyttes - elektronisk overføring 7.7 Grunnlag for konkurransen 7.7.1 Vite hva et konkurransegrunnlag skal inneholde 7.7.2 Vite hvilke krav det stilles til rettelse, supplering eller endring av konkurranse-grunnlag Norsk Test / NIMA Side 9 av 11
7.7.3 Kjenne til hvordan krav stilles, og bruk av tekniske spesifikasjoner 7.7.4 Vite hvilke kvalifikasjonskrav som kan stilles til leverandørene 7.8 Kunngjøringsregler 7.8.1 Vite når er det plikt til å kunngjøre. Rødt lys? 7.8.2 Vite hvor er det plikt å kunngjøre Rødt lys? Vite hva vedståelsesfrist betyr og hvilke frister som 7.9 Frister 7.9.1 gjelder over/under EØS terskelverdier. - Vite hvordan tilbudet skal utformes - Vite hvordan avvik behandles Gjennomføring av 7.10 7.10.1 - hva med alternative tilbud konkurransen - Vite hvordan man kan tilbakekalle/endre tilbud 7.10.2 Forstå hvordan tilbudsåpning gjennomføres. 7.10.3 Forstå hvordan konkurranse med forhandlinger gjennomføres. 7.10.4 Vite når man kan avvise på grunn av forhold ved leverandøren. 7.10.5 Vite når man kan avvise på grunn av forhold ved tilbudet 7.10.6 Vite når man kan avvise ved unormalt lave tilbud 7.10.7 Forstå fremgangsmåten ved avvisning 7.10.8 7.10.9 Vite hvordan oppdragsgiver begrunnelsesplikt fungerer Vite hvilke klagemuligheter og prosesser som gjelder for offentlige anskaffelser - Norsk Test / NIMA Side 10 av 11
7.11 Forhandlinger, avklaringer 7.11.1 Vite hvilken kommunikasjon kjøper og selger kan ha gjennom hele anskaffelsesprosessen. 7.11.2 Vite hvilke regler som gjelder for innsending av dokumenter etter tilbudsfristens utløp. 7.12 Avslutning av konkurransen 7.12.1 Vite hvilke to muligheter/begrunnelser man har for tildeling av kontrakt. 7.12.2 Vite hva som menes med karenstid 7.13 Valg mellom ulike anskaffelses-prosedyrer 7.12.3 Vite hvilke rettigheter til innsyn der er i offentlige anskaffelser med utgangspunkt i offentleg lova 7.13.1 Vite hvilke prosedyrer som er tillatt over EØS terskelverdier 7.13.2 Forstå hvordan konkurransepreget dialog fungerer 7.13.3 Vite når kan man bruke konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring 7.13.4 Vite når kan man benytte konkurranse med forhandlinger uten forutgående kunngjøring 7.14 Konkurransegrunnlag 7.14.1 Kjenne til kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier. 7.15 Gjennomføringsfasen 7.15.1 Forstå implementeringen av avtalen i organisasjonen. - ivareta kjøper rettigheter og plikter - måling og rapportering - styring Norsk Test / NIMA Side 11 av 11