SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Linda Velle Sjøen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 16/1833 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget 15.06.2016 Formannskapet 20.06.2016 Kommunestyret 19.09.2016 FRA AMBISJON TIL HANDLING Rådmannens forslag til vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar å innføre Fra ambisjon til handling.
SAKSFRAMSTILLING Figuren viser målkartet på kommunenivå slik det foreligger på dette tidspunkt. Etatene, avdelingene og virksomhetene vil utarbeide sine målkart etter samme mal. Innholdet i kartet vil bli endret når det vurderes som hensiktsmessig. Ledelsen i Karmøy kommune satser for å få på plass en mer enhetlig samhandling på alle nivå i organisasjonen. Målet er at Karmøy kommune fremstår som en innovativ og lærende organisasjon med klar og tydelig retning. Selv om kommunen allerede har mange ulike planer og styringsdokumenter på ulike nivå, er det behov for tydeligere felles mål og strategier og en mer helhetlig styring og ledelse. I den forbindelse har rådmannen startet en målprosess sammen med etatenes ledergrupper og ledere fra sentraladministrasjonen. Representanter fra de ansatte har deltatt i hele prosessen. Arbeidet for å få på plass felles mål og strategier startet desember 2014 og har resultert i flere felles samlinger og gruppevis mellomarbeid, som igjen har resultert i fire strategiske mål med delmål, indikatorer og noen tiltak på kommunenivå. Kommunens styringsdokumenter og plandokumenter gir retning og legger føringer for satsingen og det er viktig å sikre at de felles strategiske målene knyttes opp mot det etablerte systemet. Overbygningen i plansystemet er den kommunale planstrategien
vedtatt i kommunestyret februar 2016. Kommuneplanen er kommunens overordnende plandokument som består av en arealdel og en samfunnsdel. Kommuneplanens samfunnsdel inneholder sentrale mål for kommunen. Systematisk arbeid mot de strategiske målene vil bidra til en målrettet satsing mot å oppfylle intensjonene i kommunens plan- og styringsdokumenter. Karmøy kommune har en gjeldende arbeidsgiverstrategi hvor det er satt mål for omdømme, lederskap og ansatte. Kommunal og moderniseringsdepartementet har nylig lansert en ny arbeidsgiverstrategi: «Strategi for statlig arbeidsgiverpolitikk 2016-2020. Karmøy kommune vil i løpet av 2017 utarbeide en ny arbeidsgiverstrategi på bakgrunn av den statlige strategien. Overordnet mål for arbeidsgiverpolitikken i staten er: «Å utvikle moderne og attraktive arbeidsplasser, slik at virksomheten lykkes med å rekruttere, utvikle og beholde kompetente medarbeidere og kan løse sine samfunnsoppdrag». Målet er i tråd med satsingen på felles strategiske mål for Karmøy kommune og det er naturlig at arbeidsgiverstrategien knyttes tett opp mot disse målene. Samtidig som målarbeidet har foregått har rådmannen satt i gang en omorganisering for å bygge en mer tidsriktig organisasjon og utnytte personalressursene på en mer effektiv og helhetlig måte. Omorganiseringen omfatter i størst grad sentraladministrasjonen samtidig som det medfører noen endringer for etatene. Fra ambisjon til handling De fire kommunale målene skal forplikte på kommunenivå, etatsnivå, avdelingsnivå og i virksomhetene. Det har vært lagt vekt på å utvikle noen få strategiske mål for at det skal være overkommelig å følge opp målene på en god måte. Det kan bli aktuelt å skifte ut eller føye til noen mål etter en tid når ledere og ansatte opparbeider seg mer erfaring med å jobbe mot felles strategiske mål. I første omgang er det kun tre av målene det skal jobbes aktivt med i hele organisasjonen. I tilknytning til det fjerde målet: «En inkluderende og mangfoldig kommune», vil det i denne fasen kun bli jobbet med sak til kommunestyret vedrørende problemstillinger knyttet til bosetting/integrering av flyktninger. Følgende tre mål er valgt: Regionens mest inspirerende arbeidsplass God økonomistyring og riktig prioritering Utvikle og gi framtidsretta tjenester Hvert mål er konkretisert gjennom delmål og det skal utarbeides både kvantitative og kvalitative indikatorer. En indikator er en beskrivelse av en aktivitet eller resultat som lar seg måle og som kan påvirkes ved å sette inn tiltak. Kvantitative indikatorer er de som objektivt kan måles og enkelt kan uttrykkes som tall. Kvalitative data er basert på
meninger, følelser eller synspunkter snarere enn harde fakta og tall. Indikatorene skal bidra til å se om vi utvikler oss i forhold til målet. Det skal utarbeides indikatorer og tiltak på alle nivå i organisasjonen. Kommunens verdier respekt, ansvar og kvalitet skal prege prioriteringen av mål og tiltak i hele organisasjonen. Verdiene skal gjennomsyre lederskap på alle nivå og legge føringer for hvordan målene og arbeidet med målene skal implementeres i organisasjonen. Intensjonen er at alle kommunens ansatte skal ha et eierforhold til verdiene og at de skal etterleves i det daglige arbeidet. Rådmannen har derfor prioritert å bruke tid på verdiforankring og hva verdiene betyr for kommunens ledelse. En viktig oppgave for ledelsen å forankre verdiene i hele organisasjonen. Ambisjonen skal fungere som en drivkraft og inspirasjon i arbeidet mot målene. Den kan fungere for en kort periode eller på lang sikt alt etter hvor aktuell den er over tid. Når satsingen går over i en ny fase kan ambisjonen byttes ut hvis det er behov for det. For at ambisjonen skal fungere etter intensjonene er det viktig at den er godt forankret hos de som skal jobbe for å nå målene. Følgende ambisjon er valgt for satsingen i Karmøy kommune: Ambisjon - Valg for framtida! Ambisjonen peker framover og fokuserer på de viktige og riktige valgene for framtiden. Dette innebærer prioritering som også handler om å velge vekk det som ikke er fullt så viktig eller det som ikke er like viktig framover som det har vært tidligere. Satsingen er kalt «Fra ambisjon til handling». Det holder ikke med en god ambisjon og gode strategiske mål hvis satsingen ikke gjør noen forskjell for kvaliteten i arbeidsmiljøet eller tjenestene rette mot innbyggerne. De strategiske målene MÅL 1: REGIONENS MEST INSPIRERENDE ARBEIDSPLASS Arbeidet mot dette målet utgjør en viktig del av grunnlaget for forbedring, utvikling og nyskaping for Karmøy kommune i årene framover. Det er et visjonært og ambisiøst mål som ledere og medarbeidere i Karmøy kommune skal strekke seg mot. Verdiforankring og etterlevelse av verdiene er sentrale forutsetninger som må ligge i bunn. For å kunne lykkes må organisasjonen Karmøy kommune være fundamentert på trivsel, engasjement, tillit og mestring.
10-faktor som er en helt ny medarbeiderundersøkelse som kommunen skal ta i bruk høsten 2016. Undersøkelsen bygger på forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for å oppnå gode resultater. 10-faktor er utviklingsorientert og består av et utvalg faktorer som er dokumentert viktige og samtidig mulig å utvikle. Det er valgt to faktorer som Karmøy kommune skal ha et særlig fokus på. Den ene faktoren dreier seg om ledelse mens den andre faktoren har fokus på medarbeiderne. Delmål 1: Bygge inspirerende lederskap knyttes til faktoren «Mestringsorientert ledelse» som handler om ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider får utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger. Dette kan blant annet føre til at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Mestringsorienterte ledere legger vekt på å bygge høy rolleklarhet, høy oppgavemotivasjon, høy mestringstro og et godt mestringsklima. Å gi medarbeiderne høy grad av selvstendighet er også et sentralt element. Mestringsorientert ledelse er ikke én fastlåst måte å lede på, men kan praktiseres på mange ulike måter, avhengig av den enkelte leders personlighet og stil. Viktige elementer er å gi: 1)Retning definere roller, krav og mål, 2)Mening motivere og inspirere til måloppnåelse og 3)Individuell oppmerksomhet og støtte. Delmål 2: Gjøre hverandre gode knyttes til faktoren «Nytteorientert motivasjon» som handler om motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre og til å bidra til andres måloppnåelse i vid forstand. Det kan dreie seg om å hjelpe kolleger til å gjøre en god jobb eller levere viktige tjenester til andre. Omfattende forskning viser at medarbeiderne som er motivert for å oppmuntre og hjelpe sine kolleger gir bedre ressursutnyttelse, effektivitet/produktivitet, lavere kostnader, høyere bruker/kunde-tilfredshet og lavere gjennomtrekk blant medarbeidere. Mestringstro og mestringsklima er viktige forutsetninger for å bygge en kultur hvor medarbeiderne er motiverte for å hjelpe hverandre med å lykkes. Det handler blant annet om å bygge en kultur for å dele kunnskap og kompetanse og for å kunne gi og be om støtte. MÅL 2: GOD ØKONOMISTYRING OG RIKTIG PRIORITERING God økonomistyring er en forutsetning for kommunens mulighet til å utvikle sine tjenester. Kommunen skal ha en bærekraftig økonomi i god langsiktig balanse. Delmål 1: Bruke data og analyse God budsjettkontroll handler i hovedsak om at kommunen, etaten og virksomhetene holder budsjettene, samtidig som kommunen har god nok oversikt til å ha en opplevelse gjennom hele året at budsjettrammen vil holde. En slik oversikt krever en kartlegging og forståelse for kostnadsdrivere og gode modeller for utarbeiding av prognoser.
Delmål 2: Sikre sammenheng mellom planer Riktig prioritering forutsetter god kompetanse, nok kapasitet og gode nok prosesser til å kunne gi beslutningstakere godt grunnlag til å ta strategiske valg og prioriteringer. Det handler om både politiske og administrative beslutningsprosesser. God sammenheng mellom kommunens planer innebærer at det gjennom planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel drøftes og avklares viktige satsinger og veivalg, og gjennom handlingsplan/økonomiplan og budsjett avsettes midler til å gjennomføre de prioriterte tiltak som framgår i planen. MÅL 3: UTVIKLE OG GI FRAMTIDSRETTA TJENESTER For å kunne gi framtidsretta tjenester må vi først og fremst være oppdatert på de behov og muligheter vi har i dagens samfunn. Det handler både om å gi et godt tjenestetilbud som er i tråd med innbyggernes behov, og å ta i bruk hensiktsmessige verktøy og ny teknologi for å øke kvaliteten på tjenestene og for å effektivisere. For å kunne endre oss i takt med samfunnet må vi også tenke framover og være oppdatert på prognoser og tanker om hvilke utfordringer og muligheter vi står overfor. Delmål 1: Være i forkant av framtidige behov For å kunne gi de riktige tjenestene er det viktig at vi er gode på analyse og behovskartlegging og at vi er gode på planlegging og gjennomføring av tiltak som er i tråd med gjeldende og framtidige behov. Her gjelder det om å være tett på brukerne og kontinuerlig undersøke om tjenestene møter de ulike behovene på en god måte. Delmål 2: Være heldigital innen 2020 En aldrende befolkning stiller høyere krav til gode helse- og omsorgstjenester for stadig flere innbyggere. Innenfor skole og oppvekst endres kravene til kompetanse og ferdigheter både hos lærere og elever, og innenfor teknisk etat er det ønskelig med økt service til innbyggerne og å fjerne tidstyver og kunne jobbe mer effektivt. En gjennomtenkt og langsiktig satsing på IKT er viktig for en framoverlent kommuneadministrasjon og for å ha gode verktøy og løsninger tilgjengelig for innbyggerne. For å lykkes er det behov for kunnskap og kompetanse, og en tydelig digitaliseringsstrategi for kommunen. Rådmannens konklusjon For å nå målet om at Karmøy kommune skal fremstå som en innovativ og lærende organisasjon med klar og tydelig retning, ønsker rådmannen å implementere Fra ambisjon til handling i hele organisasjonen. Rådmannen i Karmøy, 03.06.2016.
Sigurd Eikje sign. Oversikt over vedlegg:
SAKSPROTOKOLL - FRA AMBISJON TIL HANDLING Administrasjonsutvalget behandlet saken den 15.06.2016, saksnr. 15/16 Behandling: Sjøen (KrF) viste til figuren «Målkart for Karmøy kommune» og foreslo å endre første mål fra «Regionens mest inspirerende arbeidsplass» til «En inspirerende og attraktiv arbeidsplass» Sjøens endringsforslag fikk 2 stemmer (KrF) og falt. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar å innføre Fra ambisjon til handling.