SAKSFRAMLEGG. Saksnr Utvalg Møtedato 16/28 Kommunestyret

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Arkiv: Dato: Saksnr Utvalg Møtedato 16/28 Kommunestyret Saksbehandler: Emil Raaen Utredning av deler av styringssystem i Bjugn kommune - kvalitetsmeldinger og målekort Bakgrunn Rådmannen har flere formelle styringsverktøy som beskriver kommunens virksomhet og som bidrar til styring av kommunen. Vi har vedtatt visjon og verdier. Vi har kommuneplan med en samfunnsdel som beskriver overordnede samfunnsmål, og det er utledet en arealdel som viser planlagt fysisk utvikling av kommunen. I tillegg kan det lages kommunedelplaner for mer spesifikke tema. Kommunen har også økonomiplan og årsbudsjett. Vi har rapportering gjennom tertialrapporter og årsmelding der vi foretar en vurdering hvorvidt vi trer framover som vi har beskrevet i budsjettet. Kommunen legger årlig frem eierskapsmelding. For øvrig driver vi formell styring gjennom rutiner, rapportering, avvikshåndtering og målinger som brukermedvirkningsundersøkelser eller medarbeiderundersøkelser. Kommunen har i dag en balansert målstyring gjennom styringskortet og lederavtaler hvor styringskortet har vært en del av avtalen. Rådmannen ønsker i denne saken å drøfte innføring av kvalitetsmeldinger og avklare forventninger til et nytt målekort/styrekort. Dagens styringskort har tjent flere funksjoner. Det har både vært en oppsummering av mål for virksomheten i den enkelte enhet samtidig som den har hatt en symbolsk funksjon der den illustrerer aktivitet og vegvalg. Styringskortet har fulgt økonomirapportering slik at rapportering ikke bare har fulgt tallene for driften, men også forsøkt koblet tallene til måloppnåelse i tjenesten. Tilbakemelding fra ledere i Bjugn kommune er at styringskortet i varierende grad er blitt benyttet og at det i sin nåværende form har hatt begrenset nytteverdi i praksis. Etter rådmannens vurdering har styringskortet i liten grad gitt rom for lengre faglige vurderinger av ståsted og lengre begrunnede resonnement for veivalg. Ørland kommune benyttet tidligere et lignende system med styringskort som de har forlatt. Vurdering Rådmannen mener at Bjugn kommune enten må bruke mer energi og ressurser på å gjøre dagens styringskort mer relevant, eller velge seg andre former for styringsdialog mellom politisk nivå og praksis. Rådmannens vurdering er at det vil være mer hensiktsmessig å forlate styringskortet og innføre kvalitetsmeldinger og et mer spisset målekort for de ulike fagretningene i kommunen. Kvalitetsmelding Bakgrunnen for ønsket om en kvalitetsmelding er at rådmannen ønsker et verktøy som både redegjør for status for fagfeltet, samtidig som det skuer fremover og danner grunnlag for å

2 velge fokusområder for satsninger i det aktuelle fagfeltet. En kvalitetsmelding er slik ment å danne grunnlaget for de mål vi setter oss for året som kommer. Meldingen er tenkt å inneholde overordnede styringssignal fra omgivelsene(nasjonale føringer etc), egne vedtatte overordnede planer (kommuneplanens samfunnsdel), en oversikt over økonomiske og personalmessige ressurser, strukturelle valg, organisasjonskultur, faglige resultater og overordnede anbefalinger videre. Rådmannen mener at vi ved å innføre dette vil legge til rette for politiske veivalg basert på faglige tilrådinger innenfor de enkelte fagfelt. Styringskort Bjugn kommune har til nå benyttet balansert målstyring som styringssystem. Metodikken innebærer styringskort med visjon, overordna mål og satsingsområder. Selve styringskortet har hatt fire søyler: samfunn tjeneste medarbeidere økonomi, og for hver søyle ble det satt opp mål, suksesskriterier og kvalitetskriterier. En gjennomlesing av tidligere styringskort viser at det har vært stor variasjon i tolkningen av på hvilket nivå målformuleringen skal ligge. Det har vært stor variasjon fra enhet til enhet, noe som viser en uklar oppgaveforståelse. Dette har etter rådmannens skjønn gitt rom for en noe vilkårlig praksis hva gjelder målformuleringer i styringskortet. Gjennom ROBEK læringsnettverket i regi av KS har vi fått en anbefaling om å spisse måleskjemaet ytterligere. Kritikken mot vårt tidligere system er at målene er for utydelige og lite målbare, og dermed blir det vanskelig å kunne etterprøve om målene faktisk er nådd. KS anbefaler en mer «kvantitativ» tilnærming for å vurdere måloppnåelse, gjennom å ha mer konkrete mål som kan vurderes og etterprøves. Vurdering av måloppnåelse kan f.eks. skje ved å sammenligne våre tjenester mot andre kommuner gjennom de ulike rapporteringssystemene vi benytter (KOSTRA, GSI etc.). I tillegg anbefaler KS å utarbeide mål som kan etterprøves gjennom ulike medarbeider -og brukerundersøkelser. For at dette skal fungere optimalt må slike undersøkelser utføres flere ganger over tid og det må utarbeides en plan for hvilke tjenesteområder som skal undersøkes og når de skal utføres. I 2015 hadde administrasjonen en prosess/øvelse på å utarbeide et nytt målekort, der tjenesteområdene beskrev sine målsettinger. I slutten av september fikk vi målekortene vurdert av KS. I forbindelse med tilbakemeldinger fra KS ønsket rådmannen også at ledere i Bjugn kommune tok en grundig diskusjon på hva vi mener med målstyring og hva det er viktig å ha i mente når man utformer mål. Noen forhold som er vektlagt i tilnærming til målformulering for virksomheten er; Gode målsetninger kan ha en motiverende effekt, de gir retning for arbeidet, de kan være en legitimitetsfaktor for omgivelsene og de kan fungere som evalueringskriterier. Mål er en beskrivelse av fremtidig ønsket tilstand. Et mål kan slik vise til en innskrenking av fokus mot hva vi må gjøre for å nå akkurat denne framtidige ønskede tilstanden. Jo flere mål, jo flere fokus og dermed mindre fokus. Vi kan skille mellom visjoner der målet er en «uoppnåelig» drømmesituasjon, eksempelvis; 0 visjonen til Statens vegvesen og mer konkrete mål for aktiviteter som må gjennomføres for å realisere overordnede målsetninger. Målenes tidshorisont kan variere. Eksempelvis er målsetningen om å opprettholde lov og orden i politiet et relativt kontinuerlig mål, mens et mål om ny rekord på 60-meteren plutselig er nådd. Mål varierer med hensyn til mulighetene for å etablere en klar sammenheng mellom mål og middel. I noen tilfeller er det svær opplagt hva man må gjøre for å nå mål, mens i andre sammenhenger er det krevende å vite hva man skal gjøre for å nå målet. Det kan illustreres ved at hovedmålet for skolen er at elever skal lære mest mulig, samtidig som det er langt fra enighet om hvilken pedagogisk tilnærming som gir best læring. Forskning peker på at, det spesielt i offentlig sektor, er mange av oppgavene som kan karakteriseres som komplisert tjenesteyting og at et særtrekk ved slike tjenester er uklare mål-middelsammenhenger.

3 Dermed vil det det også svært vanskelig å utforme klare mål-middelsammenhenger i Bjugn kommune. En annen utfordring med å sette relevante mål er at vi ofte har en tendens til å velge mål som er lett å måle/kvantifisere. Det er to aspekt som er viktig å merke seg. For det første innrettes organisasjonen da i større grad mot det som måles (vi blir det vi måler og da er det viktig å ha satt rett mål), og for det andre kan dette være i konflikt med det organisasjonen egentlig vil oppnå. Disse hensynene taler for å være varsom med å rendyrke den profilen KS anbefaler i Robek-nettverket. Rådmannen mener likevel at vi skal formulere mål for våre tjenester. Det handler blant annet om at alternativet framstår retningsløst, og at vi som ledere av tjenester må evne å peke ut noe fokusområder som er viktigere enn andre for å forbedre tjenesten i den fasen man til enhver tid er inne i. Det betyr også at rådmannen mener at et måleskjema ikke kan romme alle gode evigvarende målsetninger for tjenestene våre, eller romme alle nasjonale målsetninger, men de skal uttrykke noen særskilte lokal valgte fokusområder for våre tjenester i året som kommer (en tidsavgrenset periode). Dersom man skal si noe fornuftig om framtidig ønsket tilstand; altså målsetninger, bør man vite noe om faktisk tilstand og mulighetsrom for tjenesteområdet. Dette er som tidligere beskrevet bakgrunn for at rådmannen ønsker å innføre kvalitetsmeldinger innen de ulike fagområdene slik at disse kvalitetsmeldingene skal danne basis for faglig utvikling og de mål vi setter oss. Rådmannen mener måleskjemaet bør gjelde for påfølgende år og være så konkret som mulig. Et måleskjema vil i så måte ikke være et uttrykk for den samlede virksomhetens målsetninger, men for lokal valgte fokusområder i en gitt periode (1 år av gangen). Lokale visjoner og overordnede samfunnsbetraktninger vil stå i kommuneplanens samfunnsdel og i de årlige kvalitetsmeldingene, mens årets konkrete målsetninger altså settes i måleskjema. Rådmannen er opptatt av at måleskjemaet skal være praksisnært og gi retning for det faglige arbeidet, samtidig har måleskjema en symbolsk funksjon ved å anskueliggjøre organisasjonens fokusområder. Måleskjemaet er ikke en samlet oversikt over alle målsetninger til tjenesten, ei heller de viktigste, men det er de viktigste lokale valgte målene for akkurat den tiden vi er inne i. Rådmannen mener det er viktig for kvaliteten av målesystemet at ledere og politikere legger samme forståelse av måleskjema til grunn. Kvalitetsmeldinger og måleskjemaet legges fram for politisk behandling. Det vil alltid være et paradoks knyttet til at jo flere fokus man har, jo mindre fokus får hvert enkelt område. Antall og innretning på måleskjema vil variere for ulike tjenesteområder. Imidlertid har rådmannen i samarbeid med en utvidet ledergruppe drøftet oss fram til fire kategorier for mål som foreslås i måleskjemaet. Disse er foreslått i stor grad videreført fra tidligere styringskort. I år vil vi i hovedsak utarbeide kvalitetsmeldinger første halvår og måleskjema i andre halvår. Vi vil fortløpende vurdere arbeidet og evt. endringer. Eksempelvis ved å presentere kvalitetsmeldinger og måleskjema i samme sak.

4 Måleskjema: Måleskjema Mål er en beskrivelse av fremtidig ønsket tilstand, og samtidig en innskrenking av fokus. I dette skjemaet er vi ute etter mål for 2016 som vi skal nå. Vi bør sette realistiske mål, samtidig som at målene skal utfordre oss. Vi setter ikke bare mål som er lett å måle. Enhet: Tjeneste: Hvordan måle/datakilde: Arbeidsmiljø: Kunnskapsutvikling: Økonomi/ Budsjettdisiplin: Oppsummering: Rådmannen anbefaler at vi avslutter bruken av styringskortet. Rådmannen anbefaler videre at vi innfører årlige kvalitetsmeldinger i ulike fag. Rådmannen anbefaler at vi innfører et måleskjema som angir lokal valgte konkrete mål med ett års varighet. Rådmannens innstilling: 1. Bjugn kommunestyre avsluttet bruk av dagens styringskort. 2. Bjugn kommunestyre innfører bruk av kvalitetsmeldinger. 3. Bjugn kommunestyre innfører måleskjema i tråd med føringer i denne saken. Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling:

5 Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Bjugn kommunestyre avsluttet bruk av dagens styringskort. 2. Bjugn kommunestyre innfører bruk av kvalitetsmeldinger. 3. Bjugn kommunestyre innfører måleskjema i tråd med føringer i denne saken.