1 Konkurransegrunnlag rådgivertjenester - del I Konkurransereglene for Harald Torps veg X John Aaes veg Gang-/sykkelbru og skibru, forprosjekt Dato: 15.09.2015
2 1 INNLEDNING 3 1.1 GENERELLE KONKURRANSEREGLER 3 1.2 KONKURRANSEFORM 3 1.3 KUNNGJØRING 3 1.4 UTFORMING AV KONTRAKTEN 3 2 KONKURRANSEGRUNNLAGET M.V. 4 2.1 KONKURRANSEGRUNNLAGET 4 2.2 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4 2.3 INFORMASJONSMØTE / BEFARING 4 3 TILBUDET 5 3.1 UTFORMING AV TILBUDET 5 3.1.1 TILBUDSBREV 5 3.1.2 TILBUDSVEDLEGGENE 5 3.1.3 SPRÅK, FORMAT, FORSEGLING OG MERKING 5 3.2 TILBUDETS INNHOLD 5 3.2.1 FORBEHOLD OG AVVIK 5 3.2.2 ALTERNATIVE TILBUD 6 3.2.3 VEDSTÅELSESFRIST 6 3.3 LEVERING AV TILBUDET 6 3.3.1 ADRESSE FOR LEVERING AV TILBUD. 6 3.3.2 TILBUDSFRIST FRIST FOR MOTTAK AV TILBUDET 6 3.4 ANNET 6 3.4.1 OFFENTLIGHET 6 3.4.2 KOSTNADER 7 3.4.3 TILBUDSÅPNING OG PROTOKOLL 7 4 KVALIFIKASJONER 7 4.1 TABELL KVALIFIKASJONER 8 5 TILDELING AV KONTRAKT 9 5.1 TABELL TILDELINGSKRITERIER 9 5.2 EVALUERING 10
3 1 Innledning 1.1 Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 gjelder for anskaffelsen. 1.2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, dvs at det ikke er tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, jf. de nærmere reglene i anskaffelsesforskriftens 12-1. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-databasen (www.doffin.no). 1.4 Utforming av kontrakten Kontrakten vil bestå av dokumentene som utgjør konkurransegrunnlaget. Jf. pkt. 2 nedenfor, leverandørens tilbud, eventuelle referater fra avklaringsmøter og et avtaledokument.
4 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: - Konkurransegrunnlagets del I ( Konkurransereglene ), dette dokumentet med vedlegg. - Konkurransegrunnlagets del II ( Oppdragsbeskrivelse ) med vedlegg. - Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Forespørselen skal være skriftlig og skal rettes til: Trondheim kommune, Kommunalteknikk v/ Arve Remmen E-post: arm@trondheim.kommune.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp og senest 25.09.15. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 2.3 Informasjonsmøte / Befaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte / befaring.
5 3 Tilbudet 3.1 Utforming av tilbudet 3.1.1 Tilbudsbrev Tilbyder skal levere tilbudsbrev basert på denne mal som vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf. pkt. nedenfor. 3.1.2 ene Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt. 4.1 og tabellen over tildelingskriterier i pkt. 5.1, jf. begge tabellenes kolonne C: Dokumentasjonskrav. Dokumentasjonen skal systematiseres i hht. den vedleggsstrukturen som fremgår av tabellenes kolonne D:. 3.1.3 Språk, format, forsegling og merking Tilbudet skal utformes på norsk. Tilbudet skal utformes i et originaleksemplar på papir og et eksemplar i elektronisk format på minnepenn. Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbudet skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Trondheim kommune, Kommunalteknikk v/ Arve Remmen Erling Skakkes gate 14, 7004 Trondheim Tilbud: Harald Torps veg X John Aaes veg, forprosjekt 2 bruer 3.2 Tilbudets innhold 3.2.1 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsulteres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverøndøren stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt. 2.2. Tilbyders henvisning til standadiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning.
6 Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i egen rubrikk i tilbudsbrevet jf. pkt. 6.1. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte eller på andre steder i tilbudet. 3.2.2 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller på annen måte ikke er i overrensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt. 3.2.1 ovenfor. 3.2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende 90 dager fra tilbudsfristens utløp. 3.3 Levering av tilbudet 3.3.1 Adresse for levering av tilbud. Alle tilbud skal leveres med bud til følgende adresse: Trondheim kommune Ekspedisjonen i Erling Skakkes gate 14, 7004 Trondheim 3.3.2 Tilbudsfrist frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs kommet frem i konvolutt til angitt adresse, innen følgende frist: 30.09.15 kl 13.00. Når tilbudet er levert, ber vi om at tilbyder bekrefter dette ved å sende en e-post til: arm@trondheim.kommune.no. 3.4 Annet 3.4.1 Offentlighet I henhold til 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd av 19. mai 2006 nr 16 ( Offentleglova ), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf. anskaffelsesforskriften 3-6. Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn.
7 3.4.2 Kostnader Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 3.4.3 Tilbudsåpning og protokoll Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av protokollen. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn slik det fremgår av tabell 4.1. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne erfaringer med tilbyderen. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt nedenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner må Hovedtilbyder er ansvarlig for at underleverandørens kvalifikasjoner tilfredsstiller dokumentasjonskravene (ikke behov for vedlegg) angitt i tabell 4.1 Det vedlegges en underskrevet erklæring fra hver av de aktuelle underleverandører med følgende tekst: Undertegnede firma [ underleverandøren må fylle inn eget navn og oranisasjonsnummer] forplikter seg til å utføre følgende arbeider [underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre for tilbyder] for leverandøren [navn på tilbyderen] i prosjekt [navn på prosjektet]. Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i tabell 4.1, jf. nærmere i pkt. 3 om tilbudet.
8 4.1 Tabell kvalifikasjoner A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Firmaregistrering, skatt og HMS Obligatoriske krav Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgiving i det land hvor leverandøren er etablert. 1.1 Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Tilbuds- Vedlegg 1.2 Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. (Utstedes av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) 1.3 Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I 1.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner for prosjektering av følgende fag: Veg- og trafikkplanlegging, konstruksjonsteknikk, geoteknikk, miljøgeologi, bygningsteknikk, arkitektur, landskapsplanlegging, vann- og miljøteknikk. Foretakets viktigste tilsvarende arbeider de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Utfylt og undertegnet vedlagt miljøerklæring. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/-styringssystem. 1.5 1.6 1.7
9 5 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf. nærmere i pkt. 3 om tilbudet. 5.1 Tabell tildelingskriterier A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: Pris: Timepris Honorarbudsjett 50 % Utfylt tilbudsskjema i svardokumentet med opplysninger om tilbudt personells timepris. Honorarbudsjett: Tilbyder skal gi pris på 250 timer 2.1 Kompetanse 30 % Herunder vurderes tilbudt personell hva gjelder formell kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag. 2.2 Det skal utarbeides en kort redegjørelse (inntil to A4-sider) for hvorfor tilbudt personell ansees som spesielt kompetent til å håndtere oppdraget. CV for tilbudt personell skal vedlegges. Oppgaveforståelse 20 % Herunder vurderes arbeidsopplegg og framdrift. 2.3 Det skal utarbeides en kortfattet redegjørelse (inntil tre A4-sider) som beskriver hvordan oppdraget vil bli håndtert.
10 5.2 Evaluering I evaluering av tilbudene vil vi benytte en poengskala fra 0 til 10. Beste tilbud (eventuelt flere hvis de blir vurdert som likeverdige) gis poengsum 10 på det enkelte tildelingskriteriet. Gitt poengsum for samtlige tildelingskriterier multipliseres med relative vekt og tilbyder med samlet høyest summerte vektede poengsum anses å ha tilbudet som er det mest økonomisk fordelaktige. Totalpris vil i evalueringen bli beregnet som følger: Kommentar Pris eks. mva Faktor Sum Tilbudssum for oppdraget 1 Forbehold 1 Totalpris Poenggivningen vil bli gitt/beregnet etter følgende: Total pris Poengskala fra 0-10, der tilbudet som har laveste total pris gis 10 poeng. Øvrige tilbud gis poeng ut fra en lineær skala der 10 % høyere pris gis 1 poeng fratrekk i poeng. Kompetanse Poengskala fra 0-10, der den tilbyder som av oppdragsgiver vurderes å ha den beste og mest relevante kompetansen gis 10 poeng. Kompetanse vurderes også i forhold til antall timer for de tilbudte medarbeidere. Oppgaveforståelse Poengskala fra 0-10, der beste beskrivelse vurdert av oppdragsgiver gis 10 poeng. Vedlegg Vedlegg 1.1: Mal tilbudsbrev Vedlegg 1.2: Tilbudsskjema Vedlegg 1.3: HMS-egenerklæring Vedlegg 1.4: Miljøerklæring