HURTIGGUIDE E-HANDEL OPPRETTE REKVISISJON
Opprette rekvisisjoner Klikk på menyvalget INNKJØP - mappen «Rekvisisjoner» og velg «Rekvisisjoner standard». Start med å taste inn verdien «Kostnadssted». Dette kan du gjøre direkte i feltet enten ved å taste inn tallene eller skrive inn kostnadsstedets navn. Du kan også søke det frem ved å klikke på den blå boksen til høyre for søkefeltet. Når du har valgt kostnadssted, vil det automatisk dukke opp et forslag til leveringsadresse. Om adressen ikke stemmer med der du ønsker varene levert, kan den overstyres ved å ved å klikke på nedtrekkmenyen og velge ønsket adresse (se grønn klamme). Tast så inn verdien «Arbeidsordre» på samme måte. Leveringsdato kommer automatisk til dagens dato. Det er ikke nødvendig å justere denne datoen med mindre det er en spesifikk dag du trenger leveringen. Klikk på «Gjør Innkjøp» for å komme videre. for e-handel bestillere Side 2 av 7 Sist endret: 10.02.15
På ehandelsplattformen, søk frem de varene / tjenestene du ønsker. Og klikk på «Til kassen» fra handlekurven når du er ferdig. For å overføre varene fra ehandelsplattformen, klikk på «Generer til rekvisisjon» Ønsker du ikke å gjøre videre endringer klikker du på «Lagre» og rekvisisjonen sendes til godkjenning hos Prosjektleder og BDM før den sendes videre til leverandøren. for e-handel bestillere Side 3 av 7 Sist endret: 10.02.15
Endre konteringsverdier og fordele kostnadene på flere prosjekter Ønsker du å fordele kostnadene på flere prosjekter eller kostnadssteder, gjøres dette direkte i varelinjene. Klikk på varelinjen og konteringslinjen åpnes automatisk under. Vil du endre koststed eller arbeidsordre for en eller flere av linjene, gjøres dette ved å taste inn eller søke frem de verdiene du ønsker direkte i de ulike feltene. Om du vil fordele kostnadene for en varelinje på mer enn et prosjekt, klikk på knappen «Del rad». Marker den nye linjen og tast så inn de andre konteringsverdiene. Til høyre på linjene må det angis fordelingen av kostnaden mellom prosjektene. Prosentvis total må alltid være lik 100. Kjøper du varer som skal anleggsføres skal kjøpet føres på konto 1298. Kobling mot verdimerket gjøres på et senere tidspunkt (ved bokføring). Om kjøpet skal verdimerkes men ikke ansees som en investering som skal avskrives må utstyrskoden opprettes i forkant av kjøpet, og legges så inn på varelinjen i feltet «Utstyr». Se mer informasjon om dette i veiledningen om Verdimerking, utstyr og anlegg som finnes på https://support.nmbu.no/agresso/brukerveiledninger-for-e-handel/ for e-handel bestillere Side 4 av 7 Sist endret: 10.02.15
Endring av mva kode i bestillingen Følgende mva koder kan brukes på rekvisisjoner via Agresso. 1A Innkjøp inng mva høy sats, 25% netto 2A Innkjøp inng mva middels sats, 15% netto 6A Innkjøp inng mva lav sats, 8% netto 1N Innkjøp fradrag inng mva høy sats, 25% netto 2N Innkjøp fradrag inng mva middels sats, 15% netto 6N Innkjøp fradrag inng mva lav sats, 8% netto 7 Kjøp av tjenester utland 7F Kjøp av tjenester utland fradragsberettiget 0 Kjøp av varer fra utland hvor mva kommer på separat faktura fra Tollvesenet som ikke er linket mot innkjøpsordren 8N 50% forholdsmessige fradrag 9N 90% forholdsmessige fradrag Er du usikker på hvilken mva kode som gjelder for dine kjøp, ta kontakt med din lokale Økonomi-/regnskapsmedarbeider Slik endrer du mva kode refusjon 8%, 15% eller 25% Skal du kjøpe varer og tjenester som du får mva refusjon for, kan dette gjøres ved et enkelt tastetrykk. Marker linjene det gjelder, og klikk på knappen «Refusjon mva» Mva koden endres fra 1A/2A/6A til 1N/2N/6N automatisk. for e-handel bestillere Side 5 av 7 Sist endret: 10.02.15
Andre mva koder Skal du endre mva kode til 7 (kjøp av tjenester fra utlandet), 0 (kjøp av varer fra utlandet) eller 8N/9N (forholdsmessig fradrag) må du justere mva kodene manuelt pr linje. Klikk på varelinjen det gjelder (så den er markert grønn) og konteringsverdiene vises under varelinjene. I feltet avgiftskode skriver du inn avgiftskoden direkte. Du kan også klikke på den blå søkeboksen for å få opp alternativene. Velg kode ved å klikke på søkealternativet som passer. Prosessen må gjentas for alle varelinjer det er aktuelt for. Når alle endringer er gjort, klikker du på «Lagre» for å sende rekvisisjonen til godkjenning. for e-handel bestillere Side 6 av 7 Sist endret: 10.02.15
Gi utvidet informasjon til godkjenner om kjøpet Tidvis kan det være fornuftig eller nødvendig å informere godkjennere om hva kjøpet gjelder, for eksempel hvem som skal ha pc er / verktøy, eller arbeidstøy. Denne informasjonen kan enkelt legges til pr varelinje. Når varelinjene er hentet fra ehandelsplattformen til Agresso, marker varelinjen og konteringslinjen så de begge er markert grønne. Legg så inn informasjon i feltet «Arbeidsflytlogg». Gjenta prosessen for alle varelinjene det gjelder. Når rekvisisjonen kommer opp hos godkjenner vil informasjonen du har lagt inn vises i feltet «Arbeidsflytlogg» for hver enkelt linje, som vist under: Når du har gjort nødvendige justeringer, klikk på «Lagre» for å sende rekvisisjonen til godkjenning hos prosjektleder og BDM når du har gjort de endringene du ønsker. for e-handel bestillere Side 7 av 7 Sist endret: 10.02.15