Evenes kommune Rådmannen Saksframlegg Dato: Arkivref: 04.02.2015 2013/22-160/2015 / 020 Saksbeh: Saksbeh. tlf: Steinar Sørensen 76 98 15 01 Saknsnr Utvalg Møtedato Kommunestyret 19.02.2015 Kommunereformen - Framdrift og status (2) Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar redegjørsen til orientering. 2. Kommunestyret endrer sitt vedtak i sak 48/14 ved at den nedsatte styringsgruppen styrer arbeidet med kommunereformen for Evenes kommunes vedkommende. Referat fra styringsgruppens møter forelegges kommunestyret. 3. Som utvalg til å føre formelle samtale og forhandlinger med andre kommuner velges ordfører, varaordfører og opposisjonsleder. Rådmannen har møte- og uttalerett. 4. Foreliggende forslag til prosessplan for Evenes vedtas som retningsgivende for det videre arbeidet. 5. Foreliggende forslag til kommunikasjonsplan vedtas som retningsgivende for det videre arbeidet. Dokumenter i saken: Framdriftsplaner o Vedlagt for Ofoten, ETS og Harstad m.fl. Kommunikasjons- og informasjonsplan, vedlagt Framdriftsplan for Evenes kommunes arbeid, vedlagt Referat fra styringsgruppas møter o Møte nr. 1: http://www.evenes.kommune.no/selvbetjening/dokumentarkiv/doc_download/626-styringsgruppekommunereform-refr-mote-nr-1 o Møte nr. 2: http://www.evenes.kommune.no/selvbetjening/dokumentarkiv/doc_download/650-styringsgruppekommunereform-refr-mote-nr-2 o Møte nr. 3: http://www.evenes.kommune.no/selvbetjening/dokumentarkiv/doc_download/673-styringsgruppekommunereform-refr-mote-nr-3 Det vises elles til informasjon på vårt nettsted for kommunereformen: http://www.evenes.kommune.no/startsiden-kommunereformen Annen informasjon kan gis i møtet fra de som i mellomtiden har deltatt i aktiviteter som ikke framgår av saksframlegget.
Saksopplysninger: Kommunestyret har ved flere anledninger drøftet kommunereformen, vedtaket i møte 28.10.2014 under sak 48/14 med senere justeringer er bakgrunn for denne saken: 1. Evenes kommune har drøftet foreliggende utredning om kommunestruktur, og vedtar å arbeide videre med alternativene (i uprioritert rekkefølge): ETS-kommune Harstad m.fl. Narvik m.fl. Evenes som selvstendig kommune 2. Kommunestyret ber om at det gjennomføres kretsvise informasjons- og dialogmøter med innbyggerne som skissert i rådmannens framlegg. (se under) 3. Kommunestyret ber om at det etter de kretsvise møtene gjennomføres grundig og anonymisert undersøkelse av befolkningens ønsker for ny kommunestruktur. 4. Kommunestyret vedtar følgende utvalg til styringsgruppe og for formelle samtaler: Ordfører, rådmann pluss en representant oppnevnt av hvert parti i kommunestyret. (se under) 5. Kommunestyret ber om at status for arbeidet settes opp som sak til informasjon eller drøfting ved hvert kommunestyremøte inntil videre. 6. Kommunestyret ber om framlegg av prosessplan. I møte 11.12.2014 under sak 56/14 vedtok kommunestyret å endre: Pkt. 3 til: Det gjennomføres innbyggerundersøkelse om foretrukket strukturalternativ etter at det er gjennomført forhandlinger for alle alternativene. Pkt. 4: Styringsgruppen som ble nedsatt i møte 28.10.2014 under sak 48/14 suppleres med en representant for de ansatte. Styringsgruppen er etter dette supplert med Hermod Iversen fra Utdanningsforbundet. Delene av vedtaket foran som er uthevet danner grunnlag for vurderinger i denne saken. Forhandlingsutvalg Som det framgår av pkt. 4 foran, har vi valgt 8 medlemmer som skal føre formelle samtaler med andre kommuner i de alternativene som vi inngår i. Det er tidligere antydet at dette kan være i meste laget, reaksjoner fra andre kommuner på antallet bekrefter dette. Dersom alle kommunene skal bemannes på samme måte, blir det 56 stykker i Harstad-alternativet som skal ha drøftinger og forhandlinger om premisser for en eventuell ny kommune. Andre kommuner har valgt ordfører, varaordfører og opposisjonsleder som utvalg, rådmannen har anledning til å delta. Jeg har ikke ønske eller behov for å være medlem av forhandlingsutvalg, men det kan være gode grunner til at rådmannen har møte- og uttalerett for å kunne besvare spørsmål og bidra med informasjon. Det foreslås at Evenes kommune legger seg på linje med øvrige kommuners forhandlingsutvalg.
Prosess- og framdriftsplaner Det foreligger nå planer for de alternativer som vi inngår i, jf. vedlegg. Det har vært en utfordring å få disse synkronisert og også at dokumenter etter forhandlinger m.m. er likeverdige framstilt for å få et enklest mulig sammenlikningsgrunnlag. Så langt har vi lyktes rimelig bra med begge deler, det ser ut til at framlegg for alternativet Harstad m.fl. vil omfatte mer informasjon enn de øvrige, men det som framstilles for ETS og Ofoten vil også inngå i utredning for Harstad m.fl. Samtlige framdriftsplaner er svært ambisiøse, og det er et åpent spørsmål om det er kapasitet å ferdigstille alle intensjonsgrunnlag innen de fastsatte fristene. Det er en utfordring å lage en plan som omfatter alle alternativ. Rådmannen har laget ut utkast som beskriver mål, aktiviteter og milepæler for Evenes kommunes arbeid med kommunereformen. Det foreslås at: Det arbeides politisk med de tre alternativene fram til et nivå som er egnet til å gjøre et retningsvalg (Fase I). Det blir selvsagt en politisk vurdering om retningsvalget skal foretas eller ikke, men det blir en utfordring å arbeide med alle alternativene fram til de er tilstrekkelig utredet til å fatte endelig vedtak om kommunestrukturen skal endres. Arbeidet etter fase I framlegges for folkemøter, og det gjennomføres en representativ innbyggerundersøkelse om valg av alternativ. Nytt kommunestyre beslutter hvilket alternativ som skal utredes videre fram til nivå for endelig beslutning / kongelig resolusjon. Det foreslås at prosessplanen vedtas som retningsgivende for det videre arbeidet. Kommunikasjon, informasjon og involvering Så langt får vi gode tilbakemeldinger på vår handtering av dette. Kommunene er kommet ulikt langt i arbeidet med kommunereformen, og informasjonsbehovet er ulikt. Det er laget en prinsippskisse for vår handtering av kommunikasjon, informasjon og involvering, jf. vedlegg. Det anbefales at denne vedtas som retningsgivende for arbeidet. Når det evt. foreligger ett alternativ igjen som er alternativet, er det gode grunner til felles infostrategi. Vurderinger: Rådmannen vurderer at Evenes kommune er i god rute med arbeidet, og har lykkes så langt med innbyggerinvolvering og informasjon. Den nedsatte styringsgruppen har hatt tre møter, og sammensetningen gjør at en kan forvente at alle partiene er løpende orientert. Samtidig registreres at dette er et betydelig arbeid, både for administrasjonen og som skal delta i alle møtene. For rådmannens del har det så langt gått med ca. 8 dager i arbeidsmøter etter årsskiftet, i tillegg til tid til skriverier m.m. En ser allerede at dette vil kunne gå ut over andre viktige oppgaver, dette er forhold en må komme tilbake til neste kvartalsrapportering.
Sak om status og framdrift i hvert kommunestyremøte er en god anledning til at kommunestyret kan legge overordnede føringer på arbeidet. Det er også en god anledning til å stille spørsmål slik at informasjonsbehovet er så godt dekket som mulig. Steinar Sørensen Rådmann
Framdriftsplan ETS-alternativet Møtetidspunkt: 16.2.2015 kl. 12:00-16:00 Tema: Tema 1: Kort gjennomgang av dokumentet, det som ligger OK? Hovedtema: Målsettinger og utviklingsbilde ETS kommune (pkt. 8). o Debatt med synspunkt som registreres og bearbeides videre til neste møte. Kort gjennomgang av tema for neste møte. 20.2.2015 kl. 09:00 15:00 Tema 2: Kort gjennomgang av dokumentet (hovedvekt pkt. 8), det som ligger OK? Hovedtema: Tjenestetilbud (pkt. 12) og lokalisering av fellesadministrative funksjoner (pkt. 11) o Debatt med synspunkt som registreres og bearbeides videre til neste møte. Kort gjennomgang av tema for neste møte. 11.3.2015 kl. 13:00 19:00 Tema 3: Kort gjennomgang av dokumentet (hovedvekt pkt. 11 og 12), det som ligger OK? Hovedtema: Politisk struktur og organisering (pkt. 13) o Debatt med synspunkt som registreres og bearbeides videre til neste møte. Kort gjennomgang av tema for neste møte. 23.3.2015 kl. 14:00-20:00 Tema 4: Kort gjennomgang av dokumentet (hovedvekt pkt. 13), det som ligger OK? o Hovedtema: Formalia (pkt. 9) og administrativ organisering (pkt. 14). Debatt med synspunkt som registreres og bearbeides videre til neste møte. Kort gjennomgang av tema for neste møte. 9.4.2015 kl. 09:00-18:00 Tema 5: Avsluttende møte
PROSJEKT- OG PROSESSPLAN Bakgrunn Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes, Tjeldsund, Lødingen og Harstad kommuner har alle gjennom vedtak i kommunestyrene uttrykt vilje til å utrede de 7 kommunene som en ny fremtidig kommune. 5 av de 7 kommunene som inngår i dette alternativet har også andre alternativer som de i ulik grad er involvert i og er i prosess med. Det er derfor nødvendig å gi et grunnlag for vedtak i disse 5 kommunene om valg av alternativ å utrede på nivå endelig vedtak om eventuell ny kommune. Målsetting Målsettingen er: Milepæl 1: Innen 1. juli 2015 å ha et intensjonsgrunnslag som gir grunnlag for valg av utredningsalternativ for de kommuner som ønsker å begrense antall strukturalternativ. Milepæl 2: Innen utgang av mars 2016 å ha grunnlag for endelig beslutning i den enkelte kommune om etablering av en eventuell ny felles kommune. Målet er å gi best mulig beslutningsgrunnlag for en ny felles kommune bestående av dagens Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes, Tjeldsund, Lødingen og Harstad kommuner. Utredning Kommunene er enige om å gjennomføre en utredning og en politisk prosess om intensjons- og beslutningsgrunnlag basert på interne ressurser. Hver kommune dekker sine utgifter til reiser, opphold, møtegodtgjørelser og for personell som bidrar inn i utredningsprosessen. Utgangspunktet for utredningen er vedlagte utkast til disposisjon, for milepæl 1 gis styringsgruppen fullmakt til å fastsette hvilke elementer som skal inngå i beslutningsgrunnlaget. Organisering Prosjektet organiseres slik: Styringsgruppe bestående av ordfører, varaordfører og opposisjonsleder fra deltakerkommunene.. Ordførerne i de 7 kommunene, med varaordførerne som varamedlemmer utgjør styringsgruppens arbeidsutvalg.. Styringsgruppen ledes av ordføreren i Harstad kommune. Rådmennene har møte- og uttalerett i styringsgruppens møter, men ikke stemmerett. Styringsgruppens hovedoppgave er å føre politiske forhandlinger om dannelsen av en eventuell ny kommune. Styringsgruppen skal også sikre god politisk forankring av prosessen i den enkelte kommune.
Prosjektgruppen består av rådmennene i de 7 kommunene. Rådmannen i Harstad kommune leder prosjektgruppen. Prosjektet kan opprette referanse- og arbeidsgrupper grupper etter behov. Medbestemmelse, involvering i egen kommune og folkehøring Fasen frem til sommeren 2016 bestående av milepæl 1 og 2 gjelder valg av fremtidig alternativ for en eventuell ny kommunestruktur. Dette er et strategisk valg. I denne fasen er det opp til den enkelte kommune å organisere og ivareta medbestemmelse, involvering i egen kommune og høring av innbyggerne. Prosjektet vil etter beslutninger etter milepæl 1 vurdere å etablere felles infobase med internettportal og bruk av sosiale medier. Det vil samtidig bli vurdert utarbeiding av felles kommunikasjonsstrategi. Framdrift Det er enighet om å følge løp 2 i kommunereformen hva angår tidspunkt for endelig beslutning. Tidsplanen for prosessen mellom de 7 kommunene er som følger: Fase 1 Milepæl 1 (våren 2015) Kommunene blir enige om et felles prosjekt gjennom: Fellesmøte ordførere og rådmenn juni 2014 Politiske behandling i de enkelte kommuner av kommunereformen generelt og denne prosessen spesielt i høsten 2014 Desember 2014: Fellesmøte ordførere og rådmenn basert på tilslutning til prosessen fra kommunestyrene Desember 2014/januar 2015. Rådmennene utarbeider forslag til organisering og fremdrift for det videre arbeid. Januar 2015: Forslaget drøftes med ordførerne. 9. februar 2015: Forslaget til videre prosess behandles i et felles formannskapsmøte. Innen 1. juli 2015: Beslutningsgrunnlag omtalt som milepæl 1. Fase 2 Milepæl 2: Utredning av endelig beslutningsgrunnlag I perioden sommer 2015 mars 2016 Kommunene gjør en egen analyse basert på statusbilde fra Fylkesmannen i Troms og egne vurderinger. Det utarbeides et felles statusbilde for de 7 kommunene basert på analysen til Fylkesmannen i Troms og kommunenes eget arbeid.
Kommunen som tjenesteyter Kommunen som myndighetsutøver Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Fremtidig administrativ organisering Overordnede retningslinjer for personalbehandling Økonomisk potensial for en fremtidig kommune Formalia o Navn på ny kommune o Kommunevåpen o Kommunesenter/Administrasjonssted Hva må/bør avklares i implementeringsfasen juni 2017 31.12. 2019, dvs etter at kongelig resolusjon foreligger (juni 2017) Møteaktiviteter: Møte 1 februar 2015 De elementer som styringsgrupper har fastsatt, jf. foran, og: Overordnede målsettinger og ambisjonsnivå for ny kommune. Møte 2 mars 2015 De elementer som styringsgrupper har fastsatt, jf. foran, og: Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Møte 3 mai 2015 De elementer som styringsgrupper har fastsatt, jf. foran, og: Prinsipper for framtidig tjenestetilbud i ny kommune Fremtidig administrativ organisering Overordnet om personalpolitikk Møte 3 a) juni 2015 Økonomisk potensial for en fremtidig kommune Avsluttende og oppsummerende møte fase 1. På det oppsummerende møtet for milepæl 1 legges det opp til en bredere representasjon fra hver enkelt kommune. Milepæl 2: Møte 4 oktober 2015 Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Møte 5 november 2015
Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Fremtidig administrativ organisering Møte 6 desember 2015 Fremtidig administrativ organisering Overordnede retningslinjer for personalbehandling Møte 7 januar 2016 Overordnede retningslinjer for personalbehandling Møte 8 februar 2016 Formalia o Navn på ny kommune o Kommunevåpen o Kommunesenter/Administrasjonssted o Lokalisering av fellesadministrative ressurser Møte 9 februar 2016 Formalia, forts. o Fellesnemnd Hva må/bør avklares i implementeringsfasen høst 2016 31.12. 2019, dvs etter at kongelig resolusjon foreligger (juni 2017) Møte 10 mars 2016 Avsluttende møte
Fase 3 Beslutningsfasen Mars mai 2016: Beslutning om kommunesammenslåing i den enkelte kommune Mai-Juni 2016: Utarbeidelse av søknad om kommunesammenslåing basert på vedtak i de respektive kommunestyrer. Fase 4 - Implementering Høst 2016 31.12. 2019 Forberede kommunesammenslåing Juni 2017: Kongelig resolusjon 01.01. 2020 En eventuell ny kommune trer i funksjon
Evenes kommune Evenes kommunes arbeid med kommunereformen Målsettinger: Prosessmål: Evenes kommune ønsker å ha et aktivt forhold til kommunereformen, og gjennom dette selv ta ansvar for lokalsamfunnets framtid. Det er et mål å informere og involvere innbyggerne på best mulig måte, og gi innbyggerne forutsetninger for å gi råd inn i prosessen hele tiden. Innbyggerne skal høres og gi anledning til å fremme synspunkter i alle ledd av prosessen. Evenes kommune vil på senere tidspunkt i prosessen ta stilling til bruk av folkeavstemning. Det utarbeides egen kommunikasjonsplan. Resultatmål: Evenes kommune vil velge det strukturalternativet som etter en samlet vurdering gir best forutsetning for: Utvikling av tjenestetilbud preget av kvalitet og nærhet til brukere Utvikling av nye arbeidsplasser, lokalsamfunn og nye næringer Ivareta og utvikle lokaldemokratiet, herunder innbyggerdialog og brukermedvirkning Mindre avhengighet av interkommunale løsninger Organisering: Mandat: Styringsgruppe bestående av: Ordfører Rådmann SV: Sondre Markusson FrP: Sidsel Haldorsen H: Sisilja Viksund SP: Svein Nilsen AP: Trude Hagland Ansatte: Hermod Iversen Okt Beslutningspunkt 1: Valg av alternativer som inngår i prosessen. (Besluttet i kommunestyre 28.10.2014, saksprotokoll)
2014 Involvering og medvirkning Innbyggere: Før politiske samtaler med vedtatte alternativer, skal det gjennomføres folkemøter med siktemål å: Gi relevant informasjon om kommunereformen som sådan Registrere viktige forhold å ivareta i arbeidet med kommunereformen Det skal være mulighet til elektronisk kommunikasjon samt debatt via hjemmeside og sosiale medier. Ansatte: Rådmannen har ansvar for relevant informasjon til ansatte. Arbeid med alternativene Evenes kommune anser alternativene som tilstrekkelig utredet til å innlede politiske samtaler og forhandlinger med nabokommunene. Evenes kommune vil bidra til utredninger og avklaringer av problemstillinger som oppstår under forhandlingene. Disse har som mål å gi en faktabasert framstilling av effekter av alternativene og realistiske politiske intensjoner. Evenes kommune har som mål at fakta- og intensjonsgrunnlag skal foreligge innen 1.7.2015. ETS: Se egen framdriftsplan. Harstad m.fl.: Se egen framdriftsplan. Narvik m.fl.: Se egen framdriftsplan Involvering og medvirkning Ultimos ept. 2015 Folkemøter: Når det foreligger intensjonsgrunnlag for alle alternativene. Disse sammenfattes og gjøres alment tilgjengelige gjennom hjemmeside og EvenesNytt. Folkemøtene har som mål å gi ytterligere informasjon og lokal debatt om alternativene. Innbyggerundersøkelse: Det gjennomføres undersøkelse som fyller generelle krav til validitet.
Ansatte: Rådmannen har ansvar for relevant informasjon til ansatte. Beslutningspunkt 2: Valg av 1 alternativ å gå videre med Det nye kommunestyret beslutter hvilket alternativ som skal forhandles og utredes til forsvarlig beslutningsgrunnlag for endelig valg av strukturalternativ. Arbeid med alternativet Det utarbeides egen prosess- og kommunikasjonsplan for dette. Involvering og medvirkning Det endelige beslutningsgrunnlaget gjøres kjent, hjemmeside og EvenesNytt. Folkemøter: Ytterligere info om beslutningsgrunnlaget, lokal debatt. Kommunestyret tar stilling til bruk av innbyggerundersøkelse, folkeavstemning eller om innbyggere har hatt akseptabel anledning til å uttale seg. Dette er også tema på folkemøtene. Ansatte: Rådmannen har ansvar for relevant informasjon til ansatte. Beslutningspunkt 3: Kommunestyrets endelige beslutning Juni 2016
Evenes kommune Kommunikasjonsplan kommunereformen (fase I) Bakgrunn Evenes kommune inngår i flere utredningsalternativer, innenfor hvert alternativ er det kommuner som igjen inngår i andre alternativer. Så langt i arbeidet med hvert alternativ framkommer det at informasjonsbehovet for den enkelte kommune er ulikt. Det synes derfor klart at hver kommune i denne fasen av kommunereformen selv må ta ansvar for informasjon, kommunikasjon og medvirkning. Denne skissen omfatter kommunikasjon i denne delen av prosessen. Mål for kommunikasjonen Uansett resultatet av reformprosessen skal de berørte målgruppene ha opplevd prosessen som åpen og inkluderende, og de skal ha fått mulighet til å medvirke. Utfordringer i kommunikasjonen Formidle tilstrekkelig med fakta: Spørsmålet om kommunesammenslåing vil kunne vekke sterke følelser i noen målgrupper. Gjennom utredningene sitter kommunen med førstehåndskjennskap til de ferskeste faktaene. Får vi ikke formidlet fakta, øker sannsynligheten for at folk gjør seg opp en mening basert kun på følelser og i verste fall feilinformasjon. Balanse: Kommunene som inngår i de ulike alternativene er i utgangspunktet likeverdige parter i reformprosessen. Kommunikasjonsmessig er det en fare for folk oppfatter at en av kommunene får mer tyngde enn den andre. Dette kan gi en negativ innstilling til hele kommunereformen. Gjøre kompliserte utredninger forståelig: Utredninger kan være komplekse og vanskelig tilgjengelig. Alle utredningene skal gjøres tilgjengelig ved å legge dem ut på nettsidene i sin helhet. Like viktig er det å formidle konklusjonene enkelt, engasjerende og slik at debatten handler om fordeler og ulemper ved en evt. sammenslåing. Ressursbruk: For å lykkes med kommunikasjon, er det viktig å fokusere like mye på gjennomføring og oppfølging av tiltaket, som på planlegging og igangsetting. Det krever at det settes av nok ressurser.
Målgrupper og kanaler Kommunen er til for innbyggerne. Behovet for informasjon vil blant annet avhenge av hvilken livsfase innbyggeren er i. En innbygger vil kanskje spørre seg om «Hva betyr en sammenslåing for de tjenestene jeg mottar av kommunen?». En kommuneansatt vil vite hvordan dette vil innvirke på hennes arbeidshverdag, mens en politiker lurer på hva en sammenslåing innebærer for demokratiet og rollen som politiker. Valg av budskap må tilpasses målgruppa, og treffe målgruppa på arenaer denne er; enten det er på Facebook, debattforum på nettsidene eller i et folkemøte. For å nå kommunikasjonsmålet i denne prosessen, må en i tillegg til god faktainformasjon legge stor vekt på medvirkning. Dette handler om å lage gode møteplasser for dialog og debatt både for innbyggere og ansatte. Aktuelle målgrupper Innbyggere i Evenes kommune generelt, spesielle målgrupper blant innbyggere; f.eks. barnefamilier, ungdommer og pensjonister, ansatte, media, politikere, næringsliv og frivillige organisasjoner. Aktuelle kanaler for informasjon og medvirkning I denne fasen av prosessen benyttes primært egen nettside utviklet til formålet: http://www.evenes.kommune.no/startsiden-kommunereformen, kommunens nettside og kommunens Facebook-side. Når de tre alternativene er utredet til nivå at det kan foretas et retningsvalg, oppsummeres disse i egen utgave av EvenesNytt. Det skal informeres fortløpende til lokale media og også gjennomføres innbyggerundersøkelse eller folkeavstemming før strategiske valg. Planlegging og gjennomføring av informasjon og medvirkning Informasjon Føringer: Formidle fakta fra utredningene ved å være åpen og inkluderende. Informasjonen skal ligge åpent og tilgjengelig på nettsidene, og tidvis oppsummeres med informasjon i EvenesNytt. Informasjonen må være planlagt og komme ut regelmessig, også når det ikke er noe nytt å melde. Skal informasjonen være inkluderende, må den være formidlet på en måte som gjør at målgruppene skjønner den. På nettsiden for kommunereformen skal det fortløpende være tilgjengelig oversikt over kommende aktiviteter, og referater fra aktivitet som er gjennomført.
Føringer: Alle utredningene må legge vekt på et forståelig språk og ha et sammendrag på ett til to sider med konklusjon først i rapporten. Ved viktige milepæler benyttes EvenesNytt, åpne folkemøter og egne møter med avgrenset målgruppe. Bruke lokalavisene som kanal for å nå viktige målgrupper. Gjøre informasjonen lett tilgjengelig og ha en åpen dialog med tips til aktuelle tema/saker basert på utredningene. Innbyggerinvolvering Føringer: legge til rette for god dialog med målgruppene. Det er viktig ikke å spre seg på for mange kanaler, men heller sørge for god gjennomføring og ikke minst oppfølging av de tiltakene en setter i gang. Føringer: Folkemøter: Erfaringsvis vil åpne folkemøter tiltrekke seg folk i den godt voksne delen av befolkningen. Det bør vurderes mer målgrupperettede møter for spesielt inviterte, for eksempel frivillige lag og organisasjoner samt næringsliv. Facebook: Kanalen egner seg godt som en debattarena. Med sin litt uformelle og umiddelbare form vil den trolig treffe en del målgrupper lettere enn et folkemøte. En god og levende side krever at siden administreres og følges opp regelmessig. I denne fasen av prosessen opprettes ikke egen Facebook-side til dette formålet, men en benytter kommunens side. Innbyggerundersøkelse: Det er viktig at denne lages og gjennomføres «profesjonelt» slik at det ikke hefter tvil om at denne er representativ. Planlegging og gjennomføring må skje i et tett samarbeid med styringsgruppa for kommunereformen. Informasjon om undersøkelsen er avgjørende for at folk besvarer den og tilbakemelding om resultatet er en del av tiltaket. Politisk aktivitet: Politikerne er i sin rolle som ombudsmenn for innbyggerne en viktig «kanal» for debatt, dialog og folkelig engasjement. Ansattes deltakelse Føringer: God internkommunikasjon er grunnlaget for å få til god eksternkommunikasjon. Ansatte er viktige ambassadører for at innbyggerne skal oppleve prosessen fram mot vedtak. Derfor må ansatte involveres på en måte som gjør at de identifiserer seg med prosessen. Rådmannen har særlig ansvar for relevant informasjon til ansatte.
Føringer: Ansattes medvirkning må skje på to nivåer; gjennom arbeidstakerorganisasjonene og ved at det legges til rette for at den ansatte får god informasjon og mulighet for å komme med innspill. Kommunikasjonsplan Det bør utarbeides en aktivitetsplan med informasjons- og medvirkningstiltak som følger den framdriftsplanen som blir vedtatt. For hver aktivitet knyttet til informasjon og/eller medvirkning må følgende punkter være avklart: dato, aktivitet, ansvar for gjennomføring og ressursbruk mht. tid og penger. Det er viktig å komme tidlig i gang med informasjon og medvirkning. Mal for kommunikasjonsplan Dato Mål/tiltak Målgruppe Kanal Ressurser Kommentar