Årsrapport for BTV Innkjøp 2015 1. Innledning Ved utgangen av året besto rammeavtaleporteføljen av 56 løpende avtaleområder, og 160 underliggende kontrakter. Arbeidet med å følge opp og utvikle rammeavtalene ble økt i 2015, noe som bl.a. skyldes bedre bemanning i kontraktsteamet. Videre har BTV Innkjøp i løpet av året jobbet med 14 anskaffelsesprosesser for rammeavtaler. Flere av disse prosessene gjelder våre største og viktigste avtaleområder, eksempelvis IKT PC, næringsmidler, telefoni og møbler. Vi har i år bedret tilgjengeligheten ytterligere, viser statistikk fra sentralbordet. Vi har også gjort mange endringer i rammeavtaleoversikten (EKF) for å gjøre det lettere for alle å bruke avtalene. Sluttføring av arbeidet med ny samarbeidsavtale mellom Buskerud, Telemark og Vestfold fylkeskommuner ble utsatt i påvente av nærmere avklaringer mht. sammenslåing av kommuner og fylker. Det ble besluttet at gjeldende samarbeidsavtale, med noen tilpasninger, beholdes inntil videre avklaringer. 1.1 Organisering Innkjøpssjef er leder for BFK Innkjøp og BTV Innkjøp og leder også innkjøpssamarbeidet med kommunene i Buskerud, 12 kommuner i Telemark, 2 fylkesmenn og Høgskolen (HSN). BFK Innkjøp er et innkjøpsteam for Buskerud fylkeskommune. De foretar alle enkeltanskaffelser over kr. 100.000. Ansatte ved BFK er pålagt å bruke dem og medfører en lettelse for de ansatte, samtidig som det sikrer overholdelse av anskaffelsesregelverket. Anskaffelse av rammeavtaler, implementering, oppfølging og kundekontakt er delt i to team, anskaffelsesteamet og kontraktsteamet. Anskaffelsesteamet jobber hovedsakelig med analyse og anskaffelse av rammeavtaler. Dette innebærer foranalyse for å forberede konkurranse, herunder avklare strategiske valg, markedsforhold, særskilt risiko, etc. Neste fase i forberedelsene er organisering av faggrupper, www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 1 av 15
som er med på å utarbeide konkurransegrunnlag. I løpet av forberedelsesfasen gjennomføres markedskonferanser. Ferdig utkast til konkurransegrunnlag vedlegges invitasjon til deltakelse på rammeavtale. Når deltakerlisten er klar følger utlysning av konkurransen. Etter tilbudsfrist gjøres det en objektiv evaluering og tildelingsbrev sendes ut. Anskaffelsesteamet jobber kontinuerlig med å ha så høy kvalitet at klager og rettsprosesser minimeres. Etter kontraktsignering går ansvaret for avtalene over til kontraktsteamet. Kontraktsteamet i BTV Innkjøp har som kjerneansvar å følge opp rammeavtaler. Oppfølgingen omfatter alt av oppgaver fra implementering av nye avtaler, kunde- og leverandørkontakt gjennom hele kontraktstiden til utfasing av utgående avtaler. Kontrakt og ehandel står for sortimentsstyring, godkjenning av kataloger, prolongeringer, spørsmål fra deltakere, teknisk feilretting og kundeservice. Avvik står for brorparten av gjøremålene, avdekke og finne løsning krever mye tid og kommunikasjon med både leverandører og deltakere. 1.2 Bemanning BTV Innkjøp hadde ved utgangen av året 7,5 mot normalt 9 årsverk grunnet barselpermisjon og sykemelding. I tillegg var det 3 ansatte ved BFK Innkjøp, og 1 ansatt på BTVs støttefunksjon for ehandel som sorterer faglig under BTV Innkjøp. Våre ansatte i desember 2015 var fra venstre: Eli Cathrine Hagen, Karl Petter Kristiansen, Lene Ulleberg, Maaikel Reiber, Marianne Brekke, Jorunn Jonsaas, Nina Helene Rørmark, Magnus Holm, Kristine Helland, Fredrik Bjerch-Andresen, Cathrine Røkaas, Peter Gjefle, Eva Eikenes og Håkon André Vollan. Christian Paulsen Hazeland var ikke tilstede da bildet ble tatt. Maaikel, Magnus, Fredrik, Kristine, Eva og Håkon André ble alle rekruttert i løpet av 2015. Håkon André er trainee i 13 måneder. Cathrine Arntsen jobbet for oss i januar og gikk så over i ny stilling i BFK eiendom. I tillegg var Jorun Petrine Henriksen ansatt frem til hun gikk av med pensjon i februar, Rolf Sørensen sluttet i mars og Jonas Evensen i august. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 2 av 15
1.3 Tilgjengelighet og service BTV Innkjøp har en egen servicedesk som skal sørge for at alle som ringer oss får svar. Fellestelefonen og innkjøpsmail er bemannet alle hverdager fra kl. 08.30 til 15.00. Vaktordningen har gått på rundgang mellom de ansatte i BTV Innkjøp. I 2015 mottok vi 517 oppringninger på fellesnummeret 32808606 og 703 eposter til innkjop@bfk.no. I tillegg til dette kommer det mange henvendelser til direktenummer og personlig epost. Det legges ned et betydelig arbeid med å informere og besvare spørsmål. 1.4 Informasjonsflyt Generelt har kommunikasjon og løpende informasjon om anskaffelser og om løpende rammeavtaler vært et viktig område. Vi har i den forbindelse lagt vekt på å sende ut månedlige nyhetsbrev, punktlig ved månedsskifte. Samtlige nyhetsbrev ble lagt på BTV Innkjøps hjemmeside. I løpet av året har vi også jobbet mye med å forbedre både struktur og innhold i den informasjonen vi gir om hver enkelt rammeavtale i rammeavtaleoversikten (EKF). www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 3 av 15
1.5 Økonomi Regnskapet for 2015 ble som følger: Resultatregnskap BTV 2015 Sist redigert 10. feb 2016 av Peter Gjefle inntekt ført i minus Sum B T V Kostnader Lønn inkl sos kostnad 7536359 5466 359 1364000 706000 Driftskostnader 594700 438384 85636 70680 Sum driftskostnader 8 131 058 5 904 742 1 449 636 776 680 Inntekter T solgte for BTV -210150-210150 Annet salg (kommunesamling) 0 0 Sykepenger fra B og T -388303-269355 -118948 Barselspermisjon B -158127-158127 Kontingent fra kommuner -1997979-1997979 Sum inntekter -2 754 559-2 635 611-118 948 0 Netto regnskap 5 376 499 3 269 131 1 330 688 776 680 Netto utgifter til rettstvister 45700 45700 Krav om salg - ikke innfridd 382000 382000 Oppført på eget ansvar i BFK Ramme fra fylkene -5 818 246-3 250 146-1 492 100-1 076 000 Resultat -14 047 446 685-161 412-299 320 2. Konkurranser 2015 2.1 Gjennomførte konkurranser 2.1.1 Filter og service til ventilasjonsanlegg Med virkning fra 01.01.2016 ble det inngått parallelle rammeavtaler med 4 leverandører. Denne konkurransen var inndelt i 10 geografiske soner. Det innkom 5 tilbud til konkurransen. Hvorav en tilbyder ble avvist pga. forhold ved tilbudet. Leverandørene tilbys oppdrag slik at best rangerte leverandør tilbys oppdrag først. Det ble samme vinner i alle 10 soner. Rangert som nr 1 ble Vito teknisk entreprenør AS. Rangert som nr 2 i alle soner ble GK Norge AS. I tillegg ble Multifag AS nr 3 i sone 9 og Bilfinger AS nr 3 i sone 10. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 4 av 15
Det ble oppnådd gode priser på ulike serviceelementer, og gode rabatter på veiledende priser på både filtre, kileremmer og annet sortiment. Faggruppen bestod av rådgivere fra eiendoms- og vedlikeholdsavdelinger i både kommuner og fylkeskommuner. Antatt verdi på kontrakten over 4 år er MNOK 40. 2.1.2 Formingsmateriell, leker og spill (ikke fastmonterte uteleker) Kontrakt med av form AS hadde oppstart 1. juli 2015. I forutgående konkurranse mottok BTV Innkjøp 3 tilbud i gruppe 1 "Formingsmateriell/ formingsutstyr" og 4 tilbud i gruppe 2 "Leker og spill". Etter en grundig evaluering av tilbudene ble av form AS valgt som leverandør i begge grupper. Lekolar AS klaget over avgjørelsen, men klagen ble ikke tatt til følge. Innen karenstidens utløp den 19. mai ble vi imidlertid informert om at Lekolar AS hadde inngitt begjæring om midlertidig forføyning til Drammen tingrett. I henhold til anskaffelsesforskriften inntrådte da en automatisk suspensjon av vår adgang til å inngå kontrakt. Saken ble berammet til muntlige forhandlinger i Drammen tingrett den 5. juni 2015. Drammen tingrett avsa kjennelse i sak mellom Lekolar AS og BTV Innkjøp. Lekolar fikk ikke medhold av tingretten, og begjæring om midlertidig forføyning ble ikke tatt til følge. Basert på kjøpsstatistikk for tidligere rammeavtale anslås verdien for denne avtalen til NOK 7.000.000 eks mva per år. Gruppe 1 Formingsmateriell/formingsutstyr: ca MNOK 3,5 eks mva per år Gruppe 2 Leker og spill: ca MNOK 3,2 eks mva per år 2.1.3 Service og vedlikehold på heiser i bygg Rammeavtalen trådte i kraft 1. november 2015. Vi fikk inn 3 tilbud i denne konkurransen, og KONE AS ble valgt til ny rammeavtaleleverandør. Basert på statistikk for tidligere rammeavtale anslås verdien for denne avtalen til NOK 2.200.000,- eks mva. per år. 2.2 Anskaffelser gjennomført for fylkeskommunene 2.2.1 Leie og vask av arbeidstøy for tannklinikker i Buskerud, Vestfold og Telemark Fylkeskommuner Rammeavtale ble inngått med Nor-Tekstil AS 16. mars 2015. Dette er en avtale for fylkeskommunene Buskerud, Vestfold og Telemark og deres tannklinikker. Faggruppen bestod av representanter fra tannhelseavdelingene i de 3 fylkene. Avtalen administreres av fylkeskommunene på vegne av brukere i alle fylkeskommunene. Antatt verdi på kontrakten er MNOK 6. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 5 av 15
2.3 Påbegynte konkurranser 2.3.1 Elektrikertjenester Det ble gjennomført en omfattende prosess for anskaffelse av ny rammeavtale i 2015. 24 leverandører ga tilbud innen 1-3 tjenestegrupper i 1-11 geografiske soner. Totalt skulle 101 tilbud evalueres. Kvalifisering og evaluering ble ekstra tidkrevende, og tildeling av kontrakt måtte utsettes til primo 2016. Antatt verdi på avtalene over 4 år er estimert til MNOK 40 totalt. 2.3.2 Arbeidstøy, -sko og verneutstyr Rammeavtalene for arbeidstøy og sko utgikk 28.11.2015, og rammeavtalen for arbeidstøy og sko for teknisk personell utgikk 30.11.2015. Selv om forberedelser til ny konkurranse på dette tidspunkt hadde kommet langt, oppsto forsinkelser som førte til at kunngjøring av ny konkurranse måtte utsettes til 1. kvartal 2016 2.3.3 Kommunikasjonstjenester Tilbudsfristen for konkurransen utløp 30. oktober 2015. Konkurransen var delt inn i 2 grupper: Gruppe 1: Strategisk kommunikasjonsrådgivning og grafisk design for digitale og trykte flater. Gruppe 2: Multimediaproduksjon Gjennomgang av kvalifikasjonskrav, øvrig evaluering og intervjuer med samtlige tilbydere ble gjennomført i perioden november til januar. Tildelingsbrev blir sendt ut i januar 2016. Nye avtaler trer i kraft 1. mars 2016. Det vil bli parallelle avtaler med 4 leverandører i gruppe 1 og 5 leverandører i gruppe 2. Basert på statistikk for tidligere rammeavtaler anslås verdien for denne avtalen til NOK 7.000.000,- eks mva. per år. Det største volumet vil ligge i gruppe 1. 2.3.4 Møbler Ny konkurranse ble lyst ut ultimo 2015 med tilbudsfrist 22. januar 2016. Antatt verdi på avtalene over 4 år er estimert til MNOK 200. 2.3.5 Rammeavtale på forhandlerledd: Vedlikehold, supplering, rådgivning og administrasjon av programvarelisenser 2016-2019 Ny konkurranse ble lyst ut med tilbudsfrist 26. januar. Evaluering og kontraktsinngåelse blir foretatt slik at nye avtaler er på plass fra 6.3.2016. Antatt verdi på avtalene over 4 år er estimert til MNOK 100. 2.3.6 Næringsmidler Nåværende avtaler utgår henholdsvis 28.02.2016 og 19.03.2016. Konkurransegrunnlaget er ferdig utformet, og invitasjon til kommunene om deltakelse ble sendt ut med frist 8. januar 2016. Leveransen er delt inn i 7 grupper, som er beskrevet nedenfor. Det er mulig å levere tilbud i en, flere eller alle grupper. Tilbud i hver gruppe evalueres separat, og det vil bli inngått rammeavtale med den leverandøren som har det beste tilbudet i hver gruppe. Det skal velges én leverandør i hver gruppe. Maksimalt antall kontraktstildelinger er dermed 7. Gruppe 1 Kolonialvarer, iskrem, egg, frossen fisk (Estimert årlig volum NOK 48.000.000,- eks mva) Gruppe 2 Fersk frukt, bær, grønnsaker og poteter, ferske, bearbeidede (sous vide) (Estimert årlig www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 6 av 15
volum NOK 9.000.000,- eks mva) Gruppe 3 Grønnsaker og bær, frossent (Estimert årlig volum NOK 3.000.000,- eks mva) Gruppe 4 Fjørfeprodukter, ferskt og frossent (Estimert årlig volum NOK 3.000.000,- eks mva) Gruppe 5 Kjøttprodukter, ferskt og frossent (Estimert årlig volum NOK 20.000.000,- eks mva) Gruppe 6 Meieriprodukter, faste og flytende (Estimert årlig volum NOK 36.000.000,- eks mva) Gruppe 7 Mineralvann (Estimert årlig volum NOK 750.000,- eks mva) Anskaffelsens totale verdi anslåes til: NOK 120.000.000,- eks mva. per år. Denne rammeavtalen vil være egnet for deltakere/brukersteder som bestiller større kvanta enn "småkunder" som regel har anledning til, eller behov for. Bestilling av større kvanta gir best pris og best mulig logistikk og levering. I konkurransegrunnlaget er det således lagt opp til at man i hovedsak kjøper større anbrekk, men det skal være mulig å bestille anbrekk for mindre brukersteder, det vil si anbrekk som inneholder et passende antall for avdelingsbruk. Dersom leverandøren har merkostnad knyttet til dette, enten ved at det kreves et "småordretillegg", eller ved at varene selges for enn høyere pris, forbeholder vi oss retten til å handle hos andre leverandører eller i dagligvareforretninger. Opplysninger om minste bestillingsvolum skal derfor oppgis i prisskjemaet ved innlevering av tilbud. Det vil således ikke bli lagt opp til en egen konkurranse om kolonialvarer parallelt med de andre gruppene, der vi beskriver behovet og innhenter egne priser på en annen inndeling av næringsmidler. Vi vil derfor anbefale at kommunene kjører egne konkurranser om kolonialvarer tilpasset sine minste enheter/virksomheter. Man kan i prinsippet la mindre enheter delta på hele eller deler av rammeavtalen. For at avtalen skal være hensiktsmessig og lønnsom for de mindre enhetene, bør imidlertid disse være av en viss størrelse, med lagringskapasitet og et årlig forbruk som overstiger kr. 100 000,- per gruppe. 2.3.7 Fast- og mobiltelefoni inkludert mobil datatrafikk Etter en grundig evaluering og dialog med deltakerne om denne rammeavtalen, besluttet BTV Innkjøp å prolongere avtalen med 6 måneder. Dette vil si at avtalen forlenges fra 19.03.2016 og utløper 18.09.2016. Forberedelser til ny konkurranse er startet i god tid, og BTV Innkjøp er godt i gang med forberedelser til ny konkurranse. Prolongeringen gir bedre tid til kvalitetssikring av konkurransegrunnlaget, og legger til rette for implementering av ny avtale etter sommerferien i 2016. 2.3.8 PC-rammeavtale for BTV-samarbeidet- stasjonære og bærbare PCer inkl. tynnklienter, nettbrett, PC-skjermer, laser- og blekkskrivere og datatilbehør Forberedelse av ny konkurranse ble startet i 2015 og utlysning vil skje i begynnelsen av 2016. Antatt verdi på avtalene over 4 år er estimert til MNOK 280. 2.3.9 Tanntekniske varer og tjenester Ny konkurranse er under forberedelse og utlysning vil skje medio februar. Kontrakter med nye leverandører vil være på plass til dagens avtale utgår 01.07.2016. Antatt verdi på avtalene over 4 år er estimert til MNOK 28. 2.3.10 Bøker og andre medier til bibliotek Ny konkurranse er under forberedelse og utlysning vil skje medio februar. Kontrakter med nye leverandører vil være på plass til dagens avtale utgår 31. mai 2016. Antatt verdi på avtalen over 4 år er estimert til MNOK 30. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 7 av 15
2.4 Anskaffelser gjennomført for andre instanser (betalingsoppdrag) Vigo IKS, rammeavtale på advokattjenester Vigo IKS, Drift, brukerstøtte, vedlikehold og videreutvikling av systemet VIGO Vigo IKS, Anskaffelse av IT-verktøy for vurdering og utvikling av kvalitet i videregående opplæring for fylkeskommunene 3. Kontraktsoppfølging Kontraktsteamet har som kjerneansvar å følge opp rammeavtaler. Oppfølgingen omfatter alt av oppgaver fra implementering av nye avtaler til utfasing av utgående avtaler. Tilbakemeldinger om feil og avvik fra deltagere blir systematisk loggført, og tjener som dokumentasjon og grunnlag før oppfølgingsmøter med leverandører. På denne måten sikrer vi en kontinuerlig forbedringsprosess i avtaleperioden. I 2015 mottok vi 132 avviksmeldinger via vårt webskjema (http://innkjop.btvregion.no/avviksskjema/). De fleste avvik ble imidlertid sendt direkte til kontraktsansvarlig. Kontraktsteamet har i 2015 fulgt opp 160 rammeavtaler fordelt på 56 rammeavtaleområder, med en samlet årlig verdi på MNOK 900. Kontaktsteamet sikret oppfølging og godkjenning av 21 e- handelskataloger i 2015. Forbedring av disse katalogene er et kontinuerlig arbeid som foregår i tett samarbeid med e-handelsteamet. Kontraktsteamet opplever at de fleste rammeavtaleområder fungerer etter sin hensikt og det er relativt lite støy og avvik på avtalene. Samarbeidet med leverandørene oppleves som konstruktivt og utviklende. Noen avtaler har imidlertid vært svært ressurskrevende. 3.1 Utvalgte rammeavtaler Nedenfor følger et utvalg av utfordringer kontraktsteamet har jobbet med i året som har gått: 3.1.1 Bøker og medier til skole ekstern nettkatalog Grunnet bedre brukerfunksjonalitet i BS Undervisnings nettbutikk enn i ehandelskatalogen, har det vært ønskelig å tilby ekstern nettkatalog (punch-out/round-trip) til de kommunene/ fylkeskommunene som ønsker det. Dessverre støtte vi på problemer med at bestillere fikk hverandres varer. Vi opprettet en god dialog med BS Undervisning, som jobber med en helt ny nettbutikk under utvikling. 3.1.2 Kontorrekvisita, fritt skolemateriell og kopipapir 2015 har vært preget av problemer med leveranser og fakturering på avtaleområdet. Grunnen er blant annet at leverandøren gikk over til et nytt økonomisystem og ny nettbutikk fra 1. mars. Implementeringen har ikke gått som forventet og har ført til store utfordringer både for kundene og leverandøren. BTV Innkjøp har gjennomført en brukerundersøkelse i siste halvdel av 2015. Etter analyse av svarene så vi at mange av tilbakemeldingene omhandlet varene i e-handelskatalog, søkeord og leveringsproblemer. Dette samsvarte med avvik vi har fått meldt inn av deltakerne på avtalen. BTV Innkjøp har jobbet tett sammen med leverandøren for å ta tak i problemstillingene. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 8 av 15
3.1.3 Multifunksjonsmaskiner BTV Innkjøp har vært i dialog med leverandøren rundt noen av prinsippene i avtalen vår, som følge av at den ikke fungerer iht intensjonen, særlig mht. pris på leieperiode kortere enn 4 år. Vi frarådet derfor deltagerne å leie maskiner for kortere periode enn 4 år på grunn av denne uenigheten. Ved utgangen av 2015 har vi fortsatt ikke kommet til enighet med leverandøren og vurderer å starte opp ny anbudsrunde i 2016. 3.1.4 IKT PC Årets leveranse av elev-pcer fant sted etter sommerferien og er blitt evaluert i samarbeid med nøkkelpersoner blant deltakerne. Forbedringspunkter er dokumentert og har blitt fulgt opp. Det er lagt mye arbeid i forbedring av nettbutikk og katalog i samarbeid med faggruppen. Gjennom dette ble det jobbet med å sikre bedre og mer riktig lagerhold for alle deltakere. I begynnelsen av 2016 samles faggruppen igjen for å jobbe med valg av neste års PC-modeller for elever og ansatte. Avtalen utløper i mai 2016. 3.1.5 Telefoni- og mobiltrafikk Avtalen på Telefoni- og mobiltrafikk ble prolongert i mars 2015. Avtalen hadde en utfordrende start, og det er fortsatt en del utfordringer som er vanskelig å løse. Samtidig byr avtalen på mange fordeler for deltakerne og anses som svært økonomisk fordelaktig. Etter nøye evaluering besluttet BTV Innkjøp å forlenge kontraktsperioden med 6 måneder i stedet for ett år, dvs. fra 19.03.2016 til 18.09.2016. Prolongering innebærer uendrete betingelser for deltakerne. BTV Innkjøp er godt i gang med utformingen av nytt konkurransegrunnlag. 3.2 Avviksregistrering Kontraktsteamet har i 2015 tatt i bruk et nytt system som skal forenkle oppfølging for arkivering av avvik. Strukturert oversikt og oppfølging av avvik bidrar til bedre og mer konstruktiv dialog med leverandørene og dermed også en tettere oppfølging av avtalene. 3.3 Brukerundersøkelse I 2015 har kontraktsteamet tatt i bruk Easyfact som verktøy for spørreundersøkelse, innhenting av svar, analyse av svarene og rapporteringsmuligheter. Noen av rammeavtalene som har blitt evaluert er «AV-utstyr», «nettverkskomponenter», «barnevern saksbehandlingstjenester», «bredbåndstjenester», «kontorrekvisita, fritt skolemateriell og kopipapir» og «telefoni- og mobiltrafikk». Spørreundersøkelsene brukes ved behov i forskjellige faser i en rammeavtaleperiode, for eksempel for å evaluere implementeringsfasen, eller i forbindelse med en eventuell prolongering. Resultatet gir BTV Innkjøp grunnlag for korrekt oppfølging av både leverandører og deltakere på avtalene. I tillegg får vi bedre forståelse av hva som forventes av avtalene. Disse prosesser bidrar til kvalitetssikring av fremtidige rammeavtaler. Undersøkelsene forbedres kontinuerlig, og vi jobber med å få opp svarprosenten. 3.4 Leverandørundersøkelser I august sendte BTV Innkjøp ut en spørreundersøkelse til alle leverandører på rammeavtalene. Resultatene fra undersøkelsen gir innsikt i hvordan leverandører opplever samarbeidet med deltakerne og med BTV Innkjøp. Leverandørene viste stort engasjement. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 9 av 15
Leverandørundersøkelsen sendes nå ut 2 ganger hvert år (februar og august), samtidig med innhenting av statistikk. Dette gir også mulighet til å kunne kartlegge totalverdi av rammeavtaleporteføljen på en enkel måte. Vi ser at denne type undersøkelser er et godt verktøy for BTV Innkjøp i kontraktsoppfølgingen, og de gir gode analyser som igjen bidrar til bedre avtaler i fremtiden. 3.5 Rammeavtaleoversikten (EKF) Kontraktsteamet har jobbet med rammeavtaleoversikten som finnes under «mine rammeavtaler» el. på deltakernes lokale intranett. Arbeidet omfattet en fullstendig gjennomgåelse av alle avtaler med fokus på brukervennlighet og oversiktlighet. På alle rammeavtaler skal det nå være lett å orientere seg med hensyn til informasjon om de aktuelle avtalene. Her finner man blant annet bestillingsinformasjon, kontaktpersoner hos avtaleleverandøren, link til avviksskjemaet, kontraktsansvarlig i BTV Innkjøp, mm. 4. E-handel BTV Innkjøp tilbyr alle deltakere en støttefunksjon for ehandel, og har gjennom hele året hatt 24 kommuner og 3 fylkeskommuner med på denne ordningen. Støttefunksjonen bidrar når nye deltakere starter opp med e-handel, ved aktivering av nye kataloger, feilsøking, forbedringer og kontakt mot kontraktsteam og leverandører, med samlinger, nettverk og som koordinator ved felles utfordringer. Vi bemanner også en supportfunksjon som er tilgjengelig på e-post og telefon, hvor vi svarer på henvendelser fra brukere og innkjøpskontakter. I 2015 løste vi 1560 saker og besvarte 515 telefonanrop. Blant hyppigste løste saker ligger passordproblemer på topp, etterfulgt av katalogog avtalespørsmål, bestillingshjelp, rekvisisjoner, opprettelse av ny bruker, forespørsel om å legge til produkter i kataloger og hjelp med tilgang til rammeavtaleoversikten (EKF). Våre deltakere benytter seg av tre ulike ehandelssystemer som ofte kompliserer bildet. Vår oppfatning er at det generelt er tilfredshet med responstiden og hjelpen man får via både støtte- og supportfunksjonen. Vi opplever en økning i antall saker fra 2014 (1 300 saker), og mener dette viser at de som trenger hjelp ikke er redde for å ta kontakt. Vi forsøker alltid å være imøtekommende og behjelpelige, slik at de som ønsker det skal få den hjelpen de trenger. Det ble i 2015 gjennomført 2 e-handelssamlinger, en i april og en i oktober. På samlingen i april deltok det 29 personer, mens vi i oktober hadde 17 deltakere. Disse samlingene er en god anledning til å snakke om utfordringer og fordeler med e-handel, og hvordan vi kan bli bedre sammen. Gjennom året har BTV Innkjøp hatt et økende fokus på teknisk katalogkvalitet og bevisstgjøring rundt forskjellen på dette og sortimentsstyring. Fokuset på den tekniske kvaliteten på katalogene har bidratt til at flere av katalogene som tilbys har blitt mer brukervennlige. Under brukervennlighet legger vi særlig vekt på korrekt merking, at det er lett å finne produkter, at produktinformasjonen inneholder klargjøring av antall enheter og ledetid, og at andelen produkter med bilde er høy. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 10 av 15
4.1 Finansiering BTV Innkjøps beregninger tilsier at støtte- og supportfunksjonen for ehandel krever omtrent 1,3 årsverk og var i 2015 fullfinansiert av deltakerne. Avgiften er fordelt ut fra totalomsetning (KOSTRA-tall), slik at de med størst økonomi betaler mest. Vi har dog valgt å sette et maksimalbeløp på avgiften slik at de største kommunene ikke får en urimelig høy avgift. 4.2 Statistikk Det har i løpet av 2015 blitt gjennomført nesten 32 000 bestillinger over e-handelsportalen av alle våre deltakere totalt. Bestillingene hadde en samlet verdi på 580 millioner kroner. Vår klart største deltaker er Drammen kommune, som alene står for 60 % av både bestillingene og omsetningen i kroner. Drammen og Røyken er eneste kommuner som oppnår BTV sitt mål om at 10 % av beregningsgrunnlaget (25 % av totalomsetningen) bør handles over e-handel. Kommunene som følger nærmest er Nedre Eiker, Sauherad, Nome, Notodden og Bø (mellom 2 % og 3 % for alle). Buskerud fylkeskommune I Buskerud fylkeskommune ble det foretatt rett i overkant av 3000 bestillinger for til sammen 22 millioner kroner i 2015. Dette tilsvarer i underkant av 3 % av beregningsgrunnlaget over e- handel. Dermed ligger Buskerud på et jevnt nivå i forhold til året før. Telemark fylkeskommune Telemark fylkeskommune har hatt en ørliten økning i bruken av e-handel fra fjoråret, med sine 2000 ordre for 29 millioner kroner i 2015, noe som tilsvarer i overkant av 5 % av beregningsgrunnlaget over e-handel. Vestfold fylkeskommune Vestfold fylkeskommune begynte med e-handel i oktober 2014, og har brukt 2015 på å fortsette implementeringen ute på virksomhetene. De har gjennomført 450 ordre for til sammen 3 millioner kroner i 2015 (0,5 % av beregningsgrunnlaget). 4.3 Kataloger I løpet av året har BTV Innkjøp tilbudt til sammen 21 e-handelskataloger. Ved utgangen av året har seks av disse utgått. Blant de gjenværende 15 katalogene er det to kommunale og én fylkeskommunal, mens de resterende 13 gjelder både kommuner og fylkeskommuner. Under følger en kort oversikt over våre kataloger gjennom 2015: 4.3.1 AV Form AS Formingsmateriell Vi har hele AV forms sortiment innen formingsmateriell i katalog, totalt 7 478 varer ved utgangen av 2015. Katalogen ble aktivert 1. juli, og oppdatert to ganger i løpet av året. En av oppdateringene for å få inn juleprodukter i katalogen, noe som økte antall produkter ved årsslutt noe. Generelt god kvalitet på katalogen, men bruker per i dag like nøkkelord per produktgruppe, noe som gir mange treff ved generelle søk. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 11 av 15
4.3.2 Apro Tele og Data AS Mobiltelefoner og tilleggsutstyr Vi har et utvalgt sortiment fra Apro innen telefoner, og passende tilleggsutstyr ut fra disse telefonene. Er det noe brukerne savner er det løpende muligheter for å legge inn nye telefoner og produkter innenfor produktområdene som omfattes av rammeavtalen. Totalt er det 215 produkter i katalogen ved årsslutt, hvorav 25 er BESTPRIS-produkter. Den tekniske katalogkvaliteten er grei, men grunnet programvaren må telefoner i for eksempel forskjellig farge ligge som forskjellige produkter, noe som er litt tungvint for brukerne. Søkeord kan bli noe bedre. 4.3.3 Auralight AS Lyskilder Det ligger 671 produkter inne fra Auralight, og katalogen er oppdatert en gang i 2015. 4.3.4 Dental Sør Tannlegeuniter, -stoler, autoklaver og røntgenapparater Katalogen ble aktivert 19. mars, og er ikke oppdatert siden. Det ligger 11 produkter i katalog. 4.3.5 Handicare AS Institusjonssenger Handicare AS har i løpet av året blitt fjernet ved utgang av gammel avtale, før den ble aktivert på nytt 19. november som følge av ny avtale. Den er ikke oppdatert etter dette. Det ligger 287 produkter i katalogen. 4.3.6 Invacare AS Institusjonssenger Invacare AS har i løpet av året blitt fjernet ved utgang av gammel avtale, før den på ny ble aktivert den 9. desember som følge av ny avtale. Den er ikke oppdatert etter dette. Det ligger 147 produkter i katalogen. 4.3.7 Maske Gruppen AS Kontorrekvisita Maskes katalog er oppdatert 7 ganger i 2015, altså i underkant av en gang per måned. Det ligger 932 produkter i katalogen, hvorav 295 er BESTPRIS-produkter. Disse 932 produktene er et avtalt sortiment, og Maske fører en vesentlig mengde produkter utover dette. Dette fører til at brukerne ikke alltid finner produktene de søker etter dersom de bruker nettbutikk eller papirkatalog for å lete etter inspirasjon. Den tekniske katalogkvaliteten er forbedret utover året, og er ved utgangen av 2015 ganske god. Blant annet bruker de gode nøkkelord på det meste (vi har også bidratt med en del hjelp der hvor vi føler det har vært nødvendig), noe som gir gode søkeresultater. 4.3.8 Klubben AS Utstyr til gymsaler Klubben har totalt 1 317 produkter i sin katalog, noe som tilsvarer 338 BESTPRIS-produkter pluss et utvalgt tilleggssortiment, og vi opplever at dette i stor grad dekker brukernes behov. Foruten et opphold mellom mai og oktober oppdaterte klubben katalogen sin ca hver måned. Katalogkvaliteten og brukervennligheten er god, med unntak av at BESTPRIS-produkter ikke er merket i katalogen. 4.3.9 NorEngros AS Renhold, papir og plast NorEngros har 1 136 produkter i denne katalogen, hvorav 437 er BESTPRIS-produkter. Katalogen oppdateres oftere enn én gang i måneden. God kvalitet på katalogen. 4.3.10 NorEngros AS Medisinske forbruksvarer NorEngros har 895 produkter i denne katalogen, hvorav 138 er BESTPRIS-produkter. Katalogen oppdateres jevnt over en gang i måneden. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 12 av 15
God kvalitet på katalogen. 4.3.11 Norgesgruppen (Asko) Kolonialvarer Det ligger 12 116 produkter i Askos katalog ved utgangen av 2015. Katalogen ble oppdatert 4 ganger i 2015, men tre av disse forekom siste halvår, noe som gir en positiv utvikling. Den tekniske kvaliteten på katalogen er grei, og brukerne opplever stort sett å finne det de leter etter dersom produktene ligger i sortimentet. Som følge av at Asko har automatisk eksport til IBX har vi opplevd et par tilfeller hvor vesentlige produkter faller ut av katalogen, noe som er vanskelig å oppdage (før det er for sent) blant over 12 000 produkter. 4.3.12 BS Undervisning Bøker og medier til skole Det ligger 59 541 produkter i katalogen fra BS Undervisning, og katalogen gjennomsnittlig én gang i måneden. Det jobbes med å forbedre den tekniske katalogkvaliteten. Særlig brukes produktbeskrivelse på en lite hensiktsmessig måte. Her ligger det for noen bøker inne en hel bokomtale, noe som gir treff på alle ordene i denne omtalen. Samtidig har alle bøker en generell linje om bokplast, noe som gir treff på samtlige 59 000 produkter ved søk på plast. 4.3.13 Ricoh AS Multifunksjonsmaskiner Ricoh har 16 produkter i sin katalog, og den er oppdatert én gang i 2015. Vår oppfatning er at denne katalogen ikke benyttes. 4.3.14 Tine SA Meieriprodukter, flytende Det ligger 174 produkter i Tines katalog. Katalogen er oppdatert åtte ganger i 2015, med ujevne mellomrom. Katalogkvaliteten er bedret i løpet av 2015, blant annet ligger det bilder inne for alle produkter ved årsslutt. 4.3.15 Unident AS Dentalt forbruksmateriell Unident har 4 009 produkter i sin katalog, 1 316 av disse er merket som BESTPRIS-produkter. Viktig å merke seg er imidlertid at merkingen i denne katalogen indikerer lagervarer, i mangel av en bedre måte å merke dette på. Brukerne av katalogen er klar over denne løsningen. Katalogen er oppdatert 6 ganger med ujevne mellomrom i løpet av 2015. I en av disse ble sortimentet halvert, etter avtale med BTV. Grei teknisk kvalitet på katalogen. I tillegg har Etac AS, Kinnarps AS, Offinn AS, EFG Hov + Dokka AS, Kwintet Norge AS (Sverre W. Monsen) og Synfiber AS ligget inne med kataloger i løpet av 2015, men disse er avsluttet innen utgangen av 2015. 5. Enkeltanskaffelser (BFK) I februar 2015 endret Innkjøpsbordet navn til BFK Innkjøp. BFK Innkjøp ivaretar alle anskaffelser over kr 100.000 eks. mva. i Buskerud fylkeskommune, og har vært i drift siden april 2012. For anskaffelser under kr 100 000 bistår innkjøperne fylkeskommunen med rådgivning. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 13 av 15
5.1 Bemanning I løpet av første tertial har BFK Innkjøp hatt to utskiftninger på bemanningssiden. Magnus Holm har erstattet Cathrine Schjenken Arntsen, og Fredrik Bjerch-Andresen har erstattet Eli Cathrine Hagen. Begge nyansatte har mottatt grundig opplæring, og har i 2015 gjennomført en rekke anskaffelser på egenhånd. I årets siste kvartal har BFK Innkjøp på grunn av en langtidssykemelding operert med noe redusert bemanning. 5.2 Gjennomførte anskaffelser og besparelser For 2015 kan BFK Innkjøp dokumentere rene prisbesparelser på mer enn 4,5 MNOK. Besparelsene dokumenteres ved å beregne differensen mellom kontraktspris og høyeste pristilbud i hver konkurranse. Ved at BFK Innkjøp gjennomfører anskaffelser sparer virksomhetene både tid og ressurser, i tillegg til at bruken av profesjonelle innkjøpere sørger for bedre kontrakter og overholdelse av et komplisert regelverk. I 2015 gjennomførte BFK Innkjøp 40 anbudskonkurranser totalt for Buskerud fylkeskommune, hvor ca. 75% stammer fra Utdanningsavdelingen. Besparelser pr år 15,0 10,0 5,0 0,0 2013 2014 2015 Besparelser 4,4 1,6 4,5 Kontraktspriser 13,2 8,4 10,2 Besparelser Kontraktspriser Videre har BFK Innkjøp i 2015 gjennomført en anskaffelse av en omfattende rammeavtale for IKTkompetanse til fylkeskommunens IKT-avdeling. Anskaffelsen ble delt inn i forskjellige deler basert på ulike disipliner, noe som gjorde at også små lokalebedrifter fikk muligheten til å levere tilbud. Denne rammeavtalen vil gi besparelser i årene som kommer, og er dermed ikke inkludert i årets statistikk. BFK Innkjøp bidrar med kontinuerlig juridisk bistand i form av svar på spørsmål og henvendelser fra behovshavere og leverandører. Dette bidrar til å øke kompetansen om lov og forskrift om offentlig anskaffelser i organisasjonen og leverandørmarkedet. 5.3 Innkjøpsstrategi Høsten 2015 startet arbeidet med fylkeskommunens første innkjøpsstrategi. Arbeidet ledes av BFK Innkjøp med god støtte fra en prosjektgruppe bestående av representanter fra fylkeskommunens virksomheter. Formålet med strategien er å sørge for at Buskerud fylkeskommune har et felles tankesett og handlingsmønster når det gjelder innkjøp av varer, tjenester, bygg og anlegg. Gode innkjøp er viktig for total måloppnåelse, for styring og kontroll, effektiv ressursbruk og økt verdiskapning. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 14 av 15
Det er forventet at strategien ferdigstilles i løpet av første halvdel av 2016, og holdes kontinuerlig oppdatert i årene som kommer. 5.4 Generelt utviklingsarbeid Gjennom året har BFK Innkjøp utført en del utviklingsarbeid til nytte for egen organisasjon. Dette arbeidet har resultert i oppdatert standardkontrakt for enkeltanskaffelser, brukerveiledning til forskjellige faser i anskaffelsesprosessen, utprøving av alternative evalueringsmodeller og opplæring av lærlinger. www.bfk.no/innkjop Filnavn: årsrapport 2015 ver5.docx Side 15 av 15