Kvalifikasjonsgrunnlag for begrenset anbudskonkurranse under EØS-terskel ved anskaffelse av: Advokattjenester 13/1574
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Oppdraget/Spesifikasjon... 4 1.4 Oppdeling av leveransen... 4 2. Gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Språk... 5 2.2 Kunngjøring... 5 2.3 Avlysning... 5 2.4 Konkurranseform... 5 2.5 Fremdrift for anskaffelsen... 5 2.6 Leverandørs deltakelseskostnader... 5 2.7 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud... 6 2.8 Avtale... 6 3. Krav til leverandøren... 6 3.1 Utvelgelse av prekvalifiserte tilbydere... 6 3.2 Kvalifikasjonskrav... 6 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden... 8 4.1 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 8 4.2 Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget... 9 4.3 Leveringsadresse... 9 4.4 Merking... 9 4.5 Krav til utforming av søknaden... 9 4.6 Evaluering... 9 4.7 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 10 5. Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag... 10 5.1 Åpning... 10 5.2 Avvisning... 10 5.3 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget... 10 5.4 Fortrolig behandling av informasjon... 10 5.5 Begrunnelse... 10 6. Vedlegg... 10
1. Innledning 1.1 Bakgrunn Opplysningsvesenets fond (Ovf) ble etablert i 1821 og har sitt grunnlag i Grunnloven 106. Fondet er et eget rettssubjekt som er regulert ved lov om Opplysningsvesenets fond av 7. juni 1996. Fondet driver eiendoms- og finansvirksomhet. Eiendomsmassen har sitt opphav i prestegårdene i Norge. Verdiene er anslått til rundt 7 mrd. kroner. Av dette utgjør finansielle verdipapirer nærmere 25 %. Det er regjeringen (Kongen) som fastsetter vedtektene og gir instruks til styret. Styret oppnevnes av Kulturdepartementet og skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål og retningslinjer. Styret har ansvaret for en tilfredsstillende organisering og forvaltning. Avkastningen skal komme Den norske kirke til gode. Forvaltningen av de verdier som ligger i fondet er lagt til et eget forvaltningsorgan (Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond forkortet FOvf ). Forvaltningsorganet har ca. 60 ansatte. Utover at forvaltningen av fondets verdier finner sted ved egne ansatte gjøres bruk av eksterne tjenesteleverandører innenfor eiendom, finans, IKT. Eiendom omfatter forvaltning av grunnarealer som skog, jordbrukseiendommer, festearealer samt bygninger i fondets eie på disse eiendommer. Over tid har en økende andel av fondets virksomhet blitt organisert i datterselskaper og denne utviklingen ventes å fortsette. Spesielt gjelder dette innen forretningsområdene eiendomsforvaltning (næringsbygg), eiendomsutvikling og småkraft. De aller fleste datterselskapene er heleide. Datterselskapene kjøper tjenester fra Forvaltningsorganet og fra eksterne leverandører av varer og tjenester. Den samlede virksomheten kan ses på som et konsern hvor Opplysningsvesenets fond er morselskapet. Ytterligere informasjon om Ovf finnes på virksomhetens hjemmeside www.ovf.no hvor også årsrapporter kan lastes ned. 1.2 Anskaffelsens formål Opplysningsvesenets fond inviterer med dette til en begrenset anbudskonkurranse på advokattjenester iht. lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser. Målet med anskaffelsen er å dekke Opplysningsvesenets fonds behov for advokattjenester når det ikke dekkes ved intern kapasitet. Konkurransen gjelder for Opplysningsvesenets fond og underliggende selskaper. Underliggende selskaper som ikke er underlagt Lov om offentlige anskaffelser har opsjon på å bruke rammeavtalen.
1.3 Oppdraget/Spesifikasjon Opplysningsvesenets fond med underliggende selskaper ønsker å inngå rammeavtale om kjøp av juridiske tjenester innenfor fem juridiske fagområder: Forretningsjuss, eiendomsjuss, offentlig anskaffelser, arbeidsrett og øvrige rettsområder. Opplysningsvesenets fond ønsker å inngå rammeavtale med minst tre advokatfirmaer per fagområde forutsatt at det er tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Underliggende selskaper som ikke er omfattet av regelverket om offentlige anskaffelser skal ha anledning, men ikke plikt til å gjøre avrop etter rammeavtalen. Beskrivelse av fagområdene: Forretningsjuss Dette fagfeltet inkluderer pengekravsrett, skatte- og avgiftsrett, verdipapirrett, finansrett og selskapsrett. Innenfor dette fagfeltet omfattes også styreansvar og internasjonale dokumenter, særlig med bakgrunn i fransk og anglo-amerikansk rettstradisjon. Eiendomsjuss Dette fagfeltet inkluderer fast eiendoms rettsforhold herunder plan- og bygningsrett, forurensingsansvar, vassdragsrett, jordbruk, ekspropriasjon og tomtefeste. Offentlige anskaffelser Dette fagfeltet inkluderer regelverket om offentlige anskaffelser. Arbeidsrett Dette fagfeltet inkluderer arbeidsrett og tjenestemannsrett, Forvaltningsorganets ansatte er omfattet av tjenestemannsloven og avtalene i staten, ansatte i datterselskaper av Ovf omfattes at arbeidsmiljøloven. Øvrige rettsområder Dette fagfeltet inkluderer alle andre rettsområder inkludert forvaltningsrett, ITrett, kirkerett og rettshistorie Tildeling av fagfeltet Øvrige rettsområder er begrenset til leverandører som får rammeavtale under ett av de øvrige områdene. For nærmere beskrivelse av områdene vises det til www.ovf.no samt tilgjengelige årsrapporter som også beskriver de enkelte forretnings- og virksomhetsområder. 1.4 Oppdeling av leveransen Oppdraget består av fem fagområder, det er anledning til å levere tilbud på ett, flere eller alle fagområdene. Hvert fagområde vil bli vurdert for seg, med unntak
av fagområdet Øvrige rettsområder, som skal tildeles leverandører som er tildelt ett eller flere av de øvrige fagområdene. Øvrige oppdelinger tillates ikke. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen 2.3 Avlysning Hele eller deler av konkurransen kan avlyses frem til tilbudsfristens utløp, og deretter om det foreligger saklig grunn. Det tas forbehold om at kostnadene ved innkjøpet kan dekkes innenfor tilgjengelig budsjett. I motsatt fall kan konkurransen bli avlyst når som helst frem til kontrakt er inngått 2.4 Konkurranseform Oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen ihht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) som en Begrenset anbudskonkurranse ihht. Forskrift om Offentlig Anskaffelser, kgl. Res. 7.april 2006 (FOA) Del II 5-1. Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Doffin og dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget konkurransegrunnlag og gjennomføring av eventuelle avklaringer. Konkurransegrunnlag vil bli gjort tilgjengelig for de leverandørene som er prekvalifisert etter at trinn 1 er gjennomført. 2.5 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato: Aktivitet: 31.10.13 Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjonskrav 14.11.13 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget/kunngjøringen 21.11.13 Frist for innlevering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget (kvalifikasjonsdokumenter) Meddelelse om hvem som er kvalifisert for tildelingsomgang/ 29.11.13 utsendelse av konkurransegrunnlag 08.1.14 Tilbudsfrist 31.1.14 Kontraktstildeling 2.6 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser.
2.7 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir kvalifisert for deltakelse i tildelingsomgangen. Antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til 6 i hvert fagfelt. Som utvelgelsesform vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelse vil foregå på bakgrunn av de oppgitte kvalifikasjonskriteriene. Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres, ivaretar kravet om likebehandling og er etterprøvbare. 2.8 Avtale Det planlegges inngått avtale med 3, 4 eller 5 leverandører innenfor hvert fagfelt. Det legges opp til en avtale med varighet på 4 år. Hvilket innebærer en avtaleperiode fra kontraktsinngåelse. Ved fordeling av oppdrag innenfor fagområdene vil Opplysningsvesenets fond tilstrebe at de forskjellige leverandørene i løpet av kontraktsperioden tilbys avrop av tilnærmet samme verdi. Opplysningsvesenets fond forbeholder seg retten til å gjennomføre konkurranse mellom leverandørene innenfor hvert fagområde ved avrop med forventet verdi på over kr 750.000,-. 3. Krav til leverandøren 3.1 Utvelgelse av prekvalifiserte tilbydere Ved prekvalifiseringen vil det være tilbyderne som helhet som vurderes. Det vil prekvalifiseres tre-syv tilbydere innenfor hvert rettsområde. Av disse skal det være ett lite, ett mellomstort og ett stort advokatfirma hvis mulig. Dette gjøres for å sikre dynamikken i konkurransen. Små firmaer har ti eller færre advokater og fullmektiger, mellomstore firmaer har fler enn ti, men 50 eller færre advokater og fullmektiger, store firmaer har fler enn 50 advokater og fullmektiger Ved poenglikhet begrenses antall prekvalifiserte ved loddtrekning i den grad det er nødvendig. 3.2 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 1. Signert tilbudsbrev 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift
- skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves god økonomi Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges. Omsetning de siste årene med relevans til denne forespørselen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. For nye selskaper må det stilles egne krav. Vi ber da om at det dokumenteres hvordan virksomheten skal finansieres og hvilken egenkapital virksomheten har eller skal få. Finansiering og egenkapital må dokumenteres med skriftlige lånetilsagn eller lignende ugjenkallelig skriftlig dokumentasjon. Original må legges frem på anmodning. Dersom det står andre aktive virksomheter bak et nyopprettet selskap ber vi om at de i tillegg dokumenterer sin økonomi på samme måte som eksisterende selskap. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kompetanse Tilbyder bes beskrive hvilke kompetanse firmaet kan tilby innenfor de juridiske fagområder det besitter. Herunder hvilke typer bistand firmaet kan bidra med. Eksempelvis bistand til gjennomføring av anskaffelser i tråd med LOA/FOA, bruk av malverk, metodeverk etc. Relatert til det eller de fagområder det ønskes å gi tilbud på.
Tilbyder bes oppgi tre til fem relevante oppdrag innenfor hvert fagområde (kan anonymiseres), hvor oppdraget bes beskrevet. Størrelsen på oppdraget (omfang dagsverk e.l) bes oppgis. Oppdragene bør være egnet til å vise tilbyders bredde og kunnskap om fagfeltene, på det overordnede nivå. Kvalitet Beskrivelse av selskapets systemer for kvalitetssikring og kompetanse. Herunder om firmaet har nyhetsskriv, fagartikler, kurs eller seminarer som tilbys kunder. Vandel Dersom selskapet som gir tilbud er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, ber vi om at det oppgis i eget dokument med overskrift Vandel. Vi ber også oppgitt dersom selskapet er kjent med at det pågår etterforskning eller rettslig prosess vedrørende nevnte forhold, og når eventuell rettskraftig dom tidligst kan foreligge. Unnlatelse av å oppfylle her vil i tilfelle tildeling av kontrakt være grunnlag for å heve eller si opp avtaleforholdet. Miljø Som tjenestekjøper ønsker vi at tjenesteoppdraget påfører miljøet den minste nødvendige belastning. Dersom tilbyder gjennomfører tiltak for systematisk, eller i spesielle situasjoner å redusere virksomhetens negative påvirkning på det ytre miljø ber vi om at det redegjøres for dette i anmodning om å delta i prekvalifiseringen. Etikk Dersom tilbyder har etiske retningslinjer for sin drift eller på annen måte har fokus på spesielle områder motivert av et ønske om å handle etisk, for eksempel etisk handel. Ber vi om at det redegjøres for det. Etiske retningslinjer for virksomheten bes lagt med. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist, jfr. FOA 11-11. Det kan bes om supplering, med en kort frist, av tilbud som er uklare, når alle tilbydere i samme situasjon gis tilsvarende anledning til å supplere tilbudet, det gjelder også innsending av HMS-egenerklæring og skatteattest som nevnt i 3.2.2. Retting av åpenbare feil vil skje. Tilbakekall eller endring kan skje frem til tilbudsfristen utløp 4. Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Siste frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag er 14.11.13. Spørsmålene skal være skriftlige. All kommunikasjon skal være på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til: Firma: Opplysningsvesenets fond
Kontakt: Mail: Jorunn Høidahl Høiseth ovf@ovf.no med kopi til jhh@ovf.no Mailen merkes med 13/1574 spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Spørsmålene vil bli samlet opp, gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Svar vil bli distribuert til samtlige tilbydere via Doffindatabasen, fortløpende og senest innen 19.11.13. 4.2 Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Svar på kvalifikasjonskrav må være oss i hende innen 21.11.13 kl. 1400. 4.3 Leveringsadresse Svar på kvalifikasjonsgrunnlaget skal sendes til eller leveres til: Sendes til: Opplysningsvesenets fond Postboks 535 Sentrum 0105 Oslo eller leveres til: Opplysningsvesenets fond Rådhusgaten 1-3 (3. etg) Oslo 4.4 Merking Tilbud skal merkes: 13/1574 Kvalifikasjonssøknad advokattjenester 4.5 Krav til utforming av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer; 1- en - signert original, og 1 en kopi. Kopien skal være kopierbar (ikke innbundet, uten skilleark etc.). Originalen skal være innbundet, inndelt på følgende måte: Skilleark 1: Signert søknadsbrev Skilleark 2: Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav Skilleark 3: Svar på juridisk og finansiell stilling Skilleark 4: Svar på tekniske og faglige kvalifikasjoner Skilleark 5: Relevante vedlegg Svaret må gis i lukket forsendelse 4.6 Evaluering Oppdragsgiver vil evaluere alle innkomne svar og kvalifiserte tilbydere vil få tilgang til konkurransegrunnlag for tildelingsomgangen straks det er klart hvem som er kvalifisert videre. De obligatoriske kravene og krav om lovlig etablert foretak er absolutte, mangler her er må føre til avvisning. De øvrige vurderingselementene blir vurdert skjønnsmessig, slik at kompetanse og kvalitetssikring vektes høyest, de øvrige vektes innbyrdes likt.
4.7 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle anbydere som har meldt interesse for å delta i konkurransen. 5. Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag 5.1 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning for svar på kvalifikasjonskrav. Åpning er planlagt til 22.11.13 kl. 1300. 5.2 Avvisning Avvisningsreglene i forskriften om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. Det anbefales at leverandørene gjør seg kjent med disse bestemmelsene. 5.3 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver vil ikke returnere svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Tilbud som mangler henvisning til oppdragsgivers saksnummer, se punkt 4, blir avvist. Tilbud som er for sent innkommet vil bli avvist og returnert uåpnet. Hvis ikke alle nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten på for sent innkommet tilbud, kan tilbudet åpnes for å identifisere avsender før det returneres ulest 5.4 Fortrolig behandling av informasjon I Offentleglova 23 3. ledd heter det: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Dokumentene vil unntas innsyn frem til leverandør velges. Når leverandør er valgt er alle dokumenter i saken offentlige. Leverandør som mener tilbud inneholder forretningshemmeligheter som er underlagt taushetsplikt, jf. offl 13 1. ledd jf. fvl. 13, må gi tydelig uttrykk for det i tilbudet. Leverandør bør da også levere et eksemplar av tilbudet der taushetsbelagt informasjon er fjernet, som oppdragsgiver kan levere ut i tilfelle det begjæres innsyn etter at tildelingen er foretatt. Dersom et slikt eksemplar ikke følger tilbudsbrevet vil oppdragsgiver gi tilbyder en kort frist for å utarbeide et slikt eksemplar dersom det kommer begjæring om innsyn. Med kort frist menes her mindre enn én uke. Dersom tilbyder ikke utarbeider et slikt eksemplar innen fristen, kan det opprinnelige tilbudet utleveres. 5.5 Begrunnelse Leverandører som ikke får delta i tildelingsomgangen vil få tilsendt brev med en begrunnelse for hvorfor de ikke var aktuelle. 6. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-egenerklæringsskjema
HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr. 62 20-2. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatteog arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. jf. Lov 17. juni 2005 nr. 62 20-2. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: