Arbeidsmiljøutvalget

Arbeidsmiljøutvalget Innkalles med dette til møte 30.05.2011 kl. 2 på Kommunestyresalen, Mosjøen. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 9/11 11/1287 GODKJENNING AV AMU-PROTOKOLL 22.02.11 10/11 11/850 AVLASTNINGS-/OMSORGSBOLIGER - HARTON FURØS GATE/HEGGVEGEN BEHANDLING I ARBEIDSMILJØUTVALGET 11/11 11/841 MOSJØHALLEN - OMBYGGING/HOVEDVEDLIKEHOLD INNGANGSPARTI OG TOALETTER 12/11 11/1288 FASTE HMS-SAKER 2-2011 13/11 10/1960 ENDRING AKAN-RETNINGSLINJE 14/11 10/1479 LOKAL IA-HANDLINGSPLAN 2010-2013 Forfall bes meldt sekretariatet snarest, tlf. 75 10 10 12 / 75 10 10 13. Forfall kan også meldes til Rigmor Leknes, mob. 48154245 eller ved epost til rigmor.leknes@vefsn.kommune.no Sakliste med tilhørende dokumenter sendes også en del vararepresentanter, men ingen av disse skal møte uten særskilt innkalling. Mosjøen 23.5.2011, Leif Morten Aas

VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Leif Morten Aas Tlf: 75 10 11 85 Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 11/1287-001 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/11 Arbeidsmiljøutvalget 30.05.2011 GODKJENNING AV AMU-PROTOKOLL 22.02.11 Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra AMU møte 22.2.2011 godkjennes MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Utrykte vedlegg: Møteprotokoll fea AMU møte 22.2.2011 Konklusjon Protokoll fra AMU møte 22.02.2011 leges frem for godkjening Magne Pettersen rådmann Kari Bjørnli personalsjef

VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Finn Arne Johnsen Tlf: 75 10 18 31 Arkiv: 614 H Arkivsaksnr.: 11/850-012 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/11 Arbeidsmiljøutvalget 30.05.2011 AVLASTNINGS-/OMSORGSBOLIGER - HARTON FURØS GATE/HEGGVEGEN BEHANDLING I ARBEIDSMILJØUTVALGET Rådmannens forslag til vedtak: AMU har fått framlagt planer for bygging av omsorgsboliger i Heggvegen samt omsorgs- og avlastningsboliger i Harton Furøs gate. AMU har ingen innvendinger til prosjektet og forutsetter at evt innsigelser fra Arbeidstilsynet følges opp og innarbeides i planene. Begrunnelse: Det planlegges bygget omsorgs og avlastningsboliger i hhv Heggvegen og Harton Furøs gate. Planlagt byggestart er høsten 2011. MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? x NEI: DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? NEI: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Utrykte vedlegg: Tegninger. Tegninger gjennomgås i AMU møte. Bakgrunn Det planlegges bygget omsorgs- og avlastningsboliger i hhv Heggvegen og Harton Furøs gate. Administrativt gjennomføres dette som ett prosjekt, men under byggefasen vil de opptre separat. Heggvegen omsorgsboliger planlegges med 7 boligenheter. I tillegg kommer fellesfunksjoner og kontor/personalrom for ansatte.

Sak 10/11 Harton Furøs gate planlegges med 3 omsorgsboliger og inntil 6 avlastningsplasser. I tillegg kommer fellesfunksjoner og kontor/personalrom for ansatte. Det er meget stort tidspress på denne utbyggingen. Prosjektet har vært utsatt en tid og nå er behovet presserende. Plan og byggekomiteen hadde siste planene oppe i sitt møte 18. mai og gjorde vedtak om at framlagte planer ble godkjent og skulle med de gitte innvendinger arbeides videre med og danne grunnlag for prisinnhenting. Vurdering Planene for omsorgs- og avlastningsboligene er utarbeidet på bakgrunn av meldte behov fra fagetaten. Rombehov og prosjektets innhold er utarbeidet og meldt fra fagetat og brukergrupper. Dette dannet grunnlag når planleggere ble engasjert. Videre er det brukerutvalg for begge prosjektene som har gitt sine innspill og vært med i prosjekteringsmøte med arkitekt og planlegger. Det har vært en prosess med noe start og stopp pga omstendigheter begrunnet i manglende administrativ kapasitet samt innkjøpsprosess av planleggertjenester. Prosjektet er imidlertid nå kommet godt i gang og plantegningene foreligger. Det skal avholdes eget møte med avdelingsledere og verneombud den 25. mai 2011. Dette for å gjennomgå planutkastet og få innspill utover allerede mottatt fra brukergruppene. Referat fra dette møtet vil bli referert overfor AMU. Begge byggene utformes for sine brukergrupper og følger planforutsetningene fra Husbanken. Videre har Plan og Byggekomiteen bestemt at tekniske forskrifter for brannbegrensning ved sprinkleranlegg skal gjennomføres. (Dette kommer generelt krav om i denne type bygg fra 01.juli2011). Dette er fra komiteen ansett som en styrking mhp beboernes sikkerhet samt ansattes situasjon på spesielt nattevakt. Magne Pettersen rådmann Brynjulf B. Svendsen Side 4 av 14

VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Finn Arne Johnsen Tlf: 75 10 18 31 Arkiv: 614 D11 Arkivsaksnr.: 11/841-004 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/11 Arbeidsmiljøutvalget 30.05.2011 MOSJØHALLEN - OMBYGGING/HOVEDVEDLIKEHOLD INNGANGSPARTI OG TOALETTER Rådmannens forslag til vedtak: AMU har fått framlagt planene for nytt inngangsparti og toalettavdeling ved Mosjøhallen. AMU har ingen innvendinger til prosjektet og forutsetter at evt innsigelser fra arbeidstilsynet følges opp og innarbeides. Begrunnelse: Mosjøhallen skal bygges om ved at det etableres ny hovedinngang samt bygges nye toaletter. MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? NEI: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: a) Plantegning. Utrykte vedlegg: - Prosjektleder møter i AMU møte for å presentere saken. - Bekreftelse fra verneombud på ansattes deltakelse. Bakgrunn Det planlegges å bygge nytt inngangsparti og toalettanlegg ved Mosjøhallen. Arbeidene planlegges utført parallelt med ombyggingsarbeidene ved Kippermoen Svømmehall. Planprosessen har gått samtidig som planleggingen av svømmehallen, men prosjektet kom så sent inn at det er nødvendig med en egen behandling i Arbeidstilsynet og hos Bygningsmyndighetene.

Sak 11/11 Arbeidene starter etter planen opp høst 2011 og ferdigstilles høst 2012. Vurdering Planleggingen av arbeidene med Mosjøhallen ledes av samme Plan og Byggekomité som har svømmehallen. Det er også de samme planleggerne og prosjektledelse. Det er gjennomført en åpen prosess hvor de ansatte er informert i allmøte og har kommet med sine vurderinger og innspill. Verneombud og ledelse har deltatt. Prosjektets utforming møter krav i arbeidsmiljøloven og byggeforskriftene. Magne Pettersen rådmann Brynjulf B. Svendsen Side 6 av 14

VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Leif Morten Aas Tlf: 75 10 11 85 Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 11/1288-001 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/11 Arbeidsmiljøutvalget 30.05.2011 FASTE HMS-SAKER 2-2011 Rådmannens forslag til vedtak: Gjennomgang tas til orientering MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: Sykefravær hittil i år og samme periode 2010 Sammendrag inneklimamåling Kippermoen ungdomsskole Årsrapport AKAN Utrykte vedlegg: Tilsynsrapport Arbeidstilsynet Sammendrag Uønskede hendelser: per 16/5 er det registrert 352 uønskede hendelser. Tilnærmet samme periode i 2010, ble det registrert 255 Sykefravær Sammendrag inneklimamåling Kippermoen ungdomsskole v/bht Nytt fra BHT v/else Bjørkås Tilsynsrapport Arbeidstilsynet: Bakgrunn i melding om arbeidsrelatert sykdom eller skade hos arbeidstaker.

Sak 12/11 Resultat: Jf. krav i AML kap.4 har Vefsn kommune planlagt og tilrettelagt arbeidssituasjonen og saken er avsluttet fra tilsynets side. Årsrapport AKAN Konklusjon Gjennomgang tas til orientering Magne Pettersen rådmann Kari Bjørnli personalsjef Side 8 av 14

VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Leif Morten Aas Tlf: 75 10 11 85 Arkiv: 444 Arkivsaksnr.: 10/1960-001 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/11 Arbeidsmiljøutvalget 30.05.2011 ENDRING AKAN-RETNINGSLINJE Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til endringer i kommunens retningslinje for AKAN arbeid godkjennes MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: Dagens retningslinje for AKAN arbeid Forslag på ny retningslinje for AKAN arbeid Samlet oversikt høring Bakgrunn I AKAN-utvalgets handlingsplan for 2010 skal retningslinje for AKAN-arbeid revideres med tanke på å ta inn nye begreper i tilknytning til spilleavhengighet. I samme retningslinje benyttes ofte begrepet behandling. Siden kommunen ikke foretar noen form for behandling, er det tatt bort og erstattet med andre formuleringer. Forslaget er sendt ut på høring til alle enhetsledere, fagorganisasjoner og hovedverneombud m/vara. Det kom fem tilbakemeldinger, fire fra avdelingsleder og en fra fagforbundet. Oppsummering AKAN utvalget har på vegne av rådmannen revidert kommunens AKAN retningslinje og sendt forslag på høring. Generelt positive tilbakemeldinger fra høringen. AKAN utvalget utførte noen justeringer i form av innkomne forbedringsforsalg.

Sak 13/11 Konklusjon Forslag til endringer i kommunens retningslinje for AKAN arbeid godkjennes Magne Pettersen rådmann Kari Bjørnli personalsjef Side 10 av 14

VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Leif Morten Aas Tlf: 75 10 11 85 Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 10/1479-018 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/11 Arbeidsmiljøutvalget 30.05.2011 LOKAL IA-HANDLINGSPLAN 2010-2013 Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til Handlingsplan for et Inkluderende Arbeidsliv i Vefsn kommune godkjennes MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: 10/1479-19 Rådmannens forslag til Handlingsplan for et Inkluderende Arbeidsliv i Vefsn kommune 10/1479 jp.nr. 11/12/13/14/15/16/17 (Alle syv høringsinnspill) Utrykte vedlegg: 10/1479-3 Signert IA-Samarbeidsavtale Sammendrag En arbeidsgruppen har på vegne av rådmannen og med et bredt grunnlag intern i organisasjonen Vefsn kommune utarbeidet og fremlagt et forslag til en Handlingsplan for et Inkluderende Arbeidsliv. Arbeidsgruppen har bestått av: Vara for hovedverneombud, Svein Holand Tillitsvalg fra Fagforbundet, May-Britt Mørch Jacobsen Enhetsleder Oppvekst, Jorunn Thingvold Enhetsleder Samfunnsutvikling, Harald Hoel Hammer

Sak / Enhetsleder Omsorg, Lill-Inger Reinfjell Rådgiver personal, Kjetil Andersen Rådgiver personal, Leif Morten Aas I høringsprosessen til handlingsplanen kom det syv tilbakemeldinger. Disse var fra; Mosjøen, Olderskog og Granmoen oppvekstsenter, ledergruppa i tjenesteområde Omsorg, styrergruppa for kommunale barnehager, hovedverneombudet og Naturviterne. Tilbakemeldingene fra hovedverneombud og Granmoen hadde ingen forslag til endringer. Sammen med de parter som ikke har besvart høringen må vi i hovedsak tolke dette til at det er brei aksept internt i organisasjonen rundt innholdet i handlingsplanen. Arbeidsgruppen har på vegne av rådmannen sett på alle innspillene og i et helhetlig perspektiv endret noe i det opprinnelige høringsutkastet og kommet frem til det vedlagte forslaget. Endringene er gjennomført uten å berøre de opprinnelige tiltak sitt innhold fra høringsrunden i vesentlige grad. Bakgrunn 24.11.2010 signerte NAV Arbeidslivssenter, rådmannen og fagorganisasjonene en ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtale). Som en del av denne avtalen skal Vefsn kommune på grunnlag av de tre delmålene i IA-avtalen fastsette egne mål tilpasset virksomhetens utfordringer. Målene skal utarbeides i fellesskap med arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i en egen handlingsplan. Det ble nedsatt ei partssammensatt arbeidsgruppe (tidligere nevnt) hvorav to fra personalavdelingen for å tilrettelegge prosessen. Som en del av arbeidet ble arbeidsgruppens utkast til handlingsplan sendt ut på høring til alle driftsenhetsledere og tillitsvalgte samt hovedverneombudet med frist 1.april. Innspill fra denne prosessen er gjennomgått av nevnte gruppe og danner grunnlaget for dette saksframlegget. Vurdering Innledning og om IA-avtalen Den innledende delen av utsendt handlingsplanen er det ingen som har kommentert. Delmål-1 Sykefravær: Konkrete sykefraværsmål Det er fremkommet noe skepsis til å utarbeide individuelle sykefraværsmål per enhet med mål om 20% reduksjon. Vurdering/kommentar: Tidligere IA-avtale hadde kun ett felles mål om å komme ned til et sykefravær til totalt 6,75% for alle i hele organisasjonen. Dette ble for enkelte et umulig mål. Denne perioden vil vi at alle enheter skal redusere sitt individuelle sykefravær med 20%, basert på egnet fraværstall de fire siste år. Kommunen vil da samlet fremstå med ett mål på 20% sykefraværsreduksjon i avtaleperioden, som er det samme som de sentrale parter har blitt enige om. Samtidig er individuelle ulikheter ivaretatt, ved å ha grunnlaget for egen sykefraværsreduksjon fra egen enhet. Tiltaket er dermed i samsvar med Delmål-1: Sykefravær a)utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Tiltak 1.2: Plan, registrering og tiltak i fht. sykefravær; Det fremkommer detaljert forslag om endring samt at forslag utgår med bakgrunn i eksisterende praksis. Side 12 av 14

Sak / Vurdering/kommentar: Handlingsplanen bør kunne leses av personer i kommunen uten store forhåndskunnskaper om alle HMS relaterte oppgaver. Derfor er tiltaket en presisering av eksisterende rutiner som er viktige og vil kunne øke fokuset og bidra til å sikre gjennomføringen. Tiltak 1.3: Individuelt sykefravær; Det er kommet innspill som påpeker at en visualisering av sykefravær på lønnsslipp, er ugunstig. Bakgrunnen for det er at lønnsslipp som dokumentasjon kan etterspørres av aktører man som privatperson er i kontakt med. Vurdering/kommentar: Punktet omformuleres Tiltak 1.4: Livsfase behov; Innspill på bruk av ordet fridag. Det er også påpekt at eksempler brukt i begrunnelsen bør strykes med bakgrunn i at det kan oppfattes som en rettighet i fht. eksemplene. Vurdering/kommentar: Fridag kan misforstås og er erstattet med permisjon. Arbeidsgruppen mener eksemplene er bakgrunnen for tiltaket og dermed bør stå, men har tilføyd at dette er ingen rettighet. Tiltak 1.6: Forventningssamtale; Innspill i fht. forbedret setningsoppbygging. AGV: Tiltaket er korrigert noe språkmessig Delmål-2 Personer med redusert funksjonsevne: I utkastet til målformulering er begrepet NAV avklart person benyttet. Flere har kommentert at de ikke kjenner til hva dette betyr. Vurdering/kommentar: Begrepet er unødvendig å benytte og er fjernet. Tiltak 2.1: Tilretteleggingsrutine; Kommentar til punktet går på at eksemplene er unødvendige å ta med i rapporten. Vurdering/kommentar: Dette var et av de punktene som arbeidsgruppen jobbet mye med. Det oppleves som viktig at eksemplene er med, da det er disse som forteller hvor problemstillingen er. Skal tiltaket forstås og jobbes med, samt oppfattes likt av alle som leser handlingsplanen, bør eksemplene stå. Delmål-3 Avgangsalder: Tiltak 3.1, 3.2 og 3.3: Seniorpolitikk; Det fremkommer en del kommentarer på at deler av tiltaket er unødig å ta med, med bakgrunn i at det er hentet fra den eksisterende seniorpolitikken. Likeså at det skal være obligatorisk oppmøte til Arena 55+. Vurdering/kommentar: Delmål 3 er i fht. avgangsalder og Vefsn kommune har seniorpolitikk som tiltak med ulike virkemidler. Igjen blir det å utforme en lesbar handlingsplan. Seniorpolitikken er et godt eksisterende tiltak som treffer IA-avtalen og det er fordelaktig at den er oppført i planen. I en undersøkelse bland våre seniorer kom det frem at dialog med leder rundt avvikling av seniordager hadde lav score. Med det som bakgrunn ønskes det å sette fokus på det ved å ha et eget tiltak her (Tiltak 3.2). Obligatorisk deltagelse for seniorer i Arena 55+ er diskutert i gruppen og moderert til at medarbeider skal møte på et informasjonsmøte om temaet i forkant av at de er berettiget seniortillegg og seniordager. Konklusjon Vedlagt forslag til Handlingsplan for et Inkluderende Arbeidsliv i Vefsn kommune for perioden 24.11.2010 til 31.12.2013 godkjennes. Side 13 av 14

Sak / Magne Pettersen rådmann Kari Bjørnli personalsjef Side 14 av 14