FREMDRIFTSPLAN INNVEKSLINGSOPPTAK HØST 2015 Forberedelsesfasen H-2015 Formell behandling av studietilbudet (engelskspråklige emner) som skal annonseres for innvekslingssøkere til UiB. Opptaket opprettes i FS, partnere informeres. 1.februar 15.mars Frist Frist for Hendelse 1. februar Brev til om oppdatering av det engelske emnetilbudet. Kommentarfelt til eget bruk Medio februar E-post til partneruniversiteter om når Nominasjons- og SøknadsWeb åpner, søknadsfrister osv. Vi ber også om tilbakemelding på om nominasjonse-posten er korrekt. endrer nominasjonse-post i FS ved behov. Medio februar Brev til med informasjon om det kommende innvekslingsopptaket og henvisning til fremdriftsplan og rutiner på Ansattsidene. 15. februar Rapporteringsfrist til DBH for vårsemesteret må sjekke at innvekslingsstudenttall i FS stemmer. 5. mars Det engelskspråklige emnetilbudet oppdateres. Innen 15. mars (S/ SSS) Kvitteringstekster o.l. legges inn i Nominasjons- og SøknadsWeb. Opprette emner som søknadsalternativer og valg, og opprette opptaket UTV-INN HØST 2015 i FS. Innen 15. mars Oppdatere søkerinformasjon på nett.
Saksbehandlingsfasen H-2015 Partner nominerer søker i NominasjonsWeb og studenten mottar automatisk e-post om søknadsprosedyre i SøknadsWeb, og informasjon om hvordan søke bolig med boliggaranti. er brukerstøtte for partner, søker og i nominasjons- og søknadsperioden. Søkerne opprettes automatisk som personer i FS og SO-nr genereres automatisk når tilbud gis. Søknader behandles fortløpende ved og. Søknadsbehandlingen fullføres. Fakultetene sender informasjon om internasjonale korttidsstudenter tatt opp i lokale opptak. 15.mars 1.juli Frist Frist for Hendelse Kommentarfelt til eget bruk Primo februar primo mars (MN,MOFA) mottar Science without Borders (SwB) søknader fra SIU. og vurderer hvilke søkere som skal tas med videre. De utvalgte søkerne blir nominert av i NominasjonsWeb og følger samme prosedyre som andre innvekslingsstudenter. 15. mars Nominasjons- og SøknadsWeb åpner. 15. mars Brev i ephorte og e-post til om prosedyre for boligsøknad. Internasjonale studenter med boliggaranti må søke med riktig kode innen fristen. Kode oppgis i søknadskvitteringen. 15.mars - 15. mai Søkerne opprettes automatisk som person i FS når de nomineres. Søknaden overføres automatisk til Søknad Samlebilde og oppdateres når studenten endrer den. Partner og/eller søker laster opp dokumentasjon som legges i dokumentarkivet i FS.
1. april - 1.juli Primo april 1. april SIB Søker sender lister over komplette søknader til for faglig vurdering. finner relevant dokumentasjon i FS og registrerer ja/nei på sine emner. sender e-post til når søknadene er behandlet Ved avslag må hvert institutt/grunnenhet kontakte studenten på e-post og informere om avslaget ferdigbehandler søknadene og publiserer opptaksbrev fortløpende. svarer på spørsmål fra søker om emnevalg. svarer på generelle spørsmål om opptaket, bolig o.l. Se FS-rutine for mer detaljer om saksbehandlingen. inviterer til arbeidsstue ved interesse. Søknadsskjema for SiB bolig åpner. informerer internasjonale søkere i lokale opptak til korttidsopphold (fellesgrader, NORHED, Eurasia m.fl.) om å søke bolig med garanti. 1. mai Offisiell nominasjonsfrist for partnere (men stor fleksibilitet for nominasjoner som kommer mellom 1.- og 15. mai). 15. mai Nominasjons- og SøknadsWeb stenger. 15. mai 20. mai Oppfølgingsmailer til spesielle studentgrupper: Alle (spør om navn+f.dato er korrekt), Erasmus+ fra land som deltar i EEA grant (er de Erasmus+ eller EEAstudenter), Erasmus+ (minne på å laste opp Learning Agreement). 15. mai mottar mal for registrering av studenter tatt opp til korttidsopphold via fellesgrader, NORHED, Eurasia m.fl. 1. - 15.mai SiB SiB sender oversikt over internasjonale studenter
14.mai SiB søker som har søkt bolig med garantikode. kontrollerer at innvekslingsstudenter har søkt bolig og purrer ved manglende boligsøknad. Frist for å søke bolig med garanti. 10. juni Frist for som har tatt opp studenter til korttidsstudieopphold via: Fellesgrader NORHED Eurasia Troped Evt. andre å sende oversikt til saksbehandler ved med detaljerte opplysninger for FS-registrering og forberedelse av mottaket. Utsendt mal må benyttes. Avslutningsfasen H-2015 Oppfølging av administrative prosesser som er nødvendige for at nye internasjonale studenter skal få innreisetillatelse. Behandling og henvendelser vedrørende begrunnelse for avslag og eventuelle klager. Opptaket kjøres i FS, studieretter opprettes. 1. juli 15. juli Frist Frist for Hendelse Kommentarfelt til eget bruk 1. juli Frist for å publisere de siste opptaksbrevene på SøknadsWeb.
Primo juli FS-rutine for tildeling av studierett kjøres. sender ut fakultetsliste over opptatte innvekslingsstudenter. Grunnivåene kan også ta ut lister i FS-rapport FS101 003 (omfatter ikke gjest- eller ymse - kategoriene). Primo juli (S/SSS) Utdanningsplaner opprettes for innvekslingsstudenter (ERASMUS+, EØS, NORDPLUS, BILATERAL, LLP-ØVRIG, SWB). legger inn fritak for å betale semesteravgift for alle studentkategoriene det gjelder (ERASMUS+, EØS, NORDPLUS, BILATERAL, LLP-ØVRIG, SWB). 15. juli Frist for søkerne å svare på tilbud om opptak på SøknadsWeb. 15. juli Opptaket avsluttes. Kontroll: Saksbehandling, alle kategorier FS, alle kategorier Ankomst, alle kategorier Mottaksfasen H-2015 Gjennomføring av mottaket av de nye internasjonale studenter. (Forberedelse av mottaket foregår i egen prosjektgruppe.) 15. juni 1.september Frist Frist for Hendelse Kommentarfelt til eget bruk
Primo juli søker E-post med informasjon om introduksjonsprogrammet, SiBs åpningstider osv. til alle søkere med tilbud søker må fylle ut skjema med ankomstdag og tid. tilbyr nøkkelassistent til alle som ankommer utenfor SiBs åpningstider i en viss periode før introduksjonsprogrammet. Medio juni Programmet for mottaket fastsatt. Primo juli Velkomstkonvolutter med nødvendig praktisk informasjon, ordnes til alle studentkategoriene som skal delta på introduksjonsprogrammet. Ca. 6. august (NB! Flyttbar dato) Oppstart av det praktiske mottaket og registreringsarbeidet. Arrangeres av med hjelp fra. 1. september Etter 1. september Semesterregistreringsfristen Innvekslingsstudenter som ankommer etter at Semester Startup Help Desk er stengt, må avtale møte med ansatt på for å motta velkomstkonvolutt. Ansvarsfordeling: - : semesterregistrering og praktisk informasjon. - : vurderings- og undervisningsoppmelding etter frist Oppdatert sist 18.02.2015 IDF og SIGRST