Beskrivelse av informasjonstyper. Retningslinjer for informasjonsdeling i Mitt UiB

Transkript

1 Retningslinjer for informasjonsdeling i Mitt UiB Dokumentet består av anbefalte retningslinjer for informasjonsdeling i Mitt UiB. Retningslinjene er i hovedsak tenkt for studieadministrativt personale, men kan også være aktuelt for studentorganisasjoner og undervisere. Dokumentet inneholder en oversikt over de ulike informasjonstypene som er tilgjengelig via Mitt UiB på ulike nivåer, og en påfølgende tabell med ulike eksempler. Dokumenter inneholder også anbefalte varselsinnstillinger for ansatte. Målet med retningslinjene er å gjøre de ulike informasjonsmulighetene kjent i organisasjonen, og å begrense mengden e-post som sendes til studentene. Et av de største administrative problemene med Mitt UiB er nemlig alle e-postvarslingene som sendes til studentene i forbindelse med publisering av kunngjøringer. Studentene kan velge å slå av e-postvarslingene for kunngjøringer, men da slås det av for alle kursene man er medlem i, noe som kan føre til at de går glipp av viktig informasjon. Beskrivelse av informasjonstyper Kunngjøringer på kurs (tilgjengelig på alle nivå): o Kunngjøringer er beskjeder som går til alle som er registrert på det aktuelle nivået (f.eks. et emne eller fakultet). o Kunngjøringer kan legges på både fakultets-, institutt-, gruppe- og emnenivå, i tillegg til på studieprogram og kull. Dette er den foretrukne kanalen for beskjeder fra underviser til. Man må likevel forsøke å begrense bruken av kunngjøringer, siden de også sendes på e- post til studentene hvis de har varsler slått på. Det kan raskt bli for mange e-poster til studentene, som da kanskje velger å slå av e- postvarslene. o Alle ansatte kan legge ut kunngjøringer og endre andre sine (innenfor samme kurs). o Kunngjøringene er lukket for kommentarer fra studentene, med kommentarfeltet kan slås på om ønskelig når man publiserer kunngjøringen. o NB! Dersom kunngjøringer legges i grupper (f.eks. en seminargruppe), så kan studentene endre eller slette kunngjøringene selv. I grupper er nemlig alle sideroller sidestilt. Meldingsboks i Mitt UiB: o Meldingsboksen brukes til interne meldinger i Mitt UiB. Meldingen blir synlig i studentenes venstremeny i Mitt UiB. Selv om det er intern melding, sendes det e-post til studentene hvis varslerne er på. o Dette er den foretrukne kanalen dersom man vil sende en melding til noen utvalgte, f.eks. en studentgruppe som samarbeider om en oppgave. 1

2 o Meldingene kan sendes på både personnivå og gruppenivå. Skal man sende en beskjed til en alle studentene på emnet, anbefaler vi likevel å heller sende en kunngjøring. o I meldingene kan man ikke formatere tekst, men det kan legges ved vedlegg. o Alle kan sende meldinger, inkludert. Studenter må imidlertid plukke ut én og én mottaker. De kan altså ikke velge å sende melding til alle på et emne, slik som ansatte kan. Informasjonssider: o Statiske informasjonssider kan ligge på alle nivå, og utløser ingen e-postvarsel. o Informasjon som ikke endres fra år til år bør legges til slike informasjonssider, og ikke som kunngjøringer. Eksempler her er generell eksamensinformasjon og emnebeskrivelser. o Studentene må selv oppsøke slike sider, men de kan f.eks. fremheves på fakultets- eller emneforsiden. Kalender: o Kalenderen kan være grei til å informere om frister og arrangementer, men studentene får opp maks 10 kalendere, og vi har derfor ikke kontroll på hvilke kalendere studentene kan se. Vi kan likevel anta at alle har kalendrene til emnene de er oppmeldt til, så ulike frister og arrangementer på dette nivået bør legges i kalenderen. e kunngjøringer: o Dette er meldinger som legges synlig på dashbordet til studentene. o Meldingene kan kun legges på UiB- og fakultetsnivå, og utløser ikke e-postvarsel. o Dette er den foretrukne kanalen om informasjon som gjelder alle på et fakultet, f.eks. informasjon om at Studentweb har åpnet, frist for å søke permisjon og så videre. o Meldingene bør være så korte som mulig, og heller lenke til nettsider for mer informasjon. Det bør helst ikke ligge ute flere enn to om gangen. Alternative kanaler utenfor Mitt UiB: o Informasjonsskjermer på fakultet/infosentre o Studentsidene (uib.no/student) o E-post o Fakultetets nettsider o Sosiale medier Generelle retningslinjer: 2

3 - Opprettelse av grupper i Mitt UiB bør begrenses, på grunn av begrensing av visning av kalenderaktiviteter. - Når SA skal spre informasjon gjennom Mitt UiB, bør dette gjøres i tett dialog med fakultetene, for å gjøre mengden informasjon mer håndterbar for studentene. - e kunngjøringer kan erstatte mange av meldingene som tidligere er sendt som kunngjøringer, særlig når det er informasjon som gjelder alle studentene ved et fakultet. Vær likevel oppmerksom på at studentene skal kunne lese kunngjøringene og nettsidene som det eventuelt lenkes til i kunngjøringen via mobilappen, og minner igjen om at slike meldinger må være korte. - Kunngjøringer fra fakultetet skal kun sendes når det er «ekstra viktig» informasjon, f.eks. siste frist for å semesterregistrere seg, eller varsler om ugyldige vurderingsmeldinger som vil bli slettet. - Meldingsinnboksen i Mitt UiB («interne meldinger) skal kun brukes på kursnivå når man skal nå et begrenset antall (f.eks. en gruppe som skriver oppgave sammen) Eksempler på ulikt innhold og meldinger i Mitt UiB, og anbefaling om hvilke informasjonstyper som skal brukes: Innhold/melding Informasjonstype Genererer målgruppe nivå ansvar Tidspunkt varsel Fra fakultet/institutt Frist for semesterregistrering (påminnelse) kunngjøring Nei Registrerte Fakultet Administrasjon Siste uke før fristen Fakultetsarrangementer, Nei Studenter Fakultet Administrasjon f.eks. masteruke kunngjøring Meldingen «Studiestart» med link til studentsidene* Kunngjøring Nei Alle Fakultet Administrasjon 1. desember/ 1. juni Meldingen «Er du klar for neste semester?» med link til Kunngjøring Nei Alle Fakultet Administrasjon Uke 25 / uke 50 studentsidene* Meldingen «Semesterstart» med link til studentsidene* Kunngjøring Nei Alle Fakultet Administrasjon Uke 1 / uke 32 Meldingen «Er du meldt til Kunngjøring Ja Alle Fakultet Administrasjon 20. januar / 3

4 undervisning og vurdering? Har du betalt semesteravgift?»* Spesielle åpnings-/stengetider Påminnelser om frister og annet som er kunngjort tidligere Interne stillingsutlysninger for (seminarledere o.l.) Varsler (sletting av ugyldige vurderingsmeldinger, manglede obliger etc) Statisk info på nettsider/mittuib-sider (emnebeskrivelse, litteraturliste mm) Bygginformasjon, f.eks. stenging av lesesaler Kunngjøring Kunngjøring Nei Nei Alle Alle Kunngjøring Nei Alle Kunngjøring Ja Alle Knapp/lenke på forsiden av kurssiden kunngjøring Nei Nei Studenter på kurs Alle Fakultet Fakultet Fakultet Fakultet / kurs Administrasjon Administrasjon Administrasjon Administrasjon 20. august Kurs Administrasjon I forbindelse med klargjøring av kurssider før studiestart Fakultet Administrasjon Invitasjon til vitnemål/avslutningsseremon i Kunngjøring Ja Studenter Kull eller fakultet Administrasjon Ledige stillinger (praktikant, Infoside Nei Studenter Fakultet Administrasjon trainee)** (oppslagstavle) Stipendutlysninger Infoside Nei Studenter Fakultet Administrasjon (oppslagstavle) Ev. lenke til fillager Eksterne arrangementer Infoside Nei Studenter Fakultet Administrasjon 4

5 (oppslagstavle) Ev. lenke fra oppslagstavle til fillager Forskningsprosjekter (forsøkspersoner o.l.) Infoside (oppslagstavle) Nei Studenter Fakultet / Institutt Fra underviser/kursansvarlig Avlyst/flyttet forelesning Kunngjøring Ja Studenter Kurs på kurs Interne, avgrensede arrangementer (som gjelder emne eller studieprogram) Informasjon om eksamensgjennomføring, oblig og sensur Informasjon om løpende frister i kurset Endring av frister i kurskalender Kalender, eventuelt kunngjøring i tillegg Ja, dersom kunngjørin g Studenter på kurs / program Kunngjøring Ja Studenter på kurs Kurskalender Nei Studenter på kurs Kunngjøring + Ja Studenter oppdatering av på kurs kurskalender Kurs/prog ram kurs Kurs Kurs Administrasjon Kursansvarlig Administrasjon / kursansvarlig Administrasjon/ kursansvarlig Administrasjon/ kursansvarlig Administrasjon/ kursansvarlig *Faste meldinger fra Nettverk for studentinformasjon **Andre type eksterne relevante stillinger formidles videre til SiB Karriere og studiemestring eller studentutvalgenes arbeidslivsgrupper. Varselanbefalinger for ansatte Med Mitt UiB kan studentene også kontakte ansatte på ulike måter, inkludert administrasjonsansatte. For å ikke gå glipp av meldinger fra studentene, må man derfor ha på e-postvarsler for meldinger og kunngjøringer: 5

6 Kunngjøringer har en kommentarfunksjon denne vil generere et varsel til din e-post. Du kan svare direkte på e-posten, men svaret blir synlig for alle i kommentarfeltet under kunngjøringen. Mulighet for kommentarer er i utgangspunktet slått av (som default) men kan slås på om ønskelig når du publiserer kunngjøringen. Melding: Studenter kan sende deg en melding fra Mitt UiB som går til din Mitt UiB-innboks. Du bør derfor ha varsel på for meldinger i innboks, slik at du også får beskjed på e-post. Du kan da svare direkte på e-posten. Svaret ditt havner da tilbake til studenten sin innboks i Mitt UiB, i tillegg til studentens e-post hvis han/hun har e-postvarslinger på. Eksempler på forsider: Veiledning og koder: Anbefalinger: For at studentene skal ta direkte kontakt med riktig administrativt- og fagligansvarlige for de ulike emnene i de kanalene vi ønsker, kan det være lurt at dette kommer tydelig fram på forsiden til de enkelte emnene med lenke til epost eksempelvis. HUSK! De av dere som har valgt å ha lenkeknapper på emneforsidene må huske å oppdatere disse hvert semester. Fakultet: 6

7 Emner 7

8 Em 8

9 Kurs: - Studieprogram 9

10 Kurs Kull 10

11 Flere eksempler Fakultetsforside, juss: 11

12 Emnemal, juss: Utveksling, juss: 12