17.06.2014 Sak nr. 2014/4487-1 Notat Til: Fra: Formannskapet Rådmannen Fagavdelingenes økonomiske situasjon pr juni 2014 Formannskapet har bedt om en skriftlig redegjørelse for fagavdelingenes økonomiske situasjon. Slik informasjon gis i dette notatet. Stab og fellestjenester Stab og fellestjenester ivaretar administrative funksjoner og støttefunksjoner som lønn, regnskap og arkiv for hele kommuneorganisasjonen. I tillegg føres utgifter til IT-drift og fellesposter som bl. a KS-kontingenter og på dette området. Det samme gjør kostnader til den politiske aktiviteten og Kontrollutvalget. Fagavdelingene har i liten grad egne avsatte ressurser til administrative funksjoner. Samlet salderingsbehov i 2014: 4 300 000. I henhold til budsjettvedtakets pkt 11 er det gitt rom for at reduksjon av ressurser til administrasjon og ledelse kan skje gjennom omorganiseringer i fagavdelingene i stedet for kutt i Stab og fellestjenester. Innsparinger må i hovedsak gjøres gjennom å redusere antall stillinger. Ansettelsesstopp og kompensasjonsordning ved pensjonering er derfor tatt i bruk som virkemidler. Det betyr at stillinger som blir ledig ikke nødvendigvis blir erstattet, hvis det skal gjennomføres kostnadskutt på området. Hvilke stillinger som blir ledig er noe tilfeldig, og kan bety at det på sikt vil gjøres andre tilpasninger for å dekke innsparingskravet. Midlertidige løsninger som å unngå å ta inn vikar ved midlertidig fravær, må på lenger sikt avløses av mer varige løsninger. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 323, 5323 Kleppestø Klampavikvegen 1, 5300 56 15 80 00 6515.06.05509 Kleppestø E-post: Telefaks: Org.nr: postmottak@askoy.kommune.no www.askoy.kommune.no 56 15 83 90 964 338 442
Tiltak som er iverksatt Inntrekk kantinestilling Inntrekk stilling HR-rådgiver Inntrekk stilling økonomisjef Inntrekk biblioteksjef, 50% stillingsandel knyttet til ledelse og administrasjon Inntrekk 20% medisinskfaglig rådgiver, 30% smittevernlege. Inntrekk stilling Barn og familie, Ungdomskontakten. Vakanse ved turnover/sykefravær Økonomi og IT Egenbetaling for mensendieck/terapibad (ansatte) Reduksjon i lederutvikling/ledersamlinger Innstramming permisjonsreglement Redusert annonsering Reduserte utgifter kopiering/porto som følge av elektronisk utsending lønnsslipper mv Diverse kostnadskutt Tiltak som er planlagt Samordning av ekspedisjon rådhus og Kundetorg for å redusere stillingsressurs. I tillegg må det gjøres en fortløpende vurdering av om faste stillinger og vikariater som blir ledig 2. halvår kan trekkes inn. Konsekvens Tiltakene har medført at oppgaver er omfordelt, samtidig som det er gjort en skarpere prioritering. I noen grad opplever fagavdelingen en dårligere service fra stabsfunksjonene. Påkrevde driftsfunksjoner er opprettholdt, men generell kapasitet til utviklingsoppgaver, utredningsarbeid og støtte er redusert. De ansatte opplever et høyere arbeidspress og at velferdstiltak er tatt bort. Næring Budsjettrammen på dette området er ikke redusert, men merforbruk må unngås. Bortfall av kontingent til Business Region Bergen, bidrar til det. Fagavdeling barnehage Status tjenestetilbud Kvalitet og tilstrekkelig bemanning Utfordringene i Askøybarnehagene er knyttet til å opprettholde kvalitet på tjenestetilbudet i tråd med krav i Lov om barnehager og rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver. De siste årene har Fagavdeling barnehage tatt store effektiviseringskrav, og det er gjennomført en årlig nedskjæring av bemanning både i kommunale og private barnehager. Bemanningen er farlig nær et nivå som ikke lenger kan betegnes som tilstrekkelig eller forsvarlig. Også private barnehager på Askøy, som driver barnehager over hele landet, rapporterer om at tilskuddssatsen til private barnehager på Askøy er lave. Tilskuddssatsen er beregnet på bakgrunn av kommunens utgifter til kommunale barnehager, så det innebærer at også nivået i kommunale barnehager er svært lavt. Anbefalt bemanningsnorm i Lov om barnehager er 6 store barn (1:6) / 3 små barn (1:3) pr voksen. I Askøybarnehagene er det i 2014 6,8-7 store barn / 3,4-3,5 små barn pr voksen. Side 2 av 2
Barn med nedsatt funksjonsevne Barnehagene gir tilbud til alle barn med nedsatt funksjonsevne som har søkt barnehageplass. Utfordringene er store både når det gjelder barnehagenes behov for ekstra personalressurser når de inkluderer barn med nedsatt funksjonsevne (pedagogisk innhold og tilrettelegging, medisinering, stell og omsorgsoppgaver) og når det gjelder barnets behov for spesialpedagogisk hjelp etter Opplæringslovens 5-7. Befolkningsveksten i kommunen, økt barnehageutbygging og lovfestet rett til barnehageplass gir kommunen utfordringer med hensyn til å gi alle barn et tilpasset barnehagetilbud, slik Lov om barnehager krever. Med økt vekst i barnehagesektoren, øker også andelen barn med nedsatt funksjonsevne og behovet for tiltak knyttet til disse barna. Dette gjenspeiles i vedtak om spesialpedagogisk hjelp og antall søknader fra barnehagene. Budsjettet til tiltak funksjonshemmede barn i Fagavdeling Barnehage ble høsten 2010 styrket. Dette hjalp for 2010/11. Fra våren 2012 økte behovet igjen. Til tross for realistiske søknader og nøkterne vedtak ut fra barnets og barnehagenes behov, strekker ikke ressursene til. Barnas behov og barnehagenes utfordringer med å følge opp enkeltbarn er langt større enn de ressursene barnehagene får tildelt. Tilskudd til tiltak for barn med nedsatt funksjonsevne har ikke økt i takt med befolkningsveksten og den økende barnehageutbyggingen i kommunen. Vedlikehold av bygg og lekeplasser Pr i dag blir i all hovedsak innmeldte vedlikeholdsbehov på bygg og lekeplasser besvart med at kommunen ikke har penger til å håndtere dette. Det betyr at bygg og lekeplasser forfaller, lekeapparater blir fjernet og ikke erstattet av nye, det mangler sand i sandkasser, Gjennomførte tiltak for å tilpasse aktiviteten til budsjettrammen 2012/2013/2014: År for år en reduksjon i bemanningen i kommunale barnehager. Status nå: 6,8 7 barn pr voksen. Ingen styrking av ressurser til barn med nedsatt funksjonsevne er i realiteten en effektivisering. Ingen vedlikehold av bygg og lekeplasser Ytterligere tiltak hvordan vil det påvirke tjenestene Fagavdeling Barnehage har ingen prosjekter eller tiltak som ikke er lovpålagt, og dermed kan legges ned. I all hovedsak går avdelingens midler til lønn til ansatte i barnehager. Det innebærer at alle ytterligere nedskjæringer rammer den ordinære driften, bemanningen i barnehagene. Alle prognoser tilsier vekst og økt barnetall i barnehagene på Askøy. Ved å håndtere dette innenfor dagens ramme og budsjettnivå, påføres barnehagene automatisk en enda lavere bemanningsnorm enn dagens nivå på 1:6-7 og 1:3,4-5. Nye barnehager må også bygges i årene som kommer, for å møte denne veksten. Dette vil forverre situasjonen ytterligere. Dette innebærer at: Bemanningen vil bli ytterligere redusert til et nivå som ikke lenger kan beskrives som forsvarlig og tilstrekkelig. Tiltak til barn med nedsatt funksjonsevne blir ytterligere redusert Ingen vedlikehold av bygg og lekeplasser Side 3 av 3
Fagavdeling skole Avdelingen driver 17 grunnskoler pluss voksenopplæringen. Det er nå 4 005 elever i grunnskolen og ca 120 på Voksenopplæringen. Avdelingen har ca 3 årsverk logopeder som yter tjenester til alle elevene. Det er tre årsverk til administrasjon og vel fire årsverk til pedagogisk støttetjeneste til alle skoler. Gjennomførte tiltak for å tilpasse aktiviteten til budsjettrammen Tiltakene «Salto», «Inn på tunet» og «Jentegruppene» er lagt ned. Den tidligere «Utøvende avdeling» er i hovedsak borte her gjenstår noe musikkterapi og svømming i terapibad. Tiltak knyttet til adferdsprogrammer og veiledning i disse er redusert eller tatt bort. Det er gjort fremstøt for å redusere skyssutgiftene, men her har staten overprøvd kommunen slik det ikke er oppnådd innsparing. En ønsker også å opprettholde skolenes målform slik den er. Tidligere baserte kommunen skyss til svømmeopplæringen gjennom en frivillig foreldrekjøring. Denne er nå avviklet og har medført utgiftsøkning på ca kr 150 000 pr år. Leirskoletilbudet opprettholdes. Fagavdelingen har redusert tilbudet til ansatte om etterutdanning til et minimum. Kun kurs og konferanser som dekker prioriterte område i felles handlingsplan blir gjennomført. Videreutdanning har vært på et minimum, men dette bedrer seg i 2015 pga statlig finansiering. Antall årsverk knyttet til logopedi og rådgivning er redusert. Avdelingen har fokus på å øke kompetansen på skolene i grunnleggende ferdigheter, noe som vil gi bedre tilpasset opplæring (TPO). Ungdomsskolene våre er, og skal være, med i Udirs satsning på dette trinnet. Også dette vil bidra til mer effektiv TPO. Satsningen på IT både maskinvare, programvare infrastruktur og opplæring gir positive gevinster mht effektivitet. Viktigste tiltak for å skape balanse mellom rammer og regnskap har vært å redusere lærertetthet i skolene. Antall elever pr årsverk til undervisning (tall fra GSI) 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13 2013/14 13,8 14,0 13,9 14,4 14,4 Lærertetthet i Askøy sammenliknet med andre kommuner: Snitt alle kommuner i Hordaland 12,4 Bergen kommune 13,4 Fjell kommune 11,3 Stord kommune 12,4 Lindås kommune 10,6 Odda kommune 10,2 Voss kommune 11,3 Nasjonalt 12,2 Askøy kommune 14,4 Side 4 av 4
Et annet måltall for ressurs i skolen er Undervisningstimer som blir gitt totalt pr elev: Snitt alle kommuner er i Hordaland 58 Bergen kommune 53 Fjell kommune 63 Stord 57 Lindås 67 Odda 70 Voss 63 Nasjonalt 59 Askøy kommune 50 Ingen kommuner i Hordaland gir færre timer pr elev enn Askøy inneværende skoleår 2013/14 Fagarbeidere og assistenter er viktige bidragsytere i skolen, både som støtte til enkeltelever, grupper og hele klasser. I Askøy er tettheten av assistenter slik: Antall elever pr assistentårsverk i undervisningen: År 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13 2013/14 Elevtall 71,2 69,8 66,9 71,7 77,5 Bergen, Voss og Stord har lavere tetthet enn Askøy når det gjelder assistenter. I Udir sine baser er det også tall for driftsutgifter pr elev i kommunene: Snitt hele Hordaland 98 465 Bergen kommune 91 352 Fjell kommune 109 098 Lindås kommune 109 144 Odda kommune 127 024 Stord kommune 87 335 Voss kommune 121 540 Nasjonalt 98 353 Askøy 85 220 Ingen kommuner i Hordaland har lavere driftsutgifter pr elev enn Askøy. Trange rammer og lav lærer/voksentetthet gir store utfordringer. Fagavdelingen har i betydelig grad redusert spesialundervisningen ved skolene. En forutsetning for å klare å holde dette over tid er å oppfylle opplæringslovens krav til en tilfredsstillende tilpasset opplæring. Med så lav lærertetthet er det vanskelig. Forvaltningsrapporten som ble lagt frem for Kommunestyret i 2013 etterlyser bedre begrunnelser for «forsvarlig gruppestørrelse» og anbefalte større lærertetthet på småtrinnet i skolene (1.-4. trinn). Store deler av skolens ledelse og lærerne gav der uttrykk for hvor vanskelig de oppfatter situasjonen. Det meldes også om tilfeller av stor belastning på arbeidsmiljøet. Utgangspunkt for dette er generelt dårlig voksentetthet og at bemanningen knyttet til enkeltelever oppleves problematisk både hva fysisk og psykisk helse gjelder. Side 5 av 5
Ambisjonen om å sikre «Skoleeierprisen» til kommunen ikke er realistisk. Nå brukes mye tid og krefter på å finne nødløsninger, vi må fokus på driftsoppgaver, håndtere foreldre som ikke føler at deres barn får godt nok tilbud, samt arbeid med arbeidsmiljøutfordringer pga av liten bemanning. Dette tar en del fokus bort fra utviklingsarbeidet, pedagogikken og en sliter med resultatene for tiden. Utfordringene fremover i forhold til drift Rammene i ØK-plan økes ikke. Samtidig øker elevtallet og klassetallet. Se tabellene: Elevtallsutvikling siste årene: 2009/10 2010/11 2011/12 2012/13 2013/14 3 742 3 831 3 850 3 916 3 995 Prognose elevtallsutviklingen i øk plan perioden: 2014/15 2015/16 2016/17 2017/18 2018/19 4 065* 4 193 4 296 4 427 4 564 *helt i tråd med prognosen, men dette er innmeldte elever våren 2014, så her kan skje endringer frem mot skolestart. Økning i klassetall fra våren 2014 til skolestart 2014 vil antakelig bli 3. Det kan være interessant å beregne hva en bedring av lærertetthet vil bety. Her brukes lønn og utgangspunktet er tallene fra GSI. 2013 Elev pr. årsverk Elevar Årsverk Kostnad Differanse Askøy kommune 2013 14,4 3995 277 166 458 333 Askøy kommune 2013 (ny lønn) 14,4 3995 277 172 006 944 5 548 611 Askøy kommune 14,4 4 065 282 175 020 833 3 013 889 K-gruppe 13 12,9 4 065 315 195 372 093 20 351 260 Hordaland 12,4 4 065 328 203 250 000 28 229 167 Landet 12,2 4 065 333 206 581 967 31 561 134 Fjell kommune 11,3 4 065 360 223 035 398 48 014 565 Eget måltall? 13,5 4 065 301 186 688 889 11 668 056 Askøy kommune kun småtrinn 14,4 1 718 119 73 969 444 K-gruppe 13 (1.-4.) 12,9 1 718 133 82 570 543 8 601 098 Lønnskostnad pr. årsverk min 620 000 Hva vil koste oss å satse på økning pr.elev Elevar Pr.elev Kostnad Differanse Askøy kommune 4 065 85 295 346 724 175 K-gruppe 13 4 065 92 090 374 345 850 27 621 675 Landet 4 065 100 621 409 024 365 62 300 190 Side 6 av 6
Fagavdeling kultur og idrett Kulturavdelingen har et salderingskrav på 900 000 i henhold til budsjettvedtaket. For å holde rammen og håndtere kravet til reduksjon av lederstillinger og administrative stillinger, er samlet innsparingsbehov på ca 1 690 000. Dette er løst med: Nedbemanning av 2,5 årsverk ved naturlig avgang 3 tilskuddsordninger holdes inntil videre tilbake i 2014 Antall nattåpent-arrangement halveres Driftsmidler Herdla fort og Bergen Kringkaster holdes tilbake Besparing på div. budsjettposter knyttet til drift Det søkes aktivt etter eksterne midler som spillemidler og andre tilskuddsordninger som kan knyttes til avdelingens aktiviteter og målsettinger. Bemanningsreduksjon på biblioteket har gjort det nødvendig å redusere åpningstiden. Det arbeides med å finne løsninger for å gjeninnføre lørdagsåpent. Det utarbeides ulike tiltak for å tilpasse driften til ny situasjon (bemanning og redusert driftsmidler) med fokus på effektivisering og samhandling både internt og med frivillig sektor. Fagavdeling barn og familie Status tjenestetilbud I all hovedsak gir Barn og familie gode tjenester. Samhandling og samarbeid med andre tjenester er styrket, og barnevern og helsesøstertjenesten har fått økt bemanning takket være statlige styrkingsmidler. På noen områder er det likevel mangler det meste knyttet til kapasitet. PPT har saksbehandlingstid på 8-10 måneder, kravet er 1-3 måneder Helsesøstertjenesten har vansker med å gjennomføre lovpålagte kontroller innen gitte frister. Dette avviket er lukket nå takket være styrket bemanning, men likevel er marginene svært stramme. Barnevernet mangler tiltak for akutthåndtering og et tiltaksapparat som kan settes inn over en viss tid for å forebygge eller behandle. Bufetat reduserer sine tiltak, og kommunen må i større grad stable på beina tiltak og økonomi. Generelt er det ikke nok kapasitet til å følge opp barnehager og skoler godt nok, og dekke behovene til de mest utsatte barna/foreldrene. Målsettingene om tidlig innsats og vri ressurser til forebygging er krevende å få til. Tilsyn fra Fylkesmannen (Helsestasjon) og Forvaltningsrapporter fra Deloitte (PPT og Barnevern) underbygger dette. Videre er det behov for å samlokalisere og samle tjenestene i større grad for å optimalisere driften ytterligere. Tiltak for å tilpasse driften til budsjettrammene Barn og familie har ikke hatt nedtrekkskrav i 2014, men har likevel nedbemannet med en stilling fra 1. mai i Ungdomskontaktene for å dekke krav om reduksjon i lederstillinger og administrative stillinger. Tiltak i justert budsjett fører til innsparingskrav på lønn, dette vil bli håndtert innen rammene grunnet vakanser i stillinger. De nevnte tiltak i 2014 vil i liten grad merkes av brukerne, men Ungdomskontaktene får et noe svekket tjenestetilbud. Side 7 av 7
Fagavdeling NAV Askøy Status tjenestetilbud NAV Askøy er organisert med en full integrering av statlige og kommunale tjenester lagt til kontoret. Det statlige tjenestetilbudet er likt som i alle NAV kontor i Norge. Det kommunale tjenestetilbudet inneholder den lovpålagte minimumsløsningen i et NAV kontor og noen få andre tjenester. De kommunale tjenestene i NAV Askøy er: Økonomisk sosialhjelp KVP kvalifiseringsprogram Midlertidig bolig Gjeldsrådgivning Husbankens virkemidler (etableringslån) VEMA (Veien mot arbeid) arbeidsrettet aktivitetstiltak Ytelser hjemmel og utvikling NAV Askøy holder seg innenfor Husbankens tildeling når det gjelder etableringslån. Den kommunale delen av virksomheten ellers er hjemlet i Lov om sosiale tjenester. NAV Askøy har fokus på å gjøre tjenestemottakerne økonomisk selvhjulpne. SSB rapport fra 2013 viser at Askøy har kortere liggetid (tid brukerne går på stønad) i forhold til sammenlignbare kommuner (Fjell, Os). Sammenligning mellom 2013 og pr. 31.05.14, viser en svak nedgang i 18 vedtak. Det vært en betydelig nedgang i 19 vedtak. Gjennomsnitt mottakere av stønad pr. 31.05.14, tilsvarer 2013. Kommunenes veiledende stønadssatser ble vedtatt i 2011. Satsene er som følger: Sats Askøy (pr mnd) Statens veiledende sats Enslige 5 197 5 600 Ektepar/samboere 8 632 9 300 Person i bofellesskap 4 316 4 650 Barn 0-5 år 1 982 2 150 Barn 6 10 år 2 632 2 850 Barn 11 17 år 3 303 3 600 NAV Askøy holder ikke barnetrygden utenfor ved utmåling av stønad. Fylkesmannen har på tilsyn på NAV Askøy funnet at tjenesten overholder kravene i loven. Merknadene ved sist tilsyn var i hovedsak knyttet til barneperspektivet, at det i større grad må tas hensyn til barns behov ved tildeling av stønad. I tillegg til dette gir NAV Askøy kvalifiseringsstønad til noen tjenestemottakere. Antallet som får KVP er i 2014 11 brukere. Disse brukerne har et aktivitetsprogram som skal gi aktivitet enten innen avklaring eller kvalifisering på til sammen 37,5 timer per uke. De får i perioden de følger programmet en høyere stønad enn sosialstønad. Antallet som får innvilget KVP er lavere enn anbefalt antall fra fylkesmannen. Dette er dels knyttet til behovsvurderinger og dels til økonomiske prioriteringer. Side 8 av 8
Konklusjonen er at NAV Askøy nå oppfyller de lovmessige kravene samt kravene fra fylkesmannen. At det brukes satser som nå er såpass langt unna anbefalte statlig satser, må bemerkes. Utviklingstrekk (for tjenestetilbudet som er kommunalt ansvar) Det har de siste to år vært 380 unike mottakere av økonomisk sosialstønad på Askøy. Dette er et lavere antall enn sammenlignbare kommuner. Våren 2014 har kontoret gjennomført en grundig analyse av hvem disse brukerne er for enda bedre å kunne treffe med tiltak for å få flere selvhjulpne. Det er blant annet skilt på bistandsbehov, om sosialstønad er hovedytelse eller supplering til lønn eller statlig stønad. Vi finner etter dette at de to gruppene brukere som øker mest er unge enslige menn og enslige forsørgere. Den demografiske utviklingen på Askøy, med en såpass lav gjennomsnittsalder, tilsier derfor en økning i antallet mottakere av økonomisk sosialstønad. Ved inngangen til 2014 hadde det vært en økning av mottakere og stønadsutgifter. Det ble derfor anslått at en ville få et overforbruk på kroner 3 000 000. Målrettet arbeid har gjort at denne utviklingen er stoppet og snudd. Anslått underskudd er nå nedjustert til 2 500 000. Det har vært en økning i husleieutgifter på Askøy. Dette medfører både at flere innbyggere får behov for hjelp fra NAV og at denne utgiftsposten vil øke. Det er også en viss utfordring med å skaffe midlertidige boliger og også permanente boliger til NAVs brukere. Den negative utviklingen på dette området regnes med å fortsette. Videre er det en negativ utvikling i sysselsettingen. Dette medfører erfaringsmessig også økte sosialhjelpsutgifter. Fra 2015 blir det pålagt for alle kommuner å ha et aktivitetstiltak for passive sosialhjelpsmottakere. NAV Askøys nåværende forsøk med VEMA må derfor utvides til å gjelde alle aldersgrupper. Fra Fylkesmennenes side er det varslet enda strengere krav til å ivareta barns rettigheter i sosialhjelpssaker, dette som et ledd i arbeidet med å unngå barnefattigdom. Tiltak for å hindre negativ utvikling NAV Askøy har etter det som er skissert overfor et utfordringsbilde som kan medføre flere brukere og flere utgifter. Dette må motvirkes ved å jobbe målrettet basert på analysen av brukergruppesammensetningen. Hovedtiltaket her blir aktivitetstiltaket VEMA Veien mot Arbeid. Gjennom dette vil flere brukere kunne komme ut i arbeid fortere på grunn av den tette og arbeidsrettede oppfølgingen dette tiltaket gir. Den kvalitetsmessige jobbingen med kartlegging av brukernes totale behov som dette tiltaket gir vil også gi grunnlag for en bedret livssituasjon til brukerne. Da NAV Askøy hittil i 2014 har snudd en negativ trend i forhold til utgifter, vil det pågående arbeidet med å vurdere arbeidsmetodikk og ressursutnyttelse fortsette. Side 9 av 9
Fagavdeling Helse og omsorg Fagavdeling Helse og omsorg ble etablert mai 2013 etter en omorganisering innenfor pleie og omsorgsavdelingene og kommunehelsetjenesten. Fagavdelingen har ansvar for hjemmebaserte tjenester, institusjonstjenester og fysio/ergo /service tjenester. Fagavdelingen har i flere år hatt utfordringer med å tilpasse driften til de økonomiske rammene på grunn av økt etterspørsel etter tjenester og innføring av samhandlingsreformen. Fokuset på å drifte avdelingen på en økonomisk og faglig best mulig måte, er høyt. Avdelingen gir tjenester etter Helse og omsorgsloven, og klarer å levere tjenester i samsvar med lovens krav. I 2014 har Fylkesmannen gjennomført to tilsyn på Kleppestø sykehjem uten at det ble avdekket forhold i strid med lovgivningen. Salderingskrav i henhold til budsjettvedtak: 11,6 mill. For å holde rammen er faktisk behov for innsparing anslagsvis ca 15,2 mill. Da er styrket kompensasjon for ressurstunge brukere på 3 mill trukket fra. Tiltak for å tilpasse driften til budsjettrammen for 2014. Innsparingstiltak på Kleppestø sykehjem: Omdisponert 0,85 % stilling som aktivitører til arbeid på de ulike postene. Flyttet en 100 % stilling fra hjemmebasert omsorg til natt på Kleppestø sykehjem Redusert 20 % stilling i hukommelsesteamet i hjemmebasert omsorg, hvor stillingen er flyttet til demenspostene på Kleppestø sykehjem. Redusert 100 % avdelingsleder post 2A og post 3A hvor øvrige ledere har fått ansvar for disse postene i tillegg til sine opprinnelige poster. Redusert 100 % merkantil stilling Redusert 80 % stilling i kantinen dvs. ingen kantine drift. Redusert 0,40 % medisinansvarlig stilling. Innsparingstiltak i hjemmebasert omsorg: Avviklet Tveit omsorgsbolig- reduksjon 4 årsverk + driftsutgifter Hjemmesykepleiebasene Kleppestø og Flagget er slått sammen- innsparing på lønn 3 årsverk + ett lederårsverk Innsparingstiltak i Fysio /ergo/service tjenesten: Redusert stilling Trygghetsterapeut fra 100 % til 50 % Redusere en stilling i 2014 holdes lederstilling vakant. Lederfunksjon er ivaretatt av institusjonsleder på Kleppestø sykehjem. I forhold til innsparingstiltakene har det vært 17 overtallige ansatte og 5 ledige stillinger etter ansatte som av ulike grunner har sluttet i Askøy kommune. Overtalligheten er løst ved at de ansatte er flyttet til ubesatte ledige stillinger ulike steder i organisasjonen. Prosessen er gjennomført i et tett samarbeid mellom fagavdelingen, HR avdelingen og de tillitsvalgte. Gjennomføringen av innsparingstiltakene har vært en krevende og omfattende prosess. Det har ført til reduksjon i stab og støttetjenester, reduksjon i antall ledere, reduksjon i antall hjemmesykepleiebaser, midlertidig reduksjon i antall omsorgsboliger for somatiske eldre og reduksjon i rammen til ved Ask- bo og omsorgssenter. Side 10 av 10
Hovedstrategien for fagavdeling Helse og omsorg er å levere tjenester etter BEON prinsippet, en aktiv bruk av omsorgstrappen og tilpasse driften til de økonomiske rammer. Sammenslåing av hjemmesykepleiebaser har gitt stordriftsfordeler slik at reduksjon i bemanningen ikke har ført til vesentlig forringelse av tjenestetilbudet, og tilbudet er opprettholdt ved Trygghetsavdelingen. Reduksjon i antall ledere har ført til flere arbeidsoppgaver og et større ansvar for den enkelte leder. Ved Kleppestø sykehjem er aktivitetstilbudet opprettholdt til tross for omdisponering av aktivitører. Dette er gjort ved å organisere tilbudet på en annen måte (tilpasset aktivitetene bedre etter sykehjemmet øvrige dagsplan) og ved organisering av frivillige. Midlertidig reduksjon av antall omsorgsboliger ved avvikling av driften på Tveit har vært en prosess hvor beboerne er tildelt og flyttet til ledige leiligheter i de øvrige omsorgsboligene i kommunen. Pasientflyten til omsorgsboliger er styrt på en god måte. For å ivareta og videreutvikle tjenestetilbudet er målet å øke antall korttidsplasser ved Kleppestø sykehjem. Det er i dag 20 korttidsplasser ved Kleppestø sykehjem, hvorav Fjell kommune kjøper 3 plasser. Avtalen med Fjell kommune går ut i mai 2015. Fra 2015 og fremover er målet å utvide til totalt 30 korttidsplasser. For hjemmebaserte tjenester arbeides det med å videreføre og forbedre tjenestene etter brukernes behov og tilpasse antallet dagsenterplasser for somatiske og demente slik at de kan bo lengre hjemme. Det arbeides med å koordinere frivillig arbeid inn i helsetjenesten og innføre ytterligere bruk av velferdsteknologi. For fysio-/ergoterapitjenestene arbeides det med å videreføre prosjektet «Fritt for fall», tiltak med hensikt å forebygge fall, hjemmeulykker og skader for hjemmeboende. Trygghetsterapeut gir tilbud om behovskartleggende hjemmebesøk for de som ikke mottar helse- og omsorgstjenester fra kommunen. Frisklivssentralen i Askøy kommune skal øke sine tilbud til å omfatte treningsgrupper for KOLS pasienter, tur- og treningsgrupper for personer med lettere psykiske lidelser, overvekt, diabetes 2 og muskel-/skjelettplager. Tilrettelegge for differensierte rehabiliteringstilbud, som rehabilitering på institusjon, hverdagsrehabilitering samt rehabilitering i hjemmet ut ifra hva som vil være det beste for brukeren ut ifra BEON prinsipper. Dette sammen med både sykehjem og hjemmebasert omsorg. Ytterligere tiltak for å komme i budsjett balanse er å fortsatt ha fokus på samhandlingen mellom avdelingene for å hente ut synergieffekter og effektiviseringsgevinster. Lederne arbeider også kontinuerlig med tiltak for å forbygge sykefravær og med sykefraværsoppfølging. På den måten blir behov for innleie av vikarer og overtidsarbeid redusert. Disse tiltakene vil i liten grad påvirke tjenestetilbudet negativt. Fagavdeling individ og levekår Fagavdeling Individ og levekår ble etablert i mai 2013 etter omorganisering. Fagavdelingen har ansvar for tjenester til mennesker med utviklingshemming, psykiske syke og rusavhengige. Tjenestetilbudet omfatter bolig, dagtilbud, aktivitetstilbud, avlastning, sykehjem, individuell oppfølging, og vaktordning innen psykisk helse. Avdelingen gjør sitt beste for å tilpasse driften etter rammene uten at det skal gå utover tjenestetilbudet til brukerne, og har stort fokus på å drive avdelingen på en økonomisk Side 11 av 11
best mulig måte. Alle tiltak blir nøye vurdert, og det tilstrebes til enhver tid å ha rett person med rett kompetanse på jobb. Lovens minimumskrav blir oppfylt. I forhold til Helse- og omsorgstjenesteloven kap. 9 som omhandler bruk av tvang mot personer med utviklingshemming, er det strenge lovkrav ifh til kompetanse og bemanning. Det krever en bemanning som ivaretar lovkravet. Ved tilsyn fra Fylkesmannen på dette området 27. mai 2014, ble det ikke funnet avvik. Når det gjelder avlastningstilbudet til foreldre med barn og unge med store hjelpebehov, er det pr i dag ikke mer kapasitet. Dette er et område det er svært viktig at kommunen leverer gode tjenester. Det forebygger behov for tjenester høyere oppe i omsorgstrappen, som for eksempel barneboliger. Uten midler til å bemanne Juvik vil vi ikke klare å opprettholde tilbud om boliger til vanskeligstilte i kommunen. Salderingskrav i henhold til budsjettvedtak: 2 mill. For å holde rammen er faktisk behov for innsparing anslagsvis ca 5,2 mill. Da er styrket kompensasjon for ressurstunge brukere på 2,5 mill trukket fra. Tiltak for å tilpasse driften til budsjettrammen for 2014. Redusert med 1 årsverk på Strømsnes bofellesskap. Grunnet endring i hjelpebehov til dagens beboere på Strømsnes og flytting av bruker, går dette ikke utover tilbudet til brukerne. Redusert med 0,5 årsverk på Kleppegrend bofellesskap. Grunnet endring i hjelpebehov til dagens beboere på Kleppegrend, går dette ikke utover tilbudet til brukerne. Redusert med 2 årsverk på Soltunet dagsenter og sansehus. Grunnet endringer i antall brukere går dette i liten grad utover tilbudet til brukerne. Det er foretatt risikovurdering av driften ved dagsenteret. Når det kommer nye bruker med behov for tett oppfølging, må bemanning vurderes og tilpasses behovet. Høyt fokus på sambruk av kompetanse i fagavdelingen og å finne løsninger på tvers av avdelinger. Høyt fokus på nærvær og lavt sykefravær. Gir økt stabilitet i bemanningen. Fordel for brukerne Alternative turnusordninger, gir et bedre tilbud til brukerne. Færre ansatte å forholde seg til Holdningsskapende arbeid i hele organisasjonen for hvordan vi sammen skal få til best mulige tjenester for den rammen vi har Planlagte nye tiltak Omgjøre en våken nattevaktstilling til hvilende nattevakt, besparelse på ca 300 000. Dette skal risikovurderes, men målet er at brukeren fortsatt skal ha et forsvarlig tjenestetilbud. Forvaltningsavdelingen Forvaltningsavdelingen står sentralt i arbeidet med å tilpasse tjenestene til i forhold til de endringer i etterspørselen og de økonomiske rammene. Hovedmålsettingen er at Forvaltningsavdelingen skal sørge for at enkeltindividet får tjenester på riktig nivå i omsorgstrappen basert på BEON prinsippet og vedtatte budsjett. Side 12 av 12
Forvaltningsavdelingen saksbehandler alle henvendelser (søknader) om tjenester etter helse og omsorgstjenesteloven. I tillegg saksbehandler en søknad på kommunale tilbud innenfor helse og omsorg og individ og levekår som ikke er lovpålagt. Rammene for disse tjenestene ligger i fagavdelingene Helse og omsorg, Individ og levekår. Forvaltningsavdelingens rammer skal dekke tjenestene: Avlastning utenfor institusjon Støtte/fritidskontakt Omsorgslønn Trygghetsalarm Transport dagsenter Etter skoletids tilbud Med - finansiering innleggelse i sykehus Betaling av utskrivningsklare pasienter Status tjenestetilbud og økonomi Status for første halvår viser et underskudd på ca kr. 200.000 når en beregner utestående inntekter. Det styres likevel mot et budsjett i balanse. I hovedsak skyldes avviket lønn støttekontakt og skyss dagsenter, men både BPA (brukerstyrt personlig assistanse) og omsorgslønn er under press pga etterspørsel. Pr. juni 2014 har vi 16 ordninger med BPA og 59 ordninger med Omsorgslønn. Målet er å stabilisere ordningene på det nåværende nivå. Når det gjelder støtte/fritidskontakt er det stor etterspørsel etter denne tjenesten. Det er etterspørsel fra innbyggere i alle aldre. Det vil være nødvendig å ta stilling til om denne ordningen skal ha en klarere prioritering rettet mot barn og unge framfor voksne/eldre. Tilbud for voksne og eldre må sees opp mot andre tjenesteområder som dagopphold, aktivitetssenter psykisk helse mm. Med - finansiering innleggelse i sykehus og utskrivningsklare pasienter Kommunen skal dekke 20 % av kostnader ved innleggelse i sykehus. Kommunen betaler et a konto beløp pr. måned på 2 016 000. For 2014 fikk vi en avregning for 2013 på 730 340 som ikke var beregnet med i budsjettet for 2014. I tillegg betaler kommunen Helse Bergen dersom vi ikke har kapasitet til å ta i mot utskrivningsklare pasienter. I 2012 og 2013 betalte vi henholdsvis 394 døgn og 339 døgn. I 2014 har vi 107 betalingsdøgn fra januar til mai. Det arbeides kontinuerlig for å få til en god pasientflyt fra sykehus til kommunen for de pasientene som trenger korttidsopphold i institusjon etter en sykehusinnleggelse. Utfordringen for Askøy kommune er antall korttidsplasser, og en må fortsatt arbeide for å nå målet om et tilstrekkelig antall korttidsplasser. Pr. dd. har kommunen 19 korttidsplasser på Kleppestø sykehjem. Målet er 30 plasser, og det arbeides med å omgjøre langtidsplasser til korttidsplasser. Samfunnsmedisinsk avdeling Avdelingen ble opprettet etter at Kommunehelsetjenesten ble omorganisert. Avdelingen dekker områdene legetjenester, helsemessig beredskap, smittevern, miljørettet helsevern, folkehelse og har et overordnet ansvar for kommunens kvalitetsarbeid. Samfunnsmedisinsk stabsenhet gir kommuneovergripende støttetjenester til de publikumsrettede tjenestene i fagavdelingene. Side 13 av 13
Avdelingen har i 2014 et innsparingskrav i henhold til budsjett på 0,5 mill. For å holde rammen og håndtere kravet til reduksjon av lederstillinger og administrative stillinger, er faktisk innsparingsbehov på ca 835 000. Tiltak for å tilpasse driften til budsjettrammen for 2014 Innsparing på beredskapsordning for leger, samt at seminar akuttmedisin utgår i 2014 er kostnadskutt som kan iverksettes. I tillegg beregnes det merinntekter knyttet til ekstra tilskudd folkehelse og husleie private legekontor. Fagavdeling areal og samfunn Areal og samfunn utfører en rekke lovpålagte oppgaver i henhold til plan- og bygningsloven, matrikkelloven, konsesjonsloven mm. I tillegg har avdelingen ansvar for kommunens samlede planlegging fra kommunal planstrategi, kommuneplanens samfunnsdel, arealdel, kommunedelplaner og offentlige reguleringsplaner. Kart / GIS, landbruk og miljøvern er også funksjoner som er tillagt avdelingen. Selvkost Størstedelen av arbeidsoppgavene (ca.2/3) er innenfor selvkostområder, som ikke direkte berører budsjettsituasjonen i kommunen. Innen saksbehandling er det 3 selvkostområder; byggesak, plan og oppmåling. Det er stor aktivitet innenfor selvkostområdene, og her er det en rekke lovpålagte tidsfrister. Avdelingen overholder pr. i dag de aller fleste tidsfrister, jf. siste rapportering til UTM 12.06.14: Sakstype Antall saker Gj. behandlingstid (dager) 1.kv. 2.kv 3.kv. 4.kv. Tot. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. Gj. 2014 2014 2014 2014 2014 2014 2014 2014 2014 2014 Behandlede søknader /ant. vedtak: Fradelingssaker 27 25 (26) (34) (25) (32) (117) (81) (122) (134) (77) (103) Byggesaker 267 18 (293) (427) (332) (278) (1330) (21) (31) (79) (18) (38) Seksjoneringssaker 5 93 (10) (10) (12) (4) (36) (51) (67) (65) (94) (69) Oppmålingsforretninger 60 67 (59) (17) (45) (66) (187) (81) (83) (84) (66) (79) Midlertidig brukstillatelse 24 6 (10) (30) (8) (20) (68) (10) (7) (26) (6) (9) Ferdigattest 38 4 (37) (48) (33) (51) (171) (10) (13) (31) (7) (14) Side 14 av 14
Tall i ( ) viser antall saker / saksbehandlingstid for tilsvarende periode i 2013 Klagesakene fremmes nå fortløpende for UTM, og pr.04.06.2014 hadde en kun 12 ubehandlede klagesaker. Grunnet stor aktivitet er økonomien god innenfor selvkostområdene, men vi vet av erfaring at dette kan variere sterkt fra år til år. Graf over byggeaktiviteten (antall boenheter), fra 2000 og frem til og med 2013. 450 400 350 300 250 200 150 Godkjent Igangsatt Tatt i bruk 100 50 0 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 Økonomien innenfor selvkostområdene skal sees på over en 5-årsperiode, og her opprettes egne fond. Dette medvirker også til at en unngår store svingninger i gebyrsatsene. Gebyrsatsene fra 2013 ble i stor grad videreført i 2014, noe en også tar sikte på for 2015. Ikke-selvkost Askøy kommune har valgt å satse på egne resurser i forhold til offentlig planlegging, og Areal og samfunn har samlet denne kompetansen Seksjon plan og utvikling. En har her klart å bygge opp et godt fagmiljø, som har ansvar for kommunens samlede planbehov. Foruten overordnet planlegging på kommuneplannivå, utføres en rekke reguleringssoppdrag for fagavdeling Teknisk. Det er investert i programvare slik at en i større grad ikke er avhengig av privat konsulentbistand. Dersom dagens budsjettramme videreføres til 2015 vil en kunne fortsette dagens drift innenfor offentlig planlegging. Utfordringer, som det pr. i dag ikke er avsatt budsjettmidler til: Grunnet befolkningsvekst er det høyere sats i forhold til årlige kartutgifter / lisenser. Årlige utgifter er nå på ca. kr. 500 000,-, som er en økning på ca.kr. 30 000,-. UTM vedtok 03.10.2013 at Askøy kommune skulle delta i «Oljefri.no», noe som medfører en kostnad på kr.50.000,- pr. år i 3 år. Nykartlegging er viktig i en kommune der utvikling / utbygging skjer raskt, Askøy kommune har som plan å foreta nykartlegging hvert 4.år. Dette medfører at vi hvert 4.år får en utgift på ca. kr.800.000,-. Dagens budsjett er tilstrekkelig, men Side 15 av 15
en er avhengig av å kunne sette av egne budsjettmidler og utbetalinger fra Geovekst i et eget fond, slik at en kan foreta utbetaling hvert 4.år. I forhold til årets budsjett forventer Areal og samfunn å gå i balanse. Fagavdeling teknisk Teknisk har økonomiske utfordringer på 2 av 5 seksjoner i fagavdelingen: Samferdsel Seksjon Samferdsel har gjennomgående vært underbudsjettert på den måten at budsjettet ikke har dekket de faste utgiftene som seksjonen har. En har derfor måttet jobbe med egenregiprosjekt for å få en inntjening til Samferdsel. Disse prosjektene har fortrinnsvis vært mindre VA-prosjekter. I den forbindelse er det investert i maskiner og utstyr (leasing) for å håndtere jobbene i størst mulig grad selv. Nå er imidlertid inntjeningskravet så høyt at produksjonen ikke er stor nok til å klare inntjeningskravet. Vi står derfor overfor dilemma om vi skal bygge oss ytterligere opp for å kunne øke inntjeningen, eller om vi skal trappe ned og kun sitte igjen med noen få ansatte og tilsvarende med maskiner og utstyr. Oppbygging vil innebære flere folk (anleggsarbeidere, bas/byggeleder, prosjektleder) Utfordringene ved oppbygging kan være: Å få tak i de riktige personene Kapasitet på tilrettelegging av prosjekter. Tar vekk markedsandeler i det private anleggsmarkedet. De positive sidene ved oppbygging kan være: Større inntjening og derved økonomisk balanse i seksjon for Samferdsel Mindre behov for prosjektering og dermed mindre utgifter til konsulenter Raskere beslutninger og gjennomføringer (man unngår konkurranser) Man vil stå bedre rustet i beredskapssituasjoner (vinterberedskap) Ha større ressurser til veivedlikehold. Utfordringene ved nedbygging kan være: Tap av kompetanse i egne rekker. Sårbar i forbindelse med beredskap / utforutsatte hendelser. Mer avhengig av innkjøpte tjenester Økt kjøp av vintervedlikehold og beredskap. Svekket vedlikehold på kommunale veier. Ikke lenger ha samme mulighet for ressurser til fix it -oppgaver. Positive sidene ved nedbygging kan være: Større mulighet for å kunne holde kostnadene innenfor budsjettrammen. Mulig større fleksibilitet i organisasjonen. Avvikling av store deler av maskin-og utstyrsparken. Bygg og bolig Side 16 av 16
Den økonomiske situasjonen for teknisk drift av kommunale bygg er krevende og svært anstrengt. Med de rammebetingelsene vi har i dag er det kun mulighet til å håndtere brannslukkingsoppgaver for å unngå stenging av skoler og barnehager på grunn av manglende vedlikehold. Økning av arealene (utvidelse av skoler og barnehager, nybygg mm) gjenspeiles ikke i budsjettrammene. For om mulig å kunne øke ressursene på produksjon på vedlikehold må det ses nærmere på følgende områder: Omfang av administrative ressurser? Omfang av serviceavtaler (ventilasjonsanlegg etc)? Hvilke effekter kan oppnås med å samle vedlikehold på boliger og bygg? Har vi riktig kompetanse? Side 17 av 17