BOKMÅL Blir du lurt? Unngå anbudssamarbeid ved anskaffelser
Anbudssamarbeid er blant de alvorligste former for økonomisk kriminalitet. Anbuds samarbeid innebærer at konkurrenter samarbeider om priser og vilkår før anbud leveres til oppdragsgiver, eller de blir enige om at en eller flere av dem ikke gir anbud. Anbudssamarbeid kan skje uten at det er synlig for deg som innkjøper. Du kan tape både penger og kvalitet i anskaffelsen. Her får du noen enkle råd om hvordan du kan unngå å bli lurt til å tro at du har valgt det best mulige tilbudet. Dersom du er oppmerksom på faresignalene i anbuds prosessen er du godt rustet til å redusere risikoen for å betale for mye. Kontakt alltid Konkurransetilsynet dersom du har mistanke om et ulovlig samarbeid. 2 3
Du har en viktig rolle! Anbudssamarbeid skjer i det skjulte, men du som sitter tett på anbudsprosessen har en unik mulighet til å oppdage slikt samarbeid. Stat og kommune alene kjøper inn varer og tjenester i Norge for nærmere 300 milliarder kroner hvert år. Dersom bedrifter samarbeider om anbud, kan store beløp unndras fellesskapet. Internasjonale undersøkelser viser at prisene kan øke med 10-50 prosent når konkurrenter inngår ulovlig samarbeid. Effektiv konkurranse mellom bedrifter er en viktig forutsetning for lave priser, god kvalitet og innovasjon. Anbudssamarbeid kan helt eller delvis ødelegge dette. Hva kjennetegner anbudssamarbeid? Ulovlig samarbeid ved anbudskonkurranser kan skje på mange måter, og kan ofte være vanskelige å oppdage. Anbudssamarbeid kan gå over flere år og berøre mange anbud. Anbudssamarbeid skjer i hovedsak på følgende måter: Unnlatelse av å gi anbud En bedrift som ellers ville lagt inn anbud, lar være å levere inn anbud eller trekker anbudet. Anbudsrotasjon De aktuelle bedriftene bytter på å ha det beste anbudet. Markedsdeling Bedriftene har på forhånd delt markedet mellom seg geografisk, produktmessig, kundemessig, i kvoter eller lignende. Fiktive anbud Dette gjøres for eksempel ved at et anbud åpenbart er priset for høyt eller inneholder betingelser som ikke kan godtas. 4 5
Gjør deg kjent med markedet Dersom du gjør deg kjent med produktene, tilbyderne og markedsforholdene er det lettere å utforme anbudsprosessen for å stimulere til sunn konkurranse. Dette vil være særlig aktuelt dersom markedsforholdene legger til rette for samarbeid. Har du god kjennskap til utfallet i tilsvarende anbudsprosesser og samtidig er oppdatert på markedstrender, er du godt rustet til å kunne vurdere hva som er akseptable priser og andre betingelser. Er noen markeder mer utsatt enn andre for anbudssamarbeid? Anbudssamarbeid kan skje innenfor alle bransjer. Like fullt er enkelte bransjer mer utsatte enn andre. Kjennetegn på disse bransjene vil ofte være: Gjentakende anbudsinnbydelse Gjentakende innkjøp, som går til de samme aktørene, gjør anbuds-rotasjonen enklere. Like eller sammenlignbare produkter og tjenester Det er enklere å avtale samarbeid om like eller sammenlignbare produkter og tjenester. Lite innovasjon Lite innovasjon med hensyn til de etterspurte produktene eller tjenestene gjør det også enklere å opprettholde et samarbeid over tid. Oversiktlig antall tilbydere Jo færre bedrifter som er aktuelle til anbudet, desto lettere er det å holde «oversikten». Få eller ingen nykommere i bransjen Et marked preget av få nye aktører, blir i mindre grad utfordret enn markeder som er preget av trusselen om stadig nye aktører. Stabile ledergrupper Anbudssamarbeid etableres og vedlikeholdes ofte av enkeltmennesker som sitter i lederposisjoner eller som er ansvarlig for å utforme anbud. Jo tryggere menneskene er på hverandre, desto enklere er det å etablere og opprettholde samarbeidet. Stabile markedsforhold Stabile og forutsigbare markedsforhold øker sannsynligheten for samarbeid. Bransjeforeninger Møter i bransjeforeningen har i mange saker vært åsted for ulovlige samarbeidsavtaler. 6 7
Vær oppmerksom på faresignalene Du kan gjøre mye for å forebygge anbudssamarbeid dersom du er oppmerksom på en del faresignaler: 1. Det kommer sjelden anbud fra bedrifter som det er naturlig å forvente et anbud fra. 2. Unaturlig høy prisstigning på anbudene. 3. Vesentlig fall i prisnivået hos etablerte bedrifter ved anbud fra en ny konkurrent. 4. Samme bedrift leverer nesten alltid det beste anbudet selv om det ikke er spesielle grunner til det. 5. Anbudene fra konkurrerende bedrifter er nesten identisk bygget opp. 6. En bedrift avslører detaljkunnskap om en konkurrents anbud før anbudsfristen. 7. Kun en bedrift deltar på anbudsbefaringen selv om flere bedrifter leverer anbud. 8. Det er stor prisforskjell og/eller kvalitetsforskjell på det vinnende anbudet og de andre anbudene. 9. To eller flere bedrifter bytter på å gi det beste anbudet etter et fast mønster. 10. Den vinnende bedriften bruker stort sett sine konkurrenter som underleverandører. 8 9
Hvordan kan du forebygge anbudssamarbeid? I tillegg til faresignalene som er nevnt bør du vurdere følgende momenter: Vær oppdatert på priser og prisutviklingen på viktige kostnadskomponenter i anbudet. Ta kontakt med tilbydere som du hadde forventet et anbud fra og forhør deg om hvorfor de ikke er interessert i å gi anbud. Ha jevnlig kontakt med andre innkjøpere som foretar lignende innkjøp som deg. Sørg for at tilbyderne i anbudsprosessen undertegner en erklæring om at kontakt mellom tilbyderne og eventuelle uregelmessigheter umiddelbart skal rapporteres til oppdragsgiver. Bygg opp erfaring og kompetanse i egen organisasjon med hensyn til å avdekke kjennetegn på anbudssamarbeid. Unngå at leverandører som det kan være aktuelt å inngå kontrakt med, får delta i utformingen av kravspesifikasjonen. Unngå å utforme anbudsinnbydelsen på en slik måte at den utelukker mulige tilbydere, som for eksempel nyetablerte bedrifter eller utenlandske aktører. Ved anbudskonkurranser som ikke er kunngjøringspliktig i Doffin (database for offentlige innkjøp) eller TED (tenders electronic daily) bør du være uforutsigbar med hensyn til hvem du inviterer til å levere inn anbud. Uforutsigbarhet skaper uro og usikkerhet i et ulovlig samarbeid. Det er vanskeligere å opprettholde et ulovlig samarbeid dersom du som innkjøper bryter innkjøpsmønsteret. Dette kan du gjøre gjennom å variere omfanget på kontrakten eller ved å etablere tidvis innkjøps-samarbeid med en annen offentlig institusjon. Dersom det er mulig og ikke for kostnadskrevende, kan det være en fordel å splitte opp anbudet i flere delkontrakter. Det kan skape interesse fra et større antall tilbydere som ikke har kapasitet til å gi anbud på et stort samleprosjekt. Gjør det vanskelig for de aktuelle tilbyderne å kommunisere med hverandre i løpet av anbudsprosessen. Det kan være en fordel å foreta enkeltvise befaringer hvis det ikke er for kostnads- og tidkrevende. Vær nøye på at alle tilbyderne behandles likt og får lik informasjon. Du kan vurdere om tilbydere skal oppgi all muntlig og skriftlig kommunikasjon de har hatt med konkurrenter i løpet av anbudsprosessen. 10 11
Ta kontakt med Konkurransetilsynet dersom du har spørsmål eller mistanker om at «det foregår noe». Ikke diskuter dine mistanker med noen av de involverte bedrift ene. Ta vare på alt skriftlig materiale og kommunikasjon med de involverte bedrift ene. Du kan tipse oss på vår tipstelefon 55 59 75 55, eller benytte tips - skjemaet på konkurransetilsynet.no Dersom du har mistanke om et anbudssamarbeid, vil vi være interessert i svar på blant annet følgende spørsmål: Hvilke bedrifter er involvert? Hvilke varer og tjenester gjelder det? Hva er det som får deg til å mistenke partene for ulovlig samarbeid? Har du noen dokumenter som bekrefter eller styrker mistanken? Kjenner du til andre som kan gi oss opplysninger? Ta også kontakt dersom du har spørsmål i forbindelse med en anbudsprosess eller bare ønsker råd og informasjon. Du når oss på telefon 55 59 75 00. 12