HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 24/14 Orienteringssaker Vedlegg Strategi 2020 Operasjonalisering gjennom programmer Saksbehandler Ansvarlig direktør Mette Nilstad Saksmappe 2014/12 Ingerid Gunnerød Dato for styremøte 6. mars 2014 BAKGRUNN Helse Midt-Norges Strategi 2020 har vært virksom siden juni 2010. Det ble i 2013 gjennomført en rullering av strategien, jf. styresak 97/13. Styret i Helse Midt-Norge har lagt til grunn at arbeidet for å nå hovedmålene i Strategi 2020 konsentreres om strategiene «Bedre pasientsikkerhet og kvalitet» og «Effektivisere driften for å sikre økonomisk handlingsrom». Begge strategiene skal realiseres gjennom bl.a: Standardisering og effektivisering av pasientforløp og arbeidsprosesser støttet av hensiktsmessige IKT-løsninger Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet Bedre samhandling mellom enheter og nivåer i helsetjenesten Videreutvikle tverrfaglige, kompetente og bærekraftige fagmiljøer Ta i bruk pasientens egne ressurser Styret har lagt til grunn at strategiene operasjonaliseres gjennom etablering av programmer. Det er allerede etablert et eget program for gjennomføring av IKT Strategi og IKT Handlingsplan i Helse Midt-Norge. I tillegg ble det i desember 2013 vedtatt igangsatt et program for kvalitet og pasientsikkerhet. Programmet skal bygge på Kvalitetsstrategien for Helse Midt-Norge, pasientsikkerhetskampanjen og -programmet og andre aktuelle nasjonale og regionale satsinger. Administrasjonen ble bedt om å komme tilbake til styret med forslag til evt. hvilke andre programmer som bør etableres for å realisere strategien, og det redegjøres her for igangsetting av et nytt program for effektivisering og virksomhetsutvikling. Administrerende direktør vil i denne saken orientere om status for programorganiseringen med vekt på innholdet i program for kvalitet og pasientsikkerhet og program for effektivisering og virksomhetsstyring. FAKTISKE OPPLYSNINGER Program for gjennomføring av IKT strategi og IKT handlingsplan (ehelse): Strategiske hovedmål i regionens IKT-strategi ble definert og vedtatt i november 2012, jf. sak 82/12. De strategiske hovedmålene for IKT skal bidra til å øke kvaliteten i 1
pasientbehandling, bedre pasientsikkerhet, gjøre systemene mer brukervennlige og dermed sette helsepersonell i stand til å utføre sine oppgaver på en bedre og mer effektiv måte. Videre ble det i juni 2013 vedtatt en handlingsplan for IKT-strategien gjeldende for perioden 2013 2018, jf. styresak 53/13. Som ledd i dette ble det bl.a. gjort vedtak om å skifte pasientadministrativt system og elektronisk pasientjournal (PAS/EPJ). Det er allerede etablert en styringsmodell for gjennomføring av IKT strategi og IKT handlingsplan, med en styringsgruppe ehelse, som skal ivareta den strategiske styringen på tvers av programmene innenfor ehelse-porteføljen. Det er definert følgende fem programområder; Pasientbehandling og samhandling Logistikk/økonomi Klinisk støtte Virksomhetsstyring Teknologi og infrastruktur Programmene pasientbehandling og samhandling og logistikk/økonomi er igangsatt. Det er etablert et programkontor som er et sekretariat for Styringsgruppe ehelse. Programkontoret skal legge til rette for at styringsgruppen kan styre og følge opp programområdene på en god og effektiv måte. I tillegg skal programkontoret sørge for koordinering og støtte til de regionale ehelseprogrammene og de lokale mottaksprosjektene. Program for kvalitet og pasientsikkerhet Helseforetakene er i gang med en rekke tiltak som har som formål å bedre kvalitet og pasientsikkerhet. Den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen har blitt fulgt opp i alle helseforetakene og det er stor aktivitet på mange enkeltområder for å bedre pasientsikkerheten. Det vil nå være en overgangsfase hvor fokuset skal gå over fra en aksjonspreget kampanje til en mer varig kulturendring hvor pasientsikkerhet blir en integrert del av den daglige driften. Helse Midt-Norge RHF vil ivareta oppfølgingen av det nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet gjennom et utvidet femårig regionalt program for kvalitet og pasientsikkerhet. Programmet vil også inneholde andre elementer hvor blant annet regional koordinering og erfaringsutveksling på tvers, skal bidra til raskere bredding av tiltak som har vist effekt. Helse Midt-Norge RHF vil gjennom dette programmet legge vekt på å understøtte og tilrettelegge for helseforetakene i deres arbeid. I programmets første fase vil hovedfokuset være på pasientsikkerhet. Programmets overordnede mål vil være: Øke kvaliteten på helsetjenestene som ytes, inkludert diagnostikk og behandling Øke pasientsikkerheten ved å: o redusere pasientskader o bygge varige strukturer for pasientsikkerhet o forbedre pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten Pasientskader skal reduseres ved blant annet å identifisere risikoområder gjennom mer systematisk og samordnet analyse av tilgjengelige datakilder. En ønsker utvikling av en lærende organisasjon hvor en lærer av registrerte pasientskader og uønskede hendelser, for å unngå gjentagelse. 2
Det er etablert et forprosjekt, der følgende aktiviteter inngår: Oppfølging av det nasjonale programmet Innhente status i innføring av det nasjonale programmets tiltakspakker, GTT og måling av pasientsikkerhetskultur Skaffe oversikt over omfang, typer og årsak til uønska hendelser og pasientskader gjennom analyse og sammenstilling av data fra aktuelle kilder Vurdere hvilke andre regionale prosjekter som skal inkluderes i programmet (både pågående og nye) Ambisjoner i forhold til andre områder innenfor kvalitetsstrategien; hms, kunnskap, samhandling, styring og ledelse Prinsipper for bruk av såkornmidler Støtte til forskning og undervisning på området Utvikling og bruk av sentrale indikatorer (dash-board) til rapportering på måloppnåelse Rolleavklaringer Gevinstanalyse Utarbeidelse av et programdirektiv; herunder utarbeidelse av konkrete resultat- og effektmål Basert på kartleggingen og erfaringene i forprosjektet vil administrasjonen utforme et programdirektiv. Dette legges fram for beslutning i styringsgruppa for programmet i juni 2014. Programdirektivet skal gi føringer for arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet i perioden 2014 2018. I direktivet vil det bl.a. framgå hvilke tiltak som er startet eller planlagt startet opp med utgangspunkt i Kvalitetsstrategi for Helse Midt-Norge, pasientsikkerhetskampanjen og - programmet og andre aktuelle nasjonale og regionale satsinger. Programmet vil bestå av flere enkeltprosjekter. For hvert enkelt prosjekt vil det utformes konkrete prosjektmandat med bl.a. mål og definisjon av indikatorer for måloppnåelse. Ansvar for enkeltprosjekter vil vurderes fordelt mellom aktuelle helseforetak. Direktør for helsefag, forskning og utdanning er prosjekteier. Direktørmøtet i Helse Midt-Norge RHF med tillegg av brukerrepresentanter og regionalt tillitsvalgte/vernetjenesten er styringsgruppe. Fagdirektørene er referansegruppe for programmet. Det opprettes et lite programsekretariat med representanter fra helseforetakene og det regionale helseforetaket. Program for effektivisering og virksomhetsutvikling Foretakene i Helse Midt-Norge er i en fase med krevende omstillings- og forbedringsarbeid og det er gjennomført mye godt arbeid. Foretaksgruppa står foran store og krevende investeringsoppgaver både i forhold til bygging av nytt sykehus og investeringer i ny teknologi. Langtidsplan og -budsjett for Helse Midt-Norge forutsetter derfor kontinuerlig forbedringer i driften som muliggjør gjennomføring av prioriterte investeringer innen bygg, medisinsk-teknisk utstyr og IKT. Helseforetakene er i gang med en rekke aktiviteter knyttet til både omstillinger og forbedringer. St. Olavs Hospital HF jobber blant annet gjennom sitt forbedringsprogram, Helse Møre- og Romsdal HF har en pågående omstillings- og effektiviseringsprosess og Helse Nord-Trøndelag HF har hatt et ompakkingsprogram. Effektivisere driften for å sikre økonomisk bærekraft er en av hovedstrategiene for å realisere målsettingene i Strategi 2020. For å sikre at foretaksgruppa arbeider systematisk og helhetlig 3
igangsettes et program for effektivisering og virksomhetsutvikling i regionen. Programmets overordnede målsetting er å bidra til at regionen når sine mål knyttet til de til enhver tid gjeldende årlige effektiviseringskrav. Innenfor effektivisering vil det meste skje som aktiviteter i helseforetakene. Helse Midt-Norge RHF vil dels ha en «bistandsrolle» i form av å bidra med kompetanse knyttet til analyse og dels ha en rolle i å bidra til læring og erfaringsutveksling på tvers. Ambisjonen er å bidra til en raskere bredding av kunnskapsbaserte tiltak på tvers av helseforetakene. Virksomhetsutvikling er et langt videre tema, og her vil Helse Midt-Norge RHF ha en mer koordinerende rolle. Sykehusforetakene har utarbeidet egne utviklingsplaner. Slik disse planene i dag foreligger er de bl.a. bygd på ulike forutsetninger, ulik metode og ulike prosesser. Felles for planene sett i et regionalt perspektiv er at de er utarbeidet med blikk på optimalisering i eget foretak og ikke i forhold til en regional optimalisering av et kvalitativt og faglig godt tjenestetilbud og logistikk. Helse Midt-Norge RHF vil i samarbeid med sykehusforetakene utarbeide en regional utviklingsplan. Dette vil også være et viktig bidrag inn i arbeidet med utarbeiding av Nasjonal helse- og sykehusplan. Dette arbeidet vil gis høy prioritet innenfor dette programmet. I protokoll fra foretaksmøtet av 7. januar 2014 er det fokus på kostnad på pasientnivå (KPP). Bedre og mer presis informasjon om KPP vil være et viktig verktøy for å analysere medisinsk praksis og kvalitet, for styring på ulike nivåer i helsetjenesten, og for sammenligning mellom ulike organisatoriske enheter. Målsettingen er at KPP skal være implementert som gjennomgående kvalitets- og styringsverktøy for alle helseforetak innen 1. januar 2017. Dette er eksempel på et område som krever en regional prosess og beslutning og som derfor vurderes som aktuelt å inngå i program for effektivisering og virksomhetsutvikling. Arbeidet organiseres i en innledende fase fram til august 2014 som et forprosjekt. Dette både for å gjennomgå omfang og prioriteringer av områder som skal ha fokus i programmet og for å sikre god forankring i helseforetakenes styrer. Administrasjonen tar sikte på å legge fram en rapport fra forprosjektet i august 2014. Direktør for samhandling er prosjekteier. Direktørmøtet i Helse Midt-Norge RHF med tillegg av brukerrepresentanter og regionalt tillitsvalgte/vernetjenesten er styringsgruppe. Det etableres et kjernenettverk med en sentral deltaker fra hvert helseforetak og representant fra Helse Midt- Norge RHF. Internt i Helse Midt-Norge vil arbeidet organiseres ved å benyttes kompetanse fra flere avdelinger. GEVINSTANALYSER Programmene forutsettes håndtert innenfor gjeldende økonomiske rammer. Det er sentralt at alle programmer i Helse Midt-Norge gjennomføres på bakgrunn av en gevinstanalyse. Det forutsettes at en gevinstanalyse legges frem som en naturlig del av et beslutningsgrunnlag for iverksettelse av selve programmene og at den viser hvilke typer gevinster som forventes både mht. kvalitative og kvantitative (økonomiske) gevinster. Utarbeidelse av en gevinstanalyse inngår som del av programmenes forprosjekt. ADM. DIREKTØRS VURDERING OG ANBEFALING Programorganisering er valgt som et overordnet organisatorisk virkemiddel for å bidra til foretaksgruppen når hovedmålsettingene i Strategi 2020 og oppfyller styringsbudskapet fra både eier og styret i Helse Midt-Norge RHF. En slik organisering vil bidra til et særskilt fokus på prioriterte områder som pasientsikkerhet, IKT og effektivisering som igjen kan bidra til en økt gjennomføringskraft for å sikre ønsket gevinstrealisering. Administrerende direktør legger vekt på 4
at en slik organisering skal sikre god involvering av organisasjonen slik at en oppnår økt eierskap og kulturbygging på tvers av organisasjonen. Videre legger administrerende direktør vekt på at det skal sikres reell brukermedvirkning i programmene. Dette er viktig både som målsetting og metode for endring og forbedring. Strategiene operasjonaliseres gjennom tre hovedprogrammer med tilhørende prosjekter. Programmene har kommet ulikt mht. til både målbildet og hvilke tiltak som skal inngå. I tillegg slår programmene inn med ulik tyngde i forhold til rollene til hhv. de enkelte helseforetak og Helse Midt-Norge RHF. Helse Midt-Norge RHF vil i samarbeid med helseforetakene sørge for at roller og ansvar tydeliggjøres ytterligere for de enkelte program og at de blir gjort kjent på alle nivå. For programmene kvalitet og pasientsikkerhet og program for effektivisering og virksomhetsutvikling vil Helse Midt-Norge RHFs rolle i stor grad være knyttet til å understøtte helseforetakene i deres arbeid ved å bringe fram kunnskap, spre erfaringer og gi en systematisert samordnet tilnærming i arbeidet. 5