1 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 29.04.11 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet 05.05.2011 kl. 12.00 i Rongesundet i Øygarden rådhus, Rong Møteplan: Kl. 12.00 12.15 Kl. 12.15 12.45 Kl. 12.45-14.00 Kl. 14.00 14.30 Kl. 14.30 - Saksførehaving Rådmannen presenterer årsrekneskapen for 2010 mv. Saksførehaving Presentasjon av Gode Sirklar AS ved dagleg leiar Sigmund Kvernes Saksførehaving Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf. 55 23 94 47/975 05 152 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982. Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Karstein Pahr (s) Kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Roald Breistein Seniorrådgjevar Vedlegg: Kopi: Sakliste Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Øygarden kommune Deloitte AS Rådmannen i Øygarden kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 10/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 11/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 14.03.11 Vedlegg 12/11 Årsrekneskap og årsmelding 2010 for Øygarden kommune Uttale frå kontrollutvalet 13/11 Rådmannen orienterer Sendt ut direkte frå Øygarden kommune 14/11 Kontrollrapport 2010 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen Eige vedlegg i Øygarden kommune 15/11 Årsmelding 2010 for kontrollutvalet Eige vedlegg 16/11 Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 17/11 Auke frå 3 til 5 medlemmar i kontrollutvalet Eige vedlegg 18/11 Godtgjersle til leiar i kontrollutvalet 19/11 Bestilling av selskapskontroll 2011 20/11 Meldingar Eige vedlegg 21/11 Orienteringssaker 22/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2
3 Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 14.03.2011 Kl.: 12.00 14.45 Stad: Rongesundet i Øygarden rådhus Saknr.: 01/11 09/11 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) FORFALL Therese Hellesøy Strand (KrF), møtte ikkje DESSUTAN MØTTE Økonomisjef Siri Ravnanger sak 03/11 Deloitte AS v/aslak Svindland Deloitte AS v/ Ruth Rørvik Deloitte AS v/ Bjarne Ryland Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 01/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/11 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 13.12.2010 03/11 Rådmannen orienterer 04/11 Evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll 05/11 Møteplan for kontrollutvalet for 2011 06/11 Bestilling av selskapskontroll 2011 07/11 Meldingar 08/11 Orienteringssaker 09/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
01/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 4 02/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 13.12.10 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 13.12.10. VEDTAK Protokollen frå møte 13.12.10 vart samrøystes vedteken. 03/11 RÅDMANNEN ORIENTERER Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Økonomisjef Siri Ravnanger presenterte oppfølging av finansforvaltninga, jf. punkt 11 i finansreglementet, og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kopi av den første rapporten Rapport Finansforvaltninga i Øygarden kommune pr. 28.02.11 vart delt ut i møtet. Etter detta vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Informasjonen vart teken til orientering. 04/11 EVALUERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Aslak Svindland og Ruth Rørvik frå Deloitte AS presenterte den førebuinga dei hadde gjort i høve evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Med dette som utgangspunkt vart det gjennomført ein prosess med kontrollutvalet der risikobiletet vart evaluert og endringar i prioriteringane vart gjort. Deloitte vil redigere Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. Etter dette vart slik vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planane vert send kommunestyret til orientering. 2
05/11 MØTEPLAN 2011 FOR KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2011: Dato: Merknad: 14.03.2011 Under avvikling 05.05.2011 04.10.2011 23.11.2011 Nytt kontrollutval HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2011: Dato: Merknad: 14.03.2011 Under avvikling 05.05.2011 04.10.2011 23.11.2011 Nytt kontrollutval 5 06/11 BESTILLING SELSKAPSKONTROLL 2011 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll innan. i 2011. 2. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve i dette møte, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og leverast sekretariatet innan 11.04.11. HANDSAMING I MØTET Gode Sirklar AS peikar seg ut som eit aktuelt selskap å gjennomføre selskapskontroll i. Før kontrollutvalet tar stilling til om det skal gjennomførast selskapskontroll i selskapet, ønskjer utvalet at rådmannen, eller andre som kjenner selskapet godt, kjem i neste møte for å presentere selskapet. Ein slik presentasjon kan t.d. omfatte kva selskapet driv med, føremålet til selskapet, styresamansetning, økonomisk status, rapport frå Agderforskning osv. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen, eller andre som kjenner Gode Sirklar AS godt, om å komme i neste møte for å presentere selskapet. 2. Ein slik presentasjon kan t.d. omfatte kva selskapet driv med, føremålet til selskapet, styresamansetning, økonomisk status, rapport frå Agderforskning osv. 07/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 01 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Spørsmål vedrørande revisors uavhengighet ved utøving av kommunal og fylkeskommunal selskapskontroll 3
6 02 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 1 / 2011 frå FKT Tilsyn (FKT) 03 Kommunestyret Vedtak i KST 8.12.10 sak 67/10 - Budsjett for 2011 og økonomiplan for 2011-2014 04 Kommunestyret Vedtak i KST 8.12.10 sak 69/10 Organisering av Kommunalt føretak innanfor VAR-området 05 Kommunestyret Vedtak i KST 02.02.11 sak 10/11 Rammer for etablering av eit Kommunalt føretak innanfor VAR-området 06 Komité for levekår Vedtak 31.01.11 sak 05/11 Oppfølging av forvaltningsrevisjon i barnevernstenesta - Handlingsplan 07 Rådmannen Handlingsplan for eigarskapsforvaltninga i Øygarden kommune 08 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 2 / 2011 frå FKT Meldingane vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Meldingane vart tekne til orientering. 08/11 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Status forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering 2 Sekretariatet Rekneskapsresultat 2010 for KU 3 Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunen 4 Sekretariatet Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunen 5 Sekretariatet 3 eller 5 medlemmer i KU 6 Sekretariatet Møtegodtgjersle for leiar i KU i neste valperiode Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Status forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering Aslak Svindland frå Deloitte presenterte status i høve denne forvaltningsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet 2 Sekretariatet Rekneskapsresultat 2010 for KU Sekretariatet presenterte rekneskapsresultatet for KU for 2010. 3 Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunen Sekretariatet orienterte om ein artikkel i BT 12.12.2010 om byggesaksgebyr i kommunar i Hordaland. Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering 4
4 Sekretariatet Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunen Sekretariatet gjorde også merksam på at KRD no har gjort ferdig Kontrollutvalgshåndboken og den kan lastast ned på denne linken. http://www.ffkt.no/?div_id=1&pag_id=1&art_id=5821 Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om oppfølging av dei 85 tilrådingane. 5 Sekretariatet 3 eller 5 medlemmer i KU Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om eventuell auke i talet på medlemmer i kontrollutvalet frå 3 til 5. 6 Sekretariatet Møtegodtgjersle for leiar i KU i neste valperiode Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om å få auka møtegodtgjersla for leiar i kontrollutvalet til same nivå som leiar i Komité for teknikk og levekår Auken bør vera frå og med neste valperiode VEDTAK Orientering nr. 4: Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunen Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om oppfølging av dei 85 tilrådingane. Orientering nr. 5: 3 eller 5 medlemmer i KU Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om eventuell auke i talet på medlemmer i kontrollutvalet frå 3 til 5. Orientering nr. 6: Møtegodtgjersle for leiar i KU i neste valperiode Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om å få auka møtegodtgjersla for leiar i kontrollutvalet til same nivå som leiar i Komité for teknikk og levekår Auken bør vera frå og med neste valperiode Resten av orienteringssakene vert tekne til orientering. 7 09/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 5
8 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 13/11 13/11 RÅDMANNEN ORIENTERER Driftsrapport for einingane Det er ønskeleg at administrasjonen kjem i møtet for å presentere siste tilgjengelege driftsrapport for kontrollutvalet. På bakgrunn av dette er det gjort avtale med administrasjonen om at dei kjem i møtet for å presentere drifsrapporten. Det er gjort avtale om at rapporten vert lagt fram i møtet. Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
9 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 14/11 14/11 KONTROLLRAPPORT 2010 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJAR- FUNKSJONEN I ØYGARDEN KOMMUNE Bakgrunn: Viser til utdrag frå brev av 21.02.2005, frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett 2.5.07 svara dette på førespurnad frå Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagset 1.6.07 til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. 1.6.07 til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunetsyret, jf Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatteetaten. Konklusjonen til skatteetaten for 2010 er for det meste positiv, men dei skriv likevel dette i sin rapport når det gjeld skatte- og avgiftsinnkrevjinga: Det vert likevel merka at det er avdekka føljande vesentlege tilhøve der gjeldande lov, forskrift eller instruks ikkje er halden: Kemneren har gått utover sine fullmakter når det gjelder betalingsavtaler. Det er påvist kompetansebrudd i 2009 og 2010. Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlingar i 2010 gjeve pålegg og tilrådingar som skatteoppkrevjar er gjort kjend med i brev av 22.12.2010. 10 Kontrollrapporten frå Skatteetaten som er omtala ovanfor har vi fått tilsendt som kopi frå skatteetaten. Frå kemneren i Fjell, Sund og Øygarden har vi vidare fått tilsendt årsrapport 2010, rapport nr. 1 frå stadleg kontroll, rapport nr. 2 frå stadleg kontroll og ein del korrespondanse mellom skatteetaten og kemneren i løpet av 2010. Alle dokumenta med unntak av rapport nr. 2, som er unnateke offentleggjering, ligg ved som eige vedlegg. Rapport nr. 2 vert lagt fram i møtet på førespurnad. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Øygarden kommune for 2010 i det alt vesentlige vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. Dei har likevel avdekka vesentlege tilhøve ved at kemneren har gått utover sin fullmakter når det gjeld betalingsavtalar og ved at det er påvist kompetansebrudd i 2009 og 2010. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet vurderer å be rådmannen og kemneren om å kome i neste møte i utvalet for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å sikre at dei vesentlege tilhøva som er avdekka vert retta opp. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Øygarden kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk. Dei har likevel avdekka vesentlege tilhøve ved at kemneren har gått utover sin fullmakter når det gjeld betalingsavtalar og ved at det er påvist kompetansebrudd i 2009 og 2010. 2. Øygarden kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalet ber rådmannen og kemneren om å kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å sikre at dei vesentlege tilhøva som er avdekka vert retta opp. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Eige vedlegg: Skatteetaten, kontrollrapport 2010, side 1 2 Årsrapport for 2010 frå kemneren side 3 16 Rapport nr. 1 skatteetaten side 17 21 Brev frå kemneren i Fjell, Sund og Øygarden side 22 2
11 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 15/11 15/11 ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Sekretariatet har laga forslag til kontrollutvalet si årsmelding for 2010. Heile forslaget er også kvalitetssikra av kontrollutvalsleiar. Revisjonen er ikkje vorte utfordra på å laga eigen årsmelding om oppdraget i Øygarden kommune. Resultatet av revisjonsarbeidet går fram av revisjonsmeldinga som følgjer rekneskapen, brev og gjennom andre revisjonsrapportar som vert lagt fram for kontrollutvalet. Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding 2010 for kontrollutvalet i Øygarden kommune. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Forslag til årsmelding frå kontrollutvalet for 2010 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
12 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 16/11 16/11 OPPFØLGING AV 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE Bakgrunn for saka: Rapporten 85 tilrådingane for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane vart send til kommunar og fylkeskommunar frå statsråden i Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) i brev 29.1.2010. Møte i kontrollutvalet 25.02.2010: Brevet frå departementet vart lagt fram for kontrollutvalet som melding 05/10 og meldinga vart teken til orientering Før denne meldinga vart handsama, gav Deloitte v/gunnar Husabø ei innføring i rapport frå KRD: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Møte i kontrollutvalet 13.12.2010: Som ein lekk i oppfølginga av dei 85 tilrådingane (tilråding 55 som omhandlar forvaltningsrevisjonsrapportar på nettet) gjorde kontrollutvalet i dette møtet slikt vedtak i sak 44/10 (Underpunkt 2): Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn (www.fkt.no) får legge ut Øygarden kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. Møte i kontrollutvalet 14.03.2011: Vidare gjorde kontrollutvalet i sak 08/11 (Underpunkt 4) slikt vedtak: Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om oppfølging av dei 85 tilrådingane. Drøfting: Rapporten om dei 85 tilrådingane vart send til kommunar og fylkeskommunar frå KRD som vedlegg til eit brev 29.1.2010. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
13 Dette brevet ligg ved saman med desse delane av sjølve rapporten: 1. Overordna vurderingar 13. Oversikt over tilrådingar i del 2 20. Oversikt over tilrådingane i del 3 Sekretariatet har merka seg m.a. dette i brevet frå KRD: Arbeidsgruppa har 85 tilrådingar som er retta mot kommunestyra, fylkestinga, ordførarane, kontrollutvala, administrasjonssjefane, revisjonsmiljøa, organisasjonane og staten. 85 tilrådingar er mange tilrådingar. Eg trur ikkje det er enkelt eller fort gjort å følgje opp framlegga frå arbeidsgruppa. Like fullt meiner eg at det er viktig at kommunane, fylkeskommunane og staten tek seg tida til å sjå korleis eigenkontrollen kan og bør styrkjast. Eg oppmodar derfor kommunane og fylkeskommunane til å lese rapporten, diskutere han og finne fram til kor ein vil starte det lokale arbeidet med å styrkje eigenkontrollen. Vidare har vi merka oss dette i punkt 1.1 i rapporten: Arbeidsgruppa har gjennom arbeidet sitt kome fram til tre hovudtilrådingar for å styrkje eigenkontrollen: Internkontrollen til administrasjonssjefane i kommunane må utviklast og styrkjast. Det må vere god forståing av rollene og godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen, det vil seie kommunestyret, kontrollutvalet, administrasjonssjefen og revisor. Kompetansen hos revisor og i sekretariatet må vere høg og bør sikrast. Tilrådingar som er aktuelle å følgje opp Slik sekretariatet ser det vil det vera ei føremon å prioritere kva tilrådingar kontrollutvalet bør følgje opp. Nokre av tilrådingane har kommunen gode rutinar på allereie og desse vert naturleg nok ikkje omtala her. Etter vår oppfatning bør prioritering av tilrådingane vera slik innafor desse kategoriane: 1. Tilråding 8: Opne møter i KU 2. Tilråding 1, 6, 7 Val til kontrollutvalet 3. Tilråding 12-14, 16-25, 27-34 Rådmannen sin internkontroll 4. Tilråding 39-40, 45, 49-50, 79 Revisor orienterer om rekneskapsrevisjonen 5. Tilråding 53-59, 63 Forvaltningsrevisjon/Selskapskontroll 6. Tilråding 2, 3, 34, 54, 74-75 Folkevaldopplæring a. Tilråding 56 Erfaringsutvekslingar i KU b. Tilråding 76 Opplæring kommunestyret 7. Tilråding 71-72 Kyrkjeleg fellesråd Tiltak som kan vera aktuelle å gjennomføre På bakgrunn av prioriteringa over kan kontrollutvalet t.d. legge opp til slike aktivitetar for å følgje opp desse tilrådingane: 1. Tilråding 8: Opne møter i KU Sekretariatet er gjort kjend med at det er fleirtal på Stortinget for å gjera vedtak om at møta i kontrollutvalet skal vera opne, men det er ikkje gjort vedtak enno. Konklusjon: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av dette vurdere om møta bør opnast allereie no eller om ein skal vente til ev. Stortinget har gjort vedtak. 2. Tilråding 1, 6, 7 Val til kontrollutvalet I samband med kommunevalet hausten 2011 bør det sitjande kontrollutvalet bidra til å sikre at val av nytt kontrollutval vert gjort i tråd med dei aktuelle tilrådingane slik at ein unngår ekstra 2
14 rundar med utskiftingar og nyval. Det viktigaste å ta omsyn til her er at kontrollutvalet vert vald på det konstituerande kommunestyremøtet saman med ordførar og formannskap (jf. tilråding 1). Vidare at det vert sikra at dei som vert valde inn i kontrollutvalet ikkje sit i andre komitear eller har sentrale verv i kommunalt eigde selskap (jf. tilråding 6 og 7). Konklusjon: Sekretariatet har planar om å sende ein e-post til alle våre kommunar om korleis dei bør gjera det for å sikre at det vert vald reine kontrollutval. 3. Tilråding 12-14, 16-25, 27-34 Rådmannen sin internkontroll Det er mange tilrådingar som omhandlar rådmannen sitt ansvar for internkontrollen i kommunen. Dette ansvaret er regulert i kommunelova 23.2 som lyd slik: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er fleire måtar som kan vera aktuell for kontrollutvalet å følgje opp desse tilrådingane på. Eit alternativ er å be rådmannen møte opp i kontrollutvalet for å presentere det etablerte internkontrollsystemet i kommunen på generell basis. Eit anna alternativ er å utfordre rådmannen på å gje kontrollutvalet ein status i eit møte på kva kommunen har gjort for å styrke internkontrollen i høve tilrådingane i rapporten. Eit tredje alternativ kan vera å be rådmannen møte i kontrollutvalet for å gjera greie for kva konkret som er gjort i høve dei enkelte tilrådingane i rapporten ( til saman 21). Konklusjon: Kontrollutvalet bør ta stilling til korleis dei vil følgje opp rådmannen sin internkontroll. 4. Tilråding 39-40, 45, 49-50, 79 Revisor orienterer om rekneskapsrevisjonen Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at rekneskapen i kommunen vert revidert på ein betryggande måte og at kommune har ei forsvarleg revisjonsordning. Dette er regulert i kommunelova 77.4 som m.a. lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Vidare står det m.a. dette i forskrift om kontrollutval 4: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som eit ledd i dette ansvaret har kontrollutvalet som kjent bede revisor ved fleire høve i 2010 om å orientere om sitt arbeid med rekneskapsrevisjonen. Dette er gjort m.a. ved at revisor har presentert plan for rekneskapsrevisjonen, kva dei legg i revisjonsmandatet, presentasjon av den gjennomførte interimsrevisjonen og revisjonsmelding. Slike orienteringar bør gjerast årleg/etter behov. I tillegg til dette bør kontrollutvalet vurdere om dei skal be om meir orientering frå revisor t.d. om kva dei gjer for å sjå til at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggande måte (jf. tilråding 49-50). Vidare bør utvalet vurdere om korleis samspelet mellom administrasjonen og revisor fungerer (jf. tilråding 79). Konklusjon: Kontrollutvalet bør be revisor orientere meir om kva dei gjer i høve rådmannen sin økonomiske internkontroll og samspelet med administrasjonen. 3
15 5. Tilråding 53-59, 63 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er etter sekretariatet si meining nokre av dei viktigaste oppgåvene for kontrollutvalet. Det er difor stort behov for opplæring av kontrollutvalet på desse områda. Slik det har vore til no har denne opplæringa skjedd ved at utvalet var med på folkevaldopplæring i starten av valperioden, ved at nokre av medlemmene i kontrollutvalet har delteke på konferansar i regi av FKT eller NKRF, men for det meste gjennom det arbeidet som har vore gjort i kontrollutvalet. Slik vi ser det vil det vera ei føremon om kontrollutvalet får ei meir konkret opplæring i kva forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er, arbeidet med overordna analysar. dei einskilde rollane i forvaltningsrevisjon, korleis ein bør lage ein bestilling osv. (jf. tilråding 53-55 og 57-59). Dette kan løysast på fleire måtar. Ein kan t.d. be vald revisor, eller andre med kompetanse på området, gjennomføre eit kurs for kontrollutvalet der også administrasjonen kan verta invitert til å delta. Eit slikt kurs bør ein vurdere om ein skal arrangere saman med andre kommunar. Det er konstatert at det kan vera ei utfordring å samordne selskapskontroll i selskap der det er fleire kommunar som er eigarar, (jf. tilråding 63). Vi er kjend med at det andre stader i landet vert arrangert felles samlingar for fleire kontrollutval der m.a. slike spørsmål vert drøfta. Slike samlingar kan også nyttast til opplæring innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og til ei generell erfaringsutveksling (jf. tilråding 56). På bakgrunn av dette bør kontrollutvalet vurdere om ein vil sette i gang opplæringsaktivitetar innan forvaltningsrevisjon / selskapskontroll. Det vil uansett vera naturleg at slik opplæring vert gjeve som ein del av folkevaltopplæringa som må gjerast etter valet til hausten. Det bør vurderast om det skal takast initiativ til å få i stand samlingar for fleire kontrollutval som ein arena for erfaringsutveksling og opplæring. Konklusjon: Kontrollutvalet bør vurdere kva ein vil gjera i høve opplæring i forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samordning av selskapskontroll i selskap der fleire kommunar eig saman og ideen om arenaer for erfaringsutveksling. 6. Tilråding 2, 3, 34, 54, 74-75 Folkevaldopplæring For at medlemmer i kontrollutvalet skal gjera ein best mogeleg jobb i utvalet er dei avhengig av å få tilstrekkelig med opplæring. Slik sekretariatet ser det er det stort potensiale for å kunne gjera denne opplæringa betre for dei som vert vald inn i kontrollutvale hausten 2011. Fleire av tilrådingane i rapporten frå arbeidsgruppa viser at behovet er stort. Opplæringa bør skje på fleire arenaer. For det første bør det nyvalde kontrollutvalet, inkludert nokre eller alle vararepresentantar, få tilbod om ei grundig opplæring heilt i starten av valperioden. Dette bør det leggast til retta for at kontrollutavlet får tilbod om. Vi er kjend med at FKT og KS skal samarbeide om eit felles opplæringsopplegg særskilt tilrettelagt for kontrollutval. For det andre bør medlemmene i kontrollutvalet, også dei som ikkje har fast sete i kommunestyret, få tilbod om å delta på den generelle folkevaltopplæringa som kommunen legg opp til for medlemmer i kommunestyret. Vidare har erfaringar vist at det kan vera føremålstenleg at det ny kontrollutvalet presenterer seg for det nye kommunestyret. Samstundes bør kontrollutvalet nytta høve til å orientere kommunestyret t.d. om kva oppgåver kontrollutvalet har, kva kommunestyret kan bruke kontrollutvalet til, korleis rolledelinga mellom kommunestyret, ordførar, kontrollutval, revisor og sekretariat bør vera (jf. tilråding 76). 4
16 Det bør også leggjast til rette for arenaer for erfaringsutveksling og eigne kurs som omhandlar forvaltningsrevisjon/selskapskontroll slik som omtala i punkt 5 over. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem fram over bør det sitjande kontrollutvalet sterkt oppmode det nye kontrollutvalet om å gjennomføre desse opplæringstiltaka: Delta på særskilt opplæring for kontrollutval Be om å få delta på folkevaldopplæring som vert gjeve for medlemmer i kommunestyret Presentasjon av kontrollutvalet og orientering i kommunestyret om KU Delta på kurs i forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Legge til rette for arenaer for erfaringsutveksling 7. Tilråding 71-72 Kyrkjeleg fellesråd Tradisjonelt sett har ikkje kontrollutval vore opptatt av dei kyrkjelege fellesråda. For å bøte på dette kan kontrollutvalet vurdere om dei vi be rådmannen møte i kontrollutvalet for å gjera greie for korleis rutinar i høve kyrkjeleg fellesråd fungerer. Konklusjon: Kontrollutvalet bør vurdere å be rådmannen møte i utvalet for å orientere om rutinar i høve kyrkjeleg fellesråd. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem fram under drøfting over bør kontrollutvalet diskutere seg fram til kva utvalet kan gjera for å bidra til å styrke eigenkontrollen i Øygarden kommune, både på kort og på lang sikt. Saka vert difor lagt fram utan forslag til vedtak. FORSLAG TILVEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Eige vedlegg: Brev frå KRD 29.01.10 om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll 85 tilrådingar: Konklusjonar og tilrådingar 5
17 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 17/11 17/11 AUKE FRÅ 3 TIL 5 MEDLEMMER I KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 08/11 i møte 14.03.11: Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om eventuell auke i talet på medlemmer i kontrollutvalet frå 3 til 5. Det er forskrift om kontrollutval 2 som regulerer val og samansetning i kontrollutvalet og den lyd slik: 2. Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2 annet ledd trer i kraft 1 nov 2007. Departementets merknader til 2 Bestemmelsen er identisk med kommuneloven 77 nr. 1, men med et tillegg i tredje ledd om at også utvalget nestleder har møte- og talerett i kommunestyret/fylkestinget når utvalgets saker behandles. Kommunestyret/fylkestinget kan ikke delegere til andre å foreta valg av medlemmer til kontrollutvalget. Minstekravet om tre medlemmer tilsvarer kravet til antall medlemmer i alminnelige faste utvalg etter kommuneloven 10 nr. 1. Hvem som er utelukket fra valg til utvalget fremgår av kommuneloven 77 nr. 2. Av hensyn til å sikre at kommunestyret/fylkestinget til en hver tid er representert i utvalget, kan det være hensiktsmessig at kommunestyret/fylketinget ved valg av medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget velger minst ett varamedlem som samtidig sitter i kommunestyret/fylkestinget. Drøfting: Kontrollutvalet i Øygarden kommune held seg innafor minimumskravet i lova om at det skal vera minst tre medlemmer i utvalet. Kontrollutvalet vert likevel særs sårbart med berre tre medlemmer for eksempel når nokon må melde forfall med kort varsel. Dette har skjedd ved fleire høve og då på så kort varsel at det ikkje let seg gjera å kalle inn vararepresentant. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
18 Etter at den nye forskrifta trådde i kraft frå 1.7.2004 vart det ein sterk auke i ansvar og saksmengde for kontrollutvalet. Dette skuldast m.a. mykje større fokus på forvaltningsrevisjon, ansvar for selskapskontroll, ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning og budsjettansvar for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Sekretariatet er i dag sekretariat for kontrollutvala i 16 kommunar og 1 fylkeskommune. Det er berre 6 av desse kommunane, inkludert Øygarden kommune, som i dag har 3 medlemmer i kontrollutvalet, dei andre har 5 medlemmer. Vår erfaring er at kontrollutval med 5 medlemmer vert mindre sårbar for forfall, både dei som er meldt i god tid men særleg dei som vert meld på kort varsel. Vidare viser vår erfaring at det vert breiare og meir engasjerte diskusjonar i utvala som har 5 medlemmer enn i dei som har 3 medlemmer. Kommunal- og regionaldepartementet har gjennom rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, slik sekretariatet ser det, sendt klare signal til kommunar i Noreg om å styrke eigenkontrollen. Som ein lekk i dette arbeidet bør tal medlemmer i kontrollutvalet aukast til 5 i alle kommunar. Etter sekretariatet si meining er det på bakgrunn av dette på tide med ein diskusjon om Øygarden kommune er tent med at kontrollutvalet berre skal ha tre medlemmer når ansvar og saksmengde har hatt ei monaleg auke denne valperioden. Situasjonen slik den er i dag gjer at det er fare for at kontrollutvalet ikkje får gjort ein så god og balansert jobb som lov og forskrift legg opp til. Konklusjon: På bakgrunn av dette vert det tilrådd at kontrollutvalet tar opp med kommunestyret spørsmålet om å få auke tal medlemmer i utvalet frå 3 til 5 frå og med neste valperiode. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret vedtek å auke frå 3 til 5 medlemmer i kontrollutvalet frå og med neste valperiode. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 2
19 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 18/11 18/11 GODTGJERSLE TIL LEIAR I KONTROLLUTVALET Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 08/11 i møte 14.03.11: Kontrollutvalet ber sekretariatet førebu ei sak til neste møte om å få auka møtegodtgjersla for leiar i kontrollutvalet til same nivå som leiar i Komité for teknikk og levekår Auken bør vera frå og med neste valperiode Kommunestyret vedtok i sak 86/07 slik godtgjersle til folkevalde i Øygarden kommune: Funksjon: Ordførar Varaordførar Medlemer formannskap/fup Leiar Komité Teknikk Leiar Komité Levekår Leiar Miljøutval Leiar Plan og byggenemnd Leiar Landbruksnemnd Leiar Kontrollutval Leiar Overskattetakstnemnd Leiar Eldreråd Leiar Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Leiar Skattetakstnemnd (eigedomsskatt) Leiar Viltnemnd Leiar Forliksråd Leiar Skatteutval Møtegodtgjersle Overformynderi Valstyre Grunnlag: Lik rådmannen 20% av ordførargodtgjersle. Møtegodtgjersle 5% av ordførargodtgjersle. Møtegodtgjersle 5% av ordførargodtgjersle. Møtegodtgjersle 5% av ordførargodtgjersle. Møtegodtgjersle 3% av ordførargodtgjersle. Møtegodtgjersle 3% av ordførargodtgjersle. Møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Dobbel møtegodtgjersle Kr.750 pr møte pr medlem Godtgjersle vert fastsett i eiga sak Godtgjersle vert fastsett i eiga sak Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
20 Drøfting: Kontrollutvalet meiner det er viktig at utvalet klarer å få tilstrekkeleg legitimitet i kommunen for å kunne gjera eit så godt arbeid som mogleg. Etter lovendringa i 2004 har arbeidet og ansvaret i kontrollutvalet vorte mykje meir krevjande enn det var tidlegare. Det har vorte ein sterk auke i ansvar og saksmengde for kontrollutvalet. Dette skuldast m.a. mykje større fokus på forvaltningsrevisjon, ansvar for selskapskontroll, ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning og budsjettansvar for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har gjennom rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane sendt klare og kraftige signal til kommunar i Noreg om å styrke eigenkontrollen. Slik sekretariatet ser det er kontrollutvalet ei viktig brikke i den kommunal eigenkontrollen. Dette vert ikkje avspegla i godtgjersla for å inneha leiarvervet i kontrollutvalet i Øygarden kommune. Leiar i kontrollutvalet har, slik reglane er i dag, krav på dobbel møtegodtgjersle for å møte i kontrollutvalet, dvs. kr. 1 500 pr. møte. Det normale vil vera å ha 4 til 5 møte i året i kontrollutvalet og då vil godtgjersla utgjera rundt kr. 7 500 pr. år. Til samanlikning vil leiar i komiteane for teknikk og levekår i same periode få utbetalt rundt kr. 30.000 i fast godtgjersle pluss ordinær møtegodtgjersle pr. møte. Å vera leiar i kontrollutvalet, kan i dag samanliknast ansvarsmessig og arbeidsmessig med å vera leiar i komiteane teknikk og levekår. Sekretariatet er i dag sekretariat for kontrollutvala i 16 kommunar (inkl. Øygarden) og 1 fylkeskommune. Dersom ein ser på korleis praksis er i dei andre kommunane, utanom fylkeskommunen, er det etter kvart vorte vanlegare at godtgjersla til leiar i kontrollutvalet er den same som for leiar i andre hovudutval i kommunen. Konklusjon: På bakgrunn av dette bør godtgjersla til kontrollutvalet aukast til same nivå som i Komiteane for teknikk og levekår. INNSTILLING Godtgjersla til kontrollutvalet skal aukast til same nivå som i Komiteane for teknikk og levekår frå komande valperiode. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 2
21 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 19/11 19/11 BESTILLING SELSKAPSKONTROLL 2011 Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok etter innstilling frå kontrollutvalet Plan for selskapskontroll i sitt møte 17.06.09. Det vart gjort slikt samrøystes vedtak: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen gjeld for resten av valperioden, 2007 2011, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2012. 3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Når det av kommunale midlar vert ytt tilskot til verksemder / aktivitetar som ikkje er underlagt kommunal kontroll, eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll, skal det innarbeidast standard atterhald om kontroll. I slike høve skal det takast atterhald om at kommunen sin revisor kan setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. I den vedtekne plan for selskapskontroll er det desse prioriterte prosjekta som er sett opp i planperioden: 1. Eigarstyring 2. Kontinuerleg kontroll ved selskapsetablering, kjøp av aksjer, avvikling og liknande. 3. Kontroll av utvalde selskap (innanfor og utanfor 80) 4. Kontroll av utvalde tilskot, næringsstøtte og liknande Utfyllande opplysningar om det enkelte prosjekt finn ein i godkjend Plan for selskapskontroll 2009 2012. I 2010 vart det gjennomført selskapskontroll eigarskapsforvaltning, som går på punkt 1 i den vedtekne planen. Rapport etter denne revisjonen vart handsama i kommunestyret 22.09.2010. Kommunestyret vedtok då samrøystes slik innstilling: Kommunestyret ber rådmannen syta for: 1. At det vert lagt til rette for å sikre at eigarskapsmeldinga får tilstrekkeleg administrativ og politisk forankring. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
22 2. I større grad å formalisere og etablere system og rutinar for eigarskapsforvaltninga. 3. Å gjennomføre opplæring av dei folkevalde knytt til eigarskapsforvaltning og bidra til at styremedlemmer utnemnd av kommunen får naudsynt opplæring. 4. At det vert lagt til rette for å gjennomføre periodiske evalueringar av eigarstyringa. 5. At det vert laga ein handlingsplan innan 1.11.10 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Drøfting til møte i kontrollutvalet 14.03.11: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av den vedtekne planen og den tidlegare gjennomførte selskapskontrollen vurdera kva prosjekt som skal setjast i bestilling no. Dette kan t.d. vera kontroll av eitt eller fleire av selskapa eller kontroll av tilskot, næringsstøtte og liknande. Som kjent skal kontrollutvalet også gjennomføre ei evaluering av plan for selskapskontroll i sak 04/11 i dette møtet og ev. signal som kjem fram i dette arbeidet bør også takast omsyn til når val av prosjekt vert gjort. Når kontrollutvalet er samde om kva prosjekt som skal setjast i bestilling no, bør det i dette møtet setjast av tilstrekkelig med tid til å gjennomføre ein prosess i utvalet der det vert formulert eit føremål med prosjektet. I dette ligg det å få klart fram kva kontrollutvalet meiner at ein eigentleg vil skal setjast i fokus i denne selskapskontrollen. Vidare bør utvalet definera og avgrensa prosjektet nærare, t.d. ved å formulere problemstillingar som ein vil at revisor skal finna svar på. I dette ligg det at utvalet bør diskutera kva føringar og signal ein vil at revisor skal ta omsyn til når dei skal laga eit framlegg til prosjektplan for den valde selskapskontrollen. Revisor bør også utfordrast på å gje eit anslag på kor mange timar dei ser for seg å bruke på denne selskapskontrollen samt tidspunkt for levering av rapport. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber rådmannen, eller andre som kjenner Gode Sirklar AS godt, om å komme i neste møte for å presentere selskapet. 2. Ein slik presentasjon kan t.d. omfatte kva selskapet driv med, føremålet til selskapet, styresamansetning, økonomisk status, rapport frå Agderforskning osv. Drøfting før møtet i kontrollutvalet 05.05.11: Det er gjort avtale om at dagleg leiar Sigmund Kvernes kjem i møtet for å presentere Gode Sirklar AS. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem fram i Sigmund Kvernes sin presentasjon må kontrollutvalet vurdere om ein ønskjer å gjennomføre selskapskontroll i selskapet. Sidan det er fleire kommunar som eig selskapet saman bør dei andre kommunane ev. kontaktas med tanke på å få til ein felles selskapskontroll før ein tek den endelege avgjerda. Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 2
23 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 20/11 20/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: Side 09 Fylkesmannen Øygarden kommune Budsjett og økonomiplan 1 10 Kemneren i Øygarden Brev dagsett 09.02.11 Nedlegging av skattekontor 7 kommune 11 Komité for levekår Vedtak 7.3.11 i sak 11/11 Samhandling innan 9 barnevernet 12 Formannskapet Vedtak 23.3.11 i sak 20/11 Tilstandsrapport grunnskulen 17 2011 13 Kommunestyret Vedtak i KST 13.04.11 sak 18/11 Betre saman for barna 23 14 Kommunestyret Vedtak i KST 13.04.11 sak 12/11 Referatsaker 33 Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Meldingane ligg ved som eige vedlegg Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
24 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 21/11 21/11 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Status forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering Ymse Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 6 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
25 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 05.05.2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 22/11 22/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR I denne saka vert møteprotokollar frå politiske organ lagt fram for kontrollutvalet. Møteprotokollane er send ut frå administrasjonen eller dei kan lastas ned frå Øygarden kommune si heimeside. Protokollane gjer primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet vart i møte 07.01.09 samde om å dela jobben med å lesa gjennom protokollane før møta i utvalet slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Faste utval for plansaker Komité for teknikk Komité for levekår Kontrollutvalsmedlem: Therese Hellesøy Strand Karstein Pahr Karstein Pahr Helga Vik Barsnes Helga Vik Barsnes Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret 02.02.11 Formannskapet 16.02. og 23.0311 Faste utval for plansaker 23.02. og 23.03.11 Komité for teknikk 03.02. og 21.03.11 Komité for levekår 07.03.11 Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 47 Mobil: 97 50 51 52 E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.