KARMØY KIRKELIG FELLESRÅD Åpen konkurranse for Engasjement av Byggeleder Kopervik kirke INNLEVERINGSFRIST 30.6.2015, kl 12.00.
Innhold 1. KONKURRANSEREGLER... 3 1.1 Oppdrag... 3 1.2 Anskaffelsesprosedyrer og omfang... 3 1.3 Innleveringssted for tilbud og kontaktperson... 3 1.4 Levering av tilbud... 3 1.5 Innleveringsfrist og tilbudsåpning... 3 1.6 Spørsmål og svar... 3 1.7 Krav til tilbud/tilbyder... 4 2. KVALIFIKASJONSKRAV... 4 2.1 Firmaattest... 4 2.2 Attest for skatt (Evt samleattest for skatt og mva)... 4 2.3 Attest for merverdiavgift (Evt samleattest for skatt og mva)... 4 2.4 HMS egenerklæring... 4 2.5 Finansiell og økonomisk stilling... 4 2.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 3. KRAVSPESIFIKASJON FOR OPPDRAGET... 5 3.1 Organisering.... 5 3.2 Framdriftsplan... 6 4. TILDELINGSKRITERIER... 6 4.1 Relevant utdanning, erfaring og kompetanse som byggeleder 30 %... 6 4.2 Pris 30 %... 7 4.3 Oppgaveforståelse 20 %... 7 4.4 Tilgjengelighet 20 %... 7 4.5 Avgjørelse av konkurransen... 7 5. Kontraktsbestemmelser... 7 5.1 NS 8403... 7 5.1.1 Taushetsplikt... 7 5.1.2 Partene og deres representanter... 7 5.1.3 Varsling... 7 5.1.4 Avbestilling... 8 5.1.5 Tvister... 8 5.2 Prioriteringsrekkefølge kontraktsdokumenter... 8 6. GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET - RUTINER... 8 6.1 Møter... 8 6.2 Rutiner ved tilleggs- og endringsarbeider.... 9 7. PRISER OG PRISSKJEMA... 9 7.1 Tilleggstjenester... 10 7.2 Prisskjema... 10 8. firmaopplysninger... 11 9. HMS-egenklæring... 12 2
1. KONKURRANSEREGLER 1.1 Oppdrag Karmøy kirkelig Fellesråd innbyr med dette til konkurranse om Byggeledelse for bygging av ny kirke i Kopervik; (fra byggestart). Funksjonen er ment å kunne utføres av for eksempel en enkeltperson ansatt i etablert firma. Se http://www.kopervik-kirke.no/ Arkitektgruppen lille frøen as, ved Stein Sole, har vunnet plan- og designkonkurranse om kirkebygget. Det forutsettes nært samarbeid med engasjert prosjektleder (PL) / Prosjekteringsleder (PrL) fra Procon as. I vedlegg 1 er notatet Ytelsesspesifikasjon for byggeleder. 1.2 Anskaffelsesprosedyrer og omfang Anskaffelsen kommer inn under Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Prosedyren er Åpen Konkurranse (kunngjort på Doffin), etter relevante regler i FOA del I og II. Antatt omfang ca 0,8 mill kr. 1.3 Innleveringssted for tilbud og kontaktperson Innleveringssted: Innkjøpsassistanse Vest AS v/ Arild Stensland Stokkamyrveien 20, Forus 4313 SANDNES Norge 1.4 Levering av tilbud Kontaktperson: Arild Stensland Telefon: 4040 2748. e-post: arild@iav.no Tilbudet skal leveres i lukket nøytral konvolutt merket: Kopervik kirke/ Tilbud byggeleder. Originaltilbudet skal være skriftlig og signert av en person med nødvendig fullmakt. Det skal leveres to fysiske eksemplarer av tilbudet. I tillegg skal elektronisk kopi av tilbudet i MS Office-format legges ved på minnepinne. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om og følge samme inndeling / nummerering som konkurransegrunnlaget. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 1.5 Innleveringsfrist og tilbudsåpning Frist for innlevering er satt til onsdag 30.6.2015 kl. 12:00. Dokumentene er først å betrakte som mottatt når de er registrert ankommet innleveringsstedet som angitt i punkt 1.3. Levering etter fristens utløp vil bli avvist uansett årsak til forsinkelsen. Tilbudsåpning foretas av to personer fra Innkjøpsassistanse Vest. 1.6 Spørsmål og svar Spørsmål til konkurransen sendes skriftlig pr mail til kontaktperson i pkt. 1.3. Frist for spørsmål er fredag 19. juni kl 12.00. Svar av betydning for tilbudet vil bli sendt de som har vist interesse for konkurransen via DOFFIN. 3
1.7 Krav til tilbud/tilbyder Tilbudet utarbeides på norsk; og tilbudt BL må kunne benytte flytende norsk skriftlig så vel som muntlig under utførelse. Alle deler av prisskjemaet skal fylles ut og underskrives som angitt og leveres med tilbudet. Avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart framgå av tilbudsbrevet og om mulig kostnadsberegnes. Vesentlige forbehold kan føre til at tilbud avvises. Tilbyder må vedstå seg tilbudet i 90 dager fra tilbudsfristens utløp. Kostnader som tilbyder måtte påta seg ved utarbeiding og forsendelse av tilbudet, er oppdragsgiver uvedkommende. Tilbud blir ikke returnert. 2. KVALIFIKASJONSKRAV 2.1 Firmaattest Det kreves at tilbyder godtgjør at de er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert. Dokumentasjon (eksempelvis firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund) på dette skal vedlegges tilbud. Ja Nei Vedlegg nr: Er firmaattest vedlagt? 2.2 Attest for skatt (Evt samleattest for skatt og mva) Det er et krav at tilbyder ikke har vesentlige restanser for skatt. Tilbyder skal framlegge attest for skatt fra kemner/kommunekasserer i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attest skal foreligge innen tilbudsfristens utløp - ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. Ja Nei Vedlegg nr: Er skatteattest vedlagt? 2.3 Attest for merverdiavgift (Evt samleattest for skatt og mva) Det er et krav at tilbyder ikke har vesentlige restanser for merverdiavgift. Tilbyder skal framlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden/fylkesskattekontoret der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attest skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Ja Nei Vedlegg nr: Er attest for merverdiavgift vedlagt? 2.4 HMS egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige tilbydere fremlegger en egenerklæring om at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge innen HMS; se punkt 9. Ja Nei Vedlegg nr: Er HMS erklæringen underskrevet / vedlagt? 2.5 Finansiell og økonomisk stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk Dokumentasjonskrav Leverandør skal ved innlevering av tilbud selv legge ved kredittvurdering fra Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap www.forvalt.no. (eller tilsvarende uavhengige 4
gjennomføringsevne til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Det blir krevd god soliditet. kredittvurderings institusjon). Det aksepteres minimum karakteren "tilfredsstillende" innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, og minimum B3 på analysen Sannsynlighet for konkurs jfr. Proff Forvalt sin rangering. I tillegg vedlegges 2 siste årsregnskap. Vedlegg nr. 2.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal oppgi de 3 viktigste tilsvarende leveranser de siste 5 år, herunder verdi og varighet. Det bes også oppgitt kontaktpersoner (med e-post adresse og tlf). Oppdragsgiver kan kontakte disse for verifisering av dokumentasjon. Er det vedlagt liste / dokumentasjon på minst tre relevante oppdrag fra de siste 5 årene med info om verdi, tidspunkt og oppdragsgiver? Er det for oppdragene oppgitt navn og e- post/tlf. til kontaktperson? Ja Nei Vedlegg nr: Det legges til grunn at vilkårene i kvalifikasjonskravene er oppfylt i avtaleperioden. 3. KRAVSPESIFIKASJON FOR OPPDRAGET 3.1 Organisering. Arbeidet vil bli ledet av Procon (prosjektleder (PL) / prosjekteringsleder (PrL)), Arkitektgruppen lille frøen as, i nært samarbeid med Byggekomiteen oppnevnt av Karmøy kirkelig Fellesråd. Det forutsettes at personer med byggelederansvar innehar de nødvendige tiltaksklasser. Utarbeidelsen av anbudspapirer, tilbudsinnhenting/kontrahering og gjennomføring av valgte entrepriser utføres av PL / PrL etter reglene for offentlige anskaffelser og bransjestandarder. Byggeprosjektet gjennomføres med oppdelte entrepriser og egen byggherrestyrt byggeleder. Følgende er entrepriseinndeling/ tilbudsoppdeling: 1. Grunn, betong, stålarbeider inkl. fellesrigg 2. Tømmer- og innredningsarbeid inkl. blikk, dører og vinduer 3. Aluminiumsfasader 4. Maler- og gulvleggerarbeider 5. Mur- og flisarbeider 6. Rørleggerarbeider 7. Ventilasjonsarbeider 8. Automatikk 9. El-kraft og tele 10. Heis 5
11. Uteomhusarbeider 3.2 Framdriftsplan Følgende tidsplan legges til grunn for det videre arbeidet etter forprosjekt (des 14): 1. Detaljprosjektering- anbudsutsendelse mai / juni 2015 2. Byggeperiode sept / okt 15 April 2017 4. TILDELINGSKRITERIER Tilbudt personells utdannelse, erfaring og kompetanse Vekt 30 % Pris og evt. reisekostnader for tilreisende Vekt 30 % Oppgaveforståelse Vekt 20 % Tilgjengelighet Vekt 20 % Oppdragsgiver vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt Kriterier Dokumentasjon 30 % Relevant kompetanse og erfaring på tilbudt personell slik at oppgaver i prosjekt kan ivaretas på god måte, vektlegges. Bemanningsplan med CV for tilbudt byggeleder (og reserve personell) med info om utdannelse, erfaring og kompetanse, samt oversikt over 3 tilsv. referanseprosjekter der tilbudt BL har vært BL/PL. Referanser skal omhandle beskrivelse av bygg og rolle / ansvar i prosjekt og referansepersoner med tlf, mail og posisjon som skal ha sagt seg villig til å bli kontaktet. De kontaktes ved evt. vurdert behov. 30 % Pris og evt. reisekostnader Tilbud i henhold til etterspurt informasjon i Prisskjema 20 % Oppgaveforståelse Tilbyder kommenterer i forhold til prosjektet: Sikring, oppfølging og utvikling av prosjektet Kommunikasjon internt og mot de øvrige aktører Styring av tid og kostnader Kvalitetskontroll og rapportering Tverrfaglig kommunikasjonsevne og forståelse Byggemøte - ledelse Spesielle utfordringer i dette prosjektet 20 % Tilgjengelighet Gi informasjon om tilgjengelighet og responstid 4.1 Relevant utdanning, erfaring og kompetanse som byggeleder 30 % Oppdragsgiver vil gi den tilbyder som kan dokumentere best relevant kompetanse og erfaring slik oppdragsgiver vurderer det, høyest poengsum. 6
4.2 Pris 30 % Den tilbyder som tilbyr laveste priser / kostnader får høyest poengsum på dette kriteriet, hensyntatt evt. reisekostnader for tilreisende. (Jfr. K.grl. kap. 7.) 4.3 Oppgaveforståelse 20 % Det skal gis opplysninger om hvordan tilbudt BL vil gjennomføre / forholde seg til: Sikring, oppfølging og utvikling av prosjektet. Kommunikasjon internt i gruppen og mot de øvrige aktører Styring av tid og kostnader Kvalitetskontroll og rapportering Tverrfaglig kommunikasjonsevne og forståelse Byggemøte-ledelse Spesielle utfordringer ved dette prosjektet som tilbudt BL ser Oppdragsgiver vil gi den tilbyder som etter oppdragsgivers vurderinger, viser den beste oppdragsforståelsen, også dokumentert ved evt merknader i forhold til Vedlegget Ytelsesspesifikasjon for byggeleder, høyest poengsum på dette kriteriet. 4.4 Tilgjengelighet 20 % Det redegjøres for tilgjengelighet og responstid: Hvor raskt kan tilbydd byggeleder ved behov ta tak i oppgaver, og hvor raskt kan han / hun være på plass i byggeplass og i møter med PL / PrL og oppdragsgiver? Tilbys reservekapasitet ved behov? God tilgjengelighet og rask responstid vektlegges. 4.5 Avgjørelse av konkurransen Beslutning om hvem oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt, vil bli meddelt alle deltakerne skriftlig etter fullført evaluering. Det blir i samsvar med FOA gitt en karenstid / klagefrist på min 10 dager før kontrakt undertegnes. Avtale er inngått på det tidspunkt det foreligger skriftlig avtale undertegnet av begge parter. 5. KONTRAKTSBESTEMMELSER 5.1 NS 8403 Kontrakt skal opprettes der Norsk Standard 8403 med bruk av Byggblankett 8403 Formular for kontrakt om byggelederoppdrag inngår. Noen presiseringer: 5.1.1 Taushetsplikt All kontakt med media skal håndteres av oppdragsgiver. Byggeleder skal ikke uttale seg om prosjektet eller kontraktsforhold, uten at oppdragsgiver har gitt uttrykkelig samtykke til dette. 5.1.2 Partene og deres representanter Byggeleder kan ikke tre ut av prosjektet uten etter nærmere avtale med oppdragsgiverne. I tillegg skal ny Byggeleder særskilt godkjennes av oppdragsgiver før denne starter med noen form for byggeledelse. 5.1.3 Varsling Selv om det foreligger tvist, har byggeleder plikt til å utføre det som er pålagt. 7
Oppdragsgiverne stiller ikke sikkerhet. 5.1.4 Avbestilling Oppdragsgiverne kan avbestille gjenstående deler av oppdraget. Avbestillingen skal skje skriftlig og snarest mulig etter at beslutningen er tatt. Byggeleder har kun krav på betaling for den del av oppdraget som er utført og ikke for det påregnelige tap som følge av avbestilling. Dette gjelder uavhengig av om oppdraget kommer til utførelse eller ikke. 5.1.5 Tvister Tillegg: Haugesund avtales som verneting. Tvist behandles etter norske prosessuelle og materielle rettsregler. 5.2 Prioriteringsrekkefølge kontraktsdokumenter Ved evt. motstrid gjelder følgende prioriteringsrekkefølge av kontraktsdokumenter: Overordnet avtaledokument Konkurransegrunnlag med vedlegg NS 8403 Tilbud 6. GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET - RUTINER Valgt byggeleder forholder seg til prosjektadministrative rutiner (PA- bok) som han og alle andre deltakere i prosjektet er forpliktet til å forholde seg til og følge. Sentrale rutiner og forutsetninger i den sammenheng fremgår av det følgende. 6.1 Møter Alle møter forutsettes holdt i Kopervik. Prosjektleder, prosjekteringsleder og brukerrepresentanter skal delta i prosjekteringsgruppens arbeid på definerte områder som brukermøter, prosjekteringsmøter, arbeidsmøter, byggemøter og andre møter som gruppen eller oppdragsgiverne finner nødvendig. Følgende møter er foreløpig antatt som relevante for byggeleder å delta i: Prosjekteringsmøter Representanter fra oppdragsgiver og prosjektleder vil kunne delta i disse møtene. Det forventes at det avholdes prosjekteringsmøte hver 14. dag i tiden fra oppstart av skisseprosjekt og fram til tilbudsdokumentene sendes ut til entreprenøren. PrL leder og skriver referat fra disse møtene. Byggeleder tiltrer og deltar i siste del av disse møtene. Byggekomite Byggeleder møter i byggekomite etter nærmere avtale når komiteen ønsker det og etter behov. Byggemøter Byggemøter avholdes minimum annen hver uke, evt. etter nærmere avtale, fra byggefasen starter til ferdigstillelse. Det forutsettes at PrL og relevante personer fra prosjekteringsgruppe 8
(PG) er til stede på byggemøtene etter behov. Byggeleder leder byggemøtene og lager og distribuerer referater. 6.2 Rutiner ved tilleggs- og endringsarbeider. Tilleggs- og endringsarbeider skal kun utføres når det foreligger skriftlig bestilling eller rekvisisjon undertegnet av prosjektleder eller byggeleder. Prisforespørsel / endringsanmodning Straks rådgiver eller andre er blitt oppmerksom på at et tilleggs- / endringsarbeid er aktuelt eller nødvendig, skal det hos aktuell rådgiver reserveres endringsmeldingsnummer for saken. Det sendes prisforespørsel til aktuelle entreprenører, med kopi til prosjektleder / prosjekteringsleder (PL / PrL) og byggeleder. Det benyttes skjema utarbeidet av oppdragsgiverne. Endringslister brukes ved enhver endring i tegninger og beskrivelse. Endringsmelding skal merkes med entreprise og løpenummer for den enkelte entreprise. Prosjekterende skal vedlikeholde oversikt for hvert fag over utstedte endringslister og status. Pristilbud / innstilling Pristilbud på standard endringsmeldingsskjema skal, innen 7 dager etter at entreprenøren har mottatt forespørsel, sendes til rådgiver med kopi til byggeleder. 6.3 Tegningshåndtering All distribusjon av tegninger i byggefasen vil skje via web-hotell. Tegningene skal leveres iht. tegningsleveranseplanen utarbeidet av PG og konferert med de aktuelle entreprenører. Alle tegninger, som skal benyttes på byggeplass, skal merkes ARBEIDSTEGNING. Prosjekterende fører liste over gjeldende tegninger med dato og indeks for siste endring. Revisjon av tegninger skal utføres iht. NS 3035. Oppdragsgiver vil senere gi føringer for hvilket format som skal benytte for levering av tegninger av typen as built. 7. PRISER OG PRISSKJEMA Timepris oppgis eks mva og skal inkludere alle kostnader, herunder miljøgebyr, trykking, kopiering, returkostnader, emballasje og porto, telefon, data, programvare, CD er og internkopiering, bompenger, service, leverings- og fakturakostnader. Alle reiseutgifter frem til og fra Kopervik inkl. alle bi-utgifter som diett, bilgodtgjørelse, parkeringsavgifter og offentlig kommunikasjon i Rogaland skal spesifiseres i prisskjema 7.2 og vil bli hensyntatt ved evaluering. 9
7.1 Tilleggstjenester Evt. tilleggstjenester honoreres for medgått tid etter timesats oppgitt i prisskjema. Slike tjenester må være skriftlig avtalt med oppdragsgiver før de igangsettes. 7.2 Prisskjema Reisekostnader Det er antatt følgende antall møter i Kopervik: Fase 4: 40; Fase 5: 4; Sum 44 Det må påregnes 40 byggemøter (se fase 4), dvs. ca. hver 14de dag over halvannet år. 7.2.1 Komplette reisekostnader inkl. transport, overnatting, kost etc: Tilbyder skal gi en fast pris pr reise for reisekostnader som skal gjelde i hele prosjektperioden: Antall reiser x stk. pris = 52 stk x...nok =... NOK eks. mva. 7.2.2 Reisetid pr reise som kommer som tillegg pr reise, og sats for reisetid under prosjektet: Tilbyder skal gi et bindende tilbud på reisetid t/r pr reise for byggemøter / møter ellers, samt honorarsats pr t for disse reiser.. Timer a..nok / t pr t/r reise. 7.2.3 Tilbudt timesats for utførelse av arbeid:.. NOK/t. eks.mva. Samme timesats gjelder for skriftlig avtalte tilleggsarbeider. Ved evaluering av priser vil bli benyttet 800 timer (pluss evt reisetid og reisekostnader). Anslaget for benyttede timer ved evaluering er uforpliktende for oppdragsgiver. Tilbyders anslåtte timeforbruk pr gjenstående fase (fase 1 og 2 er tilbakelagt; fase 3 ferdiggjøres for tiden) med tilbyder selv som Byggeleder: Faser Fase 4 Utførelsesfase til og med overlevering Fase 5 Garantifase Sum antatt timeforbruk Tilbyders anslag for Sum timer til Byggeledelse Sted, dato Forpliktende underskrift 10
8. FIRMAOPPLYSNINGER FIRMAOPPLYSNINGER Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: E-postadresse: Foretaksnummer:..., den...... Leverandørens underskrift (ved innlevering av tilbudet) 11
9. HMS-EGENKLÆRING Denne bekreftelsen gjelder: Egenerklæring om helse, miljø, sikkerhet. Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 12