INVITASJON TIL: PREKVALIFISERING FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING - FOR ANSKAFFELSE AV NYTT ORGEL

Transkript

1 1 DEN NORSKE KIRKE Karmøy INVITASJON TIL: PREKVALIFISERING FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING - FOR ANSKAFFELSE AV NYTT ORGEL TIL Nye Kopervik kirke INNLEVERINGSFRIST: mandag 1. desember 2014, kl Revisjon 15 okt 2014.

2 2 1. KONKURRANSEREGLER 1.1 Om oppdragsgiver og planer Karmøy kirkelig fellesråd inviterer til prekvalifisering for konkurranse for planlagt bygging av orgel i ny kirke under bygging i Kopervik. Arkitekt, samt Prosjektleder (PL) som også vil være ansvarlig for prosjekteringsledelse (PrL) er valgt, samt rådgivere for RIAKU, RIE, RIV, RIB, RIBR. Videre er engasjert orgelkonsulent Bengt Norbakken (rapporterer til orgelkomite) Oppdragsgiver er opptatt av å velge samarbeidspartner for orgelbygging tidlig dette for å kunne ivareta orgelfunksjonelle behov så tidlig som mulig som del av prosjektet, og for å sikre seg kapasitet i god tid hos dyktige orgelbyggere når orgelbygging skal skje (jfr tidsplan). 1.2 Kirkeprosjektet og bygging av orgel som delprosjekt I vedlegg 1 er «Skipet» - som viser vinnende arkitekts konsept for kirken (Arkitektkontoret Lille Frøen ved Stein Sole). I vedlegg 2 «Rom- og funksjonsprogram»; i vedlegg 3 Tidsplan. Kirken ligger i Kopervik sentrum, som er kommunesenteret i Karmøy. Kirken skal bekrefte og styrke lokal tilhørighet, lokale verdier og tradisjoner. Vi ser for oss et samlende signalbygg i sentrum. Et kirkebygg som i skjæringspunktet mellom tradisjon og nyskaping formidler det høytidsstemte og det hverdagslige. Orgelet vil være sentralt i kirkerommet. Budsjett for anskaffelsen er 3,6 mill NOK. Det skal anskaffes et nytt pipeorgel i størrelsesorden stemmer. Det ønskes et allsidig bruksinstrument av høy kvalitet, som kan dekke behovet for musikk til gudstjenester, vigsler og begravelser. Det vil også bli noen konserter hvor orgelet skal ha en sentral rolle. Det er viktig at instrumentet er gjennomgående helstøpt i sin klang og fremstår som fleksibelt i forhold til registerutvalg, dynamiske muligheter og forutsigbarhet for brukerne. Det ønskes helmekanisk traktur og sløyfelade. Siden fellessang og korsang er en sentral del av virksomheten i menigheten vil det settes store krav til utvalg og antall bærende 8 -stemmer. Fasade og utforming må utformes i samarbeid med arkitekt og byggherre og skal godkjennes av biskopen i Stavanger. 1.3 Anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsen kommer inn under lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Prosedyren er beskrevet i FOA del II; jfr spesielt 5-1 og I første omgang inviteres til prekvalifisering. Deretter vil tre søkere som oppfyller kvalifikasjonskrav i pkt 2 og som kommer best ut i forhold til utvelgelseskriterier i pkt 3 motta konkurransegrunnlag for å gi tilbud før forhandling. Disse vil motta et bidrag hver til sine utgifter 1.4 Felles befaring og avklaringsmøte i Kopervik etter prekvalifisering Det å få en opplevelse av utfordringene knyttet til prosjektet ved tilstedeværelse i Kopervik og i møte med arkitekt, oppdragsgiver og orgelkonsulent, kan gi en mer helhetlig og nær forståelse ved utforming av tilbud. De tre prekvalifiserte inviteres til felles befaring. Det vil bli ført referat.

3 3 1.5 Tentativ fremdriftsplan Fremdriftsplanen er tentativ og kan endres av oppdragsgiver Dato og evt. klokkeslett Aktivitet / milepæl Tirsdag 17. nov 2014 kl Frist for innsendelse av spørsmål Mandag 1. des 2014 kl Frist for innlevering av søknad om prekvalifisering Desember 2014 jan 2015 Evaluering og valg av prekvalifiserte Februar 2015 Utsendelse av konkurransegrunnlag til disse Februar 2015 Befaring, presentasjoner og møte i Kopervik April 2015 Innleveringsfrist for tilbud Mai ste evaluering og forhandlinger fullført Juni 2015 Evalueringer av revidert tilbud fullført; kontrakt Mars 2017 des 2017 Kirken er ferdigstilt; og orgel installert 1.6 Innleveringssted for søknad om deltakelse og kontaktperson Innleveringssted: Kontaktperson: Innkjøpsassistanse Vest AS v/ Arild Stensland Stokkamyrveien 20, Forus 4313 SANDNES Norge Arild Stensland Telefon: (0047) Mob tlf: (0047) e-post: arild@iav.no 1.7 Levering av søknad Søknad merkes Orgel Kopervik kirke. Den skal være signert av en person med nødvendig fullmakt. Søknad innbindes i ringpermer (To fysiske eksemplarer, herav en kopi). I tillegg skal elektronisk kopi i MS Office-format eller pdf legges ved på minnepinne / CD. Søknad skal inneholde alle opplysninger som prekvalifiseringen krever og følge samme inndeling / nummerering som i dette dokument. Ufullstendige søknader kan bli forkastet. 1.8 Innleveringsfrist og åpning Frist for innlevering av søknad om deltakelse er mandag kl. 12:00. Søknad anses levert når den er registrert ankommet innleveringssted (se punkt 1.6). Levering etter fristens utløp vil bli avvist uansett årsak. Åpning foretas av to personer fra Innkjøpsassistanse Vest. 1.9 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold ved vurdering av videreføring etter gjennomført konkurranse: politisk godkjenning og tilstrekkelig finansiering endring av størrelse og justeringer av behov rett til å velge fritt eller forkaste samtlige tilbydere rett til både mindre og betydelige endringer i tentativ fremdriftsplan 1.10 Etterfølgende konkurranse med forhandling Innleverte tilbud skal vurderes kun utfra kriterier som er oppgitt i konkurransegrunnlag. Følgende kriterier vil bli benyttet (presiseringer og vekt oppgis i konkurransegrunnlag. Det vil bli lagt størst vekt på «Klanglig profil og konsept»): Klanglig profil og konsept Pris / Økonomi Plan for gjennomføring inkludert samarbeid med relevante aktører Fasade og visuelt uttrykk

4 Vedståelse Ved innlevering forutsettes vedståelse av søknad 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp Kostnader ved deltakelse og evt retur av søknad Kostnader ved søknad om prekvalifisering og tilbudsutarbeidelse og deltakelse på befaring skjer på søkers / tilbyders regning. Søknader / tilbud blir ikke returnert. Prekvalifiserte tilbydere kan fakturere oppdragsgiver kr ,- hver etter deltakelse på befaring Eventuelle uklarheter, feil og mangler i prekvalifiseringsdokumentet Spørsmål vedrørende eventuelle uklarheter i prekvalifiseringsdokument skal stilles skriftlig til kontaktperson som nevnt i pkt. 1.6, innen gitt frist. Svar på skriftlige henvendelser vil bli distribuert til alle som har mottatt prekvalifiseringsdokument. (anonymisert og via DOFFIN). Dersom en søker oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i prekvalifisering dokumentet plikter søker umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Feil som søkeren oppdager eller som burde vært oppdaget under utarbeidelse av søknad, og som ikke meddeles oppdragsgiver umiddelbart, kan ikke brukes som grunnlag for klager til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller som grunnlag for rettslig behandling. 2. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er fastsatt av oppdragsgiver som krav til deltakelse. Alle krav må oppfylles for at søker skal kunne bli kvalifisert, inkludert dokumentasjonskrav. Dersom søker samarbeider med andre må vedlegges forpliktelseserklæring. Alle evt. samarbeidende til søker må vedlegge og oppfylle krav; bl.a. gjennom krevd dokumentasjon. 2.1 Avvisning på grunn av forhold ved søkeren Søkere som er konkurs, i gjeldsforhandlinger, skyld i grove mislige handlinger, ikke har innbetalt skatter og avgifter eller som ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som vedkommer yrkesmessig vandel, utelukkes fra videre konkurranse. Gjelder noen av nevnte forhold (sett kryss) Ja Nei 2.2 Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at søker har et lovlig etablert organisasjonsnr, Som bevis legges fram attest (registrert firma / organisasjonsnr). Utenlandske søkere skal dokumentere registrering i bransjeregisteret eller enhetsregisteret som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor søker er etablert. Er dokumentasjon vedlagt? Ja Nei Vedlegg nr: 2.3 Søkers dokumentasjon av innbetalte skatter og avgifter Norske søkere skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner / kommunekasserer der søker har sitt hovedkontor. I tillegg skal det legges ved skatteattest for merverdiavgift utstedt av skattefogden der søker har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra innleveringsfrist. Utenlandske søkere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Det skal ikke være uoppgjorte krav på skatt og avgifter eldre enn 6 måneder. Vedlagt ligger attest på betalte skatter og avgifter Ja Nei Vedlegg nr: Vedlagt ligger skatteattest for MVA Ja Nei Vedlegg nr:

5 5 2.4 Erklæring om søkers helse-, miljø- og sikkerhetssystem (HMS) Det skal vedlegges egenerklæring som bekrefter at søker arbeider systematisk i overensstemmelse med gjeldende HMS-lovgivning. HMS-egenerklæring i vedlegg 4 kan benyttes (side 7). Vedlagt ligger signert HMS-erklæring Ja Nei Vedlegg nr: 2.5 Krav til registrering i nasjonalt Bransjeregister Det er et krav at søker er registrert som medlem i relevant nasjonalt Bransjeregister Er dokumentasjon av registrering vedlagt? Ja Nei Vedlegg nr: 2.6 Oppdrag ved bygging av orgel Søker skal oppgi minst 3 relevante eksempel på fullførte oppdrag siste 6 år. Referanseprosjekter skal ha omfang og bruksområde som tilsvarer det angitte behov for Kopervik kirke. For fullførte prosjekter skal oppgis oppdragsgiver, sted, omfang og verdi, kort beskrivelse av prosjektet i forhold til prosjektansvar og prosjektperiode med angivelse av sluttdato. For verifisering av oppgitt relevans og omfang oppgis kontaktpersoner med mailadresse og telefonnr samt kontaktpersons funksjon i prosjektet hos oppdragsgiver. Er min. 3 relevant oppdragseksempel oppgitt? Ja Nei Vedlegg nr: Er kontaktperson info vedlagt? Ja Nei Vedlegg nr: 2.7 Krav til språk Søker må kunne levere søknad, konkurransemateriale og eventuelt påfølgende prosjekteringsarbeider på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Søker skal legge ved en signert bekreftelse der dette kravet anerkjennes og aksepteres. Er signert bekreftelse vedlagt? Ja Nei Vedlegg nr: 2.8 Finansiell og økonomisk stilling Krav Søker skal ha god nok økonomi til å gjennomføre oppdraget / kontrakten. Det blir krevd god soliditet. Dokumentasjonskrav Søker skal ved innlevering legge ved kredittvurdering fra Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap (eller tilsvarende uavhengige kredittvurderings institusjon). Det aksepteres minimum karakter "tilfredsstillende" for to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, og minimum B3 på analysen Sannsynlighet for konkurs jfr. Proff Forvalt sin rangering. I tillegg vedlegges 2 siste årsregnskap. Utenlandske søkere bes vedlegge relevant alternativ dokumentasjon for det tilfelle at ovenstående ikke er tilgjengelig i søkers land. Vedlegg nr. 2.9 Formelle opplysninger fra søker Søker skal signere, fylle ut og legge ved skjema for formelle opplysninger i pkt 4. Er skjema signert, fylt ut og lagt ved? Ja Nei Vedlegg nr:

6 6 3 UTVELGELSE FOR DELTAKELSE I pkt fremkommer krav til dokumentasjon prioritert rekkefølge. Hvert enkelt punkt vil bli sammenlignet med og satt opp mot øvrige kandidater til prekvalifisering i forhold til relevans og vurdering av egnethet. Vektingsprosent (av 100%) er oppgitt. 3.1 Presentasjon av søkers spesielle forutsetninger for akkurat dette oppdraget (50%) Søker beskriver i notat (1 2 sider) sine spesielle forutsetninger for nettopp dette oppdraget utfra den informasjon som fremkommer i prekvalifiseringsdokumenter. Som vedlegg til sin beskrivelse kan søker også gi en nærmere beskrivelse av sitt mest relevante og gjennomførte prosjekt i forhold til de muligheter og utfordringer som søker ser i Kopervik og forklare hva som er relevant og hvorfor. I tillegg til notat / vedlegg oppfordres til bruk av relevante illustrasjoner med forklaringstekst. 3.2 Beskrivelse av hvordan søker vil gripe an utfordringene ved gjennomføring (30%) Søker redegjør for sin forståelse av de musikalske og orgeltekniske utfordringene i akkurat dette prosjektet, gitt et samspill mellom relevante aktører. Det beskrives hvordan søker vil gripe fatt i og løse utfordringene, alt i notat på 2 3 sider. 3.3 Vedlagt CV til utførende orgelbygger(e) (20%) Det legges ved personlig CV for utførende orgelbyggere. Personlig relevant feltkompetanse hos utførende er en fordel da vi mener det øker mulighet for å skape gode bidrag av høy kvalitet. 4 FORMELL INFORMASJON SOM FYLLES UT I SØKNAD Firma Adresse: Kontaktperson : E-postadresse: Telefonnummer : Foretaksnummer:..., den Søkers underskrift VEDLEGG V1: «Skipet» (separat vedlegg) V2: Rom- og funksjonsprogram (separat vedlegg) V3: Tidsplan fra PL pr okt 2014 (separat vedlegg) V4: HMS Egenerklæring til utfylling og signering som vedlegg til søknad

7 7 VEDLEGG 4. HMS EGENERKLÆRING Prekvalifisering til konkurranse med forhandling om orgelbygging Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiveren etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder Dato: (sign.)