Statusrapport fra prosjektet Tverrfaglig veilederteam

Statusrapport fra prosjektet Tverrfaglig veilederteam Bjørg Aasen August 2014 1

Innhold Bakgrunn... 3 Mål... 4 Tiltak... 4 Prosjektorganisering... 4 Økonomi... 5 Gjennomføring... 5 1. Tverrfaglige veiledersamlinger... 5 2. Oppstartsseminar... 6 3. Synliggjøring av veiledningsoppgaver i arbeidsplaner... 7 Erfaringer så langt i prosjektet... 7 Evaluering av Oppskrift på vellykket praksis for studenter og lærlinger i helse- og velferdstjenestene i Trondheim kommune... 8 Veien videre i prosjektet... 9 2

Bakgrunn Våren 2013 ble rapporten Kvalitet i praksis utgitt av Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU). Undersøkelsen omfatter praksisstudier for sykepleie, vernepleie, fysioterapi og ergoterapi, og er utført både i spesialist- og kommunehelsetjenesten. Rapporten beskriver bl.a. at det er behov for styrking av praksisveiledernes kompetanse, og at det bør foreligge planer for slik kompetanseutvikling. Videre bør det foreligge et kvalitetssikringssystem for veiledning av studenter i praksis, og det bør være en praksiskoordinator med ansvar for oppfølging av praksisveiledere og kontakten med utdanningsinstitusjonene. Det fremkommer også at det er usikkerhet omkring roller og ansvar når det gjelder studentveiledning, og at det er ulike syn på veiledning og veiledningsroller. Hva som er god veiledning er i stor grad overlatt til den enkelte praksisveileders forutsetninger og skjønn. NIFU-rapporten er utført på oppdrag fra Helsedirektoratet. Utviklingssenter for sykehjem (USH) har bl.a. som delmål i sin Strategiplan å være pådriver for videreutvikling av praksistilbud til elever, lærlinger og studenter og pådriver for kompetanseutvikling hos ansatte. USH oppfordres til å prøve ut og dokumentere modeller for praksistilbud med involvering av ulike profesjoner/yrkesgrupper i veiledning og undervisning. Samarbeid på tvers av profesjoner er også en blant flere faktorer som vektlegges i Stortingsmeldingene Utdanning for velferd og Morgendagens omsorg. I samarbeidsavtalen mellom Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST), avdeling for sykepleierutdanning og avdeling for helse- og sosialfag og Trondheim kommune forplikter partene seg til å initiere og bidra i felles kompetanse-, fagutviklings- og forskningsprosjekter. Ifølge avtalen skal HiST gi nødvendig veiledning til praksisveilederne. Det har i den senere tid til dels vært vanskelig å rekruttere og beholde veiledere for studenter og lærlinger i enheten. Å være veileder oppleves ofte som en ensom jobb, og for mange blir veiledning en ekstrabelastning i arbeidshverdagen. Det er kun et fåtall av de som veileder studenter som har gjennomført veilederutdanning. I Trondheim kommune er det et krav at veiledere for lærlinger skal ha gjennomført et 4 dages kurs i veiledning, og dette kurset tilbys av kommunen flere ganger pr. år. Stor pågang til disse kursene fører til at noen veiledere tar imot lærling før de har gjennomført kurset. På denne bakgrunn har Utviklingssenter for sykehjem (USH) i Sør-Trøndelag i samarbeid med HiST avd. for sykepleierutdanning høsten 2013 startet et prosjekt som benevnes Tverrfaglig veilederteam. Dette innebærer å utvikle og implementere en modell for kompetanseheving hos praksisveiledere for studenter og lærlinger i helse- og velferdstjenesten, samt systemer for en bedre kvalitetssikring av praksisstudier og læretid. Prosjektet bygger på erfaringer gjort i flere andre prosjekter som er gjennomført i Trondheim kommune, bl.a. prosjekt Lærlinger. Dette prosjektet innebar at det var en større gruppe lærlinger på samme arbeidsplass. Det ble dannet et forum for deres praksisveiledere hvor de fikk veiledning av fagleder. I tillegg ble det laget et opplegg for første dag i praksis for lærlingene hvor hensikten var å bli kjent med hverandre samt avklare gjensidige forventninger til hverandre. Trondheim kommune og HiST v/vernepleierutdanningen har i samarbeid utviklet en modell for å styrke veiledningskompetansen blant vernepleiere i kommunen. Modellen har en trinnvis oppbygging og 3

kan betraktes som et alternativ til videreutdanning i veiledning. HiST tilbyr dette opplæringsprogrammet for kommunens vernepleiere også etter avsluttet prosjektperiode. Prosjektgruppa har underveis i prosjektet fått god kunnskap om SVIP-modellen (styrket veiledning i praksis) som er utarbeidet av sykepleierutdanningen ved Høgskolen i Gjøvik. Et viktig moment i SVIPmodellen er at høgskolelektorene gjennomfører gruppeveiledning for praksisveilederne på sykehjemmet når studentene er i praksis. Kvalitetssikring og utvikling av praksisstudier bør skje i samarbeid mellom utdanningsinstitusjoner og praksisfelt. Dette fremheves i oppdragsbeskrivelsen gitt av Kunnskapsdepartementet for et utviklingsarbeid i regi av Universitets- og høgskolerådet hvor målet er å heve kvaliteten og sikre relevansen i de eksterne praksisstudiene i helse- og sosialfagligutdanningene slik at de kan møte framtidens kompetansebehov. Dette utviklingsarbeidet ble satt i gang høsten 2013 og vil gå over 3 år. Mål I prosjektet Tverrfaglig veilederteam er det fokus både på kompetanseheving hos praksisveilederne samt systemer for å bedre kvalitetssikringen av praksisstudier/læretid på enheten. Det ble utarbeidet 4 hovedmål som beskrev hva man ønsket å oppnå med dertil tilhørende tiltak for å nå disse målene. I løpet av prosjektets første måneder ble målene sammenslått til ett hovedmål: Å utvikle en modell for kompetanseheving hos veiledere i praksis samt systematisk bruk av ulike verktøy for bedre kvalitetssikring av praksisstudier/læretid som er overførbar til andre enheter/kommuner. Tiltak Som beskrevet innledningsvis er det praksisstedets og praksisveiledernes behov både lokalt og nasjonalt som danner utgangspunktet for prosjektet. I tillegg til kompetanseheving hos praksisveilederne er det ønskelig å synliggjøre veiledningsaktiviteten i avdelingen samt heve statusen på veiledning av studenter og lærlinger. Videre er det ønskelig å sette søkelys på tverrfaglig samarbeid, og det skal jobbes både kort- og langsiktig med rekrutteringen av fagutdannet personell til enheten. For å nå det overordnede målet i prosjektet ble følgende tiltak prøvd ut i løpet av studieåret 2013-2014 på Søbstad helsehus: 1. Tverrfaglige veiledersamlinger 2. Oppstartsseminar for nye studenter og lærlinger 3. Synliggjøring av veiledningsoppgaver i arbeidsplaner Prosjektorganisering Det ble nedsatt en prosjektgruppe som har bestått av lektor fra HiST avd. for sykepleierutdanning og følgende ansatte ved Søbstad helsehus; fagleder, sykepleier, omsorgsarbeider, fysioterapeut og 4

vernepleier. Fagutviklingssykepleier ved USH har vært prosjektleder. Det har i 2013-2014 vært gjennomført 3 møter i prosjektgruppa. Det ble underveis nedsatt 2 arbeidsgrupper. Den ene har i samarbeid med veileder fra Senter for helsefremmende forskning ved HiST og NTNU planlagt evaluering av prosjektet. Den andre arbeidsgruppen har på oppdrag fra rådmannens fagstab revidert Oppskrift på vellykket praksis for studenter og lærlinger i helse- og velferdstjenestene i Trondheim kommune. Styringsrådet for USH utgjør styringsgruppa for prosjektet, og her er det representanter fra Trondheim kommune, HiST avd. for sykepleierutdanning, St. Olavs hospital, NTNU, Utviklingssenter for hjemmetjenester i Åfjord kommune, Fylkesmann i Sør-Trøndelag, Senter for Omsorgsforskning Midt-Norge og Eldrerådet i Trondheim kommune. Styringsrådet har hatt to møter i løpet av prosjektperioden. Økonomi Prosjektet ble i 2013 gjennomført av egne midler fra alle involverte parter. Det ble avtalt med enhetsleder at evt. oppmøte på fritiden for praksisveilederne kunne avspaseres. USH har søkt og fått innvilget kr. 110.000,- i skjønnsmidler fra Fylkesmann i 2014. Disse midlene har blitt benyttet til innleie av lektor fra HiST på de tverrfaglige veiledersamlingene våren 2014, samt en studietur til Høgskolen i Gjøvik for to USH-ansatte, deriblant prosjektleder. Videre er det planlagt å benytte midlene til innkjøp av faglitteratur til praksisveilederne, og aktuell litteratur er til vurdering. Det er også aktuelt å benytte disse midlene til innleie av eksterne veiledere/forelesere på de tverrfaglige veiledersamlingene høsten 2014, samt frikjøp av prosjektleder. Planlagt forskning på prosjektet ved HiST avd. for sykepleierutdanning vil kreve tilførsel av økonomiske midler, og ansatte ved HiST har søkt egen arbeidsgiver om FOU-midler. Gjennomføring 1. Tverrfaglige veiledersamlinger Det er et uttrykt ønske over tid fra praksisveilederne i enheten at de har behov for en arena hvor de kan møtes for å dele erfaringer og lære av hverandre. Som nevnt innledningsvis opplever praksisveilederne at å være veileder ofte er en ensom jobb og oppleves som en ekstrabelastning i hverdagen. Samarbeid på tvers av yrkesprofesjoner vektlegges i nasjonale føringer for både utdanning og helse- og omsorgstjenesten. Å samle praksisveiledere for flere ulike utdanninger var derfor ett bevist valg fra prosjektgruppa. Man ønsker at de ulike yrkesgruppene skal bli bedre kjent med hverandres fagkompetanse og arbeidsoppgaver, og dermed øke mulighetene for tverrfaglig samarbeid både i avdelingen og avdelingene imellom. At alle veilederne er kjent med både fagopplæringens og høgskolestudiers særpreg er også et viktig moment. Det er ønskelig at det tverrfaglige samarbeidet mellom praksisveilederne vil gjenspeiles i deres veiledning av studenter og lærlinger. 5

For å styrke praksisveiledernes kompetanse ble det gjennomført 7 tverrfaglige veiledersamlinger à 1,5 time på enheten i løpet av studieåret; 3 i høstsemesteret og 4 i vårsemesteret. Disse samlingene er ment å være en arena for erfaringsdeling og refleksjon samt gi økt teoretisk kunnskapsgrunnlag. I alt deltok 16 praksisveiledere i prosjektet ved oppstart høsten 2013. Det var 2 fysioterapeuter, 5 hjelpepleiere, 1 helsefagarbeider, 1 omsorgsarbeider, 6 sykepleiere og 1 vernepleier. Alle 16 har hatt veilederansvar for studenter eller lærlinger i kortere eller lengre perioder i løpet av prosjektperioden. Av ulike årsaker måtte 3 av deltakerne trekke seg fra prosjektet underveis, og 2 av disse ble erstattet med nye deltakere fra samme yrkesgruppe som hadde eller skulle få veiledningsansvar. På den første samlingen ble deltakernes forventninger til samlingene samt deres oppfattelse av hva veiledning er nedfelt i stikkords form. Mye av tiden på samlingene ble benyttet til erfaringsdeling og refleksjoner med utgangspunkt i deltakernes egne erfaringer og spørsmål. Til hver samling hadde prosjektleder og lektor fra høgskolen planlagt en bolk med teori med utgangspunkt i deres egne erfaringer som veiledere, behovene for ny kunnskap meldt inn fra veilederne på første samling samt pensumlitteratur som benyttes ved veiledningsutdanninger. Temaene som ble tatt opp var: hva er veiledning/ulike roller i veiledning, hvordan skjer læring i praksis/læringstrappa, ulike veiledningsmodeller, bruk av logg og refleksjon i gruppe, kommunikasjon og vurdering av studenter og lærlinger. Deltakerne fikk det benyttede materialet tilsendt på e-mail i etterkant. Den siste samlingen ble benyttet til en muntlig evaluering med utgangspunkt i deres egne forventninger og behov nedfelt på første samling. Planlegging av det videre arbeidet på enheten samt info om aktuelle veiledningsutdanninger. 2. Oppstartsseminar Mottak av nye studenter og lærlinger på praksisstedet fikk også stort fokus i prosjektperioden. Dette fordi mange av praksisveilederne både i enheten samt i andre prosjekter i kommunen har erfart hvor viktig en god start på en praksisperiode er med tanke på trivsel og tilhørighet i avdelingen. Erfaringsvis er dette viktige faktorer også med tanke på rekruttering av nye medarbeidere da studenter og lærlinger ofte søker seg tilbake til praksissteder hvor de har trivdes og blitt sett. Det ble gjennomført et Oppstartsseminar av 3 timers varighet for nye studenter og lærlinger på deres første dag i praksis. Her deltok enhetsleder, faglederne og de aktuelle praksisveilederne. Enhetsleder informerte om enheten og de ulike avdelinger. Fagleder orienterte om kommunens Serviceerklæring, kommunens kvalitetssikringssystem, helhetlige pasientforløp samt praktiske rutiner og retningslinjer, for eksempel brannrutiner. Videre var det en gjensidig forventningsavklaring mellom studenter/lærlinger og praksisveiledere/praksissted. I tillegg var det en målsetning for seminarene at studentene og lærlingene skulle være orientert om hele enheten og ikke bare egen avdeling. De ble også gjort kjent med mulighetene for å kunne delta/hospitere på andre avdelinger enn den de er tildelt praksisplass på; for eksempel følge fysioterapeutene i deres arbeid eller jobbe med andre pasientgrupper/avdelinger. Det ble også lagt vekt på en trivelig ramme for arrangementet ved å tilby en enkel servering. Samlingene ble avsluttet med en omvisning på helsehuset. Alle lærlinger fra helsefagarbeiderutdanningen samt fysioterapi-, sykepleier- og vernepleierstudenter ble innlemmet i prosjektet ved at det ble arrangert Oppstartsseminar første dag i praksis. Unntaket 6

var 3.års sykepleierstudenter ettersom de skulle gjennomføre praksis på Søbstad helsehus for siste gang grunnet overgang til ny Fagplan ved utdanningen. Det var også enighet i prosjektgruppa om ikke å involvere elever fra videregående skole i prosjektet i denne omgang. Enheten har lang tradisjon på å dele ut mapper med skriftlig informasjon til nyansatte og lærlinger, samt studentmapper ved oppstart av praksisperioder. Innholdet i mappene varierte fra avdeling til avdeling, og for fysioterapistudenter fantes ingen mappe på enheten. Man har derfor samlet relevant skriftlig informasjon i en mappe som nå skal benevnes Velkomstmappe. Den inneholder bl.a. serviceerklæringen, etiske retningslinjer, informasjonsskriv om den aktuelle avdelingen, forventninger til studenter og lærlinger samt brannrutiner og rutiner for arbeidstøy. Både ledere og ansatte har blitt involvert i revideringen av mappene, og dette arbeidet pågår fortsatt. Det meste av innholdet er felles for alle avdelinger, men noe vil være gjeldende kun for den aktuelle avdelingen, for eksempel døgnrytmeplan og informasjon om avdelingens ulike pasientgrupper. 3. Synliggjøring av veiledningsoppgaver i arbeidsplaner Flere av praksisveilederne har opplevd at veiledning ikke anses som en viktig oppgave blant andre ansatte og sin nærmeste leder. De har erfart at planlagte veiledningsoppgaver må velges bort på bekostning av andre oppgaver i avdelingen. Praksisveilederne opplever dette som meget uheldig for studenters/lærlingers læring. I tillegg opplever noen av praksisveilederne at studenter prioriteres framfor lærlinger når det gjelder deltakelse i avdelingens læringssituasjoner. For å synliggjøre veiledningsaktiviteten i avdelingen ble man tidlig i prosjektperioden enige med ledelsen om at all planlagt veiledning skal legges inn i turnussystemet. Dette gjelder bl.a. veiledningssamlinger og veiledningstimer, møter med opplæringskontor og høgskole, planlegging og gjennomføring av kvartalsoppgaver samt vurderingssamtaler. Den enkelte praksisveileder har selv ansvaret for å gi beskjed via e-mail til sin nærmeste leder om tidspunkt og omfang av planlagt veiledning. Fagleder legger så dette inn i turnussystemet slik at veiledningsaktiviteten kommer fram som en arbeidsoppgave i dagens vaktbok/arbeidsplan. Man ønsker med dette å oppnå at veiledning av studenter og lærlinger i praksis er en synliggjort oppgave for både ledelsen og alle ansatte og integrert i den daglige driften på avdelingen. Det er også viktig at studenter og lærlinger skal føle seg ivaretatt og verdsatt i avdelingen med tanke på deres læring, og oppleve faglig god veiledning i sine praksisperioder. Erfaringer så langt i prosjektet Prosjektet har blitt gjennomført som planlagt med 7 samlinger for praksisveilederne gjennom studieåret. Deltakernes forventninger til samlingene samt deres oppfattelse av hva veiledning er ble aktivt benyttet gjennom hele prosjektperioden. Praksisveilederne trakk blant annet frem behovet for mer kunnskap om veiledning og de ulike rollene, gjensidige forventninger fra student/lærling og veileder, ansattes holdninger overfor studenter/lærlinger og veiledningsarbeid, erfaringsdeling og 7

kunnskaper om OLK-web (elektronisk læringsverktøy i fagopplæringen). Den planlagte teoretiske delen ble gjennomgått og koblet til de praksiserfaringer som deltakerne delte på samlingene. Det har vært til dels lavt oppmøte på samlingene. Av 15 deltakere har det vært et oppmøte på 3 til 14, og det har vært under 10 deltakere på fem av de sju samlingene. Deltakerne selv hevder at dette skyldes kollisjoner med andre pålagte møter samt stort sykefravær i avd. Dette kom fram på en muntlig evaluering på den siste praksisveiledersamlingen. Få av deltakerne har gitt beskjed i forkant om at de ikke kunne delta. Det har vært gjennomgående i hele prosjektperioden at flere av deltakerne ikke leser sine e-mailer, ikke svarer på møteinnkallinger via Outlook og ikke møter forberedt når det gjelder oppgaver de ble bedt om å utføre mellom samlingene. Nevner for eksempel at de skulle lese i utsendte praksisdokumenter fra utdanningsinstitusjonene om krav til bruk av logg i praksis for å kunne legge dette fram på neste samling. En artikkel om bruk av refleksjon i praksis som ble utsendt pr. e-mail ble heller ikke lest av alle. På en henvendelse til faglederne midtveis i prosjektperioden viste det seg at praksisveiledernes bruk av e-mail til å informere sin fagleder om planlagte veiledningsoppgaver kun er benyttet på en av helsehusets fire avdelinger. Dette har ført til at synliggjøring av veiledningsoppgaver i GAT ikke har skjedd slik det var avtalt med praksisveilederne og ledelsen. I tillegg ble det trukket fram av praksisveilederne at oppstartsseminarene har vært nyttige for studenter og lærlinger; de får et godt inntrykk av praksisstedet og at det er viktig for dem å få møte ledelsen. Både studenter og lærlinger har også selv gitt tydelig uttrykk for at de føler seg både velkommen og verdsatt etter å ha deltatt på oppstartsseminarene. Praksisveilederne opplever at det er litt bedre forståelse for veiledning blant deres kollegaer, samt at de har fått bedre struktur på egen veiledning. Det trekkes også frem at det er nyttig med økt kunnskap om veiledning og læringstrappa, og erfaringsdeling på samlingene har vært nyttig for deltakerne da man lærer av hverandre. De opplever også at det er lettere å sende studenter og lærlinger til andre avdelinger på huset. På den første samlingen kom det tydelig fram at veilederne uavhengig av fagprofesjon sitter med de samme spørsmål, utfordringer og behov når det gjelder det å være veileder for studenter og lærlinger. Det er planlagt en forskningsstudie av HiST avd. for sykepleierutdanning med gjennomføring av fokusgruppeintervjuer høsten 2014. Evaluering av Oppskrift på vellykket praksis for studenter og lærlinger i helse- og velferdstjenestene i Trondheim kommune Prosjektgruppa fikk i oppdrag å evaluere Trondheim kommunens Oppskrift på vellykket praksis for studenter og lærlinger i helse- og velferdstjenestene i Trondheim kommune. Denne oppskriften ble 8

for mange år siden utarbeidet av en arbeidsgruppe sammensatt ev ledere i kommunen og studentrepresentanter fra HiST. Den ble kvalitetssikret av lærere ved HiST, avdeling for sykepleie og avdeling for helse og sosial. Et evalueringsskjema hvor studenter/lærlinger skal evaluere enheten som praksisarena inngår også, og oppskriften inngår i kommunens kvalitetssikringssystem. Ved oppstart av prosjektet var denne veilederen ukjent både for ledelsen i enheten og de praksisveilederne som deltok, og var dermed heller ikke benyttet på enheten. Det ble nedsatt en egen arbeidsgruppe som jobbet med evaluering og revidering av oppskriften, og gruppa har hatt 3 møter (jamfør pkt. om prosjektorganisering). Forslaget som nå foreligger benevnes Retningslinjer for gjennomføring av praksis for lærlinger og studenter i helse- og velferdstjenesten i Trondheim kommune. Retningslinjene bygger på de erfaringer man har gjort i prosjektet, og det er lagt vekt på å tydeliggjøre ansvarsområdene til enhetens kontaktperson, enhetsleder, fagledere samt praksisveiledere. Videre er det lagt vekt på gode mottaksordninger for studenter og lærlinger. Forslaget har vært på høring blant de involverte praksisveilederne i prosjektet samt diskutert i prosjektgruppa før det ble oversendt til rådmannens fagstab for videre håndtering. Det er avtalt et møte mellom prosjektleder, representant fra rådmannens fagstab, Opplæringskontoret samt rekrutteringsansvarlig i kommunen hvor videre håndtering av forslaget til retningslinjer er tema. Veien videre i prosjektet Underveis i prosjektet har følgende problemstilling blitt tydeliggjort og nedfelt på det siste møtet i prosjektgruppa: hvordan kan høgskolen bidra med veiledning til praksisveilederne utover det som tilbys i dagens ordninger for de ulike utdanningene? Jamfør avtale mellom HiST og Trondheim kommune hvor det er nedfelt at HiST skal gi nødvendig veiledning til praksisveilederne. Dette er et viktig spørsmål da erfaringene er at tilbudet fra høgskolen til praksisveilederne varierer både mellom utdanningene og mellom de ulike praksisperiodene i utdanningene. Dette spørsmålet er fra prosjektets side er løftet opp til Samarbeidsutvalget mellom HiST og kommunen. Prosjektet vil bli videreført i studieåret 2014-2015 på Søbstad helsehus. Det vil bli arrangert oppstartsseminar for alle nye grupper av studenter og lærlinger, og prosjektleder tar ansvaret for dette. Dette er en oppgave som må overtas av enheten selv etter avsluttet prosjektperiode. Det er pr. i dag ikke kapasitet til å arrangere oppstartsseminar for elever fra videregående skole da de har praksis i mange ulike perioder i løpet av skoleåret. Det bør vurderes om dette kan gjennomføres avdelingsvis. Tiltaket med regelmessige tverrfaglige veiledersamlinger videreføres og videreutvikles. Samlingene skal ledes av prosjektleder som er fysioterapeut og en hjelpepleier som begge samtidig gjennomfører veiledningsutdanning ved henholdsvis høgskole og fagskole. Uavhengig av høgskolens rolle opp mot praksisveilederne har det blitt tydeliggjort at enheten selv bør ha ansatte med veiledningsutdanning som kan fungere som ressurspersoner i veiledning. Dette gjelder i forhold til studenter og lærlinger, andre praksisveiledere og samarbeidet med utdanningsinstitusjonene. Modellen som er utviklet kan gi en ny og annerledes kontakt mellom praksisfelt og høgskole på de tverrfaglige veiledersamlingene. Denne kontakten kan bli en arena for utveksling av kunnskap mellom partene samt gi grobunn for nye fag- og utviklingsprosjekter. 9