Årsoppgjør i Uni Økonomi Lønn

Årsoppgjør i Uni Økonomi Lønn Januar 2015

Innhold 1: Oppdater til januarversjon... 4 2: Arbeide med lønn på to årstall... 5 2.1: Oppretting av nytt år og valg av korrekt årstall... 6 2.2: Overføre feriepenger - 2015... 9 2.3: Import av skattekortopplysninger - Elektronisk skattekortoverføring -2015... 10 2.4: Levering av 6. termin terminoppgave og endringsoppgave - 2014... 13 2.5: Oppdatere satser på lønnsarter på nytt år - 2015... 15 3: Få oversikt over hva som skal innberettes og hva som alt er registrert i lønn... 18 4: Før inn det som eventuelt mangler... 19 4.1: Før poster på ekstra lønnskjøring... 19 4.2: Feil LT-kode på lønnsart... 20 4.3: Hvilken lønnsart skal jeg benytte for å føre det som mangler?... 21 4.4: Informasjon om føring av Elektronisk kommunikasjon (LT-kode 130-A)... 23 4.5: Informasjon om føring av Fri bil (LT-kode 118-A)... 25 4.6: Informasjon om føring av Arbeidsgivers del av pensjon (OTP) og refusjon sykepenger... 28 Hvordan føre arbeidsgivers andel av pensjonsinnskudd (OTP)... 28 Hvordan føre refusjon sykepenger for refusjon av arbeidsgiveravgift... 31 Kontering/tilleggskontering for grunnlag otp/refusjon sykelønn... 33 4.7: Informasjon om føring i lønnsarter med LT-koder for Diett (herav diett)... 34 4.8: Endre på ja og nei i ansatt heile året i V3 lønn:... 34 5: Tilleggsopplysninger... 35 5.1: Kontroller tilleggsopplysninger... 36 5.2: Finn manglende tilleggsopplysninger... 36 5.3: Finn tilleggsopplysninger som ikke stemmer... 39 5.4: Korrigere tilleggsopplysninger... 39 5.5: Arbeide i bildet for tilleggsopplysninger... 40 Velge ansatt... 40 Vise alle tilleggsopplysninger... 41 Endre verdi for tilleggsopplysning i feltet Verdi... 42 Sortering... 43 Gruppering... 44 Utskrift... 47 5.6: Fyll inn tilleggsopplysninger som mangler... 48 5.7: Korriger på registrerte tilleggsopplysninger... 49 5.8: Korriger på tilleggsopplysninger som blir hentet fra lønnspost... 50 5.9: Tilleggsopplysning som skal grupperes (en LT-kode vises på flere linjer på lønns- og trekkoppgaven)... 51 2

5.10: Systemet godtar ikke 0 som tilleggsopplysning... 52 5.11: Korigere periode/tidsrom i tilleggsopplysningene... 53 6: Avstemming... 55 6.1: Ta ut kontrollrapporter:... 55 6.2: Avstemme årsoppgaven mot LTO... 57 6.3: Utbetalt under grense for oppgaveplikt... 60 6.4: Kontroller lønnsarter... 61 6.5: Avstemming mot regnskap:... 62 7: Levere LTO... 63 7.1: Frister... 63 7.2: Oppsett for Eksport til Altinn... 64 Om denne veiledningen... 64 Hvordan komme i gang... 64 Oppsett av datasystem i AltInn portalen... 64 I Uni Økonomi:... 65 7.3:Eksportere LTO til Altinn... 68 7.4: Endringsoppgave for LTO... 68 (7.5: Levering på papir)... 69 7.6: Levere LTO til ansatte... 70 8: Spesielt for Svalbard... 71 9: Annen nyttig informasjon... 73 9.1: Nullstilling/korrigering av lønnskjøring... 73 9.2: Status Terminoppgjort på lønnskjøring... 73 9.3: Utenlandske arb.takerere... 74 9.4: Selvstendig næringsdrivende... 74 3

1: Oppdater til januarversjon Januarversjonen av Uni Økonomi lønn inneholder viktige oppdateringer som gjelder innberetning av lønn, samt trekktabellene (skattetabellene) for det nye året. Eventuelle nye lønns- og trekkoder (ltkoder), endringer i eksisterende LT-koder, endringer i funksjonen for Altinn-eksport o.l vil være med i denne versjonen. Det er derfor viktig at lønnsmodulen er oppdatert med januarversjonen før du leverer lønns- og trekkoppgavene, og før du kjører den første lønnskjøringen på det nye året. Ny versjon vil bli tilgjengelig via LiveUpdate på nyåret. For 2015 vil versjonen som inneholder disse endringene ha versjonsnummer 3.58.45 eller høyere. Se denne artikkelen på kundesenterets nettsider for mer informasjon om hvordan du oppdaterer: http://support.unimicro.no/nedlasting/oppdatering/oppdatering-v3-via-liveupdate Husk ellers at dette er siste året vi leverer lønns og trekkoppgaver. Fra 01.01.2015 er det a- meldingen som gjelder, og første a-melding skal leveres innen 05.02.2015. Du finner mer informasjon om dette her: http://support.unimicro.no/loenn/a-ordningen/a-meldingen 4

2: Arbeide med lønn på to årstall Du kan gjerne jobbe på lønn i gammelt år etter at du har opprettet nytt år; ferdigstille gammelt år for å klargjøre Lønns- og Trekkoppgavene osv. Husk bare å velge korrekt år i Hovedmeny før du åpner lønn. Endringer på ansatte som gjelder skattekommune, tabellnr, skatteprosent el.l må gjennomføres inne på det året der det skal tre i kraft. Dersom du gjør endringene inne på 2014 etter at 2015 er opprettet vil du ikke få dem med deg over på nytt år. Dersom du fører endringer som påvirker feriegrunnlaget vil feriepengerutinen i det nye året finne dette og foreslå overføring. Se eget avsnitt overføre feriepenger til nytt år for mer informasjon. Du finner oversikt over hvordan du oppretter nytt år i neste avsnitt. 5

2.1: Oppretting av nytt år og valg av korrekt årstall Husk at i V3 lønn ligger lønn og alle de andre modulene i samme databaser. Dette betyr at når det opprettes nytt år for en klient, så blir det opprettet nytt år for alle moduler. Det bør derfor være avklart mellom alle parter, både regnskap, faktura og lønn, før man oppretter nytt år. Se avsnittet Arbeide med lønn på to år for informasjon om hva som bør være på plass i 2014 lønn før nytt år opprettes. Tips: Dersom man jobber i nettverk, og server er på en annen maskin, kan det være lurt å logge på server og opprette nytt år derifra, eventuelt at systemadministrator oppretter nytt år. Ta først en backup av det gamle året 20xx (Marker klienten -> UniBackup -> Opprett backup -> Opprette lokal backup -> Ta backup av aktiv klient/årstall) Velg så Administrasjon -> Nytt år, og kjør gjennom rutinen. 6

Dersom du ønsker at inngående balanse skal splittes på Avdeling, Prosjekt eller en annen dimensjon setter du hake for det. Vent så til rutinen er ferdig. Det kan ta en stund. Du får beskjed når nytt år er opprettet: 7

Du vil da ha fått opp nytt år, 20YY, i Hovedmenyen. Husk å velge det årstallet du skal arbeide på før du går inn i lønn. Velg 2014 når du skal jobbe med lønns- og trekkoppgavene for 2014, og velg 2015 når du skal arbeide med lønn for 2015. 8

2.2: Overføre feriepenger - 2015 Hvordan får jeg oppdatert feriepengegrunnlag på nytt år? Hvis du har vært inne i lønn på forrige år og gjort endringer som påvirker feriepengegrunnlaget så vil systemet oppfatte dette og komme med en melding når du genererer feriepenger i året etter. Det er bare å svare Ja på spm om å overføre endringene og følge veiviseren videre. 9

2.3: Import av skattekortopplysninger - Elektronisk skattekortoverføring -2015 Fra 01.01.2014 kom det ny ordning for skatterkort. Arbeidsgiver må nå hente skattekortene elektronisk via Altinn. Du finner bildet for eksport/import av skattekortopplysninger på Periodiske rutiner -> Elektronisk skattekortoverføring: Du har to ulike måter å hente skattekort v.h.a eksport fra systemet på: 1. Eksportere en forespørsel direkte til Altinn, slik at du etterpå kan hente tilbakemeldingen direkte fra Altinn. Denne funksjonen benytter den samme påloggingsinformasjonen som resten av programmet (altså systemid og passord som er satt opp i Altinn og lagt inn under Periodiske rutiner -> Altinn oversikt -> Innstillinger). I tillegg hentes kontaktinformasjon fra den brukeren du er pålogget med. Du bør derfor kontrollere at brukeren er satt opp med e- postadresse og mobilnummer i brukeradministrasjonen. 2. Eksportere en fil med forespørsel til Altinn, slik at du kan laste den opp i skjema RF-1211 på Altinn manuelt. Når du da får skattekort tilbake kan du laste ned selve filen fra Altinn, og så lese den inn i skjemaet. Utvalg på ansatte: Uansett hvilken av disse to metodene du velger, så har du en del utvalgsmuligheter. Du kan bruke ett, eller en kombinasjon av disse valgene for å skille ut hvilke ansatte som skal eksporteres. Jo flere søkevalg du benytter, jo flere ansatte vil bli utelatt fra skattekortforespørselen. Du vil til enhver tid se hvor mange ansatte som er med i utvalget nederst til venstre i bildet. Aktive ansatte: 10

Dersom du setter på denne haken, så vil systemet kun ta med ansatte som er merket med Status Aktiv i ansattkortet. Det betyr at alle ansatte som er merket som Ikke aktiv ikke vil bli tatt med i skattekortimporten. Sluttdato (blank eller større enn): Dersom du setter inn en dato her, vil systemet kun eksportere ansatte der det ikke er fylt inn sluttdato (under Stilling i ansattkortet), eller der sluttdatoen er høyere enn den datoen du har oppgitt. Startdato etter: Dette alternativet vil eksportere alle ansatte som har startdato (feltet Ansatt dato under Stilling i ansattkortet) større enn en gitt dato. Dette kan f.eks. være nyttig når du skal hente skattekortopplysninger for nyansatte. Har fastlønnsposter: Dersom denne haken er på vil systemet ta med ansatte som har fastlønnsposter registrert, der det ikke finnes Til-dato på selve fastlønnsposten, eller der til-datoen er innenfor det regnskapsåret du står inne på. Be også om endrede skattekort: Skatteetaten/Altinn lagrer hvilke personer du har bedt om skattekort for. Dersom du f.eks. kun søker etter skattekort for nye ansatte så kan du sette på denne haken for å få med eventuelle endrede skattekort på ansatte du tidligere har bedt om skattekort for. Motta varsel ved første endring: Dersom du har på denne haken når du sender forespørsel om skattekort for en ansatt, så vil Altinn sende deg melding første gang det skjer en endring i skattekortet for denne ansatte. Sende skattekortforespørsel til Altinn: 1. For å sende skattekortforespørsel til Altinn med metode 1 (direkte eksport til Altinn), velg knappen Send til Altinn. 2. For å eksportere en fil for manuell opplasting (metode 2), trykk pilen til høyre for Send til Altinn og velg Eksporter kun fil (for manuell opplasting til Altinn). Lagre filen der du ønsker. Husk å logge på Altinn og laste opp filen vha skjema RF-1211. Vent så på tilbakemelding fra Altinn om at du har mottatt en forsendelse. Da først kan du hente ned oppdaterte skattekort. Import av nye skattekort: NB: Husk å stå inne på korrekt regnskapsår, altså 2015, når du importerer skattekortopplysningene. 1. Dersom du benyttet direkte eksport (metode 1), trykk knappen Hent fra Altinn. Fyll inn påloggingsinformasjonen for Altinn og velg den forsendelsen du ønsker fra listen. 2. Dersom du benyttet manuell opplasting til RF-1211, last ned og lagre filen du har mottatt på Altinn. Trykk så pilen til høyre for Hent fra Altinn og velg Importer fra fil. Hent opp filen du lagret. Du finner mer dyptgående informasjon om disse funksjonene på http://support.unimicro.no/loenn/nytt-aar/elektronisk-skattekortoverfoering-ny-funksjon-fra- 01.01.2015 og i filmer på http://nedlasting.unimicro.biz/oppstart/skattekortimport.html. 11

Du kan ellers også hente skattekortene manuelt, ved å taste inn de personnummerene du ønsker i skjema RF-1307. Du må da taste inn nye skattekortopplysninger på det enkelte ansattkort når du har fått tilbakemelding med skattekort fra Altinn. I løpet av 2014 har det også kommet en funksjon for å sende skattekortforespørsel direkte fra ansattkortet. Det gjør du ved å trykke den blå pilen til høyre for Skattetabell-feltet: Her ser du også at det nå viser når siste oppdatering av skattekort ble gjennomført. Bokstaven i parantes viser til om det ble manuelt tastet inn (M) eller importert (I). 12

2.4: Levering av 6. termin terminoppgave og endringsoppgave - 2014 For å levere terminoppgave for 6.termin må du gå inn på 2014. Velg Periodiske rutiner -> Terminoppgave og velg korrekt termin. Når du får terminoppgaven opp på skjermen velger du Altinn-knappen for å eksportere terminoppgaven til Altinn. (Se eget avsnitt Oppsett for eksport til Altinn under Levere LTO i dette dokumentet for mer informasjon om oppsett for eksport til Altinn) Ved eksport av terminoppgave får du et valg om dette skal være en hovedoppgave eller en korrigert oppgave for terminen. Skulle du av en eller annen grunn ha levert feil for en termin, kan du altså velge å levere en ny, korrigert oppgave: 13

14

2.5: Oppdatere satser på lønnsarter på nytt år - 2015 Lønnsarter blir ikke oppdatert automatisk. De må vedlikeholdes manuelt. Det finnes en funksjon for å kjøre oppdatering av sats på enkelte lønnsarter. Dette vil forenkle arbeidet med vedlikehold av satser. Lønnsartene du benytter kan merkes med en systemtype: Når det har kommet nye oppdateringer i satser kan du så kjøre en rutine for å oppdatere sats på lønnsarter som er merket med systemtyper. Velg Verktøy -> Oppdater sats i lønnsart-bildet. Dere får da opp en liste over de lønnsartene som er merket med systemtype, og der det finnes ny sats for denne systemtypen. Dere kan så velge hvilke lønnsarter dere ønsker å oppdatere sats på eller ikke (hake på/av for Oppdateres) og kjøre oppdatering. Husk å oppdatere på det årstallet der satsene skal endres. 15

OBS: Det er litt endringer i satser for 2015. Der det før var en diettsats for uten overnatting 5-9 timer, og en sats for uten overnatting 9-12 timer, er det for 2015 kun en sats for diett uten overnatting 6-12 timer. På den lønnsarten du bestemmer deg for å benytte til dette, må du legge inn Systemtype ult350. NB: Grenseverdien på lønnsarter blir ikke oppdatert på denne måten. Du må derfor manuelt kontrollere om det f.eks. har kommet ny grenseverdi for kilometergodtgjørelse (antall kilometer før ny sats) og oppdatere denne grensen og eventuell ny sats manuelt. For 2015 er satsen for kilometergodtgjørelse 4,10 pr kilometer for første 10000 kilometer. Over det er satsen 3,45 16

17

3: Få oversikt over hva som skal innberettes og hva som alt er registrert i lønn For å få oversikt over hvilke poster som skal innberettes i lønns- og trekkoppgavene (LTO), og hvordan de skal innberettes, henviser vi til kodeoversikten (som man finner på www.skatteetaten.no), oppslagsverk fra informasjonstjenester eller f.eks. revisor. For å få oversikt over hva som allerede er registrert inn på de enkelte ansatte er det letteste å forhåndsvise eller skrive ut LTO. Du finner den på Periodiske rutiner -> Lønns- og trekkoppgave. Velg Alle ansatte (eller En ansatt dersom du kun ønsker å se LTO for en enkelt ansatt). Velg så OK. 18

4: Før inn det som eventuelt mangler Kontroller først om du kanskje alt har ført det som ikke viser på LTO, men har glemt å påføre lønnsog trekkode (LT-kode) på lønnsarten. I så fall kan du registrere inn korrekt LT-kode på lønnsarten, så vil opplysningene bli med på LTO. Se eget avsnitt om tilleggsopplysninger i lønns- og trekkoder for hvordan du får lagt inn/korrigert disse opplysningene. 4.1: Før poster på ekstra lønnskjøring Dersom noe mangler må det føres inn. Dersom du skal kjøre flere lønnskjøringer for dette året, tar du det f.eks. med på neste lønnskjøring. Ellers må du lage en ekstra lønnskjøring (eller flere) for disse postene. Husk i så fall å fjerne hake for Ta med fastlønn/trekk på selve lønnskjøringen, slik at du ikke får med fastlønnsposter på ekstrakjøringen. Husk også å kontrollere fra- og til dato på lønnskjøringen. Dersom du ønsker at det ikke skal beregnes skatt (f.eks. dersom du kun skal innberette et skattegrunnlag, og det ikke finnes lønnsposter på lønnskjøringen å trekke skatten fra), velger du Ikke trekk i feltet Skattetrekk faktor. Det valget du gjør på lønnskjøringen mtp skattetrekk gjelder hele lønnskjøringen/alle ansatte. Dersom enkelte ansatte skal ha poster med skattetrekk og andre ikke kan du f.eks. styre dette med å opprette egne lønnsarter for med/uten skattetrekk. 19

4.2: Feil LT-kode på lønnsart Det kan også være at du har ført noe i feil LT-kode. Før i så fall alt tilbake i den lønnsarten som har feil LT-kode, og før det inn på nytt i en lønnsart med korrekt LT-kode. NB: Dette gjelder også dersom du har benyttet feil LT-kode på en lønnsart. Du kan ikke bare bytte LT-kode på lønnsarten. Du må føre det som er ført i denne lønnsarten tilbake. Benytt samme lønnsart og før totalen med motsatt fortegn. (Husk å føre tilbake korrekt antall også dersom det er en LT-kode som skal opplyse antall.) Før så totalen inn igjen med en lønnsart som har korrekt LTkode. 20

4.3: Hvilken lønnsart skal jeg benytte for å føre det som mangler? Dersom du ikke har noen egnet lønnsart for å føre det som mangler, oppretter du en ny lønnsart, med korrekt LT-kode. Kontroller i tillegg at denne lønnsarten har på korrekte haker under Med i grunnlag for. Det er disse valgene som bestemmer hvordan lønnsarten blir behandlet i systemet mtp arbeidsgiveravgift, skatt og lignende. Her er en oversikt over hva de ulike valgene betyr: Arbeidsgiveravgift: Dersom denne er på, vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget. Pensjon: Dersom denne er på, vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere pensjonsgrunnlaget. Pensjonsgrunnlaget benyttes ved bruk av faste trekk. Trekk i prosent av pensjonsgrunnlaget vil trekke en prosent av alt det som er ført i lønnsarter som har hake for Pensjon. Ferie: Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere feriegrunnlaget til den ansatte. Utbetaling: Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere det den ansatte får utbetalt. Skatt (Tabell): Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere skattegrunnlaget. Dersom den ansatte kun har prosenttrekk, vil systemet benytte prosentsatsen for skattetrekk. Skatt (%): Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere skattegrunnlaget. Forskjellen mellom denne og Skatt (Tabell) er at dersom du benytter denne, så vil systemet beregne skatt etter prosentsatsen på ansattkortet, uansett om den ansatte har tabellkort eller ikke. Du benytter altså denne hvis du ønsker å styre systemet til å beregne skatt etter prosentsatsen på ansattkortet. 21

For mer informasjon om hva de ulike valgene inne på Faste register -> Lønnsart betyr, velg Hjelp i bildet for Lønnsart. I de neste avsnittene finner dere informasjon om en del vanlige tilleggsposter. 22

4.4: Informasjon om føring av Elektronisk kommunikasjon (LT-kode 130-A) Føring av telefon, bredbånd og mobil - reglene for 2014 For 2014 er det nye regler for hvilke beløp som er det sjablonmessige fordelen som det skal beregnes forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift av. Det samlede beløpet for 2014 er 4392 kr, eller 366 kr i måneden. Dette er uavhengig av antallet abonnement. Utsnitt fra kodeoversikten for 2014 (http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/rapportering-til-skatteetaten/lonn-og-arbeidsgiveravgift/lonns--ogtrekkoppgaver/kodeoversikten/kodeoversikt-for-lonns--ogtrekkoppgaver/?chapter=4031#kapitteltekst ): «Under denne kode innberettes den sjablonmessig beregnede fordel ved arbeidstakers adgang til disponering av arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon utenfor ordinær arbeidssituasjon. Kun tilgang til offentlig telefontjeneste og elektroniske kommunikasjonsnett omfattes av denne kode. Koden skal benyttes både når arbeidsgiver er abonnent (naturalytelse) og når arbeidstaker er abonnent (trekkpliktig refusjon). Skattepliktig fordel Maksimal skattepliktig fordel for 2014 er 4 392 kroner. Dette gjelder uavhengig av faktisk kostnad på abonnementer som eies av arbeidsgiver (naturalytelse). Det gjelder også for arbeidsgivers godtgjørelse av kostnader til elektroniske kommunikasjonstjenester der arbeidstaker eier abonnementet (refusjon), begrenset til det som er faktisk refundert. I forhold til skatte-, trekk- og avgiftsplikten skal arbeidsgiver forholde seg til de ytelsene som ytes til sine ansatte, og det har ikke betydning om arbeidstaker har dekning fra flere arbeidsgivere. Arbeidstakers egenbetaling av deler av regningen eller kostnaden til abonnementet reduserer ikke den skattepliktige fordelen ved å få dekket elektronisk kommunikasjon av arbeidsgiver. Dekningen anses som en utgiftsgodtgjørelse (refusjon) dersom det er arbeidstakers abonnement. Det vil si at arbeidsgiver skal behandle det som en utgiftsgodtgjørelse (refusjon) når: arbeidstaker betaler regning for ekomtjeneste for deretter å få beløpet refundert av arbeidsgiver (etter bilag), eller arbeidstaker leverer ubetalt regning for ekomtjeneste som arbeidsgiver dekker, eller arbeidstakers regning for ekomtjeneste blir sendt arbeidsgiver direkte (fakturaadresse) og dekkes av arbeidsgiver Forskuddstrekk - naturalytelse Dersom arbeidstakerne disponerer arbeidsgivers elektroniske kommunikasjonstjeneste som naturalytelse, skal det foretas forskuddstrekk av 366 kroner per måned. Når maksimalt sjablongbeløp er nådd for en arbeidstaker skal arbeidsgiveren ikke foreta mer forskuddstrekk for vedkommende, selv om han får dekket elektroniske kommunikasjonstjenester senere dette året. 23

Forskuddstrekk utgiftsgodtgjørelse (refusjon) Det skal foretas forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse (refusjon) på det tidspunkt det foretas faktisk utbetaling til arbeidstaker. Dersom arbeidstaker leverer betalte regninger for tidligere år, og arbeidsgiver dekker disse, skal det gjøres forskuddstrekk på grunnlag av det beløp som dekkes på tidspunkt for utbetaling. Ved hver utbetaling foretas det forskuddstrekk i det faktiske beløpet som dekkes. Hvilken periode fakturaen gjelder for har altså ingen betydning, det er tidspunkt for arbeidsgivers dekning av fakturaen som er avgjørende for når forskuddstrekk skal gjennomføres, og senere for innberetningsplikten. Dersom total dekning av fakturaen fører til at maksimalt sjablongbeløp overstiges, skal det foretas forskuddstrekk av beløpet som er dekket inntil sjablongbeløpet. Når maksimalt sjablongbeløp er nådd skal det ikke foretas forskuddstrekk i ytterligere utbetaling av slik refusjon til EKOM-tjenester. Ved dekning av en elektronisk kommunikasjonstjeneste uten bilag skal totalt dekket beløp innberettes i kode 149-A og spesifiseres nærmere. Forskuddstrekk - både naturalytelse/utgiftsgodtgjørelse (refusjon) Dersom arbeidstakeren får dekket elektronisk kommunikasjon ved en kombinasjon av naturalytelse og utgiftsgodtgjørelse, vil maksimalt skattepliktig beløp utgjøre 4 392 kroner i kombinasjonstilfellene. Skattepliktig fordel skal i slike tilfeller begrenses til sjablongbeløpet, og dette legges også til grunn for forskuddstrekk i løpet av året. Trekket gjennomføres månedlig av 366 kroner for naturalytelsen med tillegg for det beløpet som er utbetalt som utgiftsgodtgjørelse (refusjon). Trekket gjennomføres månedlig inntil maksimalt sjablongbeløp på 4 392 kroner er nådd. Arbeidsgiveravgiften beregnes tilsvarende av totalt beløp som inngår i trekkgrunnlaget for hver kalendermåned ( )» Det er egne regler for innholdstjenester. Du bør derfor lese hele avsnittet om lt-kode 130-A i kodeoversikten. I denne sammenheng faller også tilleggsopplysningene Antall abonnement, Dekket av den ansatte og Dekket av arbeidsgiver bort. Dersom du fremdeles ser disse tilleggsopplysningene i registreringsbildene eller på lønns- og trekkoppgavene må du huske å oppdatere programmet. 24

4.5: Informasjon om føring av Fri bil (LT-kode 118-A) I dette avsnittet vil vi ta for oss poster som skal føres med LT-kode 118-A Opplysninger i denne kode innberettes med Beløp, Listepris, Tidsrom og Bilens reg.nr. Hvordan du finner hvilket beløp som korrekt skal innberettes, finner du opplysninger om i kodeoversikten. Den kan du blant annet finne på www.skatteetaten.no. Lønnsarten vi benytter i dette eksempelet er lønnsart 701. Denne har LT-kode 118-A, og hake for Med i grunnlag for Arbeidsgiveravgift og Skatt. Det som skjer når du benytter denne lønnsarten er altså at beløpet innberettes i LT-kode 118-A og at det beregnes arbeidsgiveravgift og skatt av beløpet. Forslag til føring: NB: Tallene i eksempelet er bare eksempler, og ikke korrekte tall I dette eksempelet har vi en bil med Listepris 200000 og ut fra reglene har vi f.eks. et skattegrunnlag på kr 60000 som skal innberettes Legg kr 5000 (60000/12) som et fast beløp på den ansatte i lønnsart 701. Du kan selvsagt lage og bruke en annen lønnsart. Dette vil da automatisk generere skattetrekk og innberetning av arbeidsgiveravgift, samt at totalen i året vil slå seg sammen og bli lagt inn som totalt skattepliktig beløp på lønns- og trekkoppgaven. 25

Tilleggsopplysningene på lønnsarten: Listepris: Her skal bilens listepris oppgis. Dette tallet blir ikke akkumulert, men alle posteringer med samme verdi i dette feltet blir slått sammen. I vårt eksempel skal det stå 200000 her. Systemet slår sammen/akkumulerer alle poster som har samme Listepris. Får du to eller flere linjer på lønns- og trekkoppgaven må du derfor kontrollere at du har nøyaktig samme beløp i feltet Listepris på alle lønnspostene. Bilens regnr: Her skal bilens registreringsnummer oppgis. Dette tallet blir ikke akkumulert, men alle posteringer med samme verdi i dette feltet blir slått sammen. I vårt eksempel skal det stå AB12345 her. Systemet slår sammen/akkumulerer alle poster som har samme registreringsnummer. Får du to eller flere linjer på lønns- og trekkoppgaven må du derfor kontrollere at du har nøyaktig samme oppføring i feltet Bilens regnr på alle lønnspostene. Husk at systemet ikke kan vite at AB 12345 og AB12345 er likt. Alle oppføringer må være nøyaktig like. Tidsrom: Her skal tidsrommet for fordelen innberettes. Dette feltet blir utfylt av systemet selv. Det er tidsrommet som står på lønnspostene i de ulike lønnskjøringene som blir regnet som tidsrom her. Begynner du med dette i januar og avslutter i desember, så vil tidsrommet bli 0101-3112. Starter du midt i året med denne innberetningen vil startdatoen bli det som er datoen for denne lønnsføringen. Dersom du f.eks. fører alt på siste lønnskjøring og det gjelder for hele året, husk i så fall å sette inn fra dato 01.01 og til dato 31.12 på denne lønnsposten. Forslag til føring 2: 26

Det er selvsagt mulig å ta dette som en engangsføring i slutten av året, men da bør arbeidstakeren gjøres oppmerksom på at han får en ekstra skattepliktig lønn på kr 60000,- på denne lønnskjøringen (noe som sannsynligvis ikke er ønskelig). Prosedyren blir den samme som ved å legge det inn på fastlønn, men nå registrerer en alt som en lønnspost. Tilleggsopplysninger må legges inn nå også, men nå bruker du årsbeløpet og registrerer alt i en engang. Forslag til føring 3: Dersom den ansatte får tilgang til fri bil i løpet av året, er fremgangsmåten lik som over, men du må ta hensyn til redusert antall måneder når du regner ut skattebeløpet. Dette gjelder også om du først nå starter med innberetning av fri bil selv om den ansatte har disponert dette hele året. Da blir det månedlige skattepliktige beløpet litt høyere for hver måned, inntil du begynner på nytt år. Da kan du bruke standardfremgangsmåten. Husk at skattepliktig beløp må reduseres i henhold til antall påbegynte måneder. Det finnes gode eksempel på hvordan en skal håndtere dette på www.skatteetaten.no. Bytte av bil/den ansatte har disponert flere biler i løpet av året: Starter du året med en bil, så registrerer du det med det registreringsnummeret i Bilens regnr, og et skattebeløp. Hvis du deretter går over til en annen bil, så må du huske å endre Bilens regnr og Listepris på lønnsposten fra da av, samt endre skattepliktig beløp. Dette vil da gjøre at det kommer som to linjer på lønns- og trekkoppgaven. Denne artikkelen omhandler de mest vanlige spørsmålene. Det kan finnes mye som kommer inn under reglene for fri bil, som ikke er dekket her. 27

4.6: Informasjon om føring av Arbeidsgivers del av pensjon (OTP) og refusjon sykepenger Hvordan føre arbeidsgivers andel av pensjonsinnskudd (OTP) For å få beregnet riktig arbeidsgiveravgift, må innberetning av arbeidsgivers andel av pensjon føres på hver enkelt ansatt. Dette fordi arbeidsgiveravgiften skal beregnes og innberettes i henhold til sonen som gjelder for den enkelte ansatt. I mange tilfeller har bedriften kun en lokalisering, og da vil den være den samme for alle, men i enkelte tilfeller varierer sone ut fra lokalisering (organisasjonsnummer) der den ansatte arbeider. Først må det opprettes en lønnsart som bare er med i grunnlag for arbeidsgiveravgift. Denne lønnsarten skal ikke inneholde LT-kode: Under skillearket Andre valg på lønnsarten, husk å kryss av for Er arb.givers andel av pensjon : Dette for at det skal komme med på termin/årsoppgaverapporten. 28

Når en så skal betale avtalefestet pensjon, vil en få en spesifisering av beløp for hver person. Hvis ikke forsikringsselskapet gjør dette, kan en be om en liste som viser hvordan premien til forsikringsordningen blir beregnet, spesifisert på medlemmene (de ansatte). Det bør da spesifiseres pr måned eller for perioden, slik at beregningen av arbeidsgiveravgift kan legges inn som en fastlønnspost. (Man kan selvsagt også registrere beløpet som en manuell lønnspost.) Under Faste register -> Ansatt -> Faste poster, legges inn beløp oppgitt fra forsikringsselskap på hver enkelt ansatt. 29

Arbeidsgiveravgift av bedriften sin andel blir nå beregnet for hver lønnskjøring, og innbetalt ved terminforfall dersom det er lagt inn som et fast månedsbeløp. Dersom det blir registrert manuelt ved hvert mottak av regning, vil det få forfall ved den termin det blir registrert. På årsoppgaven vil denne arbeidsgiveravgiften komme med i totalen for betalt arbeidsgiveravgift for hver enkelt sone. Den vil bli spesifisert i eget felt. (Avgiftspliktige tilskudd og premier til pensjonsordninger) 30

Hvordan føre refusjon sykepenger for refusjon av arbeidsgiveravgift Utbetaling av sykepenger og beregning av arbeidsgiveravgift skjer som vanlig. Når du får refundert sykepengene kan du føre en post som gir refusjon av arbeidsgiveravgiften som opprinnelig ble beregnet. Det må opprettes en ny lønnsart som bare er med i grunnlag for arbeidsgiveravgift (eks): Under skillearket Andre Valg setter du hake for Er refusjon AGA 31

Når du mottar refusjon fra Trygdeetaten så føres dette beløpet i minus på hver ansatt: I terminoppgaver, filoverføring og altinn vil disse fremkomme som refusjonsbeløp: 32

Kontering/tilleggskontering for grunnlag otp/refusjon sykelønn Når en lønnsart ikke har hake for Med i grunnlag for Utbetaling blir ikke beløpet kontert mot den kontoen som er oppgitt som hovedbokskonto. I dette tilfellet er det kun arbeidsgiveravgift av det beløpet som registreres i lønnsarten som blir kontert ved bokføring av lønnskjøringen. (Selve kostnaden for arbeidsgivers andel av pensjon blir kontert når du får regning fra forsikringsselskapet.) Dersom du ønsker at arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget skal konteres i bilaget fra lønnskjøringen også (f.eks. for å forenkle avstemmingen), kan du spesifisere både debet og kredit konto grunnlaget skal føres mot under arkfane Tilleggskontering. Sett også hake for Konter selv om den ikke utbetales. Du vil da få en debet og kredit kontering mot spesifiserte konti på bilaget fra lønnskjøringen, og du kan velge å avstemme mot den ene kontoen. Det er f.eks. vanlig å velge konti langt ute på 5000-serien for dette (f.eks. konto 5990 og 5991). 33