KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL. Forvaltningsrevisjonsrapport. Refusjon sykepenger. Vestnes kommune

KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjon sykepenger i Vestnes kommune Mai 2011

Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal er et interkommunalt selskap etter kommuneloven 27. Eiere er kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for eierkommunene og har i dag fem revisorer. Selskapet har hovedkontor i Molde. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 2

Innholdsliste 1 INNLEDNING...4 1.1 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT...4 1.2 OM SYKEPENGER...4 1.2.1 Kommunens organisering...4 1.2.2 Sykefravær...5 1.2.3 Intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv IA-virksomhet...5 1.3 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...5 1.4 AVGRENSING AV UNDERSØKELSEN...6 1.5 METODE...6 1.6 HØRING...6 1.7 OPPBYGGING AV RAPPORTEN...6 2 SYKEPENGER FRA ARBEIDSGIVER...7 2.1 SYKEMELDING...7 2.1.1 Egenmelding...7 2.1.2 Legeerklæring...8 2.2 OPPFØLGING AV SYKEMELDING...8 2.3 REGISTRERING AV SYKEFRAVÆR...8 2.4 BEREGNING AV SYKEPENGEGRUNNLAGET...8 2.4.1 Hovedregel...8 2.4.2 Reduksjon i sykepenger...9 3 SYKEPENGER FRA FOLKETRYGDEN...9 3.1 BEREGNING AV TRYGDEPERIODEN...10 3.1.1 Hovedregel...10 3.1.2 Påfølgende sykefravær...10 3.1.3 Særlig stort eller svangerskapsrelatert sykefravær...10 3.2 OPPFØLGING AV SYKEMELDING...10 3.3 BEREGNING AV SYKEPENGEGRUNNLAGET...11 3.4 REFUSJONSKRAV...12 3.4.1 Innsending...12 3.4.2 Oppfølging...12 4 TILBAKEBETALING VED FEILUTBETALINGER...13 5 DOKUMENTHÅNDTERING...14 6 SAMLEDE VURDERINGER OG ANBEFALINGER...14 REFERANSER OG KILDER...16 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 3

1 Innledning 1.1 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kommunens revisor har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jf. kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kap. 3 6-8. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. kommuneloven 77 nr. 4. Vestnes kommune har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for 2008 11 1. Kontrollutvalget har vedtatt å prioritere et forvaltningsrevisjonsprosjekt om refusjon av sykepenger fra NAV og har bestilt dette fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal 2. 1.2 Om sykepenger Sykepenger skal gi kompensasjon for bortfall av arbeidsinntekt på grunn av sykdom eller skade 3. Rett til lønn under sykdom er regulert gjennom folketrygdloven (ftrl.). Kommunalt ansatte har gjennom Hovedtariffavtalen (HTA) styrkede rettigheter på noen områder som gjelder lønn under sykdom. I virksomheter som har inngått intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtale) er det gitt ytterligere rettigheter og plikter til både arbeidsgivere og arbeidstakere. I utgangspunktet er arbeidsgiver ansvarlig for sykepenger i de første 16 dagene av en sykemeldingsperiode (arbeidsgiverperioden) 4. Deretter overtar folketrygden dette ansvaret 5. Trygdeperioden er på inntil 50 uker. I denne perioden utbetaler arbeidsgiver kompensasjonen og krever refusjon fra folketrygden. Sykepengene utgjør 100 prosent av sykepengegrunnlaget og det ytes feriepenger av sykepengene 6. Siden offentlige arbeidsgivere forskutterer sykepenger etter arbeidsgiverperioden er det av stor økonomisk betydning for kommunen at saksbehandlingen i NAV ikke tar for lang tid. Dersom krav ikke blir godkjent av NAV er det viktig at kommunen får beskjed så tidlig som mulig så lønnsutbetalingen kan stoppes. 1.2.1 Kommunens organisering Lønn- og personaltjenesten i Vestnes kommune er lagt til Stab, støtte og forvaltning. Kommunalsjefen som har ansvaret for personaltjenesten har det overordnede ansvaret. Lønn og personal gir råd og veiledning til driftsenhetene og har totalt 4,5 årsverk. Lønnsavdelingen har 1,8 årsverk med én fagansvarlig i 100 % stilling. Vestnes kommune har sentralisert oppgavene vedrørende sykemeldinger og refusjon sykepenger. Driftsenhetene sender sykemeldingene til Lønnsavdelingen som foretar registreringen i lønnssystemet og sender sykemeldingsskjemaene til NAV. Visma Enterprise er kommunens lønns- og personalsystem. Visma Enterprise er et integrert lønns- og personalsystem tilpasset kommuner og fylkeskommuner. Integreringen mellom lønn 1 Kommunestyret sak 76/08 og Kontrollutvalget sak 19/08 2 Kontrollutvalget sak 27/10. 3 Ftrl. 8-1. 4 Ftrl. 8-18 og 8-19. 5 Ftrl. 8-17. 6 Ftrl. 8-16. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 4

og personal gjør at brukeren bare trenger å registrere data én gang. Det skjer en elektronisk overvelting til kommuneregnskapet. 1.2.2 Sykefravær For kommunen totalt har sykefraværet vært på rundt 10 % de siste fire årene med en liten nedgang i 2010, jf. tabellen nedenfor. Hjemmetjenesten skiller seg ut med et høyt sykefravær med en betydelig økning fra 2009 til 2010. Tabell 1 - Sykefravær 2007 2010 (prosent) 2007 2008 2009 2010 Kommunen totalt 10,2 10,3 9,9 9,5 Hjemmetjenesten 12 11,6 10,4 16,7 Teknisk 2,8 3,7 3,6 4,7 Kilde: Kommunens sykefraværsrapporter Legemeldt sykefravær over 40 dager utgjør hovedtyngden av sykefraværet både i hjemmetjenesten, tekniske tjenester og for kommunen totalt. I 2010 fikk Vestnes kommune refundert 16,4 millioner kroner i sykepenger. Det tilsvarer 8 % av kommunens utbetalinger av lønn til faste ansatte. 1.2.3 Intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv IA-virksomhet Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv ble inngått mellom partene i arbeidslivet og myndighetene 3. oktober 2001. Intensjonsavtalen forutsetter at arbeidsgiver og arbeidstaker er enige om et forpliktene samarbeid for å nå målene om et mer inkluderende arbeidsliv. Arbeidet for et mer inkluderende arbeidsliv er en del av virksomhetens helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Avtalens hovedmål er å redusere sykefraværet samt å gi plass til alle som kan og vil arbeide. Virksomheter som inngår denne samarbeidsavtalen med NAV blir godkjent som inkluderende arbeidslivsvirksomheter med tilgang til spesielle tjenester og virkemidler. Det innebærer blant annet utvidet bruk av egenmeldinger og de får en egen kontaktperson i NAV. Vestnes kommune har vært IA-virksomhet siden 2003 og har inngått en ny samarbeidsavtale gjeldende fra 20. desember 2010. Samarbeidsavtalen innebærer at arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i virksomheten samarbeider målrettet for å oppnå en mer inkluderende arbeidsplass. 1.3 Problemstillinger og revisjonskriterier På bakgrunn av bestillingen fra kontrollutvalget og en risikovurdering av forhold i kommunen, har revisjonen satt opp følgende problemstillinger og operasjonaliseringer for undersøkelsen: 1. Utbetales sykepenger i arbeidsgiverperioden i tråd med regelverket? a. Hvilke rutiner har kommunen for å få inn og følge opp sykemeldinger? b. Hvordan sikrer kommunen at sykefraværet registreres i lønns- og personalsystemet? c. Beregner kommunen sykepengegrunnlaget i tråd med regelverket? Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 5

2. Kreves det refusjon for sykepenger i trygdeperioden i tråd med regelverket? a. Hvordan beregner kommunen trygdeperioden? b. Sikrer kommunens oppfølging av sykemeldinger at kravene fra trygden overholdes? c. Beregner kommunen sykepengegrunnlaget i tråd med regelverket? d. Hvordan sikrer kommunen sine refusjonskrav mot trygden? 3. Krever kommunen tilbakebetaling av feilutbetalte sykepenger? 4. Dokumenteres og oppbevares opplysninger knyttet til sykmelding i tråd med regelverket? Revisjonskriterier er den målestokk som funnene i undersøkelsen blir vurdert opp mot. I denne undersøkelsen er revisjonskriteriene særlig utledet av folketrygdloven, Hovedtariffavtalen, Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv og personopplysningsloven. Aktuelle krav er omtalt under det enkelte punkt i rapporten. 1.4 Avgrensing av undersøkelsen Vi har valgt å se nærmere på Hjemmetjenesten og Teknisk forvaltning for å få med en stor enhet med flest kvinnearbeideplasser og en liten enhet der hovedtyngden av ansatte er menn. I 2010 hadde Hjemmetjenesten et sykefravær på 16,7 % og i Teknisk forvaltning var fraværet på 4,7 %. 1.5 Metode Denne undersøkelsen er basert på Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) standard for forvaltningsrevisjon RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 7. Undersøkelsen er hovedsakelig lagt opp som en dokumentanalyse. Dette er utfylt med intervju med administrasjonen i kommunen og NAV. Malen for prosjektet er utarbeidet og kvalitetssikret i samarbeid mellom Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal, Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, Kommunerevisjonsdistrikt 3 Møre og Romsdal IKS og Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. NAV Forvaltning Molde har kvalitetssikret revisjonskriteriene og vært behjelpelig med å vurdere kommunens praksis knyttet til refusjon av sykepenger fra folketrygden. Det er NAV Forvaltning Molde ved Avdeling for sykepenger som har ansvar for beregning og utbetaling av sykepenger fra folketrygden i hele Møre og Romsdal. 1.6 Høring Et utkast til rapport har vært forelagt administrasjonssjefen. Revisjonen har hatt et møte med administrasjonen og Lønnsavdelingen der rapporten ble gjennomgått. Det kom frem noen presiseringer knyttet til faktafremstillingen og disse er tatt til følge uten at det har medført endringer i revisjonens vurderinger. 1.7 Oppbygging av rapporten Kapittel 2 omhandler sykepenger i arbeidsgiverperioden, og kapittel 3 omhandler sykepenger i trygdeperioden. I kapittel 4 vurderes kommunens rutiner for tilbakebetaling av feilaktig utbetalte sykepenger. Kommunens rutiner for dokumentasjon og oppbevaring av opplysninger 7 Tilgjengelig på. Norges Kommunerevisorforbunds hjemmeside Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 6

knyttet til sykepenger gjennomgås i kapittel 5. Det gis en oppsummering av funnene og anbefalingene i kapittel 6. Til slutt er det en oversikt over referanser og kilder som er benyttet i arbeidet med denne undersøkelsen. 2 Sykepenger fra arbeidsgiver I dette kapitlet vurderes kommunens rutiner knyttet til sykepenger i arbeidsgiverperioden. Det vurderes først hvilke rutiner kommunen har for å få inn sykemelding. Deretter vurderes oppfølging og registrering av sykemeldinger. Til sist vurderes kommunens beregning av sykepenger. 2.1 Sykemelding Arbeidstaker skal levere sykemelding så raskt som mulig etter at arbeidsuførhet er oppstått. Dette kan gjøres ved egenmelding eller legemelding. 2.1.1 Egenmelding Egenmelding kan leveres skriftlig eller muntlig 8. Arbeidsgiver kan kreve at arbeidstaker skriftlig bekrefter egenmelding etter at arbeidet er gjenopptatt 9. I Vestnes kommune skal arbeidstaker levere skriftlig egenmelding når vedkommende er tilbake i arbeid. Det er utarbeidet egenmeldingsskjema som fylles ut av den som tar i mot meldingen om fravær og som arbeidstaker skal skrive under ved tilbakekomst. Driftsleder for Hjemmetjenesten opplyste at de har gode rutiner for behandling av sykemeldinger, men de har ikke utarbeidet skriftlige prosedyrer på området. Driftsleder for Teknisk forvaltning hadde heller ikke skriftlige rutiner. Vi plukket ut ti tilfeldige egenmeldinger hvor vi kontrollerte om skjemaene var riktig utfylt og underskrevet av arbeidstaker ved tilbakekomst. Fra Hjemmetjenesten fikk vi opplyst at på grunn av deltidsstillinger og vakter kunne det gå noen dager før egenmeldingsskjemaet ble underskrevet. Vi har fått opplyst at egenmeldingsskjemaene blir fortløpende levert Lønnsavdelingen fra begge de undersøkte tjenesteområdene. Vi har i tillegg kontaktet en av skolene i Vestnes som bekreftet at de leverte egenmeldingsskjemaene fortløpende. Tilbakemeldingen revisjonen har fått fra Lønnsavdelingen er at det kan variere hvor raskt enhetene leverer skjemaene. Etter revisjonens mening fungerer utfylling og innlevering av egenmeldingsskjemaene bra. Revisjonen vil påpeke at selv om enhetene har gode rutiner for behandling av sykemeldinger er det viktig at det utarbeides skriftlige rutiner på dette området. Arbeidstakere i IA-virksomheter har utvidet rett til å benytte egenmelding ved sykefravær ved at det kan benyttes egenmelding for inntil åtte kalenderdager per sykdomstilfelle 10. Videre kan arbeidstakere i IA-virksomheter benytte egenmelding for inntil 24 dager i løpende perioder på tolv måneder. Egenmeldingene kan benyttes for 24 enkeltdager. I fraværssystemet er det innlagt automatisk varsling når 24 dagers grensen for bruk av egenmeldinger nærmer seg. Det samme gjelder ved barns sykdom. Systemet gir ikke automatisk varsling om avslutning av sykefraværet etter åtte kalenderdager. I følge 8 Ftrl. 8-23. 9 Ftrl. 8-27. 10 IA-avtalen. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 7

Lønnsavdelingen er det driftsledernes ansvar å passe på at sykemeldingsperioden ikke overskrides. På dette området mangler det også skriftlige rutiner, noe som etter vår vurdering er viktig å få på plass. Lønnsavdelingen mener at fagavdelingene må ha egne rutiner siden det alltid vil gå en stund fra en arbeidstaker nytter egenmelding og til den blir registrert i personalsystemet. 2.1.2 Legeerklæring En legeerklæring er en skriftlig erklæring fra lege om arbeidsuførhet. Legeerklæring må være innsendt innen 14 dager etter krav om dette. Det er driftsleders ansvar å følge opp at den sykemeldte leverer inn legeerklæring i rett tid. I følge Lønnsavdelingen blir legeerklæringene sendt inn fortløpende, og det er bare unntaksvis at det ikke gjøres. De sakene revisjonen gjennomgikk viste at legeerklæringer forelå i tråd med kravene. 2.2 Oppfølging av sykemelding Arbeidstaker må ved lengre sykefravær enn først meldt inn, levere fornyet sykemelding. I lønns- og personalsystemet legges det inn perioden sykemeldingen gjelder for. Maksimumsdato for utbetaling av sykepenger hentes ut fra rapport fra NAV. Lønnsavdelingen tar ut liste en gang i måneden for å ha oversikt når arbeidstaker nærmer seg maksimumsdatoen. 2.3 Registrering av sykefravær For at kommunen skal utbetale korrekte ytelser til arbeidstakerne må registrering av sykefravær og tilbakekomst registreres i lønns- og personalsystemet. Registreringen utføres av Lønnsavdelingen som også er ansvarlig for å oversende alle meldingene til NAV. Etter revisjonens mening er ansvarsplasseringen tydelig i kommunens praktiske rutiner, men vi vil også her vise til at skriftlige rutiner mangler. Videre er det viktig at slik registrering skjer så raskt som mulig. Driftslederne sender sykemeldingene til Lønnsavdelingen omtrent hver 14. dag, enkelte sender meldingene fortløpende. I følge Lønnsavdelingen blir ikke meldingene liggende lenge der før registreringen gjøres. Søknad til NAV om refusjon av sykepenger skjer samtidig med registreringen. Del D av sykemeldingsskjemaet, sammen med inntekts- og skatteopplysningsoppgaven, sendes fortløpende til NAV. Inntektsposteringen i kommunens økonomisystem gjøres en gang i måneden. Revisjonens gjennomgang av tiden fra sykemeldingsdato til sykemeldinger er registrert i systemet viste at det ikke var store forsinkelser, men det kan være periodevis at saker blir liggende en stund før alt blir registrert. Vi har registrert at det ved årsskiftet 2010-2011 var et etterslep. 2.4 Beregning av sykepengegrunnlaget Det er noe ulike regler for beregning av sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden og i trygdeperioden 11. 2.4.1 Hovedregel Kommunalt ansatte har rett til sykepenger fra arbeidsgiver fra første dag for sykmelding 12. Sykepengene skal tilsvare 100 % av sykepengegrunnlaget, det vil si tilsvare full lønn 13. Med full lønn menes ordinær lønn, faste årsbeløp og variable tillegg etter fastsatt turnusplan 14. 11 Ftrl. 8-28 8-30. 12 HTA punkt 8.2.1 13 Ftrl. 8-16 første ledd. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 8

Personal- og lønnssystemet beregner automatisk sykepengegrunnlaget for ansatte som er på fast lønn. For de med variabel lønn har kommunen valgt å legge tre måneder til grunn som standard i systemet selv om det er anbefalt 12 måneder som også NAV legger til grunn. Lønnsavdelingen opplyser at i tillegg vurderes det i hver sak om en skal gå lengre tilbake enn tre måneder for å få et gjennomsnitt. Det legges i utgangspunktet til grunn lønn for de siste fire ukene før sykemelding for å finne beløpet som skal utbetales i arbeidsgiverperioden for ekstravakter og tilkallingsvikarer. I noen saker benyttes det annen tidsperiode for å gjøre beregningen bedre. Etter revisjonens vurdering vil Lønnsavdelingen ved å legge inn 12 måneder som standard bruke mindre tid til vurdering av enkeltsaker, det vil bli mindre tilfeldighet ved behandling av arbeidstakerne og en vil sikre en mer lik behandling av alle. Retten til sykepenger faller bort når arbeidsforholdet midlertidig avbrytes i mer enn fjorten dager. Dette kontrolleres ikke automatisk i systemet, her må det foretas en manuell kontroll. Lønnsavdelingen opplyser at dersom noen har skrevet timer i arbeidsgiverperioden, trekkes dette ikke automatisk fra i systemet. Lønnsavdelingen skal ta kontakt med driftslederne for å kontrollere dette. Det er mange deltidsstillinger i kommunen og Lønnsavdelingen sier at det kan være et tidkrevende arbeid. Etter revisjonens vurdering bør kommunen utarbeide skriftlige rutiner på området som tar hensyn både til kontrollbehovet og arbeidsinnsatsen. 2.4.2 Reduksjon i sykepenger I dette avsnittet vurderes to av de mest aktuelle årsakene til reduksjon av sykepengegrunnlaget. Det utbetales ikke sykepenger for grunnlag over seks ganger grunnbeløpet i folketrygden 15. Dette ligger i systemet og kontrolleres automatisk. Ved den årlige justeringen av grunnbeløpet i folketrygden blir det lagt inn ved oppdatering av programvaren. Retten til sykepenger bortfaller om man har mottatt sykepenger i til sammen 50 uker de siste tre år, dersom arbeidstakeren ikke har vært helt arbeidsfør i 26 uker før ny sykemelding 16. Lønnsavdelingen opplyser at de har rutine for å holde oversikt over løpende perioder på 36 måneder. Gjennom vår stikkprøvekontroll kan vi ikke si noe om rutinene er gode nok til å avdekke feil på dette området. Heller ikke på dette området foreligger det skriftlige rutiner, det er avhengig av enkeltpersoner og således sårbart. 3 Sykepenger fra folketrygden I dette kapitlet vurderes kommunens rutiner knyttet til sykepenger i trygdeperioden. Det vurderes først hvilke rutiner kommunen har for å beregne denne perioden. Deretter vurderes oppfølging av sykemeldinger og kommunens rutiner for beregning av sykepenger. Til sist vurderes kommunens rutiner knyttet til refusjonskrav til NAV. 14 Ftrl. 8-28 og 8-29 samt HTA punkt 8.1.2 og 8.2.2. 15 Ftrl. 8-10 andre ledd. 16 HTA punkt 8.2.2. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 9

3.1 Beregning av trygdeperioden 3.1.1 Hovedregel Hovedregelen er at folketrygden tar over ansvaret for sykepenger fra arbeidsgiver fra og med den 17. kalenderdagen av sykepengeperioden, regnet fra første hele fraværsdag 17. Dette skjer automatisk i systemet. Det utbetales sykepenger fra trygden i inntil ett år 18. NAV gir maksimumsdato som må legges inn manuelt Etter revisjonens vurdering kan det være en feilkilde ved at registreringen foretas manuelt og ingen kontrollerer innleggingen. 3.1.2 Påfølgende sykefravær Om det er gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal et nytt sykefravær regnes med i samme arbeidsgiverperiode 19. Beregning av arbeidsgiverperiode ved påfølgende fravær ligger i systemet. Både egenmeldte fravær og legemeldte telles med. 3.1.3 Særlig stort eller svangerskapsrelatert sykefravær Folketrygden kan, etter søknad fra arbeidstakeren selv eller arbeidsgiveren, dekke utgifter til sykepenger i arbeidsgiverperioden ved særlig stort sykefravær på grunn av langvarig eller kronisk sykdom 20. I Vestnes kommune gjelder søknader om avkorting av arbeidsgiverperioden stort sett svangerskapsrelaterte sykdommer, der tilrettelegging eller omplassering til annet arbeid i kommunen ikke er mulig. Det er driftsleders ansvar å søke NAV om avkorting av arbeidsgiverperioden. Vår gjennomgang viser at ikke alle er klar over denne muligheten. Revisjonen ser det som viktig at alle driftsledere er informert om ordningen med fritak fra arbeidsgiverperioden. Blir søknaden innvilget, får avgjørelsen virkning fra den dag NAV mottok søknaden. NAV gir bare refusjon fra de siste tre månedene. Lønnsavdelingen opplyser at ved avslag på krav om sykepenger virker det som om det er tilfeldig hvem som får brevet om avslag. De opplever at noen ganger er det den sykemeldte selv som får svaret, og andre ganger sendes svaret til enhetene. Lønnsavdelingen mener at det burde vært slik at der de hadde et krav inne skulle de også mottatt svaret. Revisjonen mener at det hadde vært en fordel om NAV kunne se på sine rutiner på dette området. Dette er tatt opp med NAV i forbindelse med prosjektet. Revisjonen har fått opplyst at Vestnes kommune venter på vedtak fra NAV før refusjonskrav sendes inn. Revisjonen har fått opplyst fra NAV at kommunen kan sende inn krav samtidig med søknaden. Siden saksbehandlingen hos NAV er fra 0,5-1 år kan deler av eller hele kravet være foreldet. Revisjonen anbefaler at Lønnsavdelingen endrer rutinene sine slik at krav sendes inn samtidig med søknad. Kommunen kan, ved lang saksbehandlingstid i NAV, forlange foreløpig svar 21. 3.2 Oppfølging av sykemelding Individuell oppfølgingsplan er ett sentralt virkemiddel i virksomhetens arbeid med å beholde eller tilbakeføre sykemeldte og arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Kommunen skal 17 Ftrl. 8-19 første og andre ledd. 18 Ftrl. 8-12 19 Ftrl. 8-19 tredje og fjerde ledd. 20 Ftrl. 8-20 første ledd. 21 Fvl. 11 a Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 10

sammen med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan innen fire uker. Videre skal det gjennomføres dialogmøte med den sykmeldte innen åtte uker 22. Dialogmøter er lovpålagte møtearenaer for å komme frem til mulige tiltak for at den sykemeldte kan vende tilbake til arbeid. Dersom den ansatte kan utføre sine vanlige arbeidsoppgaver eller nye arbeidsoppgaver etter tilrettelegging gjennom bedriftsinterne tiltak, skal det ytes graderte sykepenger. Hjemmetjenesten hadde gode rutiner for oppfølging og utarbeidelse av oppfølgingsplan for sykemeldte ansatte. Etter opplysninger fra driftsleder hadde NAV ved enkelte tilfeller etterlyst dialogmøter. Teknisk forvaltning opplyste at det var mangelfullt med oppfølgingsplaner, men at de har jobbet med oppfølging av sykemeldte. De hadde en god dialog med ansatte, men formelle dialogmøter var mangelfullt. Manglende dialogmøte kan føre til kutt i refusjonen og at ansatte ikke kommer tilbake i jobb så raskt som mulig. Kommunen må derfor sikre at dialogmøter holdes. Her må det også avklares hvem innkallingen skal gå til. Arbeidstaker må ved lengre sykefravær enn først meldt inn, levere fornyet sykemelding. Det er driftsleders ansvar å påse at fornyet sykemelding leveres og sendes Lønnsavdelingen for registrering. Lønnsavdelingen legger inn perioden sykemeldingen gjelder for, jf. punkt 2.2. 3.3 Beregning av sykepengegrunnlaget Sykepengegrunnlaget ved utbetaling fra trygden er i utgangspunktet lik ukeinntekt omregnet til årsinntekt 23. Hvis den omregnede årsinntekten avviker mer enn 25 prosent fra pensjonsgivende årsinntekt, skal sistnevnte legges til grunn. Ved beregningen legger kommunen tre måneder av årsinntekten til grunn. Lønnsavdelingen kontrollerer ikke om den omregnede årsinntekten avviker mer enn 25 % fra pensjonsgivende årsinntekt. Dette kontrolleres av NAV og det vil fremgå av vedtaket viss de ikke vil godkjenne kravet. Ved utbetaling av sykepenger fra folketrygden må sykepengegrunnlaget utgjøre minst 50 prosent av grunnbeløpet 24. Dersom sykepengegrunnlaget er mindre enn 50 % av grunnbeløpet i folketrygden vil det ikke bli produsert refusjonskrav i lønnssystemet. Dersom kommunen utbetaler sykepenger i perioden arbeidstaker har oppgitt som ferie, blir det ikke refundert fra NAV 25. I skolen kan dette være en aktuell problemstilling. Lærere må ha godkjenning fra kommunen på flytting av ferie om sykepenger skal innvilges i sommerferien. Innrapportering av ferie skal stå på sykemeldingsskjemaet og det er driftsledernes ansvar å passe på at det er riktig. Lønnsavdelingen kontrollerer ikke dette. Driftsleder på Helland skole opplyser at det har vært flytting av ferie på grunn av sykdom og at søknad om godkjenning har vært behandlet og registrert i sykemeldingsskjemaet. Lønnsavdelingen opplyser at det skjer av og til feil og at de ikke får refundert kravet. NAV Forvaltning fant, ved et tilfeldig utplukk, ett tilfelle der refusjonskrav for sykepenger var sendt i ferieperioden. Etter revisjonens vurdering må kommunen utarbeide skriftlige rutiner på dette området der ansvarsplasseringen går tydelig frem. Vi viser til det vi har sagt i punkt 2.2 om maksimumsdato for utbetaling av sykepenger. 22 IA-avtalen, jf. Ftrl. 8-4. 23 Ftrl. 8-30. 24 Ftrl. 8-3 andre ledd. 25 Ftrl. 8-17 andre ledd. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 11

3.4 Refusjonskrav 3.4.1 Innsending Krav om refusjon av sykepenger skal sendes NAV Forvaltning Molde via lokalt NAV-kontor. Det skal benyttes lokalt NAV-kontor i arbeidstakers bostedskommune. Det vil si at kommunen kan måtte forholde seg til flere NAV-kontor. Det er Lønnsavdelingen som har ansvaret for innsending av kravene til NAV. Revisjonen får opplyst at avdelingen forholder seg til NAV lokalt og til NAV Forvaltning Molde. De har god kontakt med det lokale kontoret i Vestnes og får hjelp når de har spørsmål om enkeltsaker. I Molde opplever de at det kan være vanskelig å få kontakt med saksbehandler. Det er viktig at innsending av krav til NAV går til riktig kontor. Dette forutsetter at alle ansatte ligger med utfylt NAV kontor i Person-bildet. I systemet er ansattes bostedskommune lagt inn. Ved registreringen kommer det automatisk opp spørsmål om det er dette kontoret en ønsker å registrere refusjonen på. Når ansatte skifter adresse må Lønnsavdelingen inn å endre NAV kontor. NAV har ikke registrert spesielle feil for Vestnes på dette området. NAV forvaltning opplyser at det kan være problem med mangelfull dokumentasjon som vil føre til store etterslep i utbetalingene. Videre kan sen innsending av sykemelding fra lege og at den sendes til feil kontor føre til lang saksbehandlingstid. For at kommunen skal få refusjon for sine utlegg til sykepenger i trygdeperioden må kravet være NAV i hende innen tre måneder etter at kravet oppsto 26. Kravene sendes fortløpende og kommunen påstår at ingen krav blir liggende blir liggende over tre måneder. Det foreligger ingen skriftlige rutiner på dette området. 3.4.2 Oppfølging Ansvar for oppfølging av refusjonskravene er lagt til Lønnsavdelingen. Fra driftsleder for Hjemmetjenesten har vi fått opplyst at de ikke har rutine for å følge opp inntektsføringen av refusjoner i kommuneregnskapet. Driftsleder Teknisk opplyser at de kontrollerer at refusjon av sykepenger blir registrert på rett person og tjenestested. Beløpet som inntektsføres har Lønnsavdelingen kontrollen med. Krav om refusjon av sykepenger blir inntektsført i kommuneregnskapet en gang i måneden. Det er lønnsavdelingen og regnskapskontoret som ser når pengene fra NAV overføres kommunen. Revisjonen har ikke dokumentasjon på at ansvarsplasseringen er tydelig i kommunens rutiner. Etter revisjonens vurdering må kommunen utarbeide skriftlige rutiner der ansvarsplasseringen kommer tydelig frem. NAV behandler søknader om refusjon av sykepenger etter først til mølla-prinsippet. Saksbehandlingstiden i NAV er én to måneder. Utbetaling til kommunene gjøres siste dag i hver måned, og er på kommunens konto én to dager senere. Kommunene har ofte saksbehandlingstid på én måned. Til sammen gjør dette at kommunene må forvente et etterslep i utbetalingene på tre fire måneder. Det kommer fortsatt innbetalinger fra NAV som gjelder 2009. Kommunen bør følge opp NAV ved sen innbetaling. Tilbakemelding fra NAV Forvaltning Molde sendes i noen tilfeller den sykemeldte og ikke til kommunen, som har sendt inn kravet. Ved for eksempel avslag på søknad om sykepenger er 26 Ftrl. 22-13 femte ledd. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 12

det viktig for kommunen å få beskjed så tidlig som mulig for å kunne stanse utbetalingen. Revisjonen mener det hadde vært en fordel om NAV kunne sende tilbakemelding direkte til kommunen. Lønnsavdelingen gjør periodisk avstemming av refusjonskrav mot mottatt refusjon. Avvik mellom krav og utbetaling skal i utgangspunktet tas opp med NAV. I følge fagsjef for lønn er kommunen alt for dårlig til å følge opp at en får de refusjoner en har krav på. Tabellen nedenfor gir en oversikt over hva Vestnes har inntektsført av refusjon sykepenger i perioden 2007 2010 og hva som står som restanse. Tabell 2 Refusjon sykepenger i løpende kroner 2007 2010 (i 1000 kroner) År 2007 2008 2009 2010 Inntektsført 14 771 13 765 14 052 16 400 Restanse 4 292 5 968 5 034 6 450 Kilde: Kommuneregnskapet, kto 1710 og 21410035 I 2004 tok kommunen i bruk nytt lønns- og personalsystem og etter det revisjonen får opplyst er det sannsynlig at det henger igjen gamle restanser som ikke er kvittert ut. I 2005 og 2006 ble innbetalt refusjon ikke registrert i systemet. Det har ikke vært en prioritert oppgave for Lønnsavdelingen å avstemme gamle krav. Fra 2007 er mottatt refusjon innlagt i systemet, men ikke fordelt på alle kravperioder. Det vil da bli stående igjen på differanselisten som udekket og fordringen er feil. Revisjonens gjennomgang viser at kommunen ikke har gode nok rutiner for avstemming av krav og utbetaling fra NAV. Det er viktig at kommunen tar kontakt med NAV når det oppstår differanser i forhold til innsendte krav, både for å sikre korrekt utbetaling, men også for å få læringseffekt. Slik revisjonen ser det er det viktig at kommunen har rutiner for å følge opp ved sen utbetaling. Under revisjonens arbeid med prosjektet har vi registrert at det er et ønske fra kommunene om å kunne ha en kontaktperson i NAV for gjennomgang av differanselistene noen ganger i året. 4 Tilbakebetaling ved feilutbetalinger Kommunen kan i noen tilfeller komme til å feilaktig utbetale sykepenger. Årsaken til en feilutbetaling kan enten ligge hos kommunen eller hos arbeidstaker. Vanlig foreldelsesfrist er tre år 27. Revisjonen får opplyst fra Vestnes kommune at det forekommer av og til at noen får utbetalt for mye sykepenger og kommunen krever tilbakebetaling. Det kan skyldes feil fra arbeidstaker som ikke har innsendt fullstendige opplysninger til NAV eller det kan være feilregistreringer fra kommunen. Kommunen har ingen skriftlige rutiner for tilbakebetaling, men det pleier å ordne seg når saken tas opp med den enkelte arbeidstaker, enten ved at hele beløpet betales tilbake med en gang eller at det inngås en avtale om avdragsordning. Administrasjonen mener at alle behandles likt. Kommunen har ikke dokumentasjon på kontakt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker i slike situasjoner. På dette området mangler det også skriftlige rutiner. Revisjonen mener at kommunen må sørge for å utarbeide skriftlige rutiner. Videre er det viktig å sikre at det foreligger skriftlig dokumentasjon av dialog mellom kommunen og ansatt som sikkerhet både for den ansatte og kommunen. 27 Foreldelsesloven 2. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 13

5 Dokumenthåndtering Opplysninger om ansattes sykdomsforhold er sensitive personopplysninger. Slike opplysninger, og dokumenter som inneholder slike opplysninger, skal derfor håndteres i tråd med personopplysningsloven. Det er verken melde- eller konsesjonsplikt for personalregistre 28. Datatilsynet hadde i 2010 en spørreundersøkelse om kommunene hadde satt i gang arbeid med internkontroll i forhold til personvern. Vestnes kommune har svart på denne undersøkelsen. Fra kommunen får vi opplyst at de har et internkontrollsystem med hensyn til personvern og datasikkerhet, men dette er modent for fornying. Kommunens IKT-ansvarlige er kjent med at datatilsynet har utviklet et verktøy for egenkontroll av krav i personopplysningsforskriften. Etter revisjonens vurdering må kommunen sikre at de har et verktøy for egenkontroll som tilfredsstiller kravene i personopplysningsforskriften. Kommunen skal føre journal med registrering av dokument i kommunens saker 29. Sykemeldinger som sendes NAV er ikke med i postlistene, men dokumenter fra NAV skal registreres på postlistene. Etter det revisjonen har fått opplyst blir ikke alle inngående dokumenter fra NAV registrert. Dette har vært diskutert i kommunen, og de er inneforstått med at de må være mer påpasselig med at alt skal gå gjennom det vanlige postsystemet. Revisjonen mener det er viktig at for eksempel alle avslag på krav om sykepenger fra NAV registreres i postjournalen. Slike journaler er i utgangspunktet offentlige 30. Kommunen må derfor sørge for at opplysninger som gjør det mulig å identifisere den sykmeldte ikke fremkommer i offentlige lister. Revisjonen har ikke registrert at navn på sykemeldte er kommet frem i postlistene. 6 Samlede vurderinger og anbefalinger Revisjonen har undersøkt hvilke rutiner Vestnes kommune har for å sikre korrekt utbetaling og refusjon av sykepenger. For det første er det undersøkt om sykepenger i arbeidsgiverperioden utbetales i tråd med regelverket. Mange oppgaver knyttet til sykepenger er delegert fra Lønnsavdelingen til driftslederne. Kommunens lønnssystem sørger for at de fleste beregninger foretas automatisk. En stikkprøvekontroll som revisjonen har gjennomført viser at egenmeldinger og legeerklæringer som hovedregel leveres inn og registreres kort tid etter at sykdom oppstår. For det andre er det undersøkt om kommunen krever refusjon for sykepenger i trygdeperioden i tråd med regelverket. Kommunen har bokført store restanser fra flere år tilbake. En gjennomgang gjort av NAV Forvaltning Molde viser at deler av disse restansene kan være basert på feilaktige forutsetninger fra kommunens side. Det er også avdekket at NAV har gjort noen feil og at saksbehandlingstiden i NAV i enkelte saker er lang. For det tredje er det undersøkt hvilke rutiner kommunen har for tilbakebetaling av feilutbetalt sykepenger. Undersøkelsen viser at for mye utbetalte sykepenger kreves inn igjen. Prosessen mellom kommunen og den aktuelle arbeidstaker dokumenteres i liten grad. 28 Personopplysningsforskriften 7-16. 29 Offentleglova 10 og forskrift om offentlege arkiv 2-6. 30 Offentleglova 3. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 14

Til sist er det undersøkt om opplysninger knyttet til sykmelding dokumenteres og oppbevares i tråd med regelverket. Kommunen har ikke verktøy for egenkontroll med håndtering av personopplysninger. Videre dokumenteres ikke all korrespondanse med NAV i postjournalen. Kommunen har ingen skriftlige rutiner for behandling av sykepenger ut over brukermanualer til kommunens datasystemer. Dette, sammen med begrenset bemanning i Lønnsavdelingen, gjør at kommunen etter revisjonens mening er svært sårbar ved for eksempel sykefravær eller endringer i arbeidsstokken. Den begrensede bemanningen er også oppgitt som årsak til at det gjennomføres lite kvalitetssikring av det arbeidet som utføres og de opplysninger som legges til grunn ved rapportering til NAV. Kommunen har i samband med revisjonsprosjektet startet en tettere dialog med NAV Forvaltning i Molde. I denne dialogen er det blant annet spesielt tatt opp saksbehandlingstiden i NAV og tilbakemeldinger til kommunen fra NAV. På disse områdene mener revisjonen at NAV har noen utfordringer. Som nevnt under punkt 3.4.2 hadde det vært en fordel om NAV kunne gi kommunen direkte tilbakemelding ved avslag på krav om sykepenger. Revisjonen mener også at det hadde vært til hjelp både for kommunen og NAV om de hadde en kontaktperson i NAV hvor de i fellesskap kunne ta en gjennomgang av utestående krav noen ganger i året. På bakgrunn av de funn som er nevnt i rapporten mener revisjonen at kommunen særlig må iverksette tiltak innen følgende hovedområder for å sikre korrekt utbetaling og refusjon av sykepenger: - utarbeide skriftlige rutiner for behandling av sykepenger - vurdere om bokførte restanser for sykepenger er realistiske - vurdere å innføre tiltak for økt kvalitetssikring av arbeidet med sykepenger - utarbeide verktøy for egenkontroll med personopplysninger Grete Gjendem forvaltningsrevisor Håvard Austvik forvaltningsrevisor Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 15

Referanser og kilder Lov om folketrygd (folketrygdloven ftrl.) Hovedtariffavtalen (HTA) Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) Personopplysningsloven Arkivloven Offentleglova Foreldelsesloven Kommuneregnskapene for 2007 2010 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal rapport nr. 3 /11 16