Mål- og resultatstyring i Mattilsynet DFØ 26. september 2013 Ingunn Gråbergsveen Seniorrådgiver, Stab analyse og styring
Hva skal jeg snakke om Kort om Mattilsynet og Mattilsynets styringssystem Hvordan MATS (Mattilsynets tilsynssystem) brukes i styringen Veien mot gode mål
Mattilsynet fra jord og fjord til bord Adm. dir: Harald Gjein Årsverk: 1295 Driftsbudsjett: 1,2 mrd. kr Opprettet: 1.1.2004 Hovedkontor (6 kontorsteder) 8 regionkontorer 52 distriktskontorer (70 kontorsteder) Tre eierdepartementer: Landbruks- og matdepartementet (administrativt ansvar) Fiskeri- og kystdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Mål: Sikre helsemessig trygg mat og trygt drikkevann Fremme god helse hos planter, fisk og dyr Fremme god dyrevelferd og respekt for dyr Fremme helse, kvalitet og forbrukerhensyn Ivareta miljøvennlig produksjon
Utfordringer ved å styre en «mangfoldig etat» Underlagt 3 departementer Både direktorats- og tilsynsoppgaver i én etat 3 forvaltningsnivåer og geografisk spredd Ca. 140 ledere Ca. 900 tilsynsmedarbeidere som skal opptre enhetlig Stort og mangfoldig forvaltningsområde i endring
Et utviklingsorientert og effektivt Mattilsyn Formål med styringssystemet: Styringssystemet skal sikre at Mattilsynet når fastsatte mål og resultatkrav, og at statlige midler blir brukt effektivt. Prinsipper: Utformet etter generelle prinsipper for styring i staten (mål- og resultatstyring) Skal gi informasjon vi trenger i styringssammenheng på alle nivåer i Mattilsynet og i dialog med departementene Bygger på prinsippet om kontinuerlig forbedring Grunnstrukturen bygger på inndeling av aktiviteter i prosesser som er beskrevet og dokumentert i kvalitetssystemet
Styringssystemet i Mattilsynet
Prosessbasert styringssystem
Målstruktur Hva blir Mattilsynet målt på? Effekt, resultater og virksomhet Effektmål og resultatmål(prosess)..med tilhørende indikatorer, 47 alt i alt
Mattilsynet i departementenes målstruktur 3 departementer med forskjellig fokus og behov Mulighet til å påvirke mål/indikatorer gjennom prosess for tildelingsbrev Eks: Landbruks- og matdepartementets arbeid med målstruktur Finner igjen flere av våre viktigste mål under Matsikkerhet Utfordringer knyttet til strukturene Flere hensyn (miljø, næring, forbruker) Flere virkemidler (næringsstøtte, forskning, forvaltning) Kommer virksomhetens egenart og risiko i bakgrunnen?
Resultatkjeden Resultatmåling Hvordan videreutvikle mål og resultatstyringen? Mål- og resultatstyring og risikostyring Intern styring og kontroll Beslutning Aktiviteter/ prosesser Produkter/ tjenester Innsatsfaktorer Brukereffekter Samfunnseffekter Innenfor virksomheten I grenseland Utenfor virksomheten Vi har kontroll Vi kan påvirke direkte Vi kan påvirke indirekte Kr/volum Kvalitet Kr/volum Kvalitet Kr/volum Kr/volum Kr/volum Kvalitet Produktivitetsanalyse Effektanalyse Effektivitetsanalyse Måloppfyllelsesanalyse
Hvordan videreutvikle mål og resultatstyringen? Effekter framfor innsatsfaktorer og aktiviteter Et begrenset antall parametere som sier noe om det som er virksomhetskritisk 1. Effektivitet Samfunnseffekt (leverer vi på samfunnsoppdraget?) Status på effektmålene (samfunnseffekt) Regelverksetterlevelse (brukereffekt) Beredskap og hendelseshåndtering Produktivitet og kostnadseffektivitet 2. Enhetlig tilsyn Faglig skjønnsutøvelse og bruk av virkemidler Aktuelle målemetoder; indikatorer, ringtester, brukerundersøkelser
Mattilsynets tilsynssystem - MATS Fra 100 kontorer til ett Mattilsyn - ingen enhetlig måte å gjennomføre tilsynsprosessen - kulturelle forskjeller geografisk og mellom fagområder - forskjellig terminologi og regelverksprinsipper innenfor de ulike fagområder Utviklingen av MATS - organisasjonsutvikling ny arbeidsmåte - utvikling av et fagsystem
Hva er MATS? MATS er Mattilsynets viktigste virkemiddel for: - enhetlig og helhetlig tilsyn - god kvalitet, juridisk korrekt forvaltning (Forvaltningsloven) - effektivisering - god dokumentasjon av resultater - forbedre styringen - forenklet og forbedret kommunikasjonskanal for næringsaktørene
MATS - oversiktsbilde MATS intern klient MATS Ingegrasjonsplattform MATS ekstern klient -arbeidsflyt -prosesstyring -oppgavestøtte WS Eksterne systemer: Enhetsregisteret Folkeregisteret Offentlige aktører Private aktører Interne systemer: Sak-Arkiv (ephorte) Økonomi (Agresso) Andre fagsystemer
Hva har vi oppnådd? Bedre kvalitet Fyller forvaltningslovens krav Henter data fra andre offentlige registre Oppdatert regelverk riktig hjemling av vedtak Likere gjennomføring av tilsynsprosessen Bedre og lettere tilgjengelig styringsinformasjon Økt effektivitet Elektronisk overføring til ephorte, Agresso og EXIE Gjenbruk av offentlige registre Datainnhenting og rapportering til ulike formål Ekstern bruker registrerer informasjonen Eksempel: fiskeeksportattester, importmeldinger/-søknader Og hva har vært utfordringer: Krevende å implementere Brukervennlighet Lenger saksbehandlingstid for inspektøren.
Tilsynsprosessen
IKT-løsninger i styringen
Kopling av data for tilsynsprosessen Tilsynstall Tidsbruk Kostnader
Riksrevisjonens forvaltningsrevisjon Oppfølging av matforvaltningsreformen 2004 Hovedfunn: Tilsynet er ikke tilstrekkelig enhetlig Hva har dette gjort med Mattilsynet? Fokus på enhetlighet Plan for mer enhetlig tilsyn Arbeid med å måle enhetlighet Dilemma med krav til nærhet og fleksibilitet Hvor enhetlig skal tilsyn være?
Andre faktorer i styringen Heliotropi det man måler får man resultater på Lean hvilket fokus velger vi å ha? Kommunikasjon og språk Motivasjon det skal være gøy å bli målt Nudge Ett steg av gangen
Veien videre Finne de rette indikatorene/måle det som er rett Motivasjon hos ansatte Styre på de rette områdene Kontinuerlig fokus på nytteverdi «Need vs nice to have» Fortsatt utvikling av MATS Grensesnitt mot og integrering av andre løsninger Sikre datakvalitet Flere analyser/dypdykk Fornuftig bruk av informasjonen i måltavle og risikokart Kommunikasjon og dialog rundt målene Balansen mellom styringsbehov og delegering av ansvar og myndighet
Takk for oppmerksomheten! ingunn.grabergsveen@mattilsynet.no www.mattilsynet.no www.matportalen.no