1 av 6 HMS-avdelingen Notat Til: AMU Kopi til: Fra: HMS-avdelingen Signatur: ABH Samordning mellom NTNU, SINTEF, SiT, St. Olavs Hospital og HIST Bakgrunn Det vises til tidligere O-sak 14/13. Hovedverneombudene ved de nevnte institusjoner har sammen utarbeidet et notat stilet til virksomhetenes arbeidsmiljøutvalg. Hovedverneombudene har jevnlig kontakt og opplever at «på noen områder fungerer samordningen ikke optimalt». Det pekes i notatet på utvalgte områder: Kjemikalier, gasser og lignende Avviksmelding Romkort Samarbeid om HMS-opplæring NTNU ser positivt på at verneombudslinjen i våre samarbeidende institusjoner møtes og utveksler erfaringer slik at vi sammen kan stå for et stadig bedre arbeid innen HMS. Oversikt samarbeid mellom NTNU, SINTEF, SiT, St Olavs Hospital og HIST NTNU har rammeavtale med SINTEF, der HMS er tatt inn som eget punkt (5.3). Tilsvarende avtale, kalt sameieavtale, er på plass mellom St.Olavs Hospital HF og NTNU. I de inngåtte avtalene med SINTEF og St Olavs Hospital henvises det til en mal for Samordingsavtale Helse, miljø og sikkerhet. Vedlegg 1. Arbeidsmiljøloven ( 2-2) og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften 6) krever at det skal inngås skriftlig samordningsavtaler når flere virksomheter arbeider på samme arbeidsplass. Det skal skriftlig avtales hvem av virksomhetene som skal ha ansvar for å samordne internkontrollen for felles aktiviteter og/eller områder. Det er en forutsetning at slike samordningsavtaler skal inngår på «lokalt nivå». Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon HMS-sjef 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen 6 + 47 73 59 80 24 Anne-Beth Holte Geologibygget Telefaks http://www.ntnu.no/hms Gløshaugen + 47 73 59 80 10 Tlf: + 47 91897827 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 6 Mellom NTNU og HIST og NTNU og SiT eksisterer en rekke detaljerte avtaler, med så langt er det ikke registrert avtaler der HMS er tatt inn i avtaleteksten. Nærmere beskrivelse av samarbeid mellom NTNU og de aktuelle virksomhetene SINTEF. Samordningsavtaler; er på plass ved en rekke enheter ved NTNU som samarbeider med SINTEF. SINTEF og NTNU har fulgt opp disse avtalene med å gjennomføre møter på enheter der slik samarbeid finner sted og samordningsavtaler er inngått. NTNU og SINTEFs toppledelse har deltatt på møtene. Erfaring fra møtene er at oppfølgingen av det praktiske arbeidet knyttet til samordningsavtalene stadig blir forbedret. Nåværende rektor vil videreføre arbeidet og det er avtalt møte mellom NTNU/NT og SINTEF/Materialer og Kjemi, 27. januar 2014. HMS-opplæring; dokumentert samarbeid helt tilbake til 1993, men en er kjent med at det også før 1993 har vært samarbeid mht HMS-opplæring AMU; gjensidige observatørstatus i hverandres AMU, tilbake til 1996 (NTNUs første arbeidsmiljøutvalg ble etablert, AMU for UNiT, NTH, AVH og VM ble lagt ned), men en er kjent med at det også tidligere har vært utvekslet observatører i hverandres AMU. Felles Laboratorie- og verkstedshåndbok; fra 2008. Beredskap; forebyggende perspektiv, SINTEF er invitert til å delta i utarbeidelse av NTNUs beredskapsplanverk (fra 2008). Felles øvelser. Gjensidig observatører i fbm øvelser SINTEF benytter samme system for stoffkartotek, ECOonline. SINETF deltar i prosjekter på NTNU der de gjennom sin virksomhet blir berørt (eks: avtrekksskap, stoffkartotek, eksponeringsregister). Regelmessige møter mellom HMS-sjefene. St Olavs Hospital Samordningsavtaler; prosessen med St O H har vært mer krevende, jfr meldte avvik og tidligere redegjørelser fra DMF i AMU. Det ser imidlertid ut til at det i løpet av 2013 har skjedd en positiv utvikling. Rektor har bedt om et møte mellom NTNU og St O H der HMS er tema, møte er berammet til 10. februar 2014. Lokale aktører fra DMF og St.O.H. er foreløpig ikke avklart. Beredskap; forebyggende perspektiv, St Olavs Hospital er invitert til å delta i utarbeidelse av NTNUs beredskapsplanverk (fra 2008). Felles øvelse DMF St O H er under planlegging. I forbindelse med utbygningen av Universitetssykehuset i Trondheim har NTNU og St O H hatt et nært samarbeid. St O H benytter samme system for stoffkartotek, ECOonline Enkelte kontaktpunkt mellom HMS-sjefene
3 av 6 SiT HIST HMS-opplæring; samarbeid helt tilbake til 1993, men en er kjent med at det også før 1993 har vært samarbeid mht HMS-opplæring Beredskap; i et forebyggende perspektiv, SiT er invitert til å delta i utarbeidelse av NTNUs beredskapsplanverk (fra 2008), opplæring/temamøter og ved konkrete saker som angår studenter AMU; gjensidig observatørstatus i hverandres AMU tilbake til 1996 (NTNUs første arbeidsmiljøutvalg ble etablert - tidligere observatør i AMU for UNIT. Beredskap; forebyggende arbeid, HIST er invitert til å delta i utarbeidelse av NTNUs beredskapsplanverk (fra 2008), felles opplæring/ temamøter. Observatørstatus ved beredskapsøvelser. I forbindelse med utbygging av Universitetssykehuset i Trondheim, har NTNU i hovedsak vært talsperson for HIST Aktuelt Løsningen på problemstillingen «på noen områder fungerer samordningen ikke optimalt» ligger, slik HMS-avdelingen ser det, først og fremst i samordningsavtalene som skal inngås når flere virksomheter har felles aktivitet eller lokaler. Det systematiske og praktiske arbeidet knyttet til oppfølgingen av samordningsavtalene er nøkkelen for at dette skal virke. Ref Innsida, HMS: Når er samordningsavtale aktuelt # Samardningsavtale skal inngås når flere virksomheter utfører arbeid sammen på samme arbeidsplass eller for hverandre. Virksomhetene avtaler hvem som har ansvar for å samordne HMS-arbeidet for felles aktiviteter eller områder. Samordningsavtalen skal være skriftlig og den skal inngås av lederne for virksomhetene. Hvis 10 eller færre arbeidstakere sysselsettes i lokalene og ingen av virksomhetene regnes som hovedbedrift, gjelder ikke krav om samordningsavtale. Når NTNU engasjerer oppdragstakere til å utføre arbeid på vårt eget område, skal våre HMS-standarder gjelde for de aktiviteter som oppdraget omfatter. Avtalen omfatter #
4 av 6 Samordningsavtalen fastslår hvilken av virksomhetene som har hovedansvaret. Avtalen gir også oversikt over hvilke områder og/eller aktiviteter som inngår i samordningen. Hvilken virksomhet som er mest naturlig til å ivareta ansvaret, vil variere. Samordningsavtalen kan omfatte ansatte, studenter, utstyr, materialer, lokaler, opplæring og informasjon. Dokumentasjon # Samordningsavtalen skal være skriftlig og inngås av lederne for virksomhetene. Avtalen skal også signeres av verneombudene. Samordningsavtalen skal dokumentere: Hvilken virksomhet har samordningsansvaret. Oversikt over områder og aktiviteter som er samordnet. Oversikt over HMS-arbeidet. Oversikt over gjeldende regelverk. Beredskapsplan og varslingsrutiner. Årsplan for samordningsarbeidet. Kommentar fra HMS-avdelingen: Det er særlig årsplan for samordningsarbeid og en systematisk utveksling av informasjon som er utfordringene for å få dette til i praksis. Se mal for samordningsavtale. Kjemikalier, gasser og lignende; SINTEF, St O H og NTNU har samme leverandør på stoffkartotek, ECOonline. NTNU gjennomførte i vårsemesteret et prosjekt med mål om å bedre sikkerhet ved tilgang til stoffkartoteket og legge til rette for samhandling mellom aktørene på felles lokasjoner. Det er per i dag ikke mulig å koble sammen informasjon fra to stoffkartotek ved en lokasjon. ECOonline, som leverer ECO Archive, jobber imidlertid med å få implementert funksjonen «struktur x». Denne funksjonen vil gjøre det mulig å koble sammen informasjon fra to ulike stoffkartotek. Funksjonen vil imidlertid ikke bli implementert før i neste versjon av stoffkartoteket, ECO 6.0. Foreløpig tidspunkt for lansering av ECO 6.0 er satt til årsskiftet neste år 2014/2015. En annen utfordring er dette med innsyn. NTNU bruker i dag en «flerbruker». Dette en
5 av 6 løsning som gjør at ansatte og studenter kan se lokasjoner og innhold på disse uten å være identifisert i stoffkartoteket. NTNU skal imidlertid ha et møte med ECOonline og IT-avd. 8. januar hvor vi skal se på hvordan Feide kan implementeres i stoffkartoteket. Feide gjør at man kan logge seg på med samme brukernavn og passord som man gjør på Innsida. Feide gjør at det vil være mulig å begrense hvem som ser innhold på lokasjoner som deles mellom de nevnte aktørene. Dette vil være utfordrende dersom man bruker «flerbruker». Romkort; status fra NTNU: HMS-avd. har kjørt en prosess hvor vi har sett på om funksjonene «beredskapsbeskrivelse» og «beredskapsrapport» i stoffkartoteket kan la seg benytte til å generere romkort og oversikt over kjemikaliemengder. Brannvernleder, sikkerhets- og beredskapsleder, samt brannvesenet har også vært involvert i dette arbeidet. Vi har kommet fram til at et romkort er det som skal henge på døren inn til rom med spesielle farekilder. Romkort skal blant annet inneholde kontaktinformasjon til romansvarlig, stedfortreder, «tiltak ved brann», «tiltak ved vannlekkasje», farepiktogram, etc. Av sikkerhetsmessige grunner anses det som uheldig å ha lister med type stoff/kjemikalie og mengder på romkort. Brannvesenet ønsker seg en liste over stoffer, sortert på UN-nummer, samt mengder. Denne trenger imidlertid ikke henge på dør, men kan f.eks. ligge i en brannsentral. Funksjonen «beredskapsbeskrivelse» innehar ikke de tekstfelt vi trenger og det er i tillegg utfordrende å få til en god totaloversikt over romkortene i stoffkartoteket. Vi har vært i kontakt med ECOonline, men de har ikke kunnet si noe om når denne funksjonen evt. kan endres. Alternativet kan være å lagre informasjonen i form av regneark og så evt. bruke en databaseløsning for å generere romkort. Sintef jobber med en slik løsning. NTNUs IT-avd. har nylig blitt forespurt om hvordan en slik løsning kan organiseres hos oss, men har foreløpig ikke besvart henvendelsen. Funksjonen «beredskapsrapport» anses ikke å være god nok for å kunne lage gode lister over kjemikalier og mengder. Kjemikalier med to fareklasser vil f.eks bli ført opp to ganger og det er utfordrende å få summert kjemikaliemengder i et bygg. ECO Archive inneholder funksjonalitet for å kunne hente ut også andre typer rapporter (ikke det samme som «beredskapsrapport»), men pr. i dag er det vanskelig å sortere stoff/kjemikalier på UNnummer (se over). Det vil imidlertid bli undersøkt om det kan la seg gjøre å hente ut rapporter pr. bygg med klassene som nevnt i forskrift om håndtering av farlig stoff. En slik rapport vil avlette rapporteringen til DSB. Det undersøkes også om det går an å få ut en rapport som lister opp kjemikaliemengder pr. rom eller enhet.
6 av 6 Per i dag vil driftspersonale kun har papirutgaver av romkort. Det er den enkelte virksomhet i bygget som må sørge for dette. Målet er at romkort skal digitaliseres, noe som vil gjøre tilgjengeligheten og kvaliteten på romkort betydelig bedre. NTNU samarbeider med SINTEF vedr romkort. Avviksmelding; de ulike i institusjonene har forskjellige løsninger på avviksmelding. Det må avklares i samordningsavtalen hvordan meldinger om avvik skal utveksles. Samarbeid om HMS-opplæring; NTNU, SINTEF og SiT har samarbeidet om HMSopplæring i over 20 år. I hovedsak har det vært HMS-plattformen (grunnleggende HMSkunnskap), psykososiale faktorer i arbeidsmiljøet, ergonomi ved dataarbeidsplassen, strålevern samt laboratorie- og verkstedkurs. Ut over dette løses lokale behov internt i de tre virksomhetene. Forslag til vedtak AMU tar orienteringen til etterretning. AMU støtter vernelinjens samarbeid og oppfordrer HVO ene til å etterspørre hvordan samordnigsavtalene fungerer og følges opp ved de enkelte virksomhetene. Vedlegg Mal for samordningsavtale
Samordningsavtale etter Arbeidsmiljølovens 2-2, og 6 i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Hovedvirksomhet: Samarbeidende virksomhet: 1. Avtalen gjelder for følgende felles aktiviteter og områder 2. Felles selvstendig ansvar: Hver av virksomhetene har et selvstendig ansvar for å sikre egne, og andre arbeidstakere og studenter, et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø. Dette innebærer å: Drive systematiske HMS-arbeid slik at sikkerhet og velferd for arbeidstakerne, studenter og ytre miljø ivaretas, herunder gjennomføre risikovurderinger. Vurdere virkning av egne vernetiltak i forhold til den andre virksomhetens aktivitet og ansatte. Bidra til utarbeidelse av årsplan for samordningsarbeidet. 3. Informasjonsplikt Hver av virksomhetene har en gjensidig informasjonsplikt om hendelser og avvik innen HMS. 4. Hovedvirksomhetens ansvar: Sørge for samordning av internkontrollen ved felles aktivitet eller område når det gjelder: Gjøre laboratorie-/verkstedhåndbok/lokale retningslinjer, beredskapsplaner og varslingslister tilgjengelig for ansatte i samarbeidende virksomhet. Sørge for å iverksette felles HMS-tiltak, herunder nødvendig HMS-opplæring. Påse at verneutstyr finnes og brukes av ansatte, studenter og besøkende. Sørge for ordinær drift og vedlikehold av bygningsmasse og faste tekniske innretninger. Ta initiativ til utarbeidelse av årsplan for samordningsarbeidet. (Drift og vedlikehold av vitenskapelig utstyr tas inn i avtaletekst etter behov). Verneombud skal ivareta interesser i saker som angår HMS-forhold for ansatte i også i samarbeidende virksomhet. 5. Samarbeidende virksomhets ansvar Medvirke og sikre at ansatte, studenter og besøkende: Retter seg etter og følget de krav hovedvirksomheten stiller. Deltar på HMS-opplæring hovedvirksomheten gjennomfører i felles regi. 1
6. Gjeldende forskrifter og andre krav Som en del av samordningsavtalen skal det i tillegg utarbeides lokal dokumentasjon som viser gjeldende: 1. Forskrifter som regulerer virksomheten lokalt. 2. Krav til virksomheten (laboratorie-/verkstedhåndbok/lokale retningslinjer etc.) 3. Beredskapsplan og varslingsrutiner 4. Årsplan for samordningsarbeidet Samordningsavtalen trer i kraft fra den dato partene undertegner, og gjelder inntil en av partene sier opp avtalen. : Hovedvirksomhet: Ansvarlig leder: Verneombud: : Samarbeidende virksomhet: Ansvarlig leder: Verneombud: Vedlegg: Dokumentreferanser/-henvisning: 1. Gjeldende forskrifter lokalt 2. Gjeldende laboratorie-/verkstedhåndbok/ retningslinjer 3. Gjeldende beredskapsplan 4. Årsplan for samordningsarbeidet 2