Grenland og Midt-Telemark Samspillprosjektet 30.03.2009
Godkjent av: Side 2 av 10 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 4 3. Målrealisering... 4 Hovedmål... 5 Delmål... 5 Premissene for resultatet av forprosjektet er gitt i avtalen som skal inngås med ELIN-k.... 5 Følgende objektmål kan utledes av disse premissene:... 5 Karltleggingsrapport som gir en oversikt over hvilke organisatoriske enheter i de forskjellige kommunene som skal inngå i e-samhandling med fastleger og sykehus.... 5 Rapport med beskrivelse av kommunenes behov for teknisk tilrettelegging m/kostnader i forbindelse med tilkobling til Norsk helsenett (NHN), bruk av elektronisk identifikasjon PKI og bruk av ELIN-k-standarder... 5 Forslag til plan for implementering av ELIN-k standarder i e-samhandling med fastleger i de ulike kommunene.... 5 Etablert formalisert samarbeid med aktuelle helseforetak omkring arbeid med elektronisk samhandling.... 5 4. Prosjektorganisering... 6 5. Erfaringer som samspill kommune... 7 6. Viktige erfaringer... 8 7. Regnskap... 9 8. Avslutning... 9 Vedlegg... 10
Godkjent av: Side 3 av 10 1. Sammendrag Prosjektet ble etablert på kort tid som et samarbeidsprosjekt mellom 8 kommuner fordelt på 2 kommunesamarbeid, Grenlandssamarbeidet og Midt-Telemark. Midt-Telemark har etablert felles IKTdrift, mens Grenlandssamebeidet har felles IKT-drift under utredning. Tiltaket er forankret i kommunenes e-strategi, og ble godkjent i kommunesamarbeidenes rådmannsutvalg. De 2 daglige lederne av kommunesamarbeidene ble tildelt oppgaven som styringsgruppe, og prosjektleder ble engasjert i 60% stilling. I tillegg ble det engasjert 2 prosjektmedarbeider i 40% stilling. Følgende kommuner inngår i forprosjektet: Kommunenavn Innbyggere (pr. jan 09) Kragerø: 10740 Bamble: 14030 Porsgrunn: 31960 Siljan: 2270 Drangedal: 4200 Nome: 6570 Bø: 5518 Sauherad: 4274 (Totalt 79562) Prosjektet ble etablert 13.11.2008 og prosjektgruppa hadde sitt første møte 4.12.2008. Prosjektstyringsverktøy mottatt fra ELIN-K er i hovedsak benyttet til styring av prosjektet. Prosjektet har også benyttet Google documents til deling av felles oppfølgingsdokumenter for prosjektgruppa. Kommunene har ulike epj-systemer innenfor helse- og omsorg, og dekker derfor alle leverandørene som er på markedet i dag. Fremdriften i forprosjektet har vært som følger: Kompetanseoppbygging i prosjektgruppa Hva innebærer e-meldinger? Det ble utarbeidet en enkel forklaringsmodell som ble kvalitetssikret i samarbeid med ledere i Midt-Telemark. Forklaringsmodellen er benyttet som basismodell i informasjons og opplæringsaktiviteter. Etablering av kontaktnettverk. Det ble opprettet kontaktnett med ledere av helse og omsorg i kommunene, IT-avdelingene (ledere og annet nøkkelpersonell), nøkkelpersoner inn mot legetjenesten, praksiskontakter på operativt nivå (avd.ledere og ansatte), kontakter inn mot leverandører. Det ble også opprettet kontakt med Sykehuset i Telemark (STHF), og de 2 tidligere samspillkommunene Vine/Tokke og Skien. Det ble gjennomført innledende møter med ledere fra helse- og omsorg og IT-avdelingene i kommunene. Det har også vært jevnlig kontakt mellom prosjektgruppa og kontaktnettverkene under veis. Det ble avholdt felles møte med IT-avdelingene for de 8 kommunene, hvor det også var tilstede personer fra NHN, Skien kommune og STHF. Vi besøkte Sandefjord kommune og Arendal kommune for å innhente erfaringer fra pilotarbeidet deres. De hadde ennå ikke forsøkt bruk av e-meldingene på reelle pasienter da vi var på besøk. Vi utviklet informasjonsmateriell som ble sendt ut til de ulike aktørgruppene, og gjennomførte workshop med totalt ca 30 deltakere.
Godkjent av: Side 4 av 10 Det er ikke gjennomført aktivering av tiltak overfor legekontor, da vi har ment at dette bør gjøres nærmere oppstart av hovedprosjekt. Informasjon er sendt kontaktnettet, og kommunene har diskutert muligheten for pilot med enkelte legekontor. Det er utarbeidet oversikt over tekniske tilretteleggingsbehov m/ kostnader for den enkelte kommune, samt hva status er for tilkobling til NHN og programvaremessig oppdateringer i kommunene. For gjenstående forprosjektperiode, dvs ut mai 2009, vil det bli arbeidet med planlegging av hovedprosjekt. Tilbakemeldingene på at e-meldinger nå er i anmarsj har vært positive fra praksisfeltet. Vi ser det som viktig at vi greier å utnytte denne positiviteten ved å forberede oss godt og unngå å sette i gang hovedprosjekter som ikke er tilstrekkelig godt planlagt eller har tilstrekkelig med ressurser. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Følgende milepælsplan ble satt opp for ELIN-K perioden ved prosjektstart. Det ble ikke benyttet et mer detaljert aktivitetskart i tilknytning til forprosjektet utover en informasjonsplan. Aktivitet 1. mnd Des 08 2. mmd Jan 09 3. mnd Februar 09 4. mnd Mars 09 5. mnd April 09 Godkjent prosjektplan foreligger. Kontaktnettverk er etablert, og OK informasjonsplan iverksatt Kartlegging av org.enheter som skal ha NHNadr er gjennomført og rapport foreligger. Lederopplæring i e-samhandling er gjennomført Rapport teknisk tilretteleggingsbehov foreligger (inkludert bruk av PKI) Delrapport om betingelser ved NHN-tilkobling foreligger. Workshop plan for iverksetting - er gjennomført Utkast 1.0 til prosjektplan for implementering av e-samhandling foreligger og er sendt til høring med implementeringsplan er oversendt ELIN-K Evaluering er påbegynt En adresse pr kommune MEN OK Inngår i forprosjektrapprot Inngår i forprosjektrapport 12 og 13 mars Avventer avklaring fra ELIN-K Gjort i møter med den enkelte kommune OK ca 30 deltakere April 2009 Det er jobbet målrettet overfor de enkelte milepælene, men da vi i vårt prosjekt har arbeidet med utgangspunkt i flere ulike programvarer og leverandører, har mange av avklaringene gått parallelt og blitt ferdig til ulik tid. Vi har ikke stresset de tentative tidsfristene i milepælsplanen, men valgt å prioritere en best mulig helhetsinnsikt ved omfattende datainnsamling og bearbeiding av disse. 3. Målrealisering Prosjektgruppen vil utarbeide en forprosjektrapport til kommunene hvor også målrealisering i forprosjektet blir beskrevet. Nedenfor er målene for forprosjektet opplistet. Disse er i stor grad knyttet opp mot sluttproduktene av selve forprosjektet, og i liten grad opp mot faglige, tekniske eller organisatoriske mål.
Godkjent av: Side 5 av 10 Det er satt inn kommentarer (i blått) under det enkelte mål. Hovedmål Forprosjektet skal: klarlegge mulighetene for utnyttelse av de effektiviserings- og kvalitetsforbedringer som elektronisk utveksling av informasjon mellom fastleger, omsorgstjenester, kommunale helsetjenester og sykehus kan gi. Kommentar: Prosjektgruppa lagde flere forklaringsmodeller for å synliggjøre hva elektronisk meldingsutveksling innebærer og hvilke enkeltelementer organisatorisk, teknisk og praktisk som inngår i dette. Effektiviserings- og kvalitetsforbedringseffekter ble synliggjort ved disse modellene, og ble erkjent og formidlet gjennom åpne diskusjoner i møter og workshops. beskrive hva som skal til for å komme i gang med elektronisk samhandling. Kommentar: Dette blir realisert gjennom en forprosjektrapport og et forslag til felles innhold i en hovedprosjektplan Delmål Premissene for resultatet av forprosjektet er gitt i avtalen som skal inngås med ELIN-k. Følgende objektmål kan utledes av disse premissene: Kartleggingsrapport som gir en oversikt over hvilke organisatoriske enheter i de forskjellige kommunene som skal inngå i e-samhandling med fastleger og sykehus. Dette blir beskrevet i forprosjektrapporten Rapport med beskrivelse av kommunenes behov for teknisk tilrettelegging m/kostnader i forbindelse med tilkobling til Norsk helsenett (NHN), bruk av elektronisk identifikasjon PKI og bruk av ELIN-k-standarder Dette blir også beskrevet i forprosjektrapporten Forslag til plan for implementering av ELIN-k standarder i e-samhandling med fastleger i de ulike kommunene. Regionen er her sett under ett, og det er tatt hensyn til hvor forberedt den enkelte kommune er på å starte opp et hovedprosjekt. Det blir i forprosjektrapporten satt opp forslag til når de ulike kommunene bør starte de ulike aktiviteter som budsjettarbeid, detaljplanlegging, pilot og full implementering. Etablert formalisert samarbeid med aktuelle helseforetak omkring arbeid med elektronisk samhandling. Prosjektgruppa har hatt kontakt med Espen Behring ved sykehuset Telemark underveis i prosjektet. Det arbeides med å etablere videre kontakt med utgangspunkt i et felles prosjekt inn mot de kommunene som nå har gjennomført samspillprosjektet. Første møte er berammet til 16. april. Forslag til målemetoder og indikatorsett for å følge utviklingen i bruk av e-samhandling og gevinstene dette gir. Det har vært vanskelig å finne forskning/prosjekter som omhandler dette for kommunale enheter. I forprosjektrapportene vil vi peke på de gevinstområder som pilotkommunene i ELIN-K har pekt på, og foreslå målemetoder. Det har ikke vært ressurser i forprosjektet til å gjøre eget utviklingsarbeid på området.
Godkjent av: Side 6 av 10 4. Prosjektorganisering Nedenfor er en oversikt over organiseringen. Referansepersoner/grupper er ikke med i oversikten, men består stort sett av det nettverket som er etablert av ELIN-K sentralt. Rådmannsutvalgene: Midt-Telemarksrådet Grenlandssamarbeidet Styringsgruppe Ledere av kommunesamarbeidene Karianne Resar Erling Rønnekleiv Prosjektgruppe Leder Ulf K. Rønneberg 60% Ingunn Stavsholt 20 % Birgit Pedersen 20% Kontaktnettverk i kommunene Ledere, IKT, praksiskontakter, legetjenesteansvarlige Kontaktnettverk- eksterne aktører NHN, Leverandører, STHF ELIN-K, SHdir, KITH Med utgangspunkt i et samarbeid mellom så mange kommuner på tvers av 2 kommunesamarbeid må prosjektorganiseringen sies å ha vært enkel og effektiv. Rapportering har gått fra prosjektleder via styringsgruppen til rådmannsnivået. Rapportene til styringsgruppen har vært kopier av rapportene til ELIN-K. Det er gjennomført 2 møter mellom prosjektleder og styringsgruppen i perioden. Nytt møte er planlagt i begynnelsen av mai. Kompetansesammensetningen i prosjektgruppa har vært hensiktsmessig ut fra oppgaven. De ansatte i prosjektgruppen har vært personer med systeminnsikt og variert erfaring og kompetanse innen helseog omsorgsfag, drift av helse- og omsorgstjenester, og helseinformatikk. De ansatte har hatt muligheter til å avsette avtalt tid til prosjektarbeidet.
Godkjent av: Side 7 av 10 5. Erfaringer som samspill kommune Helhetsinntrykket fra deltakelse i ELIN-K prosjektet er positivt. Styringen med systematisk tilrettelegging og oppfølging av forprosjektets arbeid har gjort det lett å jobbe. Dette inkluderer maler til bruk i selve prosjektadministrasjonen og tilgang på eksempler fra hva som er gjort av andre kommuner tidligere. Rapporteringstidsfrister og telefonmøter har bidratt til å sikre jevn fremdrift, og til å holde forprosjektet i riktig retning. Første nettverkssamling var veldig informativ og klargjørende før oppstart av forprosjektet. Samling 2 var mindre nyttig. Litt mye gjentakelser fra forrige samling. Kunne hatt noe mer fokus direkte på problemstillinger innen meldingsutveksling og videre fremdrift fremfor info fra kommunene om hvordan de hadde jobbet med forprosjektet. 2 + 1 dag var tilstrekkelig. Burde benyttet videokonferanse siste samling for de som kom fra kommuner langt unna? Kommunikasjonen med ELIN-K, NHN, KITH og pilotkommuner har fungert utmerket, både e-post, tlf og møter. Vi har hatt lite kontakt med andre kommuner i samspill-30, men dette har kanskje sammenheng med at vi selv er mange kommuner med geografisk nærhet til Skien, og pilotkommuner (Arendal og Sandefjord. Har også hatt kontakt med Drammen) Kontakten med leverandører har ikke vært så enkel. Dette fordi vi skulle ha kontakt med alle epjleverandørene i markedet på vegne av kommunene. Det var behov for å ha kontakt med både selgere, produktansvarlige og utviklere. Vi ville hatt nytte av et på forhånd oppsatt kontaktnett inn mot leverandørene. Dette for å sikre at vi snakket med de samme som ELIN-K har hatt kontakt med. Vi har måttet bruke litt for mye tid til å finne ut av tekniske forhold som vi trodde var kjent/oppklart fra før. Et eksempel er hvilke meldingsservere som kan benyttes til hvilke epj. Når det gjelder kontakt med legekontor, så har vi i prosjektgruppa ikke hatt direkte kontakt med disse. Vi har overlatt til kommunens kontaktpersoner å snakke med aktuelle piloter. Vi har ment at det har vært for tidlig med bred involvering av leger. Arbeidet med forprosjektet har medført etablering av et nokså stort nettverk innenfor helse/omsorg og IKT i de 8 kommunene. Lik informasjon/opplæring til alle nettverksdeltakere mener vi har ført til en felles innsikt i mulighetene og utfordringene som ligger i bruk av e-meldinger. Likt kompetansegrunnlag letter samhandlingen mellom aktørene og forebygger misforståelser. Man snakker mindre forbi hverandre, da man lettere forstår hva en annen aktør mener fordi man har utviklet felles begrepsapparat. Nettverket som prosjektgruppa har etablert, både mellom kommuner og mot eksterne aktører som f.eks sykehus og leverandører, har bidratt til oversikt over ulike lokal utviklingstiltak som er i gang hvor samordning og videre utvikling av nye følgeprosjekter vil være av interesse. Eksempel på dette er Midt-Telemark som har fått midler fra departementet til et helsekommuneprosjekt. Vi i samspillprosjektet mener at e-meldinger og annen e-kommunikasjon vil være av stor betydning for å få det tette faglig samarbeid mellom sykehus, fastleger og kommunens helseperosnell i helsekommunekonseptet til å fungere. For vårt prosjekt som omfatter 8 kommuner tror vi at en eller annen form for koordinerende oppfølging i regionen vil være viktig for en jevn fremdrift i implementeringen av e-meldinger. Oppfølgingen kan f.eks være et ELIN-K samspillopplegg i miniatyr. Aktuelle oppfølgings og koordineringsaktiviteter er: Hjelp til med videre detaljarbeid i prosjektbeskrivelser slik at de får tilstrekkelig innhold, realistisk tidsperspektiv og realistisk ressursanslag.
Godkjent av: Side 8 av 10 Holde kontakt med prosjektledere i kommunene og andre nøkkelpersoner hos medvirkende aktører for å gi veiledning eller hjelpe til med gjennomføring av enkeltaktiviteter der det er ønskelig. (Dette vil variere fra kommune til kommune avhengig av kompetanse og erfaring i prosjektgruppa. Mest sannsynlig mer behov i mindre kommuner enn i store kommuner med etablerte prosjektressurser) Følge med på prosjektenes fremdrift, og gripe inn dersom prosessene stopper opp. F.eks manglende rapportering, manglende oppfølging av vedtatte tidsfrister osv Bidra til erfaringsutveksling mellom kommunene der hvor det er hensiktsmessig Bidra til felles opplæringsaktiviteter på de områder hvor dette er hensiktsmessig Fange opp vanskeligheter i praktisk bruk av meldingsutvekslingen, både standarder og programvare, og bringe dette videre til sentrale aktører. Følge opp kontakten med sykehuset i Telemark for å få til et samarbeid om etablering av meldingsutveksling med sykehuset i fase 2. Bidra i arbeidet med å få i gang e-meldingsutveksling ved legevakter og helsestasjoner i regionen. Gi støtte inn til de 7 andre kommunene i Telemark som ikke har vært samspillkommuner, slik at de raskt kommer opp på samme nivå som de 11 samspillkommunene. Gi de den prosjektstøtten som vi andre har fått gjennom samspillprosjektet (dvs et fylkes-elin-k) 6. Viktige erfaringer I dette avsnittet oppsummes eventuelle andre viktige erfaringer i prosjektet. Hva gikk bra og hva gikk mindre bra? Hva kan man lære til neste/fremtidige prosjekt? Kritiske suksessfaktorer. Etableringen av prosjektet gikk raskt og viste at kommunene, og deres regionsamarbeid, har et effektivt system/nettverk for å etablere forprosjekt av denne typen innenfor helse- og omsorg. Vi brukte i starten av prosjektet en del tid på å bygge nettverk (kontaktpersoner) i kommunene. Dette har vært av avgjørende betydning for koordinering av tiltak og flyt i kommunikasjonen mellom kommunene og prosjektet. Bruk av Google Documents som felles møteplass for prosjektdeltakerne omkring oppfølgingsdokumenter i prosjektet har vært nyttig. (eks timeregistrering og nettverksoversikt) Fremdrift, samarbeid i prosjektgruppa, kontakten med styringsgruppa og kontakten med nettverket i kommunene har vært uproblematisk og positivt. Det har vært noe lettere å få respons fra de små kommunene enn de større kommunene. Kontakten med Midt-Telemark som har felles IKT-drift har vært lettere enn for Grenlandssamarbeidet som ikke har et slikt IKT-driftssamarbeid Det har vært nyttig å etablere kontakt med de andre prosjektlederne fra tidligere samspillprosjekt (samspill 20) Sykehuset Telemark HF har stilt opp og vist interesse for videre samarbeid Vi som har vært i prosjektgruppa har fått en betydelig kompetanseøkning innenfor temaet e- meldinger, og viktig styrking av systemforståelse som vil komme oss og andre til gode i videre arbeid med e-meldinger og for tilsvarende prosjekter i fremtiden. Hvordan arbeidet med hovedprosjektplan vil fungere vet vi ikke før etter endt prosjektperiode i mai i år. Vår erfaring fra kontakten med de 8 kommunene i den perioden som har gått gjør at vi antar det vil være en del forskjell på beslutningsprosess og derved tidsperspektiv for når endelig formelt vedtak om hovedplan for implementering er vedtatt.
Godkjent av: Side 9 av 10 7. Regnskap Regnskap kan først foreligge når kommunene som har bidratt med ressurser har fått betaling for sine krav fra vertskommunen Kragerø kommune. Forbruket har til nå vært minimalt utover lønn til prosjektgruppen. Vi har hatt noen reiseutgifter og litt kostnader til mat på 3 heldagssamlinger, men da dette har vært avviklet i kommunale lokaler, er kostnadene beskjedne. Regnskapstall vil tidligst være klare ved utgangen av juni 2009. Internkostnader i den enkelte kommune var stipulert til ressursbruk tilsvarende 10% stilling. Vi har ført oversikt over tidsbruk for den enkelte kommune i forbindelse med møter/samlinger. Med den aktiviteten som har vært innad i kommunene både på fagsiden og IT-siden tror vi estimert 10% ressursbruk er nokså nært realiteten. Registrert timebruk så langt er: Navn Telemark År 2009 Måned Alle måneder Nr Prosjektdeltaker Ulf Rønneberg Birgit Pedersen Ingunn L Stavsholt Kragerø Drangedal Bamble Porsgrunn Siljan Nome Bø Sauherad Skien Tokke/Vinje STHF SUM 298.50 112.00 101.50 0.00 26.00 15.00 23.00 67.00 15.00 15.50 21.00 15.50 0.00 7.00 2.00 5.00 Sum registrerte timer 724.00 For kommunene gjelder registrerte timer kun møtedeltakelser og workshop. 8. Avslutning Vårt forprosjekt varer ut mai 2009. Vår videre fremdriftsplan er: 15. april Forprosjektrapport m/ forslag til mal for hovedprosjektplan er sendt til høring i styringsgruppa og helse-/omsorgsledere. 15. april Det er gitt tilbud om informasjonsmøte i mai for andre Telemarkskommuner enn de som ikke har deltatt i samspillkommuneprosjektene. 16. april Møte med sykehuset Telemark sammen med Skien kommune. Formålet er å vurdere felles meldingsløftprosjekt i Telemark som tiltak inn mot ELIN-k fase 2 og videreføring av det vi nå har startet på. 30. april Forprosjektrapport m/forslag til mal for hovedprosjektplan er oversendt Hele mai rådmannsutvalgene og ELIN-K Oppfølging av den enkelte kommune for klargjøring av hovedprosjektplan Formalisering av kontakt med aktuelle legekontor for pilot
Godkjent av: Side 10 av 10 Det vil i løpet av april / mai bli gjennomført møter mellom forprosjektgruppa og den enkelte kommune for å gjennomgå innhold i prosjektplanen og bidra til at det legges en tidsplan for selve beslutningsprosessen. Målet er at alle har en vedtatt prosjektplan for innføring av e-samhandling innen utløpet av 3 kvartal 2009. For de som skal ha dette med i budsjettet for 2010 må prosjektplanen være klar i løpet av første halvdel av juni. Aktuelle pilotlegekontor i regionene må ha fått nødvendig informasjon om hva deltakelse i pilotprosjektet innebærer, og ha gitt sin tilslutning til å delta i piloten. 13.mai Styringsgruppemøte Uke 21 2 x 1 dags informasjonsmøte/opplæring for andre kommuner. Både Kongsbergregionen og Vest-Telemark har meldt sin interesse. 28 mai Forprosjektevaluering og prosjektavslutning Kragerø 8. april 2009 Ulf K. Rønneberg Prosjektleder Vedlegg Forslag til implementeringsplan (tidsplan) for kommunene Oversikt over teknisk tilrettelegging og kostnader