UTLYSING AV ANBODSKONKURRANSE 2009-2011 RAMMEAVTALE OM DRIFTSKONSEPT OG UTLEIGE AV KANTINELOKALE I AKTIVITETSSENTERET I HELLAND SENTRUM

Versjon 22.01.2009 UTLYSING AV ANBODSKONKURRANSE 2009-2011 RAMMEAVTALE OM DRIFTSKONSEPT OG UTLEIGE AV KANTINELOKALE I AKTIVITETSSENTERET I HELLAND SENTRUM Konkurransegrunnlag del 1

Innhaldsliste: 1 DRIFTSKONSEPT OG UTLEIGE AV KANTINELOKALE TIL PRIVATE 4 1.1 OPPDRAGSGIVAR 4 1.2 OPPDRAGET 4 1.3 LOKALE OG UTSTYR 4 1.4 SAMORDNINGSKRAV I HØVE TIL DRIFT 4 1.5 KRITERIUM FOR TILDELING AV UTLYST DRIFTSKONSEPT OG LEIGEKONTRAKT 5 1.6 AVTALEPERIODE FOR KONTRAKT - FASTPRISAVTALE 5 2 OFFENTLEG INNKJØPSREGELVERK 5 2.1 KONKURRANSEFORM 5 2.2 ANBODSKONKURRANSEN VIL BLI GJENNOMFØRT ETTER FØLGJANDE PROSESS: 5 2.3 AVKLARINGAR/FORHANDLINGAR 6 2.4 ATTERHALD 6 2.5 ALTERNATIVE TILBOD 6 2.6 ENDRING AV TILBODSFØRESPURNADEN 6 2.7 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBOD 6 2.8 AVLYSNING AV KONKURRANSEN 6 2.9 AVVISNING AV TILBYDAR/LEVERANDØR 6 2.10 AVVISNING AV TILBOD 6 2.11 INNSTILLING PÅ AVTALE/KONTRAKTSTILDELING 6 2.12 KOSTNAD MED DELTAKING I KONKURRANSEN 6 2.13 KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 3 KRAV TIL LEIGETAKAR 6 3.1 LEIGETAKAR MÅ VERE EI LOVLIG OPPRETTA VERKSEMD 6 3.2 KRAV TIL SKATTEATTEST FOR SKATT 6 3.3 KRAV TIL SKATTEATTEST FOR MVA. 6 3.4 KRAV TIL HMS 7 3.5 KRAV TIL GJENNOMFØRINGSEVNE. 7 4 TILDELINGSKRITERIUM 7 4.1 DRIFTSKONSEPT 7 4.2 KOMPETANSE - ERFARING 7 4.3 PRIS 7 5 KRAV TIL TILBODET 8 5.1 GENERELT OM TILBODET 8 5.2 KOMPLETT TILBOD 8 5.3 TILBODSFRIST 8 5.4 LEVERINGSADRESSE 8 5.5 TILBODSOPNING 8 5.6 TILBODET SIN VEDSTÅINGSFRIST 8 6 KONTAKTINFORMASJON 8 6.1 KONTAKTPERSON - INNKJØPSFAGLEG 8 6.2 KONTAKTPERSON - HEIMETENESTA 8 7 RAMMEAVTALEVEDLEGG - KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 2 10 7.1 AVTALEOMFANG 11 7.2 OVERORDNA OM GJENNOMFØRING, LEVERING, PRIS OG BETALING 11 7.3 ENDRINGAR 11 7.4 VEDLEGG OM AVTALEENDRINGAR 12 8 VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET DEL 1 OG 2: 12 8.1 VEDLEGG I: OVERSYNSKART AKTIVITETSENTERET 12 8.2 VEDLEGG II: BYGNINGSTEIKNING ROMOVERSYN 1. ETASJE 12 8.3 VEDLEGG III: GJELDANDE BRUKARAVTALE FOR AKTIVITETSSENTERET 12 8.4 VEDLEGG IV: TILBOD - SVARFRAMSIDE 12 8.5 VEDLEGG V: SVAR HMS EIGENERKLÆRING 12 8.6 VEDLEGG VI: SVAR PRISSKJEMA- UTLEIGEAVTALE (PKT.7.2) 12 2

3

1 DRIFTSKONSEPT OG UTLEIGE AV KANTINELOKALE TIL PRIVATE 1.1 Oppdragsgivar Oppdragsgivar for denne utlysinga er. Avtale om driftskonsept og utleige av kantinelokale i aktivitetssenteret til private, følgjer av vedtakspunkt i kommunestyresak 115/08 Omsorgsplan der det i pkt 7.6 heiter: Nedskjeringar i heimetenestene i 2008, har medført stenging av kantina. Tiltak: Utleige av kantina til private etter anbodsutlysing. Kriteria ved anbodet må vere m.a. at kantinedrifta må samordnast med heimetenesta si drift. Administrasjonssjefen får mynde til å gjennomføre tiltaket. 1.2 Oppdraget innbyr med dette til anbodskonkurranse om driftskonsept og utleige av kafe lokale/ kantinelokale i aktivitetssenteret i Helland sentrum for perioden 01.04.2009-01.04.2011 med opsjon på 1 + 1 år avtaleforlenging. 1.3 Lokale og utstyr Kantinelokala ligg i første etasje i Aktivitetsenteret. I same etasje leiger andre private (frisør) næringslokale. Det er lokale for den offentlege tannlegetenesta i andre etasje. I huset held også heimetenestene til med kontorlokale, fysioterapi, ergoterapi, fotterapi, rehabiliteringsavdeling samt fleire husvære for personar med særlege behov. Bustadblokka Senior Plaza, som har 31 omsorgshusvære, ligg like ved aktivitetsenteret mot nord, og Rådhuset samt Vestnes Sjukeheim, ligg like ved Aktivitetssenteret mot sør. Aktivitesenteret er plasssert i Helland sentrum som vist på vedlagta kartutsnitt. (Vedlegg 1.) Kantinelokala er totalt på 139,5 m2. Sjå vedlagte teikning med rominndeling. (Vedlegg II.) Utleige av kantinelokala inkluderer: Felles inngang med andre (rom 103) Felles gangareal og kundegarderobe (rom 102 og 105) Felles kundetoilett (rom 139, 140 og 141) Eigne kantinestolar (rom 147) Eige sofamøblement (rom 148) Eige kjøkkenutstyr (sambruk) (rom 146) Eige service til 60 personar Ny drivar sitt behov for personalgarderober, må etter vurdering og forhandling, finne si løysing i sambruk med andre på huset 1.4 Samordningskrav i høve til drift For at ny drivar skal bli minst muleg låst i utviklinga av sitt driftskonsept, vil Vestnes kommune, og då særleg heimetenestene (som m.a. har nytta lokala, men som også avtale med kommunen sitt sentralkjøkken om matlevering), avgrense seg til følgjande behov for sambruk: Behov for kjøkkensambruk ein time på kvardagar frå kl.09:00-10:00 Behov for kjøkkensambruk ein time på kvardagar frå kl.12:30-13:30 For tida gjeld det frukost og middag på tre kvardagar pr. veke. For dagleg dagsenterbespising (frukost og middag) treng ein ikkje nytte sjølve kantinelokalet, men det kan vurderast samarbeid med ny drivar også her. Både kjøkken og kantine har tidligare vore nytta som aktivitetstilbod i samband med dagsenterdrifta. Slikt samarbeid med ny drivar kan også vurderast. 4

Den lokale pensjonistforeninga har fast avtale om møte ein onsdagskveld i månaden, og laget har finansiert ein oppmontert videokanon i kantinelokala. Heimetenesta har fram til no stått for lokaleutleige til konfirmasjonar etc., og det er booka inn konfirmaasjonsavtalar fram til 2012, utan at prisane er endeleg avtala. Dagens utleigeprisar (for alle lokala) er kr.2.500 pr dag utan kjøp av ekstra reinhald og kr.3.000 inkludert kjøp av ekstra reinhald. For er det ønskjeleg med ein utleigeavtale som inkluderer både lokale, inventar, straum, fjernvarme, bygningsforsikring, komm.avgifter og vassavgift. For er det og ønskjeleg med ein utleigeavtale som inkluderer reinhald - som kommunen kjøper til Aktivitetsenteret frå eksternt firma. er driftsmessig interessert i at ny drivar/tilbydar, i størst muleg grad, vil slutte seg til den vedlagte brukaravtalen for Aktivitetsenteret. (Vedlegg III) 1.5 Kriterium for tildeling av utlyst driftskonsept og leigekontrakt Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet vil få avtale / kontrakt vurdert relativt jamnbyrdig på grunnlag av dei to kriteria: Tilbydd leigepris pr. månad Tilbydd utvikling av driftskonsept 1.6 Avtaleperiode for kontrakt - fastprisavtale Avtalen om driftskonsept og utleige er tenkt iverksett frå 1. april 2009. I anbodskonkurrasen vil tilby ein fastprisleigeavtale på 2 år, med opsjon på 1+1 års forlenging. 2 OFFENTLEG INNKJØPSREGELVERK Anbodskonkurransen er omfatta av Lov om offentlige kjøp av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlege kjøp av 7. april 2006 (FOA). For dette kjøpet gjeld del I og del II. 2.1 Konkurranseform Anbodsprosedyren er konkurranse med forhandling i samsvar med FOA 5-1. I denne konkurransen får alle interesserte tilbydarar/ leverandørar levere inn tilbod. Konkurransen blir lyst ut lokalt på kommunen sin nettstad, i to lokalaviser og i to regionaviser. 2.2 Anbodskonkurransen vil bli gjennomført etter følgjande prosess: a) Tilbydarar som ønskjer å delta i konkurransen, må sende all kvalifikasjonsdokumentasjon saman med tilbodet innan fristen som er oppgjeve. b) Oppdragsgivar vurderer først kvalifikasjonskrava. Alle tilbydararsom har levert inn tilbod vil bli skriftlig orientert om utfallet av kvalifiseringa. c) Dei kvalifiserte tilbydarane som har ein reell mulegheit til å få tildelt kontrakt blir invitert til forhandling. d) Forhandlingane vil bli gjennomført etter prinsippa som er beskrive i FOA 11-8 (3). e) Oppdragsgivar vil inngå kontrakt med den tilbydaren som etter forhandlingane har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbodet, jf. FOA 13-2. f) Kunngjering av resultatet av konkurransen vil bli gitt tilbydarane i løpet av ein frist som oppgjeve. Deretter blir det sett 10 dagar klagefrist før kontrakt kan inngåast med vald tilbydar/leverandør. 5

2.3 Avklaringar/forhandlingar Ved ein konkurranse med forhandling vil det vere lov å endre innsende tilbod, eller tilby endringar i innsende tilbod, gjennom forhandlingar, jf. FOA 11-8. 2.4 Atterhald Det er høve til å ta atterhald. Desse bør ikkje vere vesentlege. Tilbod som inneheld vesentlege atterhald kan bli vurdert avvist i samsvar med FOA 11-11 (1)d. Atterhald skal klårt gå fram av tilbodsbrevet for å være gyldig. (Jamfør svar mal.) 2.5 Alternative tilbod Alternative tilbod vil ikkje bli vurdert. 2.6 Endring av tilbodsførespurnaden Innan tilbodsfristen har oppdragsgivar rett til å foreta rettingar, suppleringa og endringar av det som framgår av tilbodsførespurnaden m/ vedlegg (konkurransegrunnlaget) som vel og merke ikkje er vesentlege, jf. FOA 8-2(1). 2.7 Endring og tilbakekall av tilbod Tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil tilbodsfristen sitt utløp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbodet er å vurdere som eit nytt tilbod, jf. FOA 11-5. 2.8 Avlysning av konkurransen Oppdragsgivar kan avlyse konkurransen dersom det ligg føre saklig grunn, jf. FOA 13-1. 2.9 Avvisning av tilbydar/leverandør Oppdragsgivar pliktar å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (1). Oppdragsgivar har høve til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 2.10 Avvisning av tilbod Oppdragsgivar pliktar å avvise tilbod av årsaker som angitt i FOA 11-11 (1). Oppdragsgivar har høve til å avvise tilbod av årsaker som angitt i FOA 11-11 (2). 2.11 Innstilling på avtale/kontraktstildeling Oppdragsgivar si avgjerd om kven som skal tildelast avtale/kontrakt vil skriftleg bli meddelt samtidig til alle deltakarane i god tid før kontrakt skal inngåast, jf. FOA 13-3. 2.12 Kostnad med deltaking i konkurransen Tilbydar/leverandør må sjølv bere alle kostnader med deltakinga i konkurransen. 2.13 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med alle vedlegg som er beskrive i innhaldslista. 3 KRAV TIL LEIGETAKAR For å kunne bli tildelt avtale/kontrakt må følgjande krav innfriast og dokumenterast. 3.1 Leigetakar må vere ei lovlig oppretta verksemd Dokumentasjon: Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister / firmaattest. 3.2 Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Skatteattest for skatt, utstedt av kemner / kommunekasserar der leverandøren har sitt hovudkontor. Skatteattesten skal ikkje vere eldre enn 6 månader rekna frå tidspunktet tilbodsfristen går ut. 3.3 Krav til skatteattest for mva. Dokumentasjon: Skatteattest for meirverdiavgift, utstedt av skattemyndigheit der leverandøren har sitt hovudkontor. Skatteattesten skal ikkje vere eldre enn 6 månader rekna frå tidspunktet tilbodsfristen går ut. 6

3.4 Krav til HMS Leigetakar må oppfylle krav til helse, miljø og tryggleik som norske myndigheiter fastset. Dokumentasjon: HMS eigenerklæring. Attesten må ikkje vere eldre enn 6 månader. 3.5 Krav til gjennomføringsevne. Det blir kravd at leigetakar dokumenterer evne til å etablere og gjennomføre eit fornuftig driftskonsept. Dokumentasjon: Oversikt over driftskonsept og bemanning/person(ar) som er tiltenkt oppdraget. Dokumentasjon / referansar i høve til økonomisk gjennomføringsevne. 4 TILDELINGSKRITERIUM Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet vil bli vald. Alle kriterium som er omtala, vil bli vektlagt i vurderinga av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet. 4.1 Driftskonsept Dokumentasjon: Tilbydar / leigetakar må i tilbodet gjere greie for ønskjeleg driftskonsept. Det vil bli lagt vekt på at tilbydar / leigetakar gjennom konseptbeskrivinga, dokumenterer forståing for både mulegheiter og utfordringar i det utlyste driftskonseptet. 4.2 Kompetanse - erfaring vil legge vekt at tilbydar / leigetakar kan vise til både fag- og tenestespesifikk kompetanse og erfaring. Dokumentasjon: Tilbydar / leigetakar kan nytte firmareferanse og / eller person-cv ar til å dokumentere kompetanse og erfaring. Kommunen kan også sjølv innhente referansar og vektlegge det. 4.3 Pris Dokumentasjon: Leigetakar skal i tilbodsbrevet oppgje ein tilbydd månadspris. (Sjå mal for prisskjema / leigeavtale - vedlagt.) 7

5 KRAV TIL TILBODET 5.1 Generelt om tilbodet Tilbodet skal leverast/sendast i ordna ringperm og i papirformat med originale signaturar. Ved innlevering skal tilbodet vere i lukka konvolutt/pakke som skal vere merka: driftskonsept og utleige av kantinelokale til private. 5.2 Komplett tilbod Skal ha ei tilbodsframside (ref. vedlegg) som må innleverast fullstendig utfylt, datert og underteikna av person med fullmakt til å binde tilbydaren / leverandøren. Vidare skal permen ha skiljleark, som etter behov og relevans, innehelde informasjon som: Dokumenterer utlyste tilbydarkrav/leverandørkrav i konkurransen Dokumenterer korleis ein imøtekjem utlyste tildelingskriterium i konkurransen. Beskriv tilbydd driftskonsept / tilbydd løysing, ev. med aktuelle vedlegg Viser ev. brosjyremateriell, andre vedlegg, informasjon. 5.3 Tilbodsfrist Frist for å levere inn tilbod er sett til: fredag 20 februar 2009 kl. 14:00. Tilbodet skal vere i hende på oppgitt leveringsadresse, innan fristen. 5.4 Leveringsadresse, Servicekontoret, Rådhuset, 6390 Vestnes 5.5 Tilbodsopning Det vil ikkje bli halde offentleg tilbodsopning. 5.6 Tilbodet sin vedståingsfrist Tilbodet er bindande for tilbydar/leverandør inntil 1. april 2009. 6 KONTAKTINFORMASJON 6.1 Kontaktperson - innkjøpsfagleg Kontaktperson: Seniorrådgivar Odd Jarle Talberg Telefon: 901 87 148 E-postadresse: odd.jarle.talberg@vestnes.kommune.no 6.2 Kontaktperson - heimetenesta Kontaktperson: Driftsleiar Magnhild Bjermeland Telefon: 950 50 820 E-postadresse: magnhild.bjermeland@vestnes.kommune.no Vestnes,. 22. januar 2009 8

9

Konkurransegrunnlag - del 2 7 Rammeavtalevedlegg - konkurransegrunnlag del 2 RAMMEAVTALE OM DRIFTSKONSEPT OG UTLEIGE AV KANTINELOKALE 2009 2011 mellom (kunden) og (tilbydar/leverandør) Dato: For / kunden: For tilbydar/leverandør: Avtalen er underteikna i to eksemplar, eitt eksemplar til kvar part. Førespurnader vedkomande avtalen skal vere skriftlege og skal adresserast slik: Til kunden: Til tilbydar / leverandøren: Rådhuset 6390 Vestnes Side 10 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 7.1 Avtaleomfang Avtalen gjeld DRIFTSKONSEPT OG UTLEIGE AV KANTINELOKALE I AKTIVITETSENTERET. Avtalen blir nærare spesifisert gjennom konkurransegrunnlaget (del 1), den signerte rammeavtalen, (konkurransegrunnlaget del 2) samt det særskild, signerte utleigeavtaledokumentet (pkt. 7.2. i rammeavtalen.) Dokumentforrang Ved usemje og/eller usikkerheit, har signerte avtalar dokumentforrang. Utleigeavtaledokumentet (pkt.7.2) har dokumenteforrang framfor rammeavtalen. Varigheit og oppseiing Avtalen gjeld i 2 år f.o.m. signeringsdato med mulegheit for kunden til å krevje forlenging i inntil 1+1 år. Eventuell forlenging av avtalen skal skje med 2 månader skriftlig varsel. Kunde- og leverandøransvar Både kunden og leverandøren skal opplyse kvarandre om viktige forhold som vil ha verknad for gjennomføringa av avtalen. Samarbeid Partane skal samarbeide på ein konstruktiv måte, for å realisere avtalen sitt formål og gjennomføring i størst muleg grad. I ein eventuell problemsituasjon skal begge partane vere løysingsfokusert. Dette inneber at første prioritet skal vere å finne løysing på det føreliggande problemet, uavhengig av om juridiske og merkantile forhold er avklart. 7.2 Overordna om gjennomføring, levering, pris og betaling (UTLEIGEAVTALE SIGNERT) 7.3 Endringar Alle endringar skal vedleggast rammeavtalen. Det skal førast ein oversikt over endringane som er avtalt i vedlegg 1. Rettsval og tvistar Partane sine rettar og plikter etter denne avtalen blir fullt ut regulert av norsk lov og rett. Dersom det oppstår tvist mellom partane om tolking eller rettsverknad av avtalen, skal tvisten først søkjast løyst gjennom forhandlingar. Fører slike forhandlingar ikkje fram innan to månader, kan kvar av partane forlange tvisten avgjort med endelig verknad ved norsk domstol. Partane vedtar Tingretten som verneting for slik tvist. Side 11 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 7.4 Vedlegg Om avtaleendringar Endringar til rammeavtalen skal vere skriftlege og følgje malskjemaet nedanfor. Alle underskrivne endringar skal leggast ved dette vedlegget og følgje rammeavtalen. Skjema for endringar Endring [x] til avtale om utleige av lokaler til kantine 2009-2011 mellom og [Namn på leverandør] signert [Dato] Denne endringa blir gjort i samsvar med reglar og retningsliner i ovanfor nemnde avtale. I avtale om utleige av lokaler til kantine 2009-2011 mellom (Kunden) og [Namn på leverandør] (Leverandøren), blir det gjort følgjande endringar/tillegg, jamfør avtaletekst punkt 7.3 Dette dokument er underteikna i to eksemplar eitt til kvar part. For / Kunden: For Tilbydaren / Leverandøren: Dato og underskrift: Dato og underskrift: Namn: Stilling: Namn: Stilling: 8 Vedlegg til konkurransegrunnlaget del 1 og 2: 8.1 Vedlegg I: Oversynskart Aktivitetsenteret 8.2 Vedlegg II: Bygningsteikning romoversyn 1. etasje 8.3 Vedlegg III: Gjeldande brukaravtale for Aktivitetssenteret 8.4 Vedlegg IV: Tilbod - svarframside 8.5 Vedlegg V: Svar HMS eigenerklæring 8.6 Vedlegg VI: Konseptbeskriving pristilbod - utleigeavtale (pkt.7.2) Side 12 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 8.1 - VEDLEGG I (frå word: dobbelklikk for pdf-format) Side 13 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 8.2 - VEDLEGG II (frå word: dobbelklikk for pdf-format) Side 14 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 8.3 Vedlegg III (eige dokument) Side 15 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 8.4 Vedlegg IV (eige dokument) Side 16 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 8.5 Vedlegg V (eige dokument) Side 17 av 18 Sign. /

Konkurransegrunnlag - del 2 8.6 Vedlegg VI (eige vedlegg) Side 18 av 18 Sign. /