Konkurransegrunnlag. Kjøp av rammeavtale - konsulentoppdrag for drift og vedlikehald av tilsynets nettstader i WordPress

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Kjøp av rammeavtale - konsulentoppdrag for drift og vedlikehald av tilsynets nettstader i WordPress for levering til Lotteri- og stiftelsestilsynet Saksnr: 14/00775 Frist for tilbod: 14. april 2014 kl

2 Innhaldsliste 1. GENERELT Oppdragsgjevar Bakgrunn og formål med kjøpet Spesifikasjon av tilbodet Kunngjering og tilbodsfrist REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD Innkjøpsprosedyre Utforming av tilbodet Vedlegg til tilbodet Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbod Frist for å stå ved tilbodet Tilbakekalling eller endring av tilbodet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufråvikelege krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonar OPPDRAGSGJEVAR SI HANDSAMING AV TILBODA Innlevering av tilbod Avvisning av leverandørar Avvisning av tilbod TILDELING AV KONTRAKT Avlysing av konkurransen og forkasting av tilbod Kriterium for val av tilbod Informasjon og grunngjeving for kontraktstildeling... 9 Vedlegg HMS egenerklæring

3 1. GENERELT 1.1. Oppdragsgjevar Lotteri- og stiftelsestilsynet ved avdeling for Kommunikasjon, heretter kalla oppdragsgjevar, inviterer til anbodskonkurranse for kjøp av rammeavtale for konsulentoppdrag for drift og vedlikehald av tilsynets nettstader i WordPress. Lotteri- og stiftelsestilsynet er eit statleg organ med to underliggjande fagtilsyn som har felles direktør og administrasjon. Lotteritilsynet vart oppretta 1. januar 2001, og er eit direktorat og tilsynsorgan for å forvalte og kontrollere private lotteri og statlege pengespel. I tillegg forvaltar Lotteritilsynet ordninga med kompensasjon av meirverdiavgift til frivillige organisasjonar og fører tilsyn med Grasrotandelen. Stiftelsestilsynet vart oppretta 1. januar 2005, og har no ansvaret for tilsyn og kontroll av alle stiftelsar i Norge etter stiftelseslova. Dette ansvaret låg tidligare hjå Fylkesmannen. Lotteri- og stiftelsestilsynet ligg i Førde i Sogn og Fjordane, med Kulturdepartementet som overordna fagdepartement. Finn meir informasjon om Lotteri- og stiftelsestilsynet på Kontaktinformasjon: Organisasjonsnummer: Postadresse: Lotteri- og stiftelsestilsynet, postboks 800, 6805 Førde Besøksadresse: Storehagen 1B, tlf.: , e-post: postmottak@lottstift.no For spørsmål om kravspesifikasjon og innhald i leveransen: Steinar Hatlestad, tlf.: , mobil: , e-post: sth@lottstift.no All korrespondanse som omhandlar denne leveransen skal skje via e-post til oppdragsgjevar sine kontaktpersonar. Eventuelle spørsmål kan også rettast til kontaktperson via e-post Bakgrunn og formål med kjøpet Lotteri- og stiftelsestilsynet utviklar sine nettstader ved hjelp av webpubliseringsverktyet WordPress. Dette gjeld med underliggjande avdelingar Lotteritilsynet, Stiftelsestilsynet og Momskompensasjon. I tillegg har tilsynet ansvar for med underliggjande nettstader for ulike klagenemnder. Tilsynet har også ansvar for nettstaden I tilsynet går WordPress-installasjonen på Windows Plattform IIS 7.5. Vi har eigen IT-driftsavdeling med to fast tilsette og ein lærling. Lotteri- og stiftelsestilsynet vil effektivisere innkjøp av konsulentoppdrag i samband med drift, vedlikehald og vidareutvikling av desse nettstadene. Vi ønskjer difor å opprette rammeavtale om kjøp av slike tenester med ein leverandør. Eksempel på tenester der vi har behov er teknisk oppdatering av WP-installasjonen innanfor faste fristar systemutvikling i samband med endringar, oppdateringar og eventuell vidareutvikling av nettstadane retting av feil 3

4 1.3. Spesifikasjon av tilbodet Tilsynet ønskjer å gjere avtale om leveranse av desse tenestene med ein leverandør, og legg opp til at ny avtale skal gjelde frå 1. juni Vi vil gjere avtale for eitt år med høve til forlenging i eitt år om gongen innanfor det regelverket gir rom for. Vi estimerer verdien på kjøpet til inntil kr per år. Tilbodet skal spesifisere følgjande hovudpunkt: Oppdatering Pris og opplegg for regelmessig teknisk oppdatering av WordPress installasjonane i tilsynet. Vidareutvikling Prisar og prosess for eventuelle utviklingsprosjekt i avtaleperioden. Tilsynet ønskjer å kjøpe tenester ved behov der vi opprettar eigne avtalar innanfor rammeavtalen. Feilretting Forslag til ein tenestenivåavtale (SLA) for drift, support og vedlikehald av nettstadene. I avtalen skal leverandøren spesifisere pris og prosess for innmelding av feil og retting av desse. Feil og uønskte hendingar skal kategoriserast i to nivå: A. Kritisk - heile eller delar av nettstaden er utilgjengeleg. B. Mindre alvorleg enkelte funksjonar er ute av drift, eller har vesentleg dårlegare funksjonalitet enn vanleg. Opningstid for feilmelding er vanleg arbeidstid: måndag-fredag kl Maksimaltid for stadfesting av mottatt melding er ein time innafor opningstida. Maksimaltid for at kompetent personale har sett i gang feilretting er: o 3 timar for varsling av feil i nivå A o 24 timar for varsling av feil i nivå B Berekning og måling av maksimaltid skal definerast. Oppdragsgjevar si muligheit for kontinuerleg informasjon om feilrettingsarbeidet skal visast Kunngjering og tilbodsfrist Konkurransen blir kunngjort på DOFFIN-databasen 3. mars Frist for å levere tilbod er 14. april 2014 kl. 13:00 som vedlegg til e-post Framdriftsplan Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tidsplan for prosessen. Aktivitet Tidspunkt Kunngjering av konkurransegrunnlag Frist for å levere tilbod , kl. 13:00 Tilbodsopning , kl. 14:00 Val av leverandør og melding til leverandørar Klagefrist leverandørar , kl. 11:00 Kontraktdokument klar Signering av kontrakt Ny avtale gjeldande frå: (Tidsplanen er ikkje bindande for oppdragsgjevar) 4

5 2. REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1. Innkjøpsprosedyre I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Det er såleis ikkje høve til å endre tilboda, eller prøve å endre tilboda gjennom forhandlingar. Dette gjeld også endring av pris, leveringstid eller andre ting som har betyding for konkurranseforholdet. Leverandøren må difor gi sitt beste tilbod innan tilbodsfristen Utforming av tilbodet Tilbodet skal 1. leverast skriftleg og på norsk. 2. merkast: «Tilbod - Anbodskonkurranse: Rammeavtale for konsulentoppdrag for drift og vedlikehald av tilsynets nettstadar i WordPress» 3. sendast som vedlegg til e-post. (pdf-dokument) 4. vere vedlagt referansar til andre liknande leveransar/avtalar. 5. følgjast av eit tilbodsbrev som er datert og underskrive av person(ar) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbodsbrevet skal elles innehalde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer ( saknr: 14/00775). Leverandørens adresse, telefonnummer og føretaksnummer. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Stadfesting på kor lenge tilbydar står ved tilbodet Vedlegg til tilbodet 1. Skatteattestar: attest for skatt frå kemner/kommunekasserar attest for betalt meirverdiavgift frå skattefuten (Sjå: 2. HMS eigenerklæring (sjå vedlegg til konkurransegrunnlaget). 3. Firmaattest. 4. Dokumentasjon på økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten. 5. Dokumentert erfaring med liknande leveransar. 6. CV og referansar for tilsette/nøkkelpersonar. Leverandøren er ansvarleg for å gi svar på alle spørsmål, krav og avklaringspunkt i konkurransegrunnlaget Forbehold og avvik Dersom leverandøren tek forbehold mot delar av konkurransegrunnlaget, skal dette gå klårt fram av tilbodet. Forbehold skal spesifiserast med kva konsekvensar dette vil ha for leveransen. Det same gjeld for avvik. Forbehold og avvik skal vere presise og eintydige slik at oppdragsgjevar kan vurdere desse utan kontakt med leverandørane. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget, og skal takast inn i eige vedlegg. Vesentlege forbehold og avvik vil føre til at tilbodet blir avvist. 5

6 2.5. Opplysningsplikt Oppdragsgjevar vil gi skriftlig melding via e-post med ei kort grunngjeving dersom: tilbodet blir avvist alle tilbod blir forkasta eller konkurransen blir avlyst 2.6. Alternative tilbod Alternativt tilbod vil ikkje bli akseptert Tilbod på delar av oppdraget Det er berre høve til å gi tilbod på heile oppdraget Frist for å stå ved tilbodet Leverandøren må stå ved tilbodet i 30 dagar etter at tilbodsfristen er ute Tilbakekalling eller endring av tilbodet Innleverte tilbod kan kallast tilbake eller endrast inntil tilbodsfristen er ute. Tilbakekalling av tilbod skal skje skriftleg pr e-post. Endringar av tilbodet vil bli rekna som nytt tilbod. 6

7 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufråvikelege krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordna forhold m.o.t. skatteinnbetaling og innbetaling av meirverdavgift. Skatteattest (Skatteattest for skatt blir utskriven av kemner/kommunekasserar (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månader gamal. Meirverdiavgiftsattest (Attest for betalt meirverdiavgift blir utskriven av skattefuten (skjema RF-1244)) som ikkje er meir enn 6 månader gamal. Utanlandske leverandørar skal legge fram attester frå tilsvarande myndigheiter som dei norske. Leverandøren skal ha et fungerande HMS- system. HMS eigenerklæring (sjå vedlegg til konkurransegrunnlaget) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være eit lovleg etablert føretak Firmaattest 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikkje eldre enn 3 månader, og som baserer seg på sist kjende rekneskapstal. Ei rating skal være utført av offentleg godkjend kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen skal være kredittverdig eller betre. Dersom leverandøren av gyldige grunnar ikkje kan legge fram den dokumentasjon oppdragsgjevar har bedt om, kan han godtgjere si økonomiske og finansielle stilling med anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptere Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonar Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring frå minimum tre tilsvarande oppdrag. Leverandøren skal legge ved ei liste over dei viktigaste relevante leveransane dei siste to åra, her også opplysningar om verdi, tidspunkt og mottakar (namn telefon og e-post). Referansar vil berre bli kontakta ved behov. Bemanninga for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetansen for å gjennomføre oppdraget. CV ar med beskriving av utdanning og arbeidserfaring for alle personar som er aktuelle for bruk på oppdraget. 7

8 4. OPPDRAGSGJEVAR SI HANDSAMING AV TILBODA 4.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal sendast på e-post til: Namn: Lotteri- og stiftelsestilsynet Adresse: Storehagen 1b, 6800 Førde E-post: 4.2 Avvisning av leverandørar Oppdragsgjevar kan avvise leverandørar som ikkje har sendt inn skatteattestar og HMS eigenerklæring innan fristen for tilbodet inkludert eventuelle tilleggsfristar. Det same gjeld for leverandørar som ikkje oppfyller fastsette og kunngjorde kvalifikasjonskrav. Oppdragsgjevar vil i tillegg avvise leverandørar som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt verksemda si eller er i ein tilsvarande prosess med heimel i nasjonale lover og forskrifter, er kravd konkurs, har kravd opning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløysing eller anna liknande prosess med heimel i nasjonale lover og forskrifter, ved ein rettskraftig dom er kjend skuldig i straffbare forhold som gjeld den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skuldig i alvorlege forsømmelsar mot faglege og etiske krav i bransjen, ikkje har oppfylt forpliktelsar som gjeld innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsar i den staten der leverandøren er etablert, eller i Norge, ikkje har oppfylt forpliktelser som gjeld innbetaling av skattar og avgifter i samsvar med lovbestemmelsar i den staten der leverandøren er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisande eller feil opplysningar eller latt vere å gi opplysningar som er nemnde her eller krav til leverandøren Avvisning av tilbod Tilbodet kan bli avvist når: a) det ikkje er levert i tide b) det ikkje er levert i samsvar med krav til utforming c) det er eit alternativt tilbod som ikkje er i samsvar med konkurransegrunnlaget d) det inneheld forbehold og avvik frå konkurransegrunnlaget om: - kontraktsvilkår - kravspesifikasjonane - tilbod på deler av oppdraget - frist for å stå ved tilbodet - tilbakekalling eller endring av tilbodet Tilbodet kan avvisast når: a) det ikkje inneheld alle dei opplysningar som blir kravd b) det ikkje oppgir prisen slik som forutsett i konkurransegrunnlaget c) det verkar unormalt lågt prisa i forhold til det som blir tilbydd d) tilbodet ikkje er underskrive Før eit tilbod blir avvist fordi det verker unormalt lågt, skal oppdragsgjevar skriftleg forlange relevante opplysningar om dei enkelte delane av tilbodet og etterprøve desse på grunnlag av dei forklaringane som blir gitt. 8

9 5. TILDELING AV KONTRAKT 5.1. Avlysing av konkurransen og forkasting av tilbod Oppdragsgjevar kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlege tilbod dersom det ligg føre sakleg grunn Kriterium for val av tilbod Berre tilbod som er levert av kvalifiserte tilbydarar og som stettar dei obligatoriske krav og spesifikasjonar som er gitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert opp mot tildelingskriteria. Kontraktstildelinga skjer på grunnlag av kva tilbod som er det beste, basert på følgjande kriterium : Pris og betalingsvilkår 40 % Produkt, service og tenestekvalitet 60 % Nærare om pris og betalingsvilkår: Alle prisar skal spesifiserast utan meirverdiavgift. Det må gjerast greie for timeprisen på ulike ressursar som tilbydar vil bruke for å løyse oppdraget. Tilbydar må også gjere greie for reise- og opphaldsutgifter og eventuelle andre utgifter som kan bli aktuelle i samband med oppdraget. Betalingsvilkår må gå fram av tilbodet, dette omfattar også betalingsvilkår i samband med gjennomføring av større prosjekt. Nærare om produkt, service og tenestekvalitet: Tilbydar må dokumentere liknande leveransar og gi opp referansar som oppdragsgjevar kan kontakte. CV og referansar for tilsette og nøkkelpersonell vil bli vurdert. Tilbydar må dokumentere at han har nok ressursar og kapasitet for gjennomføring av kontrakten, også dersom ekstraordinære behov i samband med utviklingsprosjekt oppstår. Tilbydar må kunne dokumentere at nødvendig spesialkompetanse vil vere tilgjengeleg i kontraktsperioden, t.d. kompetanse på IT-standarder i staten 5.3. Informasjon og grunngjeving for kontraktstildeling Avgjera om kven som skal få kontrakten blir varsla skriftleg på e-post samtidig til alle deltakarane. Etter dette har deltakarane ti dagars frist til å klage på avgjerda. Når klagefristen er ute vil oppdragsgjevar gjere avtale om kontrakt med den valde leverandøren. Lotteri- og stiftelsestilsynet brukar Difi-malar for slike avtalar. 9

10 Vedlegg HMS egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato. Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato. Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. (bokmål) 10