Konkurransegrunnlag for Rammeavtale for TV-produksjon Enova Regnmakerne etter prosedyre: Konkurranse med forhandling Rammeavtale med gyldighet fra 1. september 2009 31. august 2011 med opsjon på ytterligere 2 år.
Konkurransegrunnlaget er strukturert som følger: 1. Oppdraget 1.1 Innledning 1.2 Oppdragsgiver 1.3 Beskrivelse og gjennomføring av oppdraget 1.4 Oppdragets omfang 1.5 Kontraktstype 1.6 Avtaleperiode 1.7 Kunngjøringer 2. Kvalifikasjonsgrunnlag 2.1 Attester 2.2 Regnskap 2.3 HMS 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 2.5 Avvisning 3. Krav til tilbudet 3.1 Språk i tilbudet 3.2 Tilbudets utforming 3.3 Alternative tilbud 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget 4.2 Forbehold 4.3 Kommunikasjon 4.4 Tilbudsfrist 4.5 Åpning av tilbud 4.6 Vedståelsesfrist 4.7 Meddelelse 4.8 Kostnader 4.9 Fremdriftsplan 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier 5.2 Forkastelse av tilbud
1. Oppdraget 1.1 Innledning I denne konkurransen søker Enova etter kompetent selskap/ressursteam som kan bistå med tjenesten TV-produsent Enova Regnmakerne i perioden 1. september 2009 til 31. august 2011 med opsjon på ytterligere innleie i 2 år. Oppdraget lyses ut som en Konkurranse med forhandling. Nærmere beskrivelse gjøres i dette konkurransegrunnlaget. 1.2 Oppdragsgiver Enova SF eies av Olje- og energidepartementet og har som formål å fremme en miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon. Enovas hovedoppgave er knyttet til forvaltningen av Energifondet. Fondsmidlene skal bidra til at et energimål på 18 TWh knyttet til reduksjon, konvertering og produksjon blir nådd innen utgangen av 2011. Resultater skal måles og verifiseres på prosjektnivå før de aggregeres opp og rapporteres til Olje- og energidepartementet. Enova skal sikre at midlene fra Energifondet blir forvaltet i samsvar med de mål og forutsetninger som ligger til grunn for Stortingets vedtak om opprettelse av fondet og innenfor øvrige rammer og regelverk som ligger til grunn for disponering av fondet. Enova inngår i kontraktsmessige forhold som representant for Energifondet. I tillegg til Energifondet forvalter Enova også andre mindre forvatningsoppdrag for Olje- og energidepartementet. Enova SF er pålagt å følge Lov om offentlige anskaffelser og EØS-avtalens bestemmelser om statsstøtte. Enovas styre er ikke bundet av inngåelse av denne avtale. 1.3 Beskrivelse og gjennomføring av oppdraget Enova ønsker å inngå rammeavtale med en Leverandør for å presentere Regnmakerne på TV, på event og gjennom arrangementer og show med energitema (Tilbyders forståelse av og løsningsforslag på beskrivelse og gjennomføring av oppdraget vil vurderes som en del av tildelingskriteriene jfr. punkt 5.1 om Tilbyders oppdragsforståelse og løsningsforslag). Denne utlysningen gjelder tre hovedområder: 1. Idéutvikling, programbeskrivelse og TV-produksjon 2. Teknisk og praktisk gjennomføring av store event 3. Planlegging og avvikling av show og arrangementer
Alle aktiviteter innenfor konseptet Regnmakerne har som overordnet mål å øke barns kunnskap, samt å bidra til positive holdninger om energi og klima. Tilbyder vil måtte samarbeide med andre delområder innenfor Regnmakerkonseptet, som for eksempel www.regnmakerne.no. Idéutvikling, programbeskrivelse og TV-produksjon TV-satsingen er en av mange delområder innenfor Regnmakerkonseptet. Siden 2002 har Enova Regnmakerne samarbeidet om utvikling av flere TV-produksjoner rettet mot barn og unge. Regnmakerne har vært å finne på NRK1 - først gjennom barne-tv programmet PysjPopBaluba på lørdag morgen og deretter i Klar Ferdig Gå på samme sendeflate. Regnmakerne har mer nylig vært å finne i programmet Hut i Heita sendt på NRK1 og NRK Super hver søndag morgen høsten 2008 og våren 2009. Her finner man faste innslag som Regnmakertips og -reportasjer. Energiinnholdet i programmene er både underholdende og lærerikt og støtter opp om Enovas målsetning med Regnmakerne nemlig økt kunnskap om energi og klima. Videre er TV et sterkt medium og bidrar til økt kjennskap til Regnmakerne. Dette øker populariteten blant målgruppen og bidrar positivt til Regnmakernes synlighet på web og i skole. Flere undersøkelser gjennomført av TNS Gallup for Enova viser en klar relasjon mellom de som kjenner til Regnmakerne og økt kunnskap om energieffektive tiltak. Videre viser undersøkelsen at over 70 % av de som har kjennskap til Regnmakerne har fått denne kjennskapen gjennom TV. Det er ønskelig at Leverandør, i samarbeid med Enova, skal bidra til å styrke effekten av TV-mediumet som kunnskapskanal ift Regnemakerne som konsept. Gjennom de årene Regnmakerne har vært å finne på TV har det vært utviklet en rekke typer programmer og innholdselementer. Målsetningen er at oppdraget kan føre til idéutvikling, beskrivelse og mulig produksjon av følgende: Reality serier Mini-serier Faktasnutter og tips Konkurranser Tittelprogrammer Dramaserier Reportasjer Nyhetsdekning av relevante hendelser og tema innenfor energi og klima (bedrifter, kommuner og privatpersoner som har gjennomført tiltak) Undervisningsprogrammer Enova er åpen for forslag til andre typer programgenre og innholdselementer og vil legge vekt på tilbyders evne til å utvikle ideer som er grunnlagt i tråd med Enovas mandat og på Regnmakernes hovedrammer
Eierskap til programkonsepter Enova tar utgangspunkt i at konsepter og programideer som er utviklet i samarbeid med Enova skal eies av Enova og tilbyder i fellesskap og forankres i samarbeidsavtale. Eierskapsfordeling og evt. rettigheter til salg og salgsinntekter av spinoff-produkter utviklet i fellesskap skal konkretiseres i avtale mellom tilbyder og Enova SF. Teknisk og praktisk gjennomføring av store event Siden juni 2004 har Enova arrangert Regnmakernes Vennergidag i 5 store norske byer. Regnmakernes Vennergidag er et nasjonalt arrangement der energi og klima settes på dagsorden. Dagen arrangeres i samarbeid med en eller flere kommuner i nærområdet og har hatt mellom 3500 og 5500 påmeldte deltakere blant elever og lærere i mellomtrinnet i grunnskolen. Vennergidagen er en annerledes skoledag med mange energiaktiviteter, kåringer og et stort show med mange kjente artister. Det har gjennom flere år vært gjort TV-opptak fra Regnmakernes Vennergidag. Opptakene har blitt sendt på NRK1 som en del av programmet Pysj Pop Baluba og Klar Ferdig Gå. På Regnmakernes Vennergidag deltar barna på en rekke aktiviteter hvor de selv kan prøve, oppleve og lære. Av aktiviteter kan det nevnes musefellebilrace, vinderløype, vannrakettoppskyting, taljedaging, dragkamp, kjempesprettert og flåterace. Dagen avsluttes med et flott Regnmakershow med kjente artister, programledere og energiske innslag. Det settes stort fokus på barnas sikkerhet. Erfaringer fra tidligere Vennergidager viser at god kommunikasjon med lærere på forhånd, synlige lærere og øvrig bemanning, vakthold, tydelig merking av møteplasser, god skilting av aktiviteter og andre sikkerhetstiltak som inngjerding og tilstedeværelse av helsepersonell bidrar til god flyt i arrangementet og trygghet for alle som deltar. Enova åpner for bruk av underleverandører og ønsker så langt dette er mulig at disse spesifiseres i tilbudet. Planlegging og avvikling av show og arrangementer Det vil også kunne være ønskelig å bruke leverandøren til bistand innenfor planlegging og avvikling av show og arrangementer som Regnmakershowet på den årlige Vennergidagen, Regnmakerdag i skolen og deltakelse med aktiviteter og innslag på relevante messer, konferanser, utstillinger og arrangementer for barn og elever (og evt. lærere). Felles for denne typen show og arrangementer er at de skal vekke begeistring og engasjement for energitema og øke kjennskapen til Regnmakerne som konsept. Alle denne typen arrangementer vil ha energi og klima som en rød tråd. Alle artister, innslag, samt manus godkjennes av Enova i forkant. 1.4 Oppdragets omfang Den totale økonomiske rammen for utlysningen er på ca. 6 millioner kroner inklusive mva per år. Denne summen skal også inkludere eventuell bruk av underleverandører. Det estimeres at oppdragets størrelse vil avhenge av resultatene av idéutvikling og
forprosjekter. Struktur på samarbeidet og på de tre ulike områdene kan settes opp på følgende måte: 1. TV a) Forprosjekt med idéutvikling og programbeskrivelse b) Produksjon 2. Event a) Deltakelse i prosjektgruppe; idéutvikling og planlegging b) Praktisk og teknisk gjennomføring inkl. underleverandør 3. Arrangementer og show a) Deltakelse i prosjektgruppe; idéutvikling, planlegging, manus b) Avvikling av arrangementer og show Dersom det i løpet av kontraktsperioden skulle forekomme endringer i volum/struktur/aktivitetsnivå som vil påvirke behovet for innleie av tjenester, skal dette avtales og reguleres særskilt. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LoA) 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA), 7. juni 2006 nr. 403 og Kongelig Resolusjon om endring av Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og II. Forhandlingene vil kunne gjennomføres i faser, jfr. FoA 11-8. Forhandlinger vil kunne gjennomføres med minimum tre (3) leverandører. 1.6 Kontraktstype Avtalen vil være en prisavtale, jfr. kap. 1.4. Statens standardavtale legges til grunn som avtalemal. Eventuelle forbehold til kontrakten må klart fremgå av tilbudsbrevet. 1.7 Avtaleperiode Avtalen skal ha en varighet for perioden 1. september 2009 til 31. august 2011, med en opsjon inntil 2 år. Dette er Oppdragsgivers ensidige rettighet. Eventuell utløsning av opsjon skal varsles av Oppdragsgiver minimum tre (3) måneder før utløp av avtale, om ikke utløper avtalen. Valgte Tilbyder må signere taushetserklæring med Oppdragsgiver. 1.8 Kunngjøringer Konkurransen lyses ut i Kunngjøringsdatabasen Doffin, samt kunngjøres på Enovas hjemmeside: www.enova.no 2. Kvalifikasjonskrav Tilbyderne kvalifiseres på grunnlag av krav fremstilt i dette kapittel. Hvilke tilbydere som går videre til neste fase, avgjøres ut fra en rangering mht kvalifikasjoner vurdert ut fra kravene i kapittel 2.
Regnskap (jfr. punkt 2.2) vil i kvalifikasjonssammenheng kun brukes til å vurdere hvorvidt Tilbyders finansielle og økonomiske stilling er akseptabel mht å kunne gjennomføre oppdraget. 2.1. Attester Tilbudet skal, jfr. utlysningsteksten, inneholde følgende attester: I. Attester fra foretaksregisteret. Attest for registrering i det faglige register jfr. lovgivningen i det land Tilbyder er etablert. II. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Tilbudene fra andre land skal vektlegge tilsvarende fra land hvor Tilbyder er etablert. III. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Tilbydere fra andre land skal vektlegge tilsvarende fra land hvor Tilbyder er etablert. Attesten i punkt II og III skal ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2.2 Regnskap Krav: God finansiell og økonomisk stilling Dokumentasjon: Fremleggelse av foretakets komplette årsregnskap (inkluderer styrets beretning, revisors beretning, balanse, resultatregnskap og noter) for siste regnskapsår. 2.3 HMS erklæring I henhold til FoA, 8-8 kreves det at Tilbyder for dette oppdraget leverer HMS egenerklæring i henhold til tidsfrister for angitt konkurranseform, se vedlegg. Attesten skal ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1: Det kreves svært god erfaring fra tilsvarende oppdrag, dvs. formidling av holdningsskapende budskap overfor barn som målgruppe. Dokumentasjon: Referanseliste med foretakets viktigste leveranser av tilsvarende oppdrag de siste tre (3) årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Krav 2: Det kreves meget god gjennomføringsevne. Dokumentasjon: Oversikt over firmaets totale bemanning, inkludert utdanningsfelt på bemanningen Beskrivelse av selskapets nettverk og relevant metodikk for løsningen av denne type oppdrag (kringkastere, kompetansemiljøer, underleverandører)
Krav 3: Det kreves at tilbyder kan dokumentere og ha hatt tilgang til sendeflate via nasjonal rikskringkasting eller andre TV-stasjoner Dokumentasjon: Referanse fra Norsk Rikskringkasting eller annen nasjonal TV-stasjon på tilgang til og bruk av sendeflate de siste to (2) årene Krav 4: Det kreves at tilbyder kan dokumentere erfaring og kompetanse (eventuelt underleverandørers erfaring/kompetanse) med produksjon av show og arrangementer overfor målgruppen Dokumentasjon: Referanseliste tilbyders deltakelse i/ansvar for produksjon av show og arrangementer de siste to (2) årene 2.5 Avvisning Dersom dokumentasjonen er mangelfull, eller viser restanse, vil Tilbyder kunne bli avvist i henhold til FoA, 11-10. 3. Krav til tilbudet 3.1 Språk i tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk. Alle vedlegg så som brosjyrer, manualer og annen dokumentasjon som er nødvendig for å vurdere tilbudet skal være skrevet på norsk. All kommunikasjon mellom tilbyder og leverandør skal foregå på norsk. Tilsvarende gjelder eventuell tildeling av kontrakt. 3.2. Tilbudets utforming Tilbudet skal besvares i henhold til kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene. Tilbudsbrev med beskrivelse av følgende forhold: Kontaktperson for tilbudet Beskrivelse av tilbudt ressursperson(er)s relevante kompetanse og erfaring i forhold til arbeidsoppgavene beskrevet i kap. 1 Herunder tilbudt ressursperson(er)s CV med oversikt over kompetanse og erfaring. Prismatrise per ansatt per dag i forhold til nøkkelteam ved TV-/filmproduksjon (produsent, regissør, fotograf, produksjonsleder) Referanseoversikt aktuell(e) kandidat(er) To (2) referanser oppgis med navn og telefonnummer som Oppdragsgiver kan kontakte for referanseinnhenting, jfr. kap. 5
Beskrivelse av hvordan oppdraget vil løses, jfr. 1.3. Eventuelle andre kommentarer og presiseringer 3.3 Alternative tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke at det inngis alternative tilbud. 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget inntil 7 dager før tilbudsfristens utløp, jfr. FoA 8-2. 4.2 Forbehold Tilbyderne har ikke adgang til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget og må videre erklære at samtlige vilkår som oppstilles er akseptert. Dette skal fremgå av oversendelsesbrevet. 4.3 Kommunikasjon All kommunikasjon av administrativ og faglig art i forbindelse med denne konkurransen, skal i tilbudsperioden føres mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget eller andre dokumenter skal fremsettes skriftlig til følgende kontaktperson: Kontaktperson hos Oppdragsgiver: Anne Marie Abelgaard E-post: ama@enova.no E-post anses som skriftlig. Spørsmål som stilles muntlig vil ikke bli besvart. All tilleggsinformasjon i henhold til punkt 4.1 vil bli besvart pr e-post til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Tilsvarende gjelder svar på eventuelle spørsmål fra Tilbyderne. Disse vil anonymisere. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være signert av autorisert representant for tilbyder. Signert og datert tilbud skal sendes i 2 eksemplarer, hvorav en merkes original og en merkes kopi. I tillegg skal ett eksemplar vedlegges i elektronisk format på CDrom. Tilbudet skal merkes: TV-produksjon Enova Regnmakerne Tilbudet skal adresseres: Enova SF Abelsgate 5
7030 Trondheim Tilbudsfrist: 17. juni 2009 kl. 13.00 Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist i henhold til FoA, 11-10. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig, signert papirversjon gjelde foran elektronisk versjon. 4.5 Åpning av tilbud Det vil bli foretatt åpning umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen skjer i Oppdragsgivers lokaler, representert med minimum to personer. Åpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende for Tilbyder til: 07.10.2009 kl 12.00. Dette skal fremgå av oversendelsesbrevet. 4.7 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt vil meddeles i henhold til FoA 9-2. 4.8 Kostnader Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering samt oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 4.9 Fremdriftsplan Med forbehold om mulige endringer vil Oppdragsgiver forholde seg til følgende fremdriftsplan: Milepæl Aktivitet Dato 1. Utlysning Doffin 20.05.09 2. Frist for å stille spørsmål 10.06.09 til post@enova.no 3. Tilbudsfrist 17.06.09 4. Forhandlinger Uke 26/27 5. Kontraktsinngåelse Uke 32/33 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier For å komme i betraktning må selskapet tilby en person med meget gode kvalifikasjoner innen de fagområdene som kreves for å bistå Enova i de oppgavene som er beskrevet i pkt 1.3. Det kreves at Tilbyder har erfaring med tilsvarende oppdrag, og at man har kapasitet og kompetanse til å håndtere oppdrag av denne størrelse og kompleksitet.
Tildeling av oppdraget TV-produksjon Enova Regnmakerne vil bli foretatt på bakgrunn av en totalvurdering hvor det mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier med vekting vil bli lagt til grunn for vurderingen: Vekt Kriterier Dokumentasjon 30 % Pris per ansatt per arbeidsdag (8 timer) i forhold til team (nøkkelpersoner) i forbindelse med TV/filmproduksjon - Produksjonsleder 40 % Faglig relevant kompetanse og erfaring 30 % Oppdragsforståelse og løsningsforslag Prismatrise som viser pris per dag for: - Produsent - Regissør - Fotograf Beskrivelse av tilbudt(e) ressursperson(ers) relevante kompetanse og erfaring ift arbeidsoppgavene som beskrevet i kap. 1. Herunder tilbudt(e) ressursperson(ers) CV med oversikt over kompetanse og erfaring. Det skal videre oppgis to (2) referanser med navn og telefonnummer som Oppdragsgiver kan kontakte for innhenting. Beskrivelse av hvordan oppdraget vil løses, jfr. kap. 1.3-1.4. Beskrivelsen må synliggjøre oppdragsforståelsen. Tilbudet skal baseres på prisnivå pr april 2009. Dersom det forlanges kompensasjon for prisstigning må dette spesifiseres i tilbudet. Alle summer i tilbudet skal være angitt inkludert mva. Tildelingskriteriene må dokumenteres skriftlig og samlet i tilbud eller i vedlegg til tilbudet i henhold til krav fastsatt i dette konkurransegrunnlag. Vurdering i forhold til ovenstående punkter vil skje på bakgrunn av tilbyders dokumentasjon i tilbudet, referanseinnhenting og forhandlingsmøte, jfr. konkurranseformen. Tilbudene behandles konfidensielt. 5.2 Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr. FoA 13-1.
Vedlegg: Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Vedlegg 1: Konkurransegrunnlaget (dette dokument) Vedlegg 2: HMS Egenerklæring (som i vedlegg, eller tilsvarende)
Vedlegg 2: Egenerklæring om helse miljø- og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr./ Fødselsnr. Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheten (internkontrollforskriften). ** Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res.6.desember 1996 i medhold av lov 17.juni 2006 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. **Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr.1127 i medhold av lov 17.juni 2006 nr.62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.