REFERAT STYREMØTE. 05.04.2016 Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

REFERAT STYREMØTE 05.04.2016 Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 52 16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 53 16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 54 16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 55 16 Oppføring av eventueltsaker Sak 56 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret og ledelsen Sak 57 16 Diskusjonssak: Bil og lager Sak 58 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 59 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 60 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: KA, AK, UA, PK, SA, HR, Leder, FA, Leder NLD, MA, NA, påtroppende. Sak 52 16 Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent. Sak 53 16 Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og AK som referent. Godkjent. Sak 54 16 Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra styremøte den 08.03.2016 Godkjent. Sak 55 16 Oppføring av eventueltsaker

Orienteringssak: Startmixer Orienteringssak: Bry deg på Bi Orienterings SiT Bolig Sak 56 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret FA: Gjennomført Temakveld sammen med utvalget, siste temakvelden på BI for FA. Fornøyd med kvelden. Vært flere klassesaker klager som har blitt tatt opp og tatt hånd om. Klasserepresentanter har gjennomført og fullført formative evalueringer på forelesninger og foreleser, snakket med admin ang lunsj for påtroppende. Satt opp tid for neste månedsmøte og koordinert tidspunkt for medarbeidersamtale med representantene. Vært i dialog med admin ang hvordan de skal legge opp Eiendomsmegling og bedre studiet generelt, hvilke tiltak som for eksempel kan bedre oppmøtet på skolen. Flere punkter som ble diskutert: Eiendsomsmeglingsstudentene kan for eksempel være en større del av resten av elevene på BI. Leder NLD: overlapping, jobbet mye med overlappingstur og planlegging av denne. Skrevet ferdig arrangement og erfaringsrapport. Påtroppende har signert lokaler for neste års NLD. ØA: Gjort ferdig internevaluering, snakket med bedrifter angående NLD, LNU utbetaling og medlemskontingent. Ligger litt i etterkant med regnskapsføring. Landsmøte alle avtroppende og påtroppende økonomiansvarlige ang hva som kan gjøres bedre fremover, snakket om forandringer i forhold til den nye strukturen. Bil og lager. Ferdigstilt Fadderukebudsjettet. Må se på retningslinjer i forhold til penger til styret og den nye strukturen. MA: Markedskveld en bra kveld, litt lite folk og lite bedrifter i forhold til ønsket sparte penger da det kom lite bedrifter. Har laget to kontraktsforslag for samarbeid med DnB og Sparebank1. ØA: hvorfor så få bedrifter? MA: godt spørsmål. 3T hadde blant annet glemt det.. Headmasters sykdom, SushiBar sykdom. Åtte bedrifter skulle egentlig møte.

NA: Bedriftspresentasjon med Nordea, tynt oppmøte men studentene virket fornøyd Nordea også fornøyde. Stand på skolen. Etterarbeid med NLD, Nydalen med NLD styret. Planlagt og begynt med overlapping, hjulpet til med struktur av MU. KA: Fordelt grafisk, overlapping, arbeid med nettsiden, promotert spørreundersøkelsen, jobbet med ny utgave av Paapir, foto fra Markedskveld, jobbet med mailadresser og strukturert Disk, jobbet med appen Hold for å gjøre den tilgjengelig for BI Trondheim, evalueringsrapporter. Jobbet med sentrale avtaler ang trykk og gensere, snakket med leverandør av interaktiv skjerm, fordeling av oppgave fra sentralt på LM. Påtroppende: kommunikasjon i forhold til Fadderuka, møte med Hold, snakket om overlapping og gjennomføring av dette. Påtroppene ØA: tenker med en app i forhold til Fadderuka som kan bli brukt om igjen år etter år. UA: De fleste undergrupper ferdig med sine arrangement, Idrett har årsoppgjør i morgen, de fleste har begynt med å avslutte treninger siste kamper osv. Bull Invest sitt første arrangement noen sinne 21 april. SPA: Internevaluering, LM, infomøte med påtroppende, SPA og Leder vært i møte med Velferdsansvarlig i SiT, Velferdstingsmøte. Vært i møte i forhold til om det er aktuelt med VT møte her på BI. SA: Jobbet med Kveldsoppgjøret, gjennomført Vors til Vors en kjempe suksess! Fremover vil det bli jobb i forhold til en aktivitetsdag i April. Jobbet en del med overlappingstur, quiz osv. HR: arrangert lederdebatt og to GF, satt leder på ekstraordinær GF så har hatt søknads og intervju i forkant. Utlysing av stillinger. Har satt opp intervjukurs. MA: Er det en idé å ta med lederene for utvalgene? HR: absolutt. Obligatorisk for de. Kommer til å bli bra.

HR: deltatt på LM, samlet HR og snakket om ulike utfordringer for HR i ettterkant av den nye strukturen. Har sett på dato for overlappingstur for HR på tvers av de ulike skolene. Forslag til internevalueringsdatoer vil snart sendes ut. Leder: nesten ferdig med strategien. Deltatt på LM, flott deltakelse og gode bidrag takker for gode holdninger, samhold og god representasjon av BI Trondheim blant påtroppende og avtroppende. Jobbet med samarbeidspartner, intervju med Under Dusken,, Velferdstingmøte, Påtroppende skal også på intervju. Begynt med overlapping og lagt opp en plan rundt dette, hvordan påtroppende skal jobbe fremover i forhold til mål og handlingsplan. Påtroppende Leder: moro med LM, vært med på Podcast i Dekningsbidraget i dag, plan for overlapping. MA: i forhold til lunsj med admin. Pleier å ha middag med samarbeidspartnere Egon. Sak 57 16 Diskusjonssak: Bil og lager Bakgrunn: Det ønskes å orientere påtroppende ledelse om bil og arbeidet rundt lager. Det ønskes å høre påtroppendes tanker rundt dette. Forslagsstiller: Leder og UA UA: Bilen: betaler 4 5000 i mnd, kan si opp denne avtalen når som helst. Bilen blir ofte brukt av ulike utvalg. Snakket mye om grunnen til at vi skulle ha den: i forhold til nyskapning, kanskje ikke hatt denne nytten hittil, gjort det lettere for utvalgene i forhold til arrangement osv. Lager og bil går hånd i hånd, om lageret er langt unna er det nødvendig med bil. Lagerkostnader: 3000, oppsigelsestid på 3 mnd. Må ha et lager da vi mister mye utstyr vi ikke får lagret, dette koster mye ekstra penger. Leder: sett gjennom LNU søknadene, veldig mange av disse er til utstyr, åpenbart at mye utstyr forsvinner. Utstyrssvinn vil ikke forsvinne ved at vi har et lager, men enklere å holde styr på det. Leder: tall fra studentundersøkelsen på bilen. Samvariasjon med at de som har lånt bilen også ser behovet for bilen. Leder presenterer resultater: viser til hyppig bruk: 36% svarer de har brukt den 1 3 ganger i mnd. Videre at det er en interesse for leie av bilen til privat bruk, de fleste som har deltatt på undersøkelsen svarer at 2 300 kr er greit for å låne bilen.

Påtroppende: er det snakk om at vi skal eie en bil? Leder: Hvis vi fortsetter med bil er det ikke sikkert vi fortsetter med denne bilen. Inntekter på fremleie og alternativkostnader kan kanskje gi oss et regnskap som nærmer seg 0. NA: leasing gir deg full oversikt, om det skjer noe vil dette fikses, forutsigbart. k.: Leasing kan ikke leies ut. MA: Øker risikoen, pr dags dato har vi en fullkaskoforsikring som står på Mølller Bil. Om bilen skal disponeres til enda flere studenter vil nok denne prisen gå opp, annen type forsikring. UA: nyttekosten går på hva studentene mener i forhold til bruk. Leder: et represententativt utvalg, viser behov. UA: vil nevne at ikke BISere har spurt gjennom hele året om å få leie bilen. Påtroppende ØA: Kan kjøre en analyse i forhold til innkjøp/leie/leasing til neste styremøte. Alt er inkludert i 4500, drivstoff og bom ved siden av. Leder: med tid kan det bli billigere med kjøp om vi får god nok og billig nok forsikring, kan videreleie. Nå kan den bare brukes innad i studentforeningen, videre ville det kanskje vært en fordel at hele studentmassen kan bruke den. Det er en fordelaktig avtale. ØA: noen av påtroppende som har noen meninger rundt bilen? Leder: 80.000kr i året, penger som kan brukes på andre ting. Mistet inntekter.. ønsker å prioritere lager eller idrett istedenfor, lavterskelarrangement? ++ Påtroppende FA: Om det er en avtale som kan avbrytes, ser det gunstig som å beholde den, om det viser seg at vi ikke får penger inn i kassa på langsikt, så er det mulig å avbryte den. UA: Ja det er mulig. Tror bruken vil øke. Påtroppende ØA: sponsorinntekter DnB, hva er situasjonen? Må også tenkes på i forhold til bilen. MA: avtalen med DnB er ferdig. Avtalen det er snakk om nå er betraktelig mindre. I det nye budsjettet er det ikke tatt i betrakting om vi får disse sponsorpengene eller ei, det er lagt opp slik vi har hatt det nå. Påtroppende ØA: vil bli totalt mer inntekter. MA: lagt plass til bil nå uansett hva som skjer. Er i en prosess med forskjellige eventuelle partnere per dags dato.

Leder: lurt å ta utgangspunkt i dagens situasjon når dette skal vurderes. Absolutt mulig å fortsette å bare leie og ta stilling til å kjøpe på et senere tidspunkt. Men lurt å ta en stilling til om det er lurt å kjøpe eller ei. Påtroppende KA: Blir det en ny bil etter at årene går, siden vi leier? MA: står ikke noe om dette. Har ikke vurdert dette enda. Om vi skal kjøpe en ny bil, tenker jeg at vi har gjort en slags nedbetaling på bilen vi har i dag, dermed vil den nye bli billigere. Kanskje en eventuelt ny bil bør ha flere seter for å gjøre det mulig til å ha flere passasjerer. Leder NLD: kan være en god idé å gå gjennom referatet fra det styremøtet hvor vi stemte gjennom og diskuterte bilen. Leder: Melde opp bil til neste styremøte. UA: i forhold til lager: Idrettene er de som maser mest i forhold til lager. Det har vært en lang prosess med tanke på kommunikasjon med bygget og admin, må snakket med styret og ledelsen før en avgjørelse blir tatt. Har spurt hva idrettene er villige til å ofre for å få et lager, vil heller ha lager enn BIS bil, helst begge, men aller helst lager. Idrettene vokser for hvert år og behovet øker. FA: Kan du fortelle om hva slags lager det er snakk om? Har det blitt sjekket opp andre muligheter enn dette i bygget? UA: har sett på andre muligheter, men da blir det langt unna, poenget forsvinner. Påtroppende leder: viktig å ta stilling til hvor lageret blir i forhold til BIS bilen. SPA: hva slags oppfatning fikk du om hvor lageret skulle befinne seg? SiT lager. Leder: alt på Gløs er fullt, langt unna våre studenter. SiT positive til å stille med lager, men BI ikke med på fristasjoner (SiT fri disposisjon av ulike steder). UA: Går det an å følge opp dette med fristasjoner og presse på det? Om Admin tar halvparten er det ikke store kostnader å bidra med litt. Leder: fikk ikke inntrykk av at dette var aktuelt. Alt gjennom SiT er gjennom ordninger. SPA: Det er en del av avtalen med SiT, at de hadde tilbydd. Da hadde de kanskje fått flere som trener på SiT idrett. De sier at de strekker seg lengre for at studentene skal få det bra. Påtroppende SPA: bør tenkte langsiktig, i og med at vi skal inn i et nytt bygg. Bør dermed ha et lager på skolen slik at dette blir fulgt videre i det nye bygget. Påtroppende Leder: snakk om lager langt unna som SiT stiller med, eller et lager på skolen hvor BI betaler halvparten.

SPA: NTNU har vært de første med avtalen, også DMMH, har ikke vært aktuelt å flyttes andre steder. Påtroppende Leder: et argument kan vel være at idretten her på skolen har vokst såppass. UA: Har fått forespørsel fra SiT/ NTNU om idrettene ville ha åpne treninger fordi vi tilbyr ulike idretter, dette ble nedstemt av idrettstyret. Grunnen til dette er at i noen av de mindre idrettene er det krav for å komme inn, lagkultur osv. Da idretten vokser så mye som den gjør her på skolen så de ikke grunnen til at dette skulle stemmes gjennom. Andre argumenter at våre lag vil bli mindre. Leder: NTNUI tar i mot alle som er gode nok til å spille. Leder: inntrykk av at det er en fellesvurdering med lager og bil. Påtroppende ØA skal kjøre en analyse i forhold til kjøp eller leie av bil. Videre skal det sjekkes opp mer med lager. Vil bli behandlingssak på lager og bil. SA: Vil det bli lager i de nye lokalene. Leder: Blitt orientert om prosesser i Styringsgruppemøtene, skal snakke om det neste gang. BI ønsker å gjennomføre fokusgrupper. FA: hvor skal vi sende inn ønsker og meninger Leder: det er til Styringsgruppen. Påtroppende ØA: lager, ble gjort en god undersøkelse på bilen. Men ikke i forhold til lageret, bare diverse utsagn og diskusjoner. Hva med en bedre undersøkelse i forhold til lageret. UA: Vet at flere av idrettslederne har masse utstyr hjemme hos seg. Bør skaffe lager innen semesterslutt og samle inn utstyr slik at vi kan få en liste over alt av utstyret. FA: senere har vi snakket om at det må tas en stilling til dette når det nye styret er satt. Mener at det skal komme tydelig frem hva som menes. Rapport om behov og meninger fra undergrupper og andre i forhold til både bil og lager Påtroppende Leder: Enig i at det bør være så konkret som mulig, en beslutnig som bør tas sammen med studentene. UA: tidligere snakket om at vi skal ha et større lager om det vi har nå ikke er tilstrekkelig stort. Har utstyrsliste fra alle idretter. Leeder: rapport på bil kommer. Kan også komme en rapport på lager i forhold til behov fra ulike undergrupper. Alle skriver et avsnitt om hvor mye utstyr det er snakk om, hvordan det kan lagres/lagres nå, hvordan ser dere for dere at det kan hjelpe med et lager innen neste mandag.

NA: snakket om dette med at det er mye utstyr hos mange av idrettsledere, er det mulig å få samlet dette på et sted før sommeren slik at det er under kontroll før neste år, selv om et lager ikke er på plass. For eksempel på et undervisningsrom. Leder: tviler på at U rom vil være tilgjengelig til dette. UA: kan dele utstyrslisten som er laget slik at dere ser hva slags utstyr det gjelder. Påtroppende ØA: stort problem om utstyret ikke blir samlet før sommeren. Er det et alternativ å takke ja til avtalen før sammeren også se på nytten av det etter sommeren. Leder: høres ut som et godt forslag, bør uansett tas en vurdering på det. Absolutt akutelt å revurdere uansett. Påtroppende ØA: betaler vi for lageret i sommer også? Leder: ja. Leder: Forberede dere til å ta avgjørelse på lager og bil. Sak 58 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt Orienteringssak: Startmixer Leder: Leder i StartNTNU, gira på å ha med BI studenter på arrangementene, mer utviklet enn START BI akkurat nå. Startmixer handler om nettverksbygging, ikke noe dere må være med på, gi beskjed om dere skal være med Orienteringssak: Bry deg på BI FA: Vi skal ha Bry deg på BI igjen. Det er et prosjekt som går nasjonalt over alle BI skolene, tanken er å sette fokus på psykososialtmiljø. SiT skal i større grad involveres i år. Nærmere info om program kommer. Påtroppende og avtroppende skal være med, settes opp på de ulike dagene. Alle må involvere seg så langt det lar seg gjøre. Om det er noen forslag, kom gjerne med de. SPA: Helsesøster? FA: Hun kommer. Leder: Viktig at påtroppende kommer. Vise at dere bryr dere og være ute blant studentene FA: en mulighet til å vise seg frem.

Orienterings SiT Bolig NA: etter vervet i VT, satt meg inn i det i forhold til boliger. Sendt mail til SiT boliger om det går an å få inn SiT boliger på Brattøra. Hatt møte med de i dag: Strategi: SiT Boliger skal knyttes til campusområder. Mener at det er rundt NTNU, campus BI er noe de ikke i det hele tatt har tatt med i beregningen. Dette bør vi jobbe med fremover og sørge for at campus BI også skal tas med i beregning. Sak 59 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker HR orienterer om oppfølgingssaker. Sak 60 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet HR: Tegnsetting.